É necessária uma manutenção regular para manter todos os activos com um desempenho operacional máximo, mas é mais fácil falar do que fazer. É necessária uma boa estratégia de manutenção para garantir a identificação de problemas e a conclusão de tarefas importantes.
No entanto, mesmo os melhores planos de manutenção não funcionam sem um planeamento de calendários e recursos, razão pela qual a programação da manutenção é uma peça vital de qualquer estratégia de gestão.
O que é a programação da manutenção?
A programação da manutenção é o processo de programação e execução de trabalhos de manutenção. É onde o tempo e os recursos são atribuídos a cada ordem de trabalho, assegurando que um técnico está no local quando necessário. As tarefas podem variar entre inspecções de rotina e reparações de emergência, sendo que todas elas requerem uma programação cuidadosa para evitar tempos de inatividade e maximizar a eficiência da equipa.
A programação da manutenção não é sinónimo de planeamento da manutenção, embora os dois andem de mãos dadas. O planeamento da manutenção é o ato de identificar os activos que necessitam de manutenção e o tipo de manutenção necessário. Programar é, então, pegar nesses planos e calendarizar quando as tarefas devem ser concluídas, tendo em conta os pré-requisitos necessários e o trabalho de acompanhamento.
A importância de ambos não pode ser exagerada. Um plano de manutenção bem implementado com uma programação eficiente pode ajudar a reduzir o tempo de inatividade e a poupar dinheiro. A manutenção efectuada antes da ocorrência de uma falha inesperada mantém o equipamento a funcionar com o máximo desempenho e evita custos de reparação de emergência.
Como criar um calendário de manutenção: 6 passos simples
O calendário de manutenção de uma organização será geralmente único e exigirá um balanço de todos os activos e técnicos disponíveis. No entanto, a estrutura será normalmente a mesma e deverá assemelhar-se a estes passos.
- Identificar os activos e a manutenção necessária. O volume de trabalho nesta etapa dependerá do grau de planeamento da manutenção já efectuado. Os activos de alta prioridade devem ser identificados e as ordens de trabalho de manutenção devem ser planeadas.
- Reunir recursos. Tudo o que for necessário para completar cada ordem de trabalho deve ser reunido e atribuído.
- Dar prioridade às tarefas. Nem toda a manutenção é igual. Se uma peça crítica do equipamento precisar de ser reparada, deve ser agendada em primeiro lugar. Este passo também ajudará a gerir a largura de banda diária da equipa de manutenção.
- Atribuir tarefas de manutenção. A programação não se refere apenas ao momento da manutenção, mas também a quem a vai efetuar. Atribua tarefas com base nos técnicos disponíveis e no nível de especialização necessário.
- Documentar a manutenção. O trabalho não termina quando uma tarefa de manutenção está no calendário - a documentação de cada tarefa é crucial para aumentar a eficiência no futuro.
- Melhorar e iterar. Repare no que está a funcionar e corte a gordura onde não está. Um plano de manutenção não é estático e pode sempre ser melhorado.
Com um software de manutenção preventiva como um CMMS, grande parte deste processo pode ser automatizado para poupar tempo e garantir uma manutenção eficiente.
Tipos de planos de manutenção
Existem alguns tipos diferentes de manutenção que podem ser objeto de um plano de manutenção e a forma como diferem determina o aspeto da programação.
Programação da manutenção reactiva
A manutenção reactiva só requer manutenção quando algo se avaria, por isso, embora a programação possa ser leve em inspecções, estará cheia de reparações de maior prioridade.
Programação de manutenção pré-determinada
A manutenção predeterminada conduz a um calendário bastante estático e simples. A manutenção de qualquer equipamento é efectuada de acordo com o calendário de fábrica, independentemente do seu estado.
Programação da manutenção preventiva
A manutenção preventiva é um tipo de manutenção muito mais proactivo e, por conseguinte, a programação reflecte esse facto. Os activos serão classificados por ordem de prioridade e a manutenção será solicitada em intervalos baseados no tempo ou na utilização. O objetivo aqui é ter a manutenção programada antes que algo se avarie.
Programação da manutenção preditiva
A manutenção preditiva prevê e evita qualquer tempo de inatividade desnecessário através da utilização de dados de activos. Os dados da análise do modo de falha são utilizados para prever quando os activos necessitarão de manutenção e adicioná-los ao calendário. É semelhante à manutenção preventiva, mas está estruturada de forma menos rígida em torno de um único fator determinante, podendo a manutenção ser necessária em qualquer altura.
Programação da manutenção baseada nas condições
A manutenção baseada na condição gira em torno do controlo rigoroso do equipamento. Sempre que as condições de funcionamento de um ativo vacilam, é solicitada a manutenção. A programação exigirá uma rápida definição de prioridades para os bens com problemas, mas deve evitar a programação de reparações de emergência da manutenção reactiva.
Desafios da programação da manutenção
A programação da manutenção não é simples e pode frequentemente deparar-se com problemas ao longo do processo. Alguns dos desafios mais comuns são:
- Falta de comunicação. Um plano não funciona se não for corretamente comunicado. As falhas de comunicação podem levar a que as ordens de trabalho fiquem pelo caminho ou que o técnico errado seja enviado para o trabalho errado.
- Escassez de recursos. Um bom plano de manutenção terá em conta a disponibilidade de recursos, mas mesmo assim, a falta de recursos pode rapidamente fazer descarrilar até o mais eficiente dos planos. Se houver falta de peças ou de pessoal, a manutenção não pode ser concluída, mesmo que esteja prevista no calendário.
- Mau planeamento. A programação não pode fazer muito para salvar um plano de manutenção. Se as ordens de trabalho não forem devidamente hierarquizadas ou pormenorizadas, isso causará problemas de programação.
- Ausência de um plano de manutenção preventiva. Se a programação da manutenção se centrar exclusivamente na extinção de incêndios, pode rapidamente conduzir a uma programação confusa e improvisada.
Como melhorar a programação da manutenção
Mesmo um ótimo plano de manutenção pode sempre encontrar alguma margem para melhorias. Seguir estas boas práticas é um bom ponto de partida.
Utilizar os dados disponíveis. A documentação de manutenção deve ser revista e analisada para encontrar quaisquer ineficiências. Mesmo as ordens de trabalho bem programadas podem fornecer informações.
Concentrar-se no futuro. Não se limite a olhar apenas para o calendário de programação atual. Certifique-se de que as inspecções futuras e a manutenção regular já estão programadas, com espaço para ser flexível em relação a quaisquer ocorrências imprevistas.
Investir numa boa gestão de inventário. Evite quaisquer problemas com recursos, mantendo um controlo rigoroso do inventário. Uma gestão sólida do inventário resolverá muitos problemas de programação com o armazenamento e a encomenda de peças.
Melhoria contínua. Rever constantemente todas as partes do processo de manutenção para identificar os pontos a melhorar. Nenhum programa de manutenção será exatamente o mesmo, o que significa que há sempre espaço para melhorias.
Utilize um software de programação da manutenção. A necessidade constante de fazer actualizações manuais a um plano de manutenção pode tirar tempo a outras tarefas importantes. Um CMMS será capaz de automatizar grande parte do processo e tornar todo o processo de programação mais suave e fácil.