Impacto de la creciente adopción de soluciones SaaS

Las soluciones desoftware de gestión de mantenimiento comput arizado (CMMS) y de gestión de activos empresariales (EAM ) han evolucionado. Ahora se ofrecen usando el modelo de despliegue de software Software-as-a-Service (SaaS), las soluciones CMMS/EAM están ahora disponibles para "alquiler". Este modelo ofrece numerosas ventajas con respecto al modelo tradicional. También permite que su equipo trabaje de forma más eficiente.

Una rápida introducción al SaaS

El SaaS es un modelo de distribución de software en el que un vendedor aloja una aplicación y la pone a disposición de los clientes a través de una red como Internet por una cuota mensual. Piense en el SaaS y en los modelos de software tradicionales (donde usted compra el software y lo aloja en su propio equipo) de la misma manera que podría pensar en alquilar una casa en lugar de comprarla. Con SaaS, usted paga a medida que avanza y deja que el vendedor se preocupe por el mantenimiento y la conservación. Con una inversión de software tradicional, usted paga por el producto por adelantado y debe invertir en el personal y el equipo necesario para mantenerlo.

Según una infografía en la que se detalla la historia del SaaS de ProfitBricks, el SaaS se remonta a la década de 1960, cuando IBM y otros proveedores de servicios operaban un negocio de oficina de servicios llamado "time sharing" o "utility computing". La llegada de la banda ancha a finales de los 90 y principios de los 2000 marcó el comienzo de una nueva era en la que el SaaS pudo florecer, y así ha sido. Entre los principales impulsores del crecimiento figuran: el acceso a Internet de banda ancha, los dispositivos móviles, las API, los compradores de líneas de negocios en lugar de sólo los compradores de TI, y las mejoras en la seguridad.

Tal vez una de las primeras aplicaciones SaaS más conocidas sea SalesForce, fundada en 1999. Otras compañías pronto le siguieron, y hoy en día casi todas las categorías de software pueden ser ofrecidas como un servicio. Algunas de las categorías más comunes que se ofrecen actualmente como servicio incluyen:

• Software de colaboración
• Software CRM
• Inteligencia de negocios y análisis
• Gobernanza, riesgo y cumplimiento
• ECommerce
• Software de recursos humanos
• Software de adquisición
• Finanzas y contabilidad
• ERP, fabricación y gestión de la cadena de suministro
• Software de CMMS y EAM

Ventajas del SaaS en general

El SaaS ofrece varias ventajas sobre las inversiones tradicionales en software. Por ejemplo:

• No hay software o hardware que comprar, instalar o mantener. Normalmente se paga sobre la marcha por usuario, por mes.
• No hay ningún desembolso de capital. Como pagas una pequeña cuota mensual, es mucho más fácil presupuestar las soluciones SaaS.
• SaaS es rápido de desplegar. Los usuarios acceden al software usando un navegador web y normalmente pueden empezar a usarlo de inmediato.
• Hay menos necesidad de soporte informático. Los proveedores dan soporte al software, lo mantienen actualizado, resuelven los problemas y hacen copias de seguridad de los datos, lo que permite a su equipo de TI trabajar en otras prioridades.
• Los usuarios pueden acceder a las soluciones SaaS de forma remota, permitiendo el acceso en cualquier momento y lugar.
• Las soluciones SaaS pueden ser ampliadas o reducidas según sea necesario.
• Las soluciones SaaS requieren un compromiso mínimo. Si no te gusta el software, tienes menos en juego que si hubieras invertido mucho en él.

Estas son sólo algunas de las muchas ventajas que ofrece el SaaS frente al software basado en premisas en general. Estas mismas ventajas se prestan a la industria del mantenimiento.

Desafíos comunes en la industria del mantenimiento

Según el libro "Reliability-Centered Maintenance" de John Moubray, el mantenimiento ha cambiado drásticamente en los últimos veinte años debido a una variedad de factores. Las organizaciones ahora tienen más, y más diverso, activos físicos que mantener así como activos con diseños más complejos. Además, ha habido un cambio en la forma en que se percibe y se aborda el mantenimiento.

Los desafíos que enfrentan las organizaciones de mantenimiento son numerosos. Por ejemplo, una mayor dependencia de la automatización expone a las organizaciones a un mayor riesgo de fallas de equipo. Estos fallos afectan tanto al tiempo de funcionamiento como a la calidad. Al mismo tiempo, muchas organizaciones han pasado a utilizar sistemas "justo a tiempo". Cuando un fallo afecta a una pequeña operación "justo a tiempo", la avería resultante suele afectar a toda la instalación. Las fallas también pueden acarrear graves consecuencias para la seguridad o el medio ambiente, y en ambos casos plantean problemas en cuanto al cumplimiento de una gama cada vez más amplia de reglamentos.

Otro desafío consiste en controlar los costos, incluido el costo total de propiedad (TCO) de los activos, así como los costos asociados con la entrega del mantenimiento real requerido. No sólo es importante exprimir al máximo el retorno de la inversión (ROI) de cada activo, sino que cada activo debe funcionar de manera eficiente y segura con un mínimo de tiempo de inactividad. Los activos son más complicados que nunca, lo que a menudo resulta en un aumento de los costos de mantenimiento.

Además, la forma en que las organizaciones abordan el mantenimiento ha cambiado a medida que han evolucionado las nuevas técnicas y filosofías. El equipo suele diseñarse teniendo en cuenta tanto la fiabilidad como el mantenimiento, mientras que los sistemas de mantenimiento se han desarrollado para apoyar el mantenimiento, incluidos los programas informáticos de GMAO y EAM. Los gerentes deben cumplir las expectativas de los propietarios de los activos de una manera rentable, y una variedad de herramientas pueden facilitar - o dificultar - eso.

Por ejemplo, no siempre es suficiente actualizar un CMMS existente, ya que el sistema subyacente puede dejar de apoyar sus objetivos y responsabilidades de mantenimiento. Encontrar un GMAO de sustitución conlleva entonces su propio conjunto de desafíos, como determinar exactamente lo que se necesita, realizar compras comparativas para garantizar que la solución tiene la funcionalidad deseada, migrar los datos y formar a los usuarios. Además, otra consideración implica la capacidad del sistema para crecer junto con el departamento de mantenimiento.

Sin embargo, a pesar de los desafíos de encontrar e implementar un sistema computarizado de gestión del mantenimiento, las modernas soluciones SaaS CMMS/EAM han sido diseñadas específicamente para ayudar a los gerentes de mantenimiento a superar los mayores desafíos de la industria del mantenimiento. Con herramientas que facilitan el mantenimiento preventivo y predictivo al alcance de la mano, ya sea en la oficina o en el campo, los gerentes y técnicos de mantenimiento pueden evitar los costosos tiempos de inactividad, extender la vida útil de los activos físicos y el equipo, controlar los costos, maximizar el retorno de la inversión y más.

Beneficios de trasladar el mantenimiento al modelo SaaS

Antes discutimos los beneficios del SaaS en general. Esos beneficios se extienden a los programas de GMAO que se ofrecen como un servicio también. Por ejemplo, con un sistema de GMAO ofrecido como servicio, el gasto inicial de la aplicación informática de GMAO/EAM, que puede ser considerable, se evita completamente, y no hay necesidad de invertir en hardware adicional o actualizaciones. En cambio, el CMMS ofrecido como servicio se paga mediante una suscripción. Es una verdadera solución de pago por uso con flexibilidad y escalabilidad incorporadas.

• Acceso a grandes funciones a un bajo precio mensual - Con un GMAO SaaS, usted obtiene acceso a sólidas funciones y herramientas en base a una suscripción. Todo está incluido en el precio de suscripción mensual, como el software de GMAO, la infraestructura y el alojamiento, el mantenimiento, la formación y la seguridad de las copias de seguridad de los datos, las actualizaciones periódicas del software, la asistencia y otros servicios deseados. Dependiendo del proveedor, puede pagar por usuario, por mes o el servicio puede ofrecerse por una tarifa plana para una cierta cantidad de uso mensual.
• Implementación inmediatade CMMS - Si su organización se compromete a lanzar un programa de mantenimiento preventivo o predictivo, las soluciones tradicionales pueden tardar meses en implementarse. Por el contrario, no hay necesidad de una infraestructura compleja con SaaS. Por lo tanto, puede implementar su GMAO inmediatamente.
• Las soluciones escalables se adaptan a sus necesidades - A medida que su departamento de mantenimiento crece o disminuye, su solución de GMAO puede ajustarse para satisfacer mejor sus necesidades. Añadir o eliminar usuarios es generalmente una cuestión sencilla, y no es necesario invertir en servidores adicionales a medida que sus necesidades cambian.
• Bajo costo de propiedad - El bajo costo de propiedad de las soluciones SaaS ayuda a los departamentos de mantenimiento a mantener sus propios costos bajo control, mientras que simultáneamente controlan los costos asociados con los activos físicos. Mejora de la colaboración y la movilidad - Dado que los sistemas de GMAO SaaS están "alojados" y son fácilmente accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet, permiten mejorar la colaboración y la movilidad en tiempo real. Por ejemplo, tan pronto como un técnico actualiza una orden de trabajo o informa de un problema, esa información se pone a disposición en todo el sistema de GMAO.

Qué buscar en un sistema SaaS CMMS

Las soluciones de GMAO SaaS varían de un proveedor a otro, por lo que es importante identificar y analizar cuidadosamente los requisitos de su organización con antelación para encontrar el mejor ajuste. A continuación, se presentan algunas consideraciones a tener en cuenta:

• Sus necesidades actuales y futuras - ¿Qué características y funciones apoyan sus necesidades actuales y futuras? ¿Cuáles son obligatorias? ¿Cuáles son necesarias? ¿Y cuáles son meramente deseables pero no necesarias?
• Flexibilidad y capacidad de interfaz-¿El software funciona bien con otras aplicaciones en uso dentro de la organización?
• Seguridad delos datos y del usuario - ¿Cómo se accede a los datos y se los protege? ¿Qué tipos de permisos de usuario están disponibles? ¿Cuánto control tiene sobre los permisos de usuario?
• Facilidadde uso - ¿Es el CMMS intuitivo? ¿Es fácil de aprender y usar? ¿Se dispone de formación? ¿Qué tipo de documentación contiene?
• Pruebeantes de comprar - ¿Hay una demo disponible? Deberías poder probar antes de comprar para asegurarte un buen ajuste.
• Soporte - ¿Qué tipo de soporte ofrece el proveedor?

eMaint CMMS como una solución SaaS para las necesidades de mantenimiento

Hoy en día, el acceso a Internet es prácticamente universal. Es probable que sus instalaciones cuenten con acceso alámbrico e inalámbrico, mientras que sus trabajadores móviles probablemente estén equipados con teléfonos inteligentes o tabletas de banda ancha. Esta conectividad hace que el SaaS sea atractivo y factible para organizaciones de mantenimiento de todos los tamaños.

En el pasado, las organizaciones que querían GMCM tenían que comprar, instalar y administrar el sistema internamente, así como actualizar su infraestructura para apoyar el GMCM. Como resultado, el costo de propiedad era alto, así como el gasto de capital inicial. Hoy en día, acceder a un sistema informático de gestión del mantenimiento robusto es tan fácil como suscribirse al servicio de GMAO de eMaint. Esta solución se entrega a través de Internet, lo que le permite desplegar rápidamente la GMAO dentro de su organización sin necesidad de invertir en hardware e infraestructura.

Dado que eMaint se encarga del mantenimiento, las actualizaciones y las mejoras del sistema, y de toda la infraestructura de TI necesaria para ofrecer GMAO a sus usuarios, su departamento de TI tendrá menos cargas asociadas al software de mantenimiento. Esto puede traducirse también en una reducción significativa de los costes de TI.

Para acceder a su GMAO eMaint, sus usuarios sólo tienen que utilizar un navegador web estándar e iniciar sesión. Pueden acceder al sistema desde prácticamente cualquier lugar, 24 horas al día, 7 días a la semana. La centralización y la movilidad se combinan para fomentar una mejor colaboración en tiempo real entre su equipo.

eMaint CMMS está cargado con características de fácil uso, incluyendo:

• Un "centro " definible porel usuario - Cada usuario puede crear sus propios centros que contengan los elementos y tareas más relevantes para él.
• Órdenes de trabajo:el software de órdenes de trabajo incorporado facilita la gestión de las solicitudes de trabajo.
• Seguridad delos datos y del usuario - ¿Cómo se accede a los datos y se los protege? ¿Qué tipos de permisos de usuario están disponibles? ¿Cuánto control tiene sobre los permisos de usuario?
• Gestión de activos - Una parte vital de cualquier GMAO, la gestión de activos ayuda a las organizaciones a reducir los costos y maximizar el retorno de la inversión de un activo.
• Mantenimiento preventivo - También es esencial, el mantenimiento preventivo se utiliza para reducir las tasas de fallo, programar el mantenimiento preventivo y hacer un seguimiento de los progresos.
• Gestión de inventario - Las herramientas de gestión de inventario de eMaint le permiten gestionar el inventario en varios lugares, asociar las piezas con los activos o tipos de servicio, generar informes y mucho más.
• Solución móvil MX - Este módulo opcional está diseñado específicamente para el acceso móvil al CMMS.
• Programación del trabajo - La programación del trabajo con la herramienta de programación del trabajo de eMaint mejora el uso de los recursos de mantenimiento, mejora la capacidad de respuesta a los clientes internos, mejora la fiabilidad de los activos y el tiempo de funcionamiento, reduce los costes unitarios y aumenta la rentabilidad.
• monitoreo de condición - monitoreo de condición permite a las organizaciones pasar de un modelo de mantenimiento preventivo a otro predictivo. Por ejemplo, supervisando los equipos, fijando umbrales y estableciendo alertas u órdenes de trabajo cuando se superan los umbrales, se puede ser mucho más proactivo en la prevención de averías.

Además de un rico conjunto de características, eMaint también ofrece una variedad de servicios incorporados, entre los que se incluyen: soporte de asistencia técnica y una sesión de capacitación a bordo. Según el paquete, se dispone de capacitación y servicios adicionales.