La Universidad potencia el software de mantenimiento existente con eMaint CMMS
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Miles de estudiantes entran y salen de las universidades cada año. Mientras las clases de graduados dejan atrás microondas sobrecargados de trabajo, otros entran en los dormitorios esperando que funcionen correctamente. En una universidad, los rastros de papel de mantenimiento de equipos eran comunes, y el seguimiento de los activos era difícil.
El software de solicitud de mantenimiento existente, Star Rez, no podía proporcionar los detalles necesarios para gestionar eficazmente las solicitudes de trabajo hechas por los estudiantes. El sistema personalizable de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) eMaint proporcionó las capacidades de integración necesarias y amplió las características de gestión de activos que necesitaba la oficina de alojamiento.
ANTECEDENTES
Los comedores multiusos de la universidad contenían aparatos comerciales, y sus miles de dormitorios estaban equipados con cocinas o mini-refrigeradores y microondas. El correcto funcionamiento de las tuberías era crítico, así como las bombas de calor para soportar los fríos inviernos de Pensilvania. Aunque la universidad tenía un sistema automatizado de creación de órdenes de trabajo de los estudiantes, los boletos carecían de la información para resolver los problemas de mantenimiento de manera eficaz.
El objetivo era implementar un software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para racionalizar la gestión de las órdenes de trabajo y los activos y, en última instancia, añadir un programa de mantenimiento predictivo. Se le pidió al subdirector de Gestión de Instalaciones de la universidad que ayudara a investigar y recomendar un sistema de gestión de activos y mantenimiento para la oficina de vivienda. La institución de aprendizaje eligió el software eMaint CMMS por su capacidad de revisar los procesos de mantenimiento y porque podía integrarse con el software Star Rez utilizado para apoyar las solicitudes de mantenimiento de los estudiantes.
EL DESAFÍO
Los empleados de la universidad solían utilizar una combinación de billetes de papel y hojas de cálculo para gestionar las solicitudes de mantenimiento. Los custodios informaban a veces de otros problemas de mantenimiento. El personal tenía que pasar por una carpeta de tres anillos para ver los historiales de mantenimiento de los activos.
Más de 5.800 habitaciones necesitaban ser introducidas como activos para crear una base de órdenes de trabajo. Los datos de las habitaciones tuvieron que ser descargados de la base de datos de Star Rez e importados en el eMaint CMMS. Una vez que todas las habitaciones fueron ingresadas, los miles de otros activos, tales como bombas de calor, calentadores de agua y otros aparatos, tenían que ser asignados a las habitaciones e ingresados.
La universidad se puso en marcha con el CMMS comenzando con un complejo. Con el lanzamiento exitoso en marcha, siguieron los otros complejos, y a finales de mes, todos ellos estaban operativos.
RESULTADOS
El subdirector de la universidad construyó la base de datos de activos, mientras que los especialistas en implementación del software eMaint CMMS desarrollaron una pieza de integración para fusionar automáticamente las solicitudes de trabajo de Star Rez en el eMaint CMMS.
Al integrar los datos de Star Rez con el CMMS eMaint, los equipos de mantenimiento de la universidad ven ahora descripciones completas de los problemas de mantenimiento y entienden el trabajo que hay que hacer. El CMMS permite a los responsables de las instalaciones de alojamiento asignar órdenes de trabajo a los técnicos de forma instantánea mediante un dispositivo móvil o un PC con sólo unos pocos clics.
BENEFICIOS
"El sistema CMMS nos ayudará a crear presupuestos, decidir dónde se debe hacer el mantenimiento y prever la sustitución de equipos. Es tan personalizable que podemos adaptarlo fácilmente a nuestras necesidades".
- Gestión de las instalaciones