Quando recorreu ao eMaint X4 pela primeira vez, foi provavelmente para trazer alguma estrutura necessária ao caos da gestão de inúmeros activos e tarefas de manutenção. A promessa era simples: um sistema que pudesse manter tudo em linha, desde o mais pequeno componente até à maior peça de equipamento. E o eMaint X4 tornou-se provavelmente uma parte integrante das suas operações, proporcionando de forma consistente a organização e a eficiência de que necessita.
No entanto, à medida que as suas operações crescem e evoluem, é essencial manter os seus dados exactos e em sincronia com as suas necessidades em mudança. Nunca é tarde demais para corrigir os seus dados no eMaint e, felizmente, a flexibilidade do CMMS facilita o ajuste sempre que necessário.
Elestão aqui algumas dicas sobre como manter o seu sistema bem afinado e os seus dados tão actualizados quanto possível, para que o eMaint X4 continue a apoiar os seus objectivos sem problemas.
Funções e permissões do utilizador
Um dos pontos fortes do eMaint X4 é a sua capacidade de delegar responsabilidades através de funções de utilizador definidas. No entanto, com grande poder vem grande responsabilidade. Gerir corretamente quem tem acesso a quê no seu sistema é fundamental para manter a integridade dos dados e garantir operações sem problemas.
Esclarecer as funções desde o início
Tenha cuidado para não não ignorar a distinção entre as funções de administrador e de superutilizador. Os administradores detêm privilégios adicionais, em particular no que diz respeito às definições do sistema e à gestão de utilizadores, permitindo que a sua equipa trate das tarefas diárias enquanto salvaguarda as funções de controlo críticas. Os superutilizadores podem gerir muitos aspectos do sistema, mas os administradores são os únicos que devem aceder e modificar as definições do sistema.
Restringir o acesso aos formulários
Para evitar alterações não autorizadas que possam comprometer o sistema, restrinja a capacidade de gerir formulários e modificar campos de dados críticos aos administradores e a superutilizadores selecionados. Permitir que demasiados utilizadores tratem de formulários pode levar a confusão e erros. É essencial atribuir a gestão de formulários apenas a pessoas com formação adequada e que compreendam as implicações do sistema.
Acompanhar alterações para fins de responsabilização
Utilize as colunas utilizador adicionado e hora adicionada para controlar quem fez alterações no sistema. Esta funcionalidade é particularmente importante para manter a responsabilidade, especialmente em ambientes onde vários utilizadores podem aceder ao sistema.
Por exemplo, uma vez lidei com um caso em que um gestor, furioso com alterações de dados não autorizadas, telefonou, com a intenção de despedir a pessoa responsável. Estava convencida de que alguém da sua equipa tinha agido de forma desonesta - apenas para descobrir, após uma investigação tensa, que as alterações tinham sido feitas com o seu próprio nome de utilizador partilhado, que estava a ser utilizado por outras 15 pessoas. A lição? Os logins partilhados não só criam o caos, como também podem levar a algumas conversas muito desconfortáveis.
Evitar nomes de utilizador partilhados
Cada utilizador deve ter as suas próprias credenciais de início de sessão para manter a responsabilidade e evitar confusões. Como o exemplo acima ilustra, a partilha de credenciais pode criar uma situação em que não se sabe ao certo quem fez determinadas alterações. Esta confusão pode comprometer a integridade do sistema e impossibilitar a responsabilização da pessoa correta quando são cometidos erros. Elimine o stress e os erros desnecessários, certificando-se de que todos têm uma conta separada.
Limitar as permissões de importação
Apenas os administradores ou superutilizadores de confiança devem ter a capacidade de importar dados. Esta restrição ajuda a evitar erros durante a importação de dados, especialmente porque existe apenas uma janela de duas horas para desfazer erros. Limitar quem pode efetuar importações reduz o risco de erros críticos e garante a integridade dos dados.
Com as funções e as permissões claramente definidas, pode então voltar a sua atenção para os próprios dados. Mesmo com a melhor equipa, manter os dados limpos e precisos é um desafio constante.
A normalização pode evitar a introdução de dados inconsistentes
A introdução de dados pode tornar-se confusa ao longo do tempo, com os activos a serem mal identificados ou os campos deixados em branco, conduzindo a relatórios pouco fiáveis que prejudicam a tomada de decisões. Quando diferentes utilizadores introduzem dados em formatos diferentes ou sem orientações claras, as inconsistências podem aumentar, dificultando o acompanhamento, a análise ou a confiança na informação.
Para normalizar os seus dados e mantê-los organizados, implemente estas cinco estratégias:
- Estabelecer convenções de nomenclatura claras. Uma das formas mais eficazes de normalizar a introdução de dados é estabelecer convenções de nomenclatura claras para activos, peças e outros campos de dados críticos. Por exemplo, todos os activos podem ser designados de acordo com um formato predefinido, como [Categoria] - [Localização] - [Identificador]. Esta consistência não só facilita a localização e gestão dos activos, como também reduz o risco de entradas duplicadas ou de confusão.
- Utilizar campos suspensos e de pesquisa. Em vez de permitir a introdução de texto livre, que pode levar a variações na ortografia, capitalização ou terminologia, implemente campos suspensos e de pesquisa sempre que possível. Por exemplo, ao introduzir tipos de activos, um menu pendente com opções predefinidas garante que todas as entradas são consistentes e exactas.
- Tornar os campos do formulário obrigatórios. Para evitar a introdução de dados incompletos, torne os campos-chave obrigatórios. A ID do ativo, a localização e o tipo devem ser campos obrigatórios ao introduzir um novo ativo. Isto garante que todas as informações necessárias são recolhidas desde o início, reduzindo a probabilidade de faltarem dados que possam afetar os relatórios ou a funcionalidade do sistema. Ao mesmo tempo, actualize os seus formulários e elimine os campos desnecessários, conforme necessário. Isto é especialmente importante porque a força de quaisquer relatórios gerados com o eMaint dependerá dos formulários que criou e dos campos que os preenchem. Por isso, tem de pensar no que pretende num relatório e, em seguida, analisar os seus formulários para avaliar se os campos podem captar os dados necessários para tomar decisões informadas mais tarde.
- Rever e atualizar regularmente as normas. À medida que as suas operações evoluem, as suas necessidades de introdução de dados também podem mudar. Reveja e actualize periodicamente as suas práticas de normalização para que se mantenham relevantes e eficazes. Isto pode incluir a revisão das convenções de nomenclatura, a adição de novas opções de lista pendente ou o ajuste dos campos necessários com base nas necessidades comerciais em mudança.
- Formar os utilizadores em práticas normalizadas. A normalização só é eficaz se todos seguirem as mesmas diretrizes. Forme e actualize regularmente a sua equipa sobre as normas estabelecidas para a introdução de dados estabelecidas. Forneça documentação e exemplos claros para ajudar os utilizadores a compreender a importância da consistência e a forma de aplicar as normas no seu trabalho diário.
Ao implementar estas práticas de normalização, pode manter a uniformidade dos seus dados, evitar o agravamento de inconsistências e, em última análise, melhorar a fiabilidade dos seus relatórios e análises.
Gerir desafios comuns de dados
Mesmo com normas sólidas de introdução de dados em vigor, manter a qualidade dos dados é uma tarefa contínua. À medida que as suas operações evoluem, certos desafios são inevitáveis - quer se trate de lidar com volumes crescentes de dados, corrigir erros ou manter tudo alinhado com as suas necessidades actuais. Felizmente, o eMaint X4 oferece ferramentas e funcionalidades que podem ajudá-lo a resolver estes problemas de forma eficiente, garantindo que o seu sistema se mantém fiável e eficaz.
Utilizar alterações de massa para obter eficiência
O tratamento individual dos registos pode ser moroso quando se gere um grande volume de dados. A funcionalidade de Alteração em Massa de Valores do eMaint X4 permite-lhe fazer actualizações em grande escala de forma eficiente, poupando tempo e reduzindo a possibilidade de erros. Esta funcionalidade é especialmente útil quando se aplica a alteração exacta em muitos registos, como a atualização da localização de activos ou a reatribuição de ordens de trabalho.
Por exemplo, se precisar de alterar o local ou o departamento de vários activos, pode simplesmente selecionar os registos relevantes, escolher o campo apropriado - quer seja o local, o edifício ou o departamento - e aplicar a alteração a todos os registos selecionados de uma só vez. Isto evita a necessidade de actualizações manuais repetitivas e garante a consistência dos seus dados.
Além disso, a funcionalidade de alteração em massa é útil quando é necessário reatribuir tarefas. Por exemplo, se um funcionário sair da empresa e for necessário reatribuir as suas ordens de trabalho em aberto a outra pessoa, pode selecionar todas as ordens de trabalho relevantes e atribuí-las em massa ao novo membro da equipa com apenas alguns cliques. Isto poupa tempo e reduz o risco de quaisquer ordens de trabalho serem esquecidas.
Exportação e importação de dados para simplificar as actualizações
A exportação dos seus dados para uma folha de cálculo oferece uma nova perspetiva, facilitando a deteção de inconsistências, informações desactualizadas ou lacunas que precisam de ser resolvidas. Este processo permite-lhe limpar os seus dados e normalizá-los de forma mais eficaz fora do ambiente do eMaint X4 antes de os voltar a importar.
Utilize estas sugestões para ajudar a simplificar o processo de atualização ao mover conjuntos de dados para dentro e para fora do X4.
- Simplificar as actualizações em massa: Quando é necessário efetuar alterações em vários registos, a exportação para o Excel é uma abordagem prática. Pode utilizar as ferramentas do Excel para ordenar, filtrar e modificar rapidamente grandes conjuntos de dados, em vez de atualizar manualmente cada registo no eMaint X4. Pode exportar todos os seus dados, ou alguns itens, com base nas suas necessidades. Por exemplo, se estiver a analisar dados do primeiro trimestre, pode exportar dados sobre todos os activos criados de janeiro a março.
- Evitar registos duplicados: Verifique se os seus dados estão em conformidade com os requisitos do eMaint X4 antes de os reimportar. Uma armadilha comum é a criação de registos duplicados, o que pode acontecer se identificadores únicos, como IDs de activos, não corresponderem corretamente. Verifique sempre se os campos-chave, como a identificação do ativo, os números de peça ou as identificações das ordens de trabalho, correspondem corretamente.
- Utilizar os modelosO eMaint X4 fornece modelos que pode utilizar para garantir que os seus dados estão no formato correto para reimportação. Estes modelos ajudam-no a alinhar os seus dados com os requisitos do sistema, reduzindo o risco de erros durante o processo de importação.
A funcionalidade Desfazer é a sua melhor amiga
Os erros acontecem, mas o eMaint X4 oferece uma rede de segurança: Uma funcionalidade de anulação que lhe permite reverter as alterações num período de duas horas. Isto dá-lhe paz de espírito quando faz ajustes de dados ou durante o processo de importação, sabendo que pode corrigir rapidamente quaisquer erros.
Depois de resolver os desafios imediatos da gestão de dados no eMaint X4, é altura de se concentrar na criação de uma estrutura que mantenha tudo a funcionar corretamente a longo prazo.
Estabelecer as melhores práticas para o sucesso a longo prazo
O eMaint X4 não é apenas uma ferramenta - é um sistema que pode otimizar as suas operações ou tornar-se uma fonte de dores de cabeça, dependendo da forma como o gere. A chave para o manter como uma máquina bem oleada reside nas melhores práticas que estabelece. Definir diretrizes claras e afinar regularmente os seus processos pode fazer toda a diferença entre uma navegação tranquila e as frustrações diárias.
Eis as práticas mais importantes a implementar:
- Documentar os seus processos: Criar documentação detalhada para os processos do eMaint X4 ajuda a manter a consistência e serve como um recurso valioso para a formação de novos membros da equipa. Quer se trate de convenções de nomenclatura, procedimentos de introdução de dados ou calendários de auditoria, ter tudo documentado mantém a sua equipa alinhada e os seus dados consistentes.
- Formar e reciclar a sua equipa: Mesmo com as melhores ferramentas disponíveis, podem ocorrer erros humanos. As sessões de formação regulares reforçam a importância de seguir os processos estabelecidos e mantêm todos actualizados sobre quaisquer alterações. O eMaint oferece formação remota e no local para a sua equipa e também tem uma incrível variedade e profundidade de material de apoio disponível na Universidade eMaint, que está acessível com um simples clique. Também pode aceder ao apoio ao cliente por correio eletrónico, telefone ou chat.
- Rever e aperfeiçoar regularmente: As melhores práticas não são estáticas. À medida que as suas operações evoluem, é importante rever e aperfeiçoar os seus processos para que continuem a servir as suas necessidades de forma eficaz. As revisões regulares ajudam a identificar quaisquer lacunas e a ajustar as suas práticas para acompanhar as mudanças no seu sistema ou organização. A comparação periódica do seu desempenho com as normas do sector ou com os indicadores-chave de desempenho internos (KPI) também pode destacar áreas a melhorar.
- Planear o crescimento futuro: À medida que a sua organização cresce, as suas necessidades do eMaint X4 irão aumentar. Planear o crescimento futuro - quer se trate de adicionar novos activos, aumentar a sua equipa ou integrar com outros sistemas - mantém a sua configuração escalável e adaptável.
O poder silencioso por detrás de operações eficazes
Pense no eMaint X4 como a espinha dorsal das suas operações. É um sistema que, com os cuidados certos, apoiará tranquilamente tudo o resto que faz.
Mas não se trata de uma solução do tipo "preparar e esquecer". O X4 precisa da sua atenção para continuar a funcionar no seu melhor. Mantenha-se empenhado e proactivo e verá que faz mais do que apenas manter as coisas a funcionar - pode até salvar a sua sanidade num dia agitado.
Biografia do autor
Nikolas Ribeiro é um formador de produtos de software na Fluke Corporation. Dá formação no local sobre o Software eMaint e as últimas versões, adaptando o conteúdo para ir ao encontro das necessidades específicas de cada cliente. Também fornece suporte e configurações de produtos Tier 1, assegurando que os utilizadores finais recebem soluções precisas e eficazes.