Als Dennis Dallape 1996 als Facility Manager zur Second Presbyterian kam, begann er mit der Suche nach einer neuen CMMS-Lösung für die 160.000 Quadratmeter große Kirche in Indianapolis, Indiana. Dallape, der aus dem Hotelgewerbe kam, war sich der Bedeutung eines CMMS-Systems bewusst, fand aber, dass das alte CMMS-System der Second Presbyterian besser für industrielle Anwendungen geeignet, teuer und schwer an die speziellen Anforderungen der alternden Einrichtung anzupassen war. Als ein anderer Facility Manager auf einer Konferenz eMaint CMMS empfahl, erkannte Dallape das Potenzial für produktive Veränderungen.

Die Verfolgung des Inventars, die Durchführung präventiver Wartungsarbeiten, die Verfolgung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen und die Verwaltung von Renovierungsprojekten für das alte gotische Gebäude, das 150 Räume und Hunderte von Geräten beherbergt, würde Zeit und Geld sparen. Ein System, das die Aufgaben der neun Wartungsmitarbeiter von Second Presbyterian organisiert, würde die Kommunikation innerhalb der Wartungsabteilung optimieren. Second Presbyterian benötigte ein kosteneffizientes CMMS-System, das einfach zu bedienen ist, aber dennoch an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann.

Das Team von eMaint unterstützte Second Presbyterian bei der Umstellung von Faciliworks auf ein neues, besser geeignetes System und migrierte problemlos die gesamte gespeicherte Wartungshistorie. Die Konfigurationen ermöglichten es Second Presbyterian, eMaint für die Verwaltung des gesamten Geländes und der Einrichtungen zu nutzen und dabei Arbeitsanforderungen, Inspektionen, Instandsetzungsmaßnahmen und Wartungskosten zu berücksichtigen. Mit der eMaint-Software können mehr als 500 interne und externe Ausrüstungsgegenstände verfolgt werden, darunter fast alle Anlagegüter und Verbrauchsmaterialien.

Alle Ausrüstungsgegenstände und Anlagegüter sind mit Barcodes versehen und erhalten Raumnummern, so dass ihr Standort nachvollziehbar ist. Als Second Presbyterian die Möglichkeit benötigte, Renovierungsprojekte und die damit verbundenen Kosten über mehrere Arbeitsaufträge hinweg zu verfolgen, war eMaint in der Lage, die Änderungen nach ihren genauen Spezifikationen über Nacht zu liefern. Sie planen, die mobile Software von eMaint in ihr Repertoire zu integrieren, um weitere Zeit und Geld zu sparen.

Die gesammelten historischen Wartungsdaten haben es Second Presbyterian ermöglicht, genauere Budgetberechnungen vorzunehmen und Verträge mit Gruppen auszuhandeln, die ihre Einrichtungen nutzen, sowie mit Auftragnehmern, die sie für externe Wartungsarbeiten beauftragen. Außerdem können sie bei größeren Reparaturen ihre Arbeitshistorie als Wissensbasis nutzen. Das Berichtssystem erstellt wöchentliche Status-Updates und erleichtert so die Verfolgung des Fortschritts bei mehreren Projekten.

• Arbeitsaufträge verringern den Bedarf an Sitzungen
• Umwandlung von Arbeitsanforderungen in Arbeitsaufträge verringert den Verwaltungsaufwand
• Kommunikation durch Arbeitsaufträge reduziert den Zeitaufwand und rationalisiert den Arbeitsaufwand für die Wartungsmitarbeiter
• Die Verfolgung von Kosten und Beständen verbessert die Budgetschätzungen
• Arbeitshistorie und Projektkostenverfolgung erleichtern Verhandlungen mit externen Gruppen und Auftragnehmern
• Benutzerdefinierte Felder ermöglichen die Verfolgung größerer Renovierungsprojekte und der damit verbundenen Kosten
• Wissensdatenbank zur Arbeitsgeschichte hilft bei Reparaturen

Dennis D., Einrichtungsleiter, Zweite Presbyterianische Kirche