El éxito en el mantenimiento depende a menudo de lo que no porque un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) bien gestionado se ocupa de ello antes que nadie. Un GMAO gestiona silenciosamente todo, desde el seguimiento de los activos hasta la programación de las órdenes de trabajo, asegurándose de que los posibles problemas se abordan mucho antes de que se agraven. Al automatizar las tareas críticas de mantenimiento, las plataformas de GMAO se han convertido en esenciales para las organizaciones que pretenden reducir el tiempo de inactividad, mejorar la eficiencia y prolongar la vida útil de sus equipos.
Entre estos sistemas, el GMAO eMaint X4 ha sido una plataforma fiable y eficaz para muchas organizaciones, ayudando a los equipos a navegar por las complejidades de las operaciones diarias con precisión y confianza. Sin embargo, para aquellos con demandas en expansión, como la gestión de múltiples sitios, eMaint X5 aporta herramientas adicionales que se basan en los puntos fuertes de X4 a la vez que introducen nuevas eficiencias, como los PM multiactivos, eMaint Vendor Portal y el inicio de sesión único para Fluke Mobile.
Una vez que decidas pasarte a X5 -y te des una palmadita en la espalda-, empieza el verdadero trabajo. El proceso de transición va más allá de la mera implementación de nuevas funciones. Implica planificar cuidadosamente cómo encajará el nuevo GMAO en los flujos de trabajo, las estructuras de datos y la dinámica de equipo de su organización. A continuación le indicamos lo que debe tener en cuenta al pasar de X4 a X5 para que el proceso sea lo más fluido posible.
Buenas prácticas para la transición de eMaint X4 a X5
Recuerde que la transición a X5 trae consigo la oportunidad de perfeccionar y mejorar la forma de trabajar de su equipo. Es una oportunidad para reexaminar sus procesos actuales e identificar las áreas en las que determinadas funciones de GMAO pueden agilizar las tareas, reducir las ineficiencias y preparar sus operaciones para el futuro. Si se centra en los siguientes pasos clave, estará mejor posicionado para aprovechar al máximo la plataforma y hacer que la transición sea un éxito.
1. Formar un equipo interfuncional
En primer lugar, tendrá que formar un equipo interfuncional para que se tengan en cuenta todas las perspectivas durante la configuración de su nuevo GMAO. Este equipo debe incluir coordinadores de mantenimiento, ingenieros de fiabilidad y directivos, que aporten una perspectiva amplia tanto de las necesidades operativas como de la forma en que se utilizará el sistema a diario.
La participación de los miembros del equipo que utilizan el sistema con regularidad es crucial, ya que aportan ideas prácticas sobre posibles problemas de flujo de trabajo que otros podrían pasar por alto. Contar con representantes de distintas sedes puede aportar puntos de vista únicos y ayudar a abordar los problemas específicos de cada lugar con mayor eficacia. Al incluir tanto a directivos como a usuarios de primera línea, su equipo puede abordar objetivos estratégicos junto con preocupaciones operativas del mundo real.
Esta representación interfuncional ayuda a evitar sorpresas, ya que la transición a un nuevo sistema afecta a cada uno de forma diferente. Incorporar una variedad de perspectivas garantiza que el nuevo sistema satisfaga las necesidades de cada departamento.
2. Migración y preparación de datos
A la hora de transferir datos, no todo encajará a la perfección de X4 a X5. Los dos sistemas manejan determinados campos de forma diferente, lo que puede dar lugar a complicaciones si no se abordan las posibles lagunas a tiempo.
Por este motivo, antes de realizar el cambio, es necesario llevar a cabo una auditoría exhaustiva de los datos de los activos, los programas de mantenimiento preventivo y las órdenes de trabajo. También debe identificar las fuentes de datos y los destinos finales para localizar cualquier información inexacta o que falte antes de la migración. Estos preparativos reducen el riesgo de problemas que podrían interrumpir las operaciones tras la migración.
Concéntrese en las jerarquías de activos, la categorización, el historial de mantenimiento y los programas de mantenimiento preventivo, asegurándose de que todo sea preciso y esté actualizado. No hay detalle demasiado pequeño para pasarlo por alto. Intente plantearse preguntas como:
- ¿Tienen todos los activos números de modelo?
- ¿Quiero todo mi historial de órdenes de trabajo?
- ¿Tengo una tarea asignada a todos mis PM?
- ¿Tienen todos los activos números de serie del fabricante?
- Si se asigna un PM a un generador, ¿se asigna la misma tarea a otros generadores?
Los datos que faltan o están incompletos pueden causar registros desalineados o lagunas en sus planes de PM después de la migración. Es especialmente importante que las organizaciones que gestionan un gran número de activos o varias sedes se aseguren de que todos los datos se conservan durante la migración, aunque ello suponga un poco más de trabajo.
3. Formación y adopción por parte de los usuarios
La transición a X5 consiste en asegurarse de que su equipo se siente seguro con el nuevo sistema. La formación específica para cada función es crucial, ya que los distintos grupos de usuarios -desde técnicos hasta directivos- interactuarán con funciones como los PM multiactivos y los informes avanzados de formas distintas.
Utilizar un entorno de pruebas antes de la implantación completa es el enfoque más práctico de la formación. De este modo, el equipo dispone de un espacio seguro para experimentar con los flujos de trabajo, probar nuevas funciones e identificar problemas en una fase temprana. Les permite adaptarse al sistema sin la presión de una implantación inmediata. Y las sesiones de formación continua, como talleres breves y específicos o programas de almuerzo y aprendizaje, pueden reforzar las prácticas clave y abordar nuevas cuestiones a medida que los equipos se adaptan al GMAO.
Durante esta fase, los especialistas en implementación de eMaint pueden proporcionar un valioso apoyo, ya sea relacionado con las API, la administración de roles, el anidamiento, la programación o los campos personalizados. El equipo está a su disposición para ayudarle, cualquiera que sea la complejidad de sus necesidades. He aquí algunas maneras en las que el equipo eMaint puede ayudar a su equipo:
Conceptos básicos
Para sacar el máximo provecho de X5, es crucial comprender las características fundamentales que forman la columna vertebral del sistema. Entidades como las órdenes de trabajo, los activos, las piezas y los PM constituyen el núcleo de X5. Los especialistas pueden ayudarle a entender cómo interactúan estas entidades entre sí y cómo afectan a sus flujos de trabajo. Por ejemplo, las órdenes de trabajo deben estar conectadas a los activos correctos, y los PM deben estar vinculados a las piezas correctas. Una comprensión clara de estas conexiones mantendrá su sistema organizado y evitará problemas en el futuro.
Los formularios son otra función básica que ofrece flexibilidad, pero que requiere una planificación cuidadosa. Puede decidir qué campos son obligatorios, de sólo lectura o editables para los distintos usuarios. Los especialistas pueden guiarte en la configuración de formularios que se adapten a tu flujo de trabajo y garantizar que los usuarios no tengan problemas, como la omisión de campos obligatorios, al intentar cerrar órdenes de trabajo.
Funciones avanzadas
Los especialistas de eMaint pueden ayudar con funciones más avanzadas, como la herramienta de proyección PM y el planificador. El planificador requiere que la herramienta de proyección PM esté activada para las tareas de mantenimiento preventivo, permitiendo a los planificadores ver y gestionar las próximas órdenes de trabajo durante un periodo de tiempo determinado. Sin una configuración adecuada, las futuras órdenes de trabajo pueden inundar el sistema y abrumar al equipo. Los especialistas se aseguran de que ambas herramientas estén configuradas correctamente y, lo que es más importante, de que usted entienda cómo funcionan. De este modo, su equipo podrá gestionar la programación sin atascarse con entradas innecesarias.
Personalización
Para las organizaciones que gestionan varios sitios, los especialistas de eMaint pueden ayudar a estructurar la GMAO de manera que cada ubicación funcione de forma independiente, al tiempo que permite a los equipos compartir información crítica entre las ubicaciones. Esto significa que los equipos ubicados en diferentes lugares del mundo pueden centrarse en sus activos específicos y órdenes de trabajo, pero también beneficiarse de los conocimientos compartidos en toda la organización. Por ejemplo, si un equipo de Chicago tiene un problema con un generador o un panel de distribución, puede buscar el mismo modelo en X5 y revisar el historial de trabajo de un centro de Houston para ver si se han notificado problemas similares. Esta visibilidad es especialmente útil para identificar patrones, como un defecto de fabricación recurrente.
Los especialistas de eMaint pueden personalizar la formación para cubrir exactamente las necesidades de su equipo. Puede centrarse en las áreas más relevantes para sus operaciones, ya sean órdenes de trabajo, cuadros de mando o PMs. Por ejemplo, si su equipo necesita más control sobre los estados de los procedimientos, X5 le permite personalizar opciones como "completado", añadir campos de comentarios o incluir tareas de seguimiento. Los especialistas pueden ayudarle a configurarlo en función de lo que desee mostrar exactamente al usuario final.
Al personalizar la orientación de expertos para las necesidades de su organización, su equipo estará mejor preparado para entender cómo utilizar X5 en todo su potencial.
4. Mantente flexible
Encluso con formación y una planificación cuidadosa, los retos son inevitables durante la transición de eMaint X4 a X5. Los sistemas manejan ciertos datos y flujos de trabajo de forma diferente, y pueden surgir problemas inesperados, como datos desajustados o ajustes en los flujos de trabajo. Por eso es importante estar preparado para adaptarse cuando sea necesario.
Anima a tu equipo a detectar posibles problemas desde el principio. Aunque pueda parecer obvio, no está de más mencionar que realizar comprobaciones periódicas entre los equipos puede ayudar a descubrir problemas menores antes de que se conviertan en obstáculos mayores. Si surgen discrepancias o desajustes, resuélvalos rápidamente para evitar retrasos.
Los especialistas en implantación de eMaint también pueden ayudar en la resolución de problemas durante esta fase. Su experiencia les permite detectar las áreas donde se necesitan ajustes y proporcionar sugerencias para implementar soluciones rápidamente. Tanto si se trata de ajustar las configuraciones de los flujos de trabajo como de perfeccionar el mapeo de datos, la agilidad mantendrá la transición en el buen camino sin interrumpir las operaciones.
De X4 a X5: un paso hacia operaciones más sólidas
La actualización de X4 a X5 ofrece la oportunidad de perfeccionar la forma en que su GMAO apoya sus objetivos. Con el enfoque adecuado, el paso a X5 puede ser una oportunidad para preparar sus procesos para el futuro y reforzar los cimientos de los que dependen sus operaciones.
CTA: Hable con un especialista para cambiar a X5 hoy mismo
Esta entrada de blog se basa en una sesión titulada "Migración de X4 a X5", impartida por Joel Farhi, Director de Coordinación Nacional de Mantenimiento de NTT Global Data Centers, celebrada durante Xcelerate 24.