El Centro Médico Universitario se actualiza a eMaint CMMS basado en la nube para mejorar su entorno estudiantil de calidad

El departamento de mantenimiento de las instalaciones del KUMC mantiene los activos en funcionamiento, proporcionando a los estudiantes del campus un entorno propicio para la atención sanitaria, el aprendizaje y la investigación. El campus está dividido en cinco zonas, cubriendo más de 50 edificios, incluyendo tres ubicaciones satélites fuera del sitio.

Cuarenta y dos técnicos ayudan a mantener las instalaciones del KUMC, incluyendo el Centro de Energía, que suministra servicios públicos críticos para el campus principal. Los activos incluyen generadores, HVAC, y equipo auxiliar esencial como bombas, motores e intercambiadores de calor.

LaWayne Smith, gerente de confiabilidad de activos en la KUMC, comenzó a trabajar para la universidad en 2016. La institución ya contaba con un sistema de gestión de mantenimiento y, aunque era robusto, no estaba basado en la nube y los usuarios lo encontraban engorroso de configurar y utilizar.

Debido a que el sistema de las instalaciones no estaba habilitado con Wi-Fi, el personal de mantenimiento tuvo que correr de ida y vuelta a la oficina para acceder a ver las órdenes de trabajo y los documentos finalizados. Las rondas de inspección, como las revisiones mensuales de los extintores de incendios, llevaban mucho tiempo porque el proceso para localizarlos era inadecuado.

Aunque se introdujeron algunos datos en el sistema antiguo, no siempre se actualizaron para reflejar elementos tales como los bienes dados de baja y las nuevas adiciones de equipo. Los documentos de cumplimiento normativo en papel se almacenaban en archivadores, y la compilación de los informes llevaba horas utilizando hojas de cálculo.

Smith obtuvo el apoyo de los líderes para explorar sistemas de reemplazo fáciles de usar y basados en la nube, que cuestan lo mismo o menos que el software actual y que podrían satisfacer las necesidades únicas de la KUMC. Todos estuvieron de acuerdo en que eMaint CMMS era la mejor opción.

Uno de los cinco requisitos principales para lograr el éxito de la aplicación es elaborar un plan detallado. Aquí están algunas de las formas en que el KUMC logró un resultado positivo.

• Antes del lanzamiento, los datos existentes fueron cargados en el CMMS. Smith y un especialista en implementación de eMaint analizaron la información de los activos y confirmaron los detalles para asegurar datos precisos y fiables. Se optimizaron los procesos de mantenimiento para racionalizar los flujos de trabajo y se configuraron los formularios para que se ajustaran a los requisitos específicos de la universidad.
• Smith instituyó campos obligatorios en los formularios para garantizar la coherencia de los datos, incluidas las entradas de códigos de fallo que ayudarían a identificar los fallos de causa raíz. El sistema apoya las iniciativas de finalización a tiempo y los requisitos de cumplimiento normativo creando automáticamente una orden de trabajo de acción correctiva en caso de que falle una inspección.
• Todos los usuarios asistieron a la formación a través de la enseñanza en línea eMaint o a la formación presencial o ambas. Los interesados siguen reuniéndose para examinar otras formas de aprovechar el programa informático y garantizar la normalización.

Los profesionales de mantenimiento de la KUMC utilizan sus dispositivos móviles o su ordenador portátil para recibir y firmar órdenes de trabajo a distancia, ya sea dentro o fuera del campus. Los administradores que trabajan desde casa también acceden a la GMAO a través de la nube.

Smith creó una convención de nombres personalizados específicamente para las instalaciones de la KUMC que conectan cada activo con una zona, edificio, piso y número de habitación específicos. Los técnicos pueden ahora localizar equipos críticos, como extintores de incendios, de forma rápida y fácil.

En la actualidad, Smith está cruzando referencias de piezas para asegurar la disponibilidad de las PM programadas. A largo plazo, espera agregar tecnología de sensores para monitorear continuamente los activos críticos para que el equipo pueda abordar los problemas de los equipos mucho antes de que se conviertan en fallas.

"Como eMaint está basado en la nube, es súper fácil para todos conectarse remotamente, incluyendo a los empleados que trabajan desde casa".

- LaWayne Smith, gerente de confiabilidad en el Centro Médico de la Universidad de Kansas