La Tienda de Radio de Comunicaciones de Seguridad Pública es parte de la Comisión de Seguridad Pública de Plano, Texas, y es responsable de la adquisición, emisión, mantenimiento y reparación de radios (más de 4.000 unidades), consolas del centro de despacho (22), junto con torres (7) y sirenas meteorológicas (37) para las ciudades de Plano, Allen, Murphy y Wylie, Texas. Sólo los radios móviles y de mano suman aproximadamente 16 millones de dólares en activos y se utilizan tanto para los servicios de emergencia (departamentos de policía y bomberos) como para los servicios que no son de emergencia (distritos escolares, control de animales, hospitales y departamentos de mantenimiento).

Los técnicos están de guardia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para responder a emergencias tales como apagones de sirenas de tormenta debido a rayos o secciones de la ciudad sin policía ni servicio de radio de bomberos si una torre está caída. Las normas de servicio se basan en la gravedad del incidente; las interrupciones críticas del servicio deben arreglarse en un plazo de cuatro horas, mientras que las reparaciones que no sean de emergencia deben completarse al día siguiente.

El departamento comenzó hace 12 años con una persona responsable del seguimiento de todo el equipo a través de una hoja de cálculo de Excel. A medida que el departamento creció a cuatro técnicos más un gerente responsable de más de 4.000 activos, la hoja de cálculo se hizo difícil de manejar, muy lenta de actualizar e imposible de extraer la información de los informes.

Debra Elliott, Asistente Administrativa Superior, buscó un sistema que incluyera solicitudes de trabajo personalizadas, reglas de aprobación de solicitudes de trabajo y un proceso de asignación automatizado junto con la capacidad de personalizar la base de datos para rastrear e informar para cumplir con los requisitos de cada administrador municipal. Después de una búsqueda en línea, se eligió eMaint CMMS como el único sistema que podía hacerlo todo.

La información de la hoja de cálculo masiva se importó utilizando la función de importación de datos eMaint, lo que facilitó su puesta en marcha rápidamente. El departamento utiliza el sistema para el seguimiento de los activos, incluyendo la ubicación, el tipo, el departamento, la identificación, el costo, la información de la garantía y el historial de reparaciones. Las llamadas de servicio para despachar activan las solicitudes de trabajo que se envían a los técnicos de guardia a través de los teléfonos inteligentes para un seguimiento inmediato cuando se producen interrupciones críticas. El envío detalla los problemas en la orden de trabajo, lo que ayuda a facilitar las reparaciones y proporciona datos del historial de servicio.

Motorola Solutions es contratada para el servicio de radios y equipos. Cuando se abre una orden de trabajo de reparación, se rastrea cada paso del proceso. El sistema proporciona actualizaciones de estado y también apoya las decisiones de reparación o reemplazo. Se realiza un seguimiento del tiempo de respuesta de las reparaciones y los contratistas son responsables de cumplir con los estándares de servicio. El departamento también programa el mantenimiento preventivo y las inspecciones de las sirenas meteorológicas, los vehículos de servicio y los generadores de reserva de las torres.

• Actualmente están mejorando aproximadamente 4.000 piezas de equipo de comunicaciones de analógico a digital. El sistema les ha permitido seguir los progresos de este proyecto para asegurar que no haya interrupciones en el servicio.
• El seguimiento de las órdenes de trabajo (en particular las llamadas de emergencia fuera del horario de trabajo) apoyó la decisión de contratar técnicos adicionales para reducir las horas extras.
• Se proporciona un informe mensual a cada planificador de la ciudad (para el cumplimiento de su contrato) en el que se detalla el número de llamadas de emergencia, el tiempo dedicado por el técnico y el rendimiento según las normas de servicio (tiempo desde la presentación del informe hasta la finalización de las interrupciones de emergencia).

Debra E. Sr., Asistente Administrativa, Comunicaciones de Seguridad Pública de Plano