¿Qué es la gestión del mantenimiento?
La gestión del mantenimiento se refiere a las actividades coordinadas de conservación y restauración de equipos, infraestructuras y sistemas para garantizar un rendimiento y una fiabilidad óptimos. Esta disciplina se centra en prolongar la vida útil de los activos, minimizar el tiempo de inactividad y gestionar eficientemente los costes de mantenimiento, contribuyendo a la eficacia operativa global.
¿Qué es el mantenimiento de equipos?
La gestión del mantenimiento de equipos es un enfoque estratégico centrado en la conservación periódica y el funcionamiento óptimo de los activos físicos de una organización. Esta práctica conlleva la planificación, ejecución y supervisión sistemáticas de las actividades de mantenimiento para garantizar la longevidad de los activos, evitar averías y respaldar flujos de trabajo operativos fluidos.
¿Cuáles son los cuatro fundamentos de un sistema de gestión del mantenimiento?
Los cuatro fundamentos de la gestión del mantenimiento son presupuestar, programar las tareas, cumplir la normativa, optimizar los flujos de trabajo y respetar las normas de seguridad. Como la mayoría de los programas son flexibles, pueden orientarse hacia la formación del personal en las mejores prácticas o el uso de software de órdenes de trabajo para abordar solicitudes complejas.
1. Presupuestos
Los responsables de mantenimiento se ven a veces limitados por el presupuesto de la planta y necesitarán una mayor transparencia para decidir cómo deben asignarse esos fondos para preservar la salud de los activos. El verdadero reto consiste en evitar paradas imprevistas causadas por problemas menores que se descontrolan si no se realizan las reparaciones o sustituciones de piezas necesarias.
Las averías son una fuente de costes operativos en la que las máquinas dañadas restan calidad y cantidad a los productos. Pero no todos los gastos son iguales: Para que los activos vuelvan a funcionar, un responsable de mantenimiento tendrá que reponer los inventarios de MRO teniendo en cuenta la funcionalidad de cada artículo antes de calcular el compromiso entre coste y durabilidad.
2. Programación de tareas
Una gran parte de ello es la cuestión de equilibrar diferentes personalidades en un programa diario, semanal o mensual. Este es un método que reduce el coste de emplear mano de obra para las llamadas de mantenimiento reactivo. Cuando se acumulen las órdenes de trabajo, tendrá que asignar diversas responsabilidades a sus técnicos e ingenieros para garantizar que el producto se entrega a tiempo.
A cambio, las solicitudes completadas actúan como marcadores de posición de cuándo tuvo lugar el mantenimiento y qué procedimientos se llevaron a cabo, documentando los historiales de los equipos para que pueda estimar la vida útil restante. El tiempo y la mano de obra son buenos indicadores de cómo deben ordenarse las actividades en el calendario, con notificaciones para recordárselo al personal.
3. Cumplimiento de las normas
Las normas de calidad de su sector cambian constantemente de un año para otro. Puede ser fácil perder de vista las normativas si no ha estado actualizando los registros archivados para incorporar las nuevas políticas emitidas por la FDA o la EPA. La mayoría de las organizaciones tienen listas de comprobación de garantía de calidad para la preparación del producto durante las fases de fabricación o distribución.
Sin embargo, el cumplimiento de la normativa tiene varios niveles que abarcan las leyes locales, estatales y federales. Esto incluye la formación de su personal sobre las normas de seguridad en el lugar de trabajo y el funcionamiento de los equipos. Por ese motivo, debe guardar registros electrónicos de las órdenes de trabajo aprobadas y los incidentes documentados para prepararse para futuras auditorías.
Un ejemplo sería el correcto etiquetado de alimentos y bebidas antes de que salgan de la cadena de suministro.
4. Optimización de los flujos de trabajo
El tercer objetivo es automatizar los flujos de trabajo manteniendo la eficiencia operativa en cada fase del ciclo de producción. Esto mantiene los equipos en buen estado para que duren más y sean menos propensos a fallos repentinos. Una estrategia de mantenimiento eficaz sacará el máximo partido de sus procesos preventivos, predictivos o de ejecución hasta el fallo.
Siempre hay margen de mejora a la hora de establecer flujos de trabajo y procedimientos. Lo importante es determinar qué tareas son urgentes y quién debe realizarlas. El objetivo es minimizar los contratiempos derivados de la falta de coordinación y realizar inspecciones frecuentes de las máquinas para estimar el ritmo de producción. Añadir modificaciones puede aumentar aún más la fiabilidad de los activos pesados.
Buenas prácticas para gestionar un equipo de mantenimiento
Como director de planta, debe ser proactivo en la comunicación con su equipo, estando abierto a comentarios y sugerencias sobre cómo mejorar los procesos existentes. Antes de aprobar una solicitud, lo mejor sería practicar escenarios de prueba modelados a partir de tipos de fallo.
Su documentación escrita debe almacenarse en una GMAO, describiendo las políticas, procedimientos, guías de usuario y flujos jerárquicos de los sistemas mecánicos. La mejora continua es el objetivo principal, lo que significa planificar el mantenimiento en torno a la disponibilidad de las máquinas.
Los principios básicos de la gestión del mantenimiento son:
- Liderazgo
- Fundaciones
- Procesos
- Mejora
- Resultados
Sea capaz de definir el alcance del trabajo antes de intentar recopilar los resultados. Realizar un análisis coste-beneficio basado en resultados anteriores para comprender cuáles son los retos de la aplicación. La conclusión final debería ser: ¿Qué resultados son realmente significativos, seguidos de cuáles son algunos recursos para abordar estos obstáculos?
La verdad es que se dedica mucho tiempo y esfuerzo al mantenimiento de los activos de máxima prioridad, por lo que tiene sentido aspirar a un rendimiento de mayor calidad limitando al mismo tiempo el tiempo y el dinero invertidos a una cantidad razonable. Con un plan factible, su equipo ya no se verá frenado por acontecimientos imprevisibles.
¿Qué es el software de gestión del mantenimiento?
El software de gestión del mantenimiento, también conocido como sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO)es un software que centraliza toda la información de mantenimiento y proporciona herramientas para optimizar el rendimiento de los activos. El objetivo de cualquier software de gestión del mantenimiento es aumentar la disponibilidad, la utilización y la fiabilidad de sus equipos.
En el nivel más básico, el software de gestión de mantenimiento es una solución completa para el mantenimiento de los activos físicos en sus instalaciones. Un GMAO le permite gestionar, automatizar y racionalizar eficazmente sus operaciones de mantenimiento.
Hoy en día, el software de gestión del mantenimiento está cada vez más basado en la nube, en lugar de en las instalaciones. Esto significa que la información de mantenimiento es rápidamente accesible desde cualquier dispositivo, proporcionando una rápida visibilidad de todas sus operaciones de mantenimiento, incluso a través de múltiples instalaciones.
Características principales del software de gestión de mantenimiento
Las soluciones de software de gestión del mantenimiento ofrecen una amplia variedad de funciones y capacidades, entre ellas:
- Gestión y automatización del mantenimiento preventivo
- Gestión centralizada de activos a lo largo de todo su ciclo de vida
- Gestión y automatización de órdenes de trabajo
- Gestión de inventarios, seguimiento y reordenación automática de piezas
- monitoreo de condición y análisis para el mantenimiento predictivo y el mantenimiento prescriptivo.
- Informes y cuadros de mando analíticos
- Mantenimiento de registros digitales para preparación de auditorías
- Gestión de la seguridad y el cumplimiento
Un software de gestión de mantenimiento con una interfaz de usuario intuitiva hace que los usuarios de cualquier nivel puedan acceder sin problemas a la información y las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de forma más eficiente.
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión del mantenimiento?
Aprovechar un software de gestión del mantenimiento, o GMAO, en sus operaciones de mantenimiento tiene muchas ventajas.
Centraliza la información de mantenimiento
Una comunicación clara y eficaz en toda la organización es fundamental. Una GMAO proporciona una única fuente de verdad para todas las actividades de mantenimiento y la información relacionada.Esto reduce el riesgo de falta de comunicación, por lo que las decisiones se toman sobre la base de la información más actualizada y precisa posible, manteniendo a los equipos de mantenimiento en la misma página con su programa de mantenimiento.
Aumenta el tiempo de funcionamiento de los activos y reduce los costes
Al ayudar a los equipos de mantenimiento a afinar sus operaciones, un software de gestión del mantenimiento puede aumentar la eficacia de su programa de mantenimiento. Por ejemplo, un GMAO agrega datos monitoreo de condición y emite alertas cuando se detecta un problema potencial. Esto permite a los equipos de mantenimiento responder con prontitud cuando y donde más se les necesita. En última instancia, al permitir enfoques de mantenimiento más proactivos, como el mantenimiento predictivo, el software de gestión del mantenimiento reduce los costosos tiempos de inactividad no planificados y reduce los costes generales de mantenimiento.
Agiliza la gestión de las órdenes de trabajo para que los flujos de trabajo sean más eficientes
La gestión y automatización de las órdenes de trabajo es la capacidad clave de cualquier software de gestión de activos. Esto reduce el riesgo de errores debido a la gestión manual de las órdenes de trabajo, al tiempo que aumenta la eficiencia al facilitar a los técnicos la visualización de lo que hay que hacer.
Digitaliza y automatiza el mantenimiento de registros para el cumplimiento de la normativa y las auditorías
Una solución de GMAO puede sustituir a menudo el archivo manual en papel y las hojas de cálculo, facilitando la organización y el mantenimiento adecuado de toda la documentación necesaria en caso de auditoría. Por ejemplo, un software de gestión del mantenimiento puede utilizarse para registrar automáticamente la información sobre cada activo de sus instalaciones en una ubicación centralizada. En caso de auditoría, este registro digital puede exportarse fácilmente a un archivo o informe.Esto no sólo garantiza el cumplimiento de las normas pertinentes, sino que también puede facilitar auditorías más rápidas y evitar el tiempo de inactividad para las investigaciones.
Elegir un software de gestión de mantenimiento
A la hora de seleccionar un software de gestión del mantenimiento, es importante tener en cuenta no sólo las funciones y capacidades.También es importante considerar si el proveedor ofrece el nivel de soporte que necesita para ejecutar la solución con eficacia dentro de su organización. Por ejemplo, además de sus capacidades básicas, la tecnología debe poder ampliarse para incluir otras funciones de mantenimiento, como sensores de vibraciónu otras técnicas en línea monitoreo de condición.
Los proveedores de soluciones de gestión del mantenimiento también deben ofrecer sólidos servicios de formación y asistencia antes, durante y después de la implantación del software para ayudar a reducir la curva de adopción y permitir la mejora continua del sistema instalado.
También es importante garantizar que los sistemas heredados puedan integrarse en el software más reciente para proteger la integridad de las bases de datos y ahorrar el tiempo y la frustración que supone trabajar con sistemas incompatibles.
Por qué su equipo necesita un software de gestión del mantenimiento
El software de gestión del mantenimiento está diseñado para ofrecerle una imagen clara de los datos de tendencias de las infraestructuras críticas en muchas ubicaciones.
Una de las ventajas es monitoreo de condición en tiempo real, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos para reducir costes y aumentar su tiempo de actividad general. Esto elimina muchos procesos manuales que consumen mucho tiempo, por lo que puede planificar en consecuencia el tiempo de inactividad con una mayor visibilidad de las órdenes de trabajo programadas.
Desde el cuadro de mandos, hay funciones como el seguimiento del inventario MRO para saber qué artículos comprar para sustituir las piezas dañadas. Las funciones de auditoría permiten estar al día de los últimos procedimientos normalizados de trabajo y crear un historial de mantenimiento de cualquier activo con fotos y certificaciones selladas con fecha y hora.
La implementación y el uso de un software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado tiene muchos beneficios en términos de eficiencia y ciclo de vida. En general, permite a los equipos alinear sus prácticas y actividades de mantenimiento con otros departamentos y objetivos empresariales. Cuando se dispone de un sistema que permite compartir datos entre departamentos, el trabajo de todos se vuelve más eficiente.
La instalación de una GMAO es una solución que aporta mayor visibilidad al entorno de sus instalaciones. Algunas incluso se integran con programas de contabilidad o aplicaciones de gestión de proyectos para aumentar la productividad de los empleados y garantizar la transparencia de todas las funciones básicas.