A Computergesteuertes Instandhaltungsmanagement-System (CMMS) ist ein Werkzeug, das bei der Planung, dem Management und der Verfolgung von Wartungsaktivitäten im Zusammenhang mit Geräten, Fahrzeugen oder Anlagen hilft. Ein erfolgreicher Implementierungsprozess ist entscheidend, um das volle Potenzial eines CMMS auszuschöpfen. Ein CMMS kann Organisationen Folgendes ermöglichen:

  • Verbessern Sie Ihre Wartungsleistung anhand von Daten
  • Verfolgung und Verwaltung des Wartungsrückstands
  • Automatisierung von Wartungsabläufen und -prozessen
  • Verfolgung der Projekte und der damit verbundenen Wartungskosten
  • Arbeit priorisieren und Ressourcen verwalten
  • Verfolgung und Kontrolle der Verwendung von Wartungsmaterialien

Experten schätzen jedoch, dass bis zu 80 % der CMMS-Implementierungen die Erwartungen nicht erfüllen. Das liegt zum großen Teil an der mangelnden Planung und Vorbereitung vor der Implementierung. Die meisten CMMS-Lösungen scheitern auch, kurz nachdem die Neuheit der Implementierung verblasst ist und sich die Aufmerksamkeit auf ein anderes wichtiges und interessantes Industrieprojekt richtet.

Was sind die Ursachen für das Scheitern der CMMS-Einführung?

Viele Unternehmen halten die Einführung eines CMMS für ein Technologieprojekt. Es wird viel Zeit - bis zu einem Jahr, wenn nicht länger - darauf verwendet, sicherzustellen, dass die Software bestimmte Kriterien erfüllt. Die Auswahl der richtigen Software ist wichtig, aber bei CMMS-Projekten geht es mehr um Vorbereitung und Änderungsmanagement als um Technologie. Die Hauptgründe für das Scheitern von CMMS-Implementierungen sind:

  • Schlechtes oder unzureichendes Projektmanagement
  • Fehlende Visionen für die Zukunft

Viele Unternehmen scheitern beim Projekt- und Änderungsmanagement, weil sie nicht sicherstellen, dass ihre Projektpläne umfassend sind. Der Plan muss dokumentiert und befolgt werden und dazu dienen, den Fortschritt zu verfolgen und zu analysieren. Implementierungen scheitern, weil die Teams oft nicht für ihre Aufgaben verantwortlich gemacht werden und keine Rechenschaft über die Ergebnisse ablegen.
Eine fehlende Zukunftsvision ist ein weiterer Grund, warum Implementierungen scheitern. Ein Aspekt des Änderungsmanagements ist die Entwicklung von Zielen und einer Vision, wie die Instandhaltung nach der vollständigen Implementierung eines CMMS funktionieren soll. Es ist wichtig, Ziele zu dokumentieren und zu kommunizieren, die die Rolle der Instandhaltung bei der Förderung des Unternehmenserfolgs, den Ansatz des Unternehmens für die Instandhaltung und die Art und Weise, wie ein CMMS die Geschäftsprozesse unterstützen wird, betreffen.
Die Cintas Corporation ist ein führender Hersteller von Corporate-Identity-Uniformen, Eingangsmatten, Dokumentenmanagement-Services und mehr für über 800.000 Unternehmen in 430 Niederlassungen in den USA und Kanada. Nach einigen Jahren der Nutzung von eMaint erkannte das Cintas-Team, dass es sich auf grundlegende Daten konzentrieren musste, um seine Ziele zu erreichen. Für Cintas bedeutete dies, 28.000 Anlagen in das System zu laden, nachdem das Team das System bereits genutzt hatte. Andernfalls hätte eMaint CMMS nicht in der Lage sein können, wichtige Daten für Entscheidungen wie Reparatur oder Austausch, OEE, MTTR, MTBF und Betriebszeit in Echtzeit zu liefern. Nach Abschluss dieser Arbeiten erhielt Cintas nützliche und genaue Daten, die das Unternehmen dabei unterstützten, seine Nettorendite (R.O.N.A.) und vieles mehr zu verbessern. Regional Project Manager und Facility Management Engineer James Wagoner merkte an, dass er sich wünschte, das Team hätte diese Arbeit in den Implementierungsplan aufgenommen, um diese Ergebnisse früher zu erzielen.

Was macht erfolgreiche Implementierungen aus?

Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die zu einer rentablen CMMS-Einführung beitragen. Der Prozess erfordert ein hohes Maß an Planung sowie die Investition von Zeit und Schulung.

Organisatorische Bedürfnisse, Wünsche und Vorstellungen festlegen

Erfolgreiche CMMS-Implementierungen sind systematisch und methodisch. Ein nützlicher Anfang ist eine Liste mit den Wünschen, Wünschen und Bedürfnissen, die Ihr Unternehmen mit einem CMMS erfüllen möchte. Dazu gehören:

  1. Identifizierung und Dokumentation des unmittelbaren Bedürfnisse DAS...
  2. Antrieb der wollen zu...
  3. Füttern Sie die Wünsche um eine kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen.

Die Entwicklung dieser Ziele und eines abgerundeten Implementierungsplans ist ein zeitsparender Prozess, der zur Kostensenkung und Zielerreichung führt. Der Prozess dreht sich um die Priorisierung dieser Ziele, um das volle Potenzial eines CMMS auszuschöpfen. Die erfahrenen Berater von eMaint stellen fest, dass die erfolgreichsten Implementierungen Folgendes beinhalten:

  • Eine Definitionsphase für die Zeit zur Entwicklung aller einschlägigen Datenstandards, die eine einheitliche Datenerfassung gewährleisten.
  • Nutzung des Wissens eines erfahrenen CMMS-Implementierers zur Beratung.
  • Ein definierter Zeitplan für die anfängliche Implementierung, um zu ermitteln, wo eine Organisation steht, wohin sie geht und was als nächstes ansteht.

Dies war die Methode von Marc Cote, C.B. Fleet Laboratories Direktor für Wartung und Technik. CB Fleet ist ein führender Hersteller von frei verkäuflichen Gesundheits- und Schönheitspflegeprodukten. Mit aggressiven Wachstumszielen an der Spitze der Unternehmensstrategie befragten Cotes und sein Team Techniker, sammelten grundlegende Daten und entwickelten eine Vision, wo das Unternehmen in 5 Jahren stehen wollte. Cote fügte diese Ziele in die eMaint-Dashboards ein und aktualisierte diese Informationen regelmäßig.
Die Vorgehensweise von Cote bei der Implementierung und Bereitstellung kann als Lehrstück für jedes Unternehmen mit ähnlichen Wachstumszielen betrachtet werden. Die Identifizierung der Schmerzpunkte der Mitarbeiter und die Entwicklung einer klaren Vision davon, wo man hin will, ist ein organisierter Weg, um mit Verbesserungen auf Kurs zu bleiben, wenn die anfängliche Aufregung über die Implementierung nachlässt.

CMMS-Schulungen für Endbenutzer anbieten

Neben der Festlegung dieser Ziele ist es ebenso wichtig, eine umfassende CMMS-Schulung für die Endbenutzer und die Bildung eines funktionsübergreifenden Implementierungsteams. Mit einer effektiven CMMS-Schulung lernen die Benutzer, die Funktionen korrekt auszuführen, wodurch zeitaufwändiges Ausprobieren entfällt und die im System verbrachte Zeit für die Erledigung anderer Aufgaben genutzt werden kann.
Die erfolgreichsten Implementierungen werden von einem Mitarbeiter vorangetrieben, der für das Projekt verantwortlich ist. Diese Person sollte ein unterstützendes Team zusammenstellen, das sich aus Fachleuten verschiedener Abteilungen zusammensetzt, von der Informationstechnologie über den Einkauf bis hin zur Materialwirtschaft.
Herbalife NutritionHerbalife Nutrition, ein weltweit tätiges Ernährungsunternehmen, produziert und vertreibt Produkte für Ernährung, Gewichtsmanagement und Hautpflege. In Vorbereitung auf eine Produktionserweiterung in eine 800.000 Quadratmeter große Anlage an der Ostküste suchte das Unternehmen nach einem CMMS. Best Practices standen im Mittelpunkt des Implementierungsansatzes des Unternehmens.
Paul Sheehy, Leiter der Abteilung Technik und Anlagen, Laura Phillips, CMMS-Administratorin, und das übrige Instandhaltungsmanagementteam wählten sorgfältig ein leistungsstarkes Arbeitsteam aus, das das Projekt vorantreiben sollte. "Sie sind ein starkes Team von Instandhaltungsexperten. Von Beginn der Implementierung an haben wir in Schulungen investiert, um sicherzustellen, dass sie das Gelernte auch anwenden können", so Sheehy.
Die wichtigsten Schlüssel zum CMMS-Erfolg finden Sie unter "Was ist das Geheimnis des CMMS-Erfolgs?" von eMaints Senior Consultant für Professional Services.

Fokus auf kontinuierliche Verbesserung

Es gibt so viele Möglichkeiten, ein CMMS einzusetzen, dass Verbesserungen immer möglich sind. Wenn Unternehmen die Informationen aus einem CMMS nutzen, um Entscheidungen zu treffen, verstehen die Teamleiter die Ursachen von Fehlern und können kontinuierlich Anpassungen vornehmen. Die Festlegung von Erfolgskennzahlen von Anfang an und ein Team, das für einen kontinuierlichen Überprüfungsprozess verantwortlich ist, sind der Schlüssel zu kontinuierlichen Verbesserungen und einer erfolgreichen Implementierung.
Zu Beginn sollten sich die Projektverantwortlichen auf Fragen wie diese konzentrieren:

  • Welche Daten oder Berichte würden Ihnen das Leben erleichtern?
  • Nach welchen Informationen fragt Ihr Chef ständig?
  • Wie ist Ihr derzeitiges PM:CM-Verhältnis (geplante Wartung: korrigierende Wartung)?
  • Welche Art von PM:CM-Verhältnis braucht Ihr Unternehmen?
  • Was sind Ihre aktuellen Budgetknaller im Bereich Instandhaltung?
  • Wie sieht es mit der Pünktlichkeit der PM aus?

Die Antworten auf diese Fragen haben vielen Unternehmen dabei geholfen, die richtigen Kennzahlen zu ermitteln, vor allem Früh- und Spätindikatoren für die Leistung. Zukünftige Ereignisse werden als Frühindikatoren bezeichnet und umfassen die Einhaltung der PM-Vorgaben oder die geschätzte gegenüber der tatsächlichen Leistung. Nachlaufende Indikatoren erklären vergangene Ereignisse. Nützliche nachlaufende Indikatoren sind die mittlere Zeit zwischen zwei Ausfällen (MTBF) und die mittlere Zeit bis zur Reparatur (MTTR). Eine CMMS-Kennzahlenkontrolle, die sowohl führende als auch nachlaufende Kennzahlen umfasst, ist am besten geeignet, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.
Noch mehr Informationen über Metriken, die einen Unterschied machen und Implementierungen erfolgreich gemacht haben, finden Sie im White Paper von eMaint "Leistungsmetriken, die zählen."