Provedor de serviços de suporte navega na pandemia para implementar com segurança o software CMMS eMaint

HHS fornece um conjunto diversificado de serviços de apoio aos setores de saúde, resort, vida sénior, governo, aviação e educação. A empresa familiar está sediada em Dripping Springs, Texas, cerca de 40 minutos a oeste de Austin. A HHS iniciou suas operações originalmente como Hospital Housekeeping Systems em 1975, com apenas um punhado de contas de serviços domésticos hospitalares. Hoje, suas operações abrangem todo o globo e incluem 500 organizações parceiras. HHS fornece muitos serviços adicionais, incluindo a manutenção de equipamentos biomédicos e instalações hospitalares, que é uma área em crescimento.

O crescimento rápido e constante levou a HHS a procurar um CMMS adequado para ajudar a padronizar a manutenção dos ativos das instalações e avançar com o equipamento biomédico para seus clientes hospitalares. Embora alguns de seus clientes tivessem sistemas de ordens de trabalho para rastrear as calibrações e o inventário dos equipamentos, as atividades de manutenção preventiva ainda exigiam formulários em papel.

A empresa precisava de um sistema que o fizesse:

• Permitir que os clientes possam gerar ordens de trabalho eletronicamente
• Automatizar a programação da manutenção preventiva
• Melhorar os processos de controle de conformidade regulamentar
• Modernizar os preparativos e relatórios de auditoria

O HHS escolheu o eMaint pela sua configurabilidade e funcionalidade robusta para proporcionar uma melhor gestão de manutenção e supervisão das operações dos clientes hospitalares em todo o sistema.

Jennifer Ackles, vice-presidente de operações de apoio do HHS, foi selecionada para gerenciar as implantações. Os objetivos a curto prazo incluíam ter um único login no eMaint com permissões separadas para o pessoal administrativo e de manutenção. A longo prazo, a HHS procurou usar os dados históricos do sistema para permitir o reparo estratégico de ativos versus decisões de substituição.

Muitas das contas hospitalares do HHS ou não tinham um sistema de gestão de manutenção de ativos e se tinham, não era usado regularmente. Além disso, nenhum histórico de dados de ativos estava sendo armazenado em qualquer plataforma de gerenciamento de manutenção existente, e alguns funcionários do hospital resistiram à mudança para um novo software CMMS.

Os funcionários de 53 hospitais foram treinados para utilizar o eMaint, incluindo 22 funcionários administrativos e 31 técnicos. Por volta de março de 2020, quando os cronogramas de implementação do CMMS foram criados, a pandemia da COVID-19 começou a se agravar. Felizmente, os usuários puderam se treinar virtualmente, utilizando os vastos recursos e portais de aprendizagem on-line do eMaint, incluindo a Universidade eMaint.

Muitos dos hospitais da organização necessitaram de duas implementações separadas do programa CMMS com dois conjuntos de dados diferentes. Um programa foi configurado para supervisionar a manutenção regular das instalações, tais como caldeiras e refrigeradores. Um segundo programa foi personalizado para o gerenciamento de equipamentos biomédicos, incluindo ventiladores e monitores, que requerem um técnico de engenharia biomédica para realizar trabalhos de manutenção.

Cada um dos dois programas CMMS tinha usuários, formulários e fluxos de trabalho únicos. Por exemplo, os fluxos de trabalho de manutenção de dispositivos médicos eram mais complicados devido às medidas adicionais necessárias para garantir a manutenção precisa do equipamento biomédico e os diferentes requisitos de conformidade regulamentar.

De janeiro de 2020 ao início de março de 2020, a empresa lançou o eMaint nos hospitais de San Antonio e Gonzales, Texas, seguido por Little Rock, Ark. Os três exigiram duas implementações separadas - um programa biomédico e um programa de manutenção das instalações.

Quando a pandemia foi atingida em março, os rollouts foram adiados por um mês. Assim que o HHS retomou as instalações, perguntas sobre segurança, entrada no hospital e viagens tiveram que ser respondidas com antecedência.

• Qual é a contagem de casos do COVID 19 do hospital?
• Quais são as actuais restrições de viagem?
• Podemos entrar pela porta da frente do hospital?

Embora o pessoal hospitalar e o Ackles, que tem formação em engenharia biomédica, estivessem habituados a protocolos de segurança de alto nível, as precauções foram ampliadas devido à pandemia.

HHS completou mais quatro implementações até novembro de 2020, incluindo a implementação de biomédicos duplos e instalações em três hospitais no sul do Alabama.

A Ackles continua a aproveitar a equipe do eMaint para ajudá-la com os desafios de implementação em constante mudança. HHS atingiu seus objetivos principais, incluindo um login para usuários do software eMaint CMMS, aumentando a visibilidade das atividades de manutenção das instalações e melhorando a aparência profissional da organização para os clientes através do uso da tecnologia. "Nós provamos o valor e o uso do eMaint para nossos parceiros", diz Ackles.

Como a pandemia continuou até o final de novembro de 2020, o HHS novamente pausou as implementações para dar tempo ao Ackles e à liderança do HHS para firmar a fundação eMaint e melhorar o planejamento para futuras implementações. O HHS continua a avançar na Fase Um e aguarda com expectativa a sua conclusão e o início da Fase Dois em breve.

"Shawn, nosso especialista em implementação de eMaint, sempre consegue me fazer sentir como se eu fosse seu cliente favorito, e minha base de dados é a mais importante". Nossa implementação não foi fácil; nós estávamos tentando fazer vários clientes em vários estados felizes. Shawn foi tão paciente e positivo, e eu senti como se estivéssemos na mesma equipe tentando resolver esses problemas juntos".

- Jennifer Ackles, Vice-Presidente da HHS, Operações de Apoio