Una empresa estadounidense de desarrollo energético estandariza todo el mantenimiento en el GMAO eMaint

DCO Energy, LLC, que opera como una empresa independiente de desarrollo energético, se especializa en la ingeniería, construcción, puesta en marcha, gestión y propiedad de proyectos de energía renovable, centros de energía centrales e instalaciones de producción combinada de calor, refrigeración y electricidad.

Phil Aiello, ingeniero de rendimiento de DCO Energy, fue asignado para liderar el esfuerzo de estandarización de las operaciones de mantenimiento en sus 22 instalaciones mediante la implementación del software eMaint Computerized Maintenance Management System (CMMS) en todo el sistema. Aiello también comenzó a actuar como administrador del sistema una vez que éste se puso en marcha.

En un principio, la empresa planeó un despliegue a gran escala de eMaint y aprovechar muchas de sus capacidades. A medida que las cosas avanzaban, se hizo evidente que necesitaban reducir el alcance y la escala del GMAO para adaptarse al estado actual de la organización permitiendo una optimización más efectiva.

Un componente esencial para el éxito de la implantación de la GMAO eMaint en varios centros es la aceptación generalizada del sistema. Igual de importante es garantizar que los miembros del equipo de mantenimiento utilicen el sistema. Aiello comenzó a analizar la tarea en cuestión. Reconoció la falta de responsabilidad en la gestión del mantenimiento y la incapacidad de ver la actividad global de mantenimiento de las instalaciones.

Cada una de las 22 instalaciones funcionaba de forma independiente, y no se hacía un seguimiento de las tareas de mantenimiento preventivo (PM) ni de su realización. Las plantas empleaban diversos sistemas de gestión del mantenimiento, pero no registraban el trabajo con regularidad.

En ocasiones, las solicitudes de trabajo se creaban en papel y las órdenes de trabajo se dejaban caer en bandejas con la esperanza de ser encontradas. La herramienta de programación del mantenimiento preventivo no se utilizaba eficazmente para priorizar el trabajo y, una vez finalizados los trabajos, no existía ningún proceso que exigiera su revisión.

Uno de los errores más comunes que cometen las organizaciones al implantar un GMAO es querer ir a lo grande en lugar de adaptar el sistema de gestión del mantenimiento a su medida. DCO Energy planeó inicialmente un despliegue a gran escala de eMaint.

A medida que las cosas avanzaban, se hizo evidente que el proceso de implantación y optimización de un GMAO en 22 instalaciones iba a llevar años, no meses, y que necesitaban reducir su alcance y construir lentamente. La organización comenzó a desarrollar diagramas de flujo para visualizar los procesos de trabajo.

"Los diagramas de flujo fueron extremadamente útiles, y pasamos los primeros tres meses sin tocar el sistema, pero decidiendo cómo queríamos que funcionara el proceso", dijo Aiello. "A partir de ahí, construimos el sistema con la ayuda del excelente equipo de implementación de eMaint y agilizamos el proceso a partir de ahí".

Una vez que las partes interesadas empezaron a utilizar eMaint, algunas plantas se resistieron al cambio y necesitaron apoyo continuo, estímulos y recordatorios sobre la importancia de utilizar el GMAO correctamente y seguir el proceso acordado. Además, parte del personal necesitaba más formación.

Se identificaron superusuarios, líderes y campeones dentro de las plantas para asegurarse de que el personal estaba preparado y dispuesto a adoptar el sistema a largo plazo. Un área de concentración fue la de los usuarios móviles.

"Nos dimos cuenta de que teníamos que identificar a un usuario móvil "Campeón", alguien que captara la formación rápidamente y no se sintiera abrumado por el programa y entendiera el objetivo", explica Aiello. "De ese modo, podíamos animar a los demás usuarios que tenían problemas con el programa a buscar la ayuda de su compañero de trabajo sin tener que acudir a la dirección".

Como administrador de eMaint, Aiello personalizó el software para permitir informes detallados y garantizar el cumplimiento de los procesos de órdenes de trabajo y las normas de procedimiento.

He aquí cuatro maneras en que la organización aprovechó eMaint:

• Cada orden de trabajo contiene campos obligatorios que deben ser completados antes de que un técnico pueda avanzar dentro del proceso de Estado del Trabajo.
• Los técnicos no pueden editar la orden de trabajo hasta que se registren. El inicio de sesión también marca la fecha de inicio del técnico.
• Al iniciar la sesión, los técnicos son redirigidos automáticamente al formulario de Análisis de Seguridad en el Trabajo de la empresa, un requisito para cada OT. Una vez revisado y guardado, se abre la OT.
• Los miembros del equipo de mantenimiento no pueden firmar la salida de la orden de trabajo a menos que aporten comentarios sobre la tarea.

"Ningún trabajo se realiza sin una orden de trabajo" es ahora el lema de su equipo de operaciones, y todas las instalaciones de DCO Energy utilizan eMaint. Los clientes reciben con regularidad informes completos y personalizados que proporcionan información sobre las operaciones de sus instalaciones, incluyendo exactamente cuánto dinero se gasta al año en activos individuales.

En 2020, los equipos de mantenimiento de la ACA utilizaron eMaint para completar 23.671 órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y 3.445 órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo.

"Uno de nuestros objetivos era conseguir que los trabajadores se comprometieran con el GMAO, obtener sus comentarios directamente desde el terreno y utilizar esa información para mejorar la eficacia general de nuestro trabajo. En este momento, nuestras 22 instalaciones utilizan el mismo sistema. Todos utilizamos eMaint".

- Phil Aiello, ingeniero de rendimiento de DCO Energy