El proveedor de servicios de apoyo navega por la pandemia para implantar con seguridad el software de GMAO eMaint

HHS proporciona un conjunto diverso de servicios de apoyo a los sectores de la sanidad, los complejos turísticos, la tercera edad, el gobierno, la aviación y la educación. La empresa familiar tiene su sede en Dripping Springs, Texas, a unos 40 minutos al oeste de Austin. HHS comenzó a operar originalmente como Hospital Housekeeping Systems en 1975 con sólo un puñado de cuentas de mantenimiento de hospitales. En la actualidad, sus operaciones se extienden por todo el mundo e incluyen 500 organizaciones asociadas. HHS ofrece muchos servicios adicionales, incluido el mantenimiento de equipos biomédicos e instalaciones hospitalarias, que es un área en crecimiento.

El rápido y constante crecimiento impulsó a HHS a buscar un GMAO adecuado para ayudar a estandarizar el mantenimiento de los activos de las instalaciones y avanzar en el equipamiento biomédico de sus clientes hospitalarios. Aunque algunos de sus clientes contaban con sistemas de órdenes de trabajo para hacer un seguimiento de las calibraciones y el inventario de los equipos, las actividades de mantenimiento preventivo seguían requiriendo formularios en papel.

La empresa necesitaba un sistema que:

• Permitir a los clientes generar órdenes de trabajo electrónicamente
• Automatizar la programación del mantenimiento preventivo
• Mejorar los procesos de seguimiento del cumplimiento de la normativa
• Modernizar los preparativos e informes de auditoría

El HHS eligió eMaint por su capacidad de configuración y su sólida funcionalidad para ofrecer una mejor gestión del mantenimiento y la supervisión de las operaciones de los clientes de los hospitales en todo el sistema.

Jennifer Ackles, vicepresidenta de operaciones de apoyo del HHS, fue seleccionada para gestionar la implantación. Los objetivos a corto plazo incluían tener un único acceso a eMaint con permisos separados para el personal administrativo y de mantenimiento. A largo plazo, el HHS quería utilizar los datos históricos del sistema para poder tomar decisiones estratégicas sobre la reparación de los activos en lugar de su sustitución.

Muchas de las cuentas de los hospitales de HHS no tenían ningún sistema de gestión de mantenimiento de activos y, si lo tenían, no se utilizaba con regularidad. Además, no se almacenaban historiales de datos de activos en ninguna de las plataformas de gestión de mantenimiento existentes, y parte del personal del hospital se resistía a cambiar al nuevo software de GMAO.

Se formó al personal de 53 hospitales en el uso de eMaint, incluidos 22 administrativos y 31 técnicos. Alrededor de marzo de 2020, cuando se crearon los calendarios de implantación de la GMAO, la pandemia de COVID-19 comenzó a intensificarse. Afortunadamente, los usuarios pudieron formarse virtualmente aprovechando los amplios recursos de eMaint y los portales de aprendizaje en línea, incluida la Universidad eMaint.

Muchos de los hospitales de la organización requerían la implantación de dos programas de GMAO distintos con dos conjuntos de datos diferentes. Un programa se configuró para supervisar el mantenimiento regular de las instalaciones, como las calderas y los refrigeradores. Un segundo programa se personalizó para gestionar los equipos biomédicos, incluidos los ventiladores y los monitores, que requieren un técnico de ingeniería biomédica para realizar las tareas de mantenimiento.

Cada uno de los dos programas de GMAO tenía usuarios, formularios y flujos de trabajo únicos. Por ejemplo, los flujos de trabajo de mantenimiento de los dispositivos médicos eran más complicados debido a las medidas adicionales necesarias para garantizar el mantenimiento preciso de los equipos biomédicos y los diferentes requisitos de cumplimiento de la normativa.

Entre enero y principios de marzo de 2020, la empresa implantó eMaint en los hospitales de San Antonio y Gonzales (Texas), seguidos de Little Rock (Arkansas). Los tres requirieron dos implementaciones separadas: un programa biomédico y un programa de mantenimiento de instalaciones.

Cuando la pandemia llegó en marzo, los despliegues se pospusieron durante un mes. Una vez que el HHS reanudó las instalaciones, hubo que responder de antemano a las preguntas sobre seguridad, ingreso en los hospitales y viajes.

• ¿Cuál es el número de casos COVID 19 del hospital?
• ¿Cuáles son las actuales restricciones de viaje?
• ¿Podemos entrar por la puerta principal del hospital?

Aunque el personal del hospital y Ackles, que tiene formación en ingeniería biomédica, estaban acostumbrados a los protocolos de seguridad de alto nivel, las precauciones se ampliaron debido a la pandemia.

El HHS ha completado otras cuatro implantaciones hasta noviembre de 2020, entre las que se incluyen implantaciones duales biomédicas y de instalaciones en tres hospitales del sur de Alabama.

Ackles sigue apoyándose en el equipo de eMaint para que le ayude con los retos de implementación, siempre cambiantes. HHS ha alcanzado sus objetivos principales, incluyendo un inicio de sesión para los usuarios del software eMaint CMMS, aumentando la visibilidad de las actividades de mantenimiento de las instalaciones y mejorando la apariencia profesional de la organización ante los clientes a través del uso de la tecnología. "Hemos demostrado el valor y el uso de eMaint a nuestros socios", dice Ackles.

A medida que la pandemia continuaba hasta finales de noviembre de 2020, el HHS volvió a poner en pausa las implementaciones para dar a Ackles y a la dirección del HHS tiempo para afianzar los cimientos de eMaint y mejorar la planificación de futuros despliegues. El HHS sigue avanzando en la fase uno y espera completarla y comenzar la fase dos pronto.

"Shawn, nuestro especialista en implementación de eMaint, siempre se las arregla para hacerme sentir como si fuera su cliente favorito, y mi base de datos es la más importante. Nuestra implementación no fue fácil; intentábamos hacer felices a varios clientes en varios estados. Shawn fue muy paciente y positivo, y me sentí como si estuviéramos en el mismo equipo tratando de resolver estos problemas juntos."

- Jennifer Ackles, Vicepresidenta de Operaciones de Apoyo del HHS