O sucesso na manutenção tem muitas vezes a ver com o que não reparar - porque um sistema de gestão de manutenção informatizado (CMMS) bem gerido trata disso primeiro. Um CMMS trata discretamente de tudo, desde o rastreio de activos à programação de ordens de trabalho, assegurando que os potenciais problemas são tratados muito antes de se agravarem. Ao automatizar as tarefas críticas de manutenção, as plataformas CMMS tornaram-se essenciais para as organizações que pretendem reduzir o tempo de inatividade, melhorar a eficiência e prolongar a vida útil do seu equipamento.
Entre estes sistemas, o CMMS eMaint X4 tem sido uma plataforma fiável e eficaz para muitas organizações, ajudando as equipas a navegar pelas complexidades das operações diárias com precisão e confiança. No entanto, para aqueles com exigências crescentes, como a gestão de vários locais, o eMaint X5 traz ferramentas adicionais que se baseiam nos pontos fortes do X4, ao mesmo tempo que introduzem novas eficiências, como PMs de vários activos, o eMaint Vendor Portal e o início de sessão único para o Fluke Mobile.
Depois de decidir mudar para o X5 - e dar uma palmadinha nas costas - começa o verdadeiro trabalho. O processo de transição é mais do que a simples implementação de novas funcionalidades. Envolve um planeamento cuidadoso da forma como o novo CMMS se irá enquadrar nos fluxos de trabalho, estruturas de dados e dinâmica de equipa da sua organização. Eis o que deve ser considerado quando se muda do X4 para o X5 para tornar o processo tão suave quanto possível.
Melhores práticas para a transição do eMaint X4 para o X5
Lembre-se, a transição para o X5 traz consigo uma oportunidade de aperfeiçoar e melhorar a forma como a sua equipa trabalha. É uma oportunidade para reexaminar os seus processos actuais e identificar áreas em que determinadas funcionalidades do CMMS podem simplificar tarefas, reduzir ineficiências e preparar as suas operações para o futuro. Ao concentrar-se nos seguintes passos-chave, estará melhor posicionado para tirar o máximo partido da plataforma e fazer da transição um sucesso.
1. Reunir uma equipa multifuncional
Em primeiro lugar, terá de reunir uma equipa multifuncional para que todas as perspectivas sejam consideradas durante a configuração do seu novo CMMS. Esta equipa deve incluir coordenadores de manutenção, engenheiros de fiabilidade e gestores, proporcionando uma perspetiva alargada das necessidades operacionais e da forma como o sistema será utilizado diariamente.
O envolvimento de membros da equipa que utilizam regularmente o sistema é crucial, uma vez que estes têm conhecimentos práticos sobre potenciais problemas de fluxo de trabalho que outros poderão ignorar. A presença de representantes de diferentes locais pode fornecer informações únicas e ajudar a resolver problemas específicos do local de forma mais eficaz. Ao incluir tanto a liderança como os utilizadores da linha da frente, a sua equipa pode abordar objectivos estratégicos juntamente com preocupações operacionais do mundo real.
Esta representação multifuncional ajuda a evitar surpresas, uma vez que a transição para um novo sistema afecta todos de forma diferente. A incorporação de uma variedade de perspectivas garante que o novo sistema apoia as necessidades de cada departamento.
2. Migração e preparação de dados
Ao transferir dados, nem tudo será perfeitamente mapeado do X4 para o X5. Os dois sistemas tratam certos campos de forma diferente, o que pode levar a complicações se não forem colmatadas as potenciais lacunas numa fase inicial.
É por este motivo que é necessário efetuar uma auditoria exaustiva dos dados dos activos, dos calendários de manutenção preventiva (PM) e das ordens de trabalho antes de efetuar a transição. Deve também identificar as fontes de dados e os destinos finais para identificar quaisquer informações em falta ou incorrectas antes da migração. Estes preparativos reduzem o risco de problemas que possam perturbar as operações após a migração.
Concentre-se nas hierarquias de activos, na categorização, no histórico de manutenção e nos calendários de manutenção preventiva, certificando-se de que tudo está correto e atualizado. Não há nenhum pormenor demasiado pequeno para ser ignorado. Tente fazer perguntas como:
- Todos os activos têm números de modelo?
- Pretendo obter todo o meu historial de ordens de trabalho?
- Tenho uma tarefa atribuída a todos os meus PMs?
- Todos os activos têm números de série do fabricante?
- Se for atribuída uma PM a um gerador, é atribuída a mesma tarefa a outros geradores?
Dados em falta ou incompletos podem causar registos desalinhados ou lacunas nos seus planos de PM após a migração. É particularmente importante para as organizações que gerem um grande número de activos ou vários locais garantir que todos os dados são preservados durante a migração - mesmo que seja necessário um pouco mais de trabalho.
3. Formação e adoção pelos utilizadores
A transição para o X5 consiste em garantir que a sua equipa está confiante com o novo sistema. A formação específica para cada função é crucial, uma vez que diferentes grupos de utilizadores - desde técnicos a gestores - irão interagir com funcionalidades como PMs de múltiplos activos e relatórios avançados de formas distintas.
A utilização de um ambiente sandbox antes da implementação completa é a abordagem mais prática à formação. Isto dá à sua equipa um espaço seguro para experimentar fluxos de trabalho, testar novas funcionalidades e identificar problemas numa fase inicial. Permite-lhes adaptarem-se ao sistema sem a pressão de uma implementação imediata. E as sessões de formação contínua, tais como workshops curtos e específicos ou programas de almoço e aprendizagem, podem reforçar as principais práticas e abordar novas questões à medida que as equipas se adaptam ao CMMS.
Durante esta fase, os especialistas em implementação do eMaint podem fornecer um apoio valioso, quer esteja relacionado com APIs, administração de funções, aninhamento, agendamento ou campos personalizados. A equipa está disponível para ajudar, independentemente da complexidade das suas necessidades. Eis algumas formas como a equipa do eMaint pode ajudar a sua equipa:
Compreender os princípios básicos
Para tirar o máximo partido da X5, é crucial compreender as caraterísticas fundamentais que constituem a espinha dorsal do sistema. Entidades como ordens de trabalho, activos, peças e PMs estão no centro do X5. Os especialistas podem ajudá-lo a compreender como estas entidades interagem umas com as outras e como afectam os seus fluxos de trabalho. Por exemplo, as ordens de trabalho têm de estar ligadas aos activos corretos e os PMs têm de estar ligados às peças certas. Ter uma compreensão clara destas ligações manterá o seu sistema organizado e evitará problemas no futuro.
Os formulários são outra funcionalidade básica que oferece flexibilidade, mas requer um planeamento cuidadoso. Pode decidir que campos são obrigatórios, só de leitura ou editáveis para diferentes utilizadores. Os especialistas podem orientá-lo na criação de formulários adequados ao seu fluxo de trabalho e garantir que os utilizadores não se deparam com problemas, como a falta de campos obrigatórios, quando tentam encerrar ordens de trabalho.
Compreender as funcionalidades avançadas
Os especialistas do eMaint podem ajudar com funcionalidades mais avançadas, como a ferramenta de projeção PM e o programador. O programador requer que a ferramenta de projeção PM seja activada para tarefas de manutenção preventiva, permitindo aos planeadores ver e gerir as ordens de trabalho futuras durante um determinado período de tempo. Sem uma configuração adequada, as ordens de trabalho futuras podem inundar o sistema e sobrecarregar a equipa. Os especialistas garantem que ambas as ferramentas estão corretamente configuradas e, mais importante ainda, que o utilizador compreende o seu funcionamento. Desta forma, a sua equipa pode gerir o agendamento sem ficar sobrecarregada com entradas desnecessárias.
Personalização
Para as organizações que gerem vários locais, os especialistas do eMaint podem ajudar a estruturar o CMMS de modo a que cada local funcione de forma independente, permitindo simultaneamente que as equipas partilhem informações críticas entre locais. Isto significa que as equipas estacionadas em vários locais em todo o mundo podem concentrar-se nos seus activos e ordens de trabalho específicos do local, mas também beneficiar do conhecimento partilhado em toda a organização. Por exemplo, se uma equipa em Chicago tiver um problema com um gerador ou painel de distribuição, pode procurar o mesmo modelo no X5 e analisar o histórico de trabalho de um local em Houston para ver se foram comunicados problemas semelhantes. Esta visibilidade é particularmente útil para identificar padrões, como um defeito de fabrico recorrente.
Os especialistas do eMaint podem personalizar a formação para cobrir exatamente as necessidades da sua equipa. Pode concentrar-se nas áreas mais relevantes para as suas operações, quer se trate de ordens de trabalho, painéis de controlo ou PMs. Por exemplo, se a sua equipa precisar de mais controlo sobre o estado dos procedimentos, o X5 permite-lhe personalizar opções como "concluído", adicionar campos de comentários ou incluir tarefas de acompanhamento. Os especialistas podem ajudá-lo a configurar isto com base naquilo que pretende mostrar ao utilizador final.
Ao personalizar a orientação especializada para as necessidades da sua organização, a sua equipa estará mais bem equipada para compreender como utilizar o X5 em todo o seu potencial.
4. Manter-se flexível
Embora com formação e um planeamento cuidadoso, os desafios são inevitáveis durante a transição do eMaint X4 para o X5. Os sistemas tratam determinados dados e fluxos de trabalho de forma diferente e podem surgir problemas inesperados, como dados desalinhados ou ajustes no fluxo de trabalho. É por isso que é importante estar preparado para se adaptar conforme necessário.
Incentive a sua equipa a identificar proactivamente potenciais problemas numa fase inicial. Embora possa parecer óbvio, vale a pena mencionar que a realização de reuniões regulares entre as equipas pode ajudar a descobrir pequenos problemas antes de se tornarem obstáculos maiores. Se ocorrerem discrepâncias ou desalinhamentos, resolva-os rapidamente para evitar atrasos.
Os especialistas em implementação da eMaint também podem ajudar na resolução de problemas durante esta fase. A sua experiência permite-lhes detetar áreas onde são necessários ajustes e fornecer sugestões para implementar soluções rapidamente. Quer se trate de ajustar as configurações do fluxo de trabalho ou de aperfeiçoar o mapeamento de dados, a agilidade manterá a transição no caminho certo sem perturbar as operações.
De X4 para X5: um passo para operações mais fortes
A atualização do X4 para o X5 representa uma oportunidade para aperfeiçoar a forma como o seu CMMS apoia os seus objectivos. Com a abordagem correta, a mudança para o X5 pode ser uma oportunidade para preparar os seus processos para o futuro e reforçar a base da qual dependem as suas operações.
CTA: Fale com um especialista para mudar para a X5 hoje mesmo
Esta publicação no blogue baseia-se numa sessão intitulada "Migrar do X4 para o X5", conduzida por Joel Farhi, Gestor de Coordenação de Manutenção Nacional nos Centros de Dados Globais da NTT, realizada durante o Xcelerate 24.