As soluções de Software de Gestão de Manutenção (CMMS) e de Gestão de Ativos Empresariais (EAM) têm evoluído. Agora oferecidas usando o modelo Software-as-a-Service (SaaS) de implantação de software, as soluções CMMS/EAM estão agora disponíveis para "aluguel". Este modelo oferece inúmeros benefícios em relação ao modelo tradicional. Ele também permite que sua equipe trabalhe de forma mais eficiente.

Uma Cartilha Rápida sobre SaaS

SaaS é um modelo de distribuição de software onde um fornecedor aloja uma aplicação e a disponibiliza aos clientes através de uma rede como a Internet por uma taxa mensal. Pense no SaaS e nos modelos tradicionais de software (onde você compra o software e o hospeda em seu próprio equipamento) tanto quanto você poderia pensar em alugar uma casa versus comprar uma. Com o SaaS, você paga à medida que vai e deixa o fornecedor preocupar-se com a manutenção e a manutenção. Com um investimento tradicional em software, você paga pelo produto antecipadamente e deve investir nas pessoas e equipamentos necessários para mantê-lo.

De acordo com um infográfico detalhando a história do SaaS pela ProfitBricks, o SaaS data dos anos 60, quando a IBM e outros provedores de serviços operavam um negócio de bureau de serviços chamado "time sharing" ou "utility computing". A chegada da banda larga no final dos anos 90 e início dos anos 2000 deu início a uma nova era em que o SaaS poderia florescer - e floresceu. Os principais motores de crescimento incluem: acesso à Internet de banda larga, dispositivos móveis, APIs, compradores de linhas de negócio em vez de apenas compradores de TI, e melhorias na segurança.

Talvez uma das primeiras aplicações SaaS mais conhecidas seja a SalesForce, fundada em 1999. Outras empresas logo se seguiram, e hoje quase todas as categorias de software podem ser oferecidas como um serviço. Algumas das categorias mais comuns atualmente oferecidas como um serviço incluem:

  • Software de Colaboração
  • software de CRM
  • Business intelligence e análises
  • Governança, risco e conformidade
  • ECommerce
  • Software de recursos humanos
  • Software para compras
  • Finanças e Contabilidade
  • ERP, produção e gestão da cadeia de fornecimento
  • CMMS e software EAM

Vantagens do SaaS em Geral

SaaS oferece várias vantagens em relação aos investimentos tradicionais em software. Por exemplo, o SaaS:

  • Não há software ou hardware para comprar, instalar ou manter. Você normalmente paga por usuário, por mês.
  • Não há desembolso de capital. Como você paga uma pequena mensalidade, é muito mais fácil fazer um orçamento para soluções SaaS.
  • O SaaS é rápido de implantar. Os usuários acessam o software usando um navegador da Web e normalmente podem começar a usá-lo imediatamente.
  • Há menos necessidade de suporte de TI. Os fornecedores suportam o software, mantêm-no atualizado, resolvem problemas e fazem backup de dados, permitindo que sua equipe de TI trabalhe em outras prioridades.
  • Os usuários podem acessar as soluções SaaS remotamente, permitindo o acesso a qualquer hora, em qualquer lugar.
  • As soluções SaaS podem ser escaladas para cima ou para baixo, conforme necessário.
  • As soluções SaaS requerem um compromisso mínimo. Se você não gosta do software, você tem menos em jogo do que se você tivesse investido muito nele.

Estas são apenas algumas das muitas vantagens que o SaaS oferece em relação ao software baseado em instalações em geral. Essas mesmas vantagens se prestam à indústria da manutenção.

Desafios comuns na indústria da manutenção

De acordo com o livro "Reliability-Centered Maintenance", de John Moubray, a manutenção mudou drasticamente nos últimos vinte anos devido a uma variedade de fatores. As organizações agora têm mais, e mais diversificados, ativos físicos para manter, assim como ativos com projetos mais complexos. Além disso, houve uma mudança na forma como a manutenção é percebida e abordada.

Os desafios que as organizações de manutenção enfrentam são numerosos. Por exemplo, uma maior dependência da automação expõe as organizações a um maior risco de falhas nos equipamentos. Essas falhas afetam o tempo de atividade, bem como a qualidade. Ao mesmo tempo, muitas organizações mudaram para sistemas "just in time". Quando uma falha afeta uma pequena operação "just in time", a falha resultante muitas vezes afeta toda a instalação. As falhas também podem trazer consigo graves consequências em termos de segurança ou ambientais, ambas levantando problemas em termos de cumprimento de uma gama cada vez maior de regulamentos.

Outro desafio envolve a contenção de custos, incluindo o Custo Total de Propriedade (TCO) dos ativos, bem como os custos associados à entrega da manutenção realmente necessária. Não só é importante extrair o maior retorno sobre o investimento (ROI) de cada ativo, como cada ativo deve operar de forma eficiente e segura com o mínimo de tempo parado. Os ativos são mais complicados do que nunca, resultando muitas vezes em custos de manutenção mais elevados.

Além disso, a forma como as organizações abordam a manutenção tem mudado à medida que novas técnicas e filosofias têm evoluído. Os equipamentos são frequentemente concebidos tendo em mente tanto a fiabilidade como a manutenção, enquanto os sistemas de manutenção foram desenvolvidos para apoiar a manutenção, incluindo o software CMMS e EAM. Os gerentes precisam atender às expectativas dos proprietários de ativos de forma econômica e uma variedade de ferramentas pode facilitar - ou dificultar - isso.

Por exemplo, nem sempre é suficiente atualizar um CMMS existente, pois o sistema subjacente pode não suportar mais os seus objetivos e responsabilidades de manutenção. Encontrar um CMMS de substituição traz então o seu próprio conjunto de desafios, tais como determinar exactamente o que precisa, comparar compras para garantir que a solução tem a funcionalidade desejada, migrar dados e treinar os utilizadores. Além disso, outra consideração envolve a capacidade do sistema de crescer junto com o departamento de manutenção.

No entanto, apesar dos desafios de encontrar e implementar um sistema informatizado de gestão da manutenção, as modernas soluções SaaS CMMS/EAM foram concebidas especificamente para ajudar os gestores de manutenção a ultrapassar os maiores desafios da indústria da manutenção. Com ferramentas que facilitam a manutenção preventiva e preditiva na ponta dos dedos, seja no escritório ou no campo, os gerentes e técnicos de manutenção podem evitar dispendiosas paradas, prolongar a vida útil de ativos físicos e equipamentos, controlar custos, maximizar o ROI, e muito mais.

Benefícios de Mudar a Manutenção para o Modelo SaaS

Há pouco discutimos os benefícios do SaaS em geral. Esses benefícios estendem-se também ao software CMMS oferecido como um serviço. Por exemplo, com um sistema CMMS oferecido como um serviço, a despesa inicial do software CMMS/EAM, que pode ser substancial, é completamente evitada, e não há necessidade de investir em hardware adicional ou atualizações. Em vez disso, o CMMS oferecido como um serviço é pago com base em uma assinatura. É uma verdadeira solução paga, com flexibilidade e escalabilidade incorporadas.

  • Acesso a grandes recursos a um preço mensal baixo - Com um CMMS SaaS, você tem acesso a recursos e ferramentas robustos com base em uma assinatura. Tudo é incluído no preço da assinatura mensal, como o software CMMS, infra-estrutura e hospedagem, manutenção, treinamento e segurança de backup de dados, atualizações regulares de software, suporte e outros serviços desejados. Dependendo do fornecedor, você pode pagar por usuário, por mês ou o serviço pode ser oferecido por uma taxa fixa para uma determinada quantidade de uso mensal.
  • Implementações imediatas do CMMS - Se a sua organização está empenhada em lançar um programa de manutenção preventiva ou preditiva, as soluções tradicionais podem levar meses para serem implementadas. Em contraste, não há necessidade de uma infra-estrutura complexa com SaaS. Assim, você pode implementar o seu CMMS imediatamente.
  • Soluções escaláveis adaptam-se às suas necessidades - À medida que o seu departamento de manutenção cresce ou encolhe, a sua solução CMMS pode ser ajustada para melhor satisfazer as suas necessidades. Adicionar ou remover utilizadores é geralmente uma questão simples, e não há necessidade de investir em servidores adicionais à medida que as suas necessidades mudam.
  • Baixo custo de propriedade - O baixo custo de propriedade das soluções SaaS ajuda os departamentos de manutenção a manterem os seus próprios custos sob controlo enquanto, simultaneamente, controlam os custos associados aos ativos físicos. Melhoria da colaboração e mobilidade - Como os sistemas CMMS SaaS são "hospedados" e facilmente acessíveis a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, eles permitem uma melhor colaboração e mobilidade em tempo real. Por exemplo, assim que um técnico atualiza uma ordem de trabalho ou relata um problema, essa informação é disponibilizada através do CMMS.

O que procurar em um sistema CMMS SaaS

As soluções CMMS SaaS variam de um fornecedor para outro, o que torna importante identificar e analisar cuidadosamente os requisitos da sua organização com antecedência, a fim de encontrar o melhor ajuste. Abaixo estão algumas considerações a ter em mente:

  • Suas necessidades atuais e futuras - Quais características e funções suportam suas necessidades atuais e futuras? Quais são obrigatórias? Quais são necessárias? E quais são meramente desejáveis, mas não necessárias?
  • Flexibilidade e capacidade de interface - O software joga bem com outros aplicativos em uso dentro da organização?
  • Segurança dos dados e do usuário - Como os dados são acessados e protegidos? Que tipos de permissões de utilizador estão disponíveis? Qual o controle que você tem sobre as permissões dos usuários?
  • Facilidade de utilização - O CMMS é intuitivo? É fácil de aprender e usar? O treinamento está disponível? Que tipo de documentação contém?
  • Experimente antes de comprar - Está disponível uma demonstração? Você deve ser capaz de tentar antes de comprar para garantir um bom ajuste.
  • Suporte - Que tipo de suporte é oferecido pelo fornecedor?

eMaint CMMS como uma solução SaaS para necessidades de manutenção

Hoje em dia, o acesso à Internet é praticamente universal. Suas instalações provavelmente têm acesso com e sem fio, enquanto seus trabalhadores móveis provavelmente estão equipados com smartphones ou tablets de banda larga. Esta conectividade torna o SaaS atraente e viável para organizações de manutenção de todos os tamanhos.

No passado, as organizações que queriam o CMMS tinham que comprar, instalar e administrar o sistema internamente, bem como actualizar a sua infra-estrutura para suportar o CMMS. Como resultado, o custo de propriedade era elevado, assim como a despesa de capital inicial. Hoje, ter acesso a um sistema robusto de gerenciamento de manutenção computadorizado é tão fácil quanto se inscrever no serviço de CMMS do eMaint. Esta solução é entregue através da Internet, permitindo-lhe implementar rapidamente o CMMS dentro da sua organização sem investir em hardware e infra-estrutura.

Como o eMaint lida com a manutenção do sistema, atualizações e upgrades, e toda a infra-estrutura de TI necessária para entregar CMMS aos seus usuários, seu departamento de TI terá menos encargos associados ao software de manutenção. Isso também pode se traduzir em reduções significativas de custos de TI.

Para acessar seu eMaint CMMS, seus usuários simplesmente usam um navegador da Web padrão e fazem login. Eles podem acessar o sistema de praticamente qualquer lugar, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Centralização e mobilidade combinam-se para promover uma colaboração melhorada e em tempo real entre a sua equipa.

O eMaint CMMS é carregado com características de fácil utilização, incluindo:

  • Um "hub" definível pelo usuário - Cada usuário pode criar seus próprios hubs contendo os elementos e tarefas mais relevantes para eles.
  • Ordens de trabalho - O software de ordens de trabalho incorporado facilita a gestão de solicitações de trabalho.
  • Segurança dos dados e do usuário - Como os dados são acessados e protegidos? Que tipos de permissões de utilizador estão disponíveis? Qual o controle que você tem sobre as permissões dos usuários?
  • Gestão de ativos - Uma parte vital de qualquer CMMS, a gestão de ativos ajuda as organizações a reduzir custos e maximizar o ROI de um ativo.
  • Manutenção preventiva - Também é essencial, a manutenção preventiva é usada para reduzir as taxas de falhas, programar a manutenção preventiva e acompanhar o progresso.
  • Gerenciamento de inventário - as ferramentas de gerenciamento de inventário do eMaint permitem gerenciar o inventário em vários locais, associar peças com ativos ou tipos de serviços, gerar relatórios e muito mais.
  • Solução móvel MX - Este módulo opcional foi especificamente concebido para o acesso móvel ao CMMS.
  • Planejamento do trabalho - O planejamento do trabalho com a ferramenta de planejamento do trabalho do eMaint melhora o uso dos recursos de manutenção, melhora a capacidade de resposta aos clientes internos, melhora a confiabilidade e o tempo de atividade dos ativos, reduz os custos unitários e aumenta a rentabilidade.
  • Monitoramento da condição - O monitoramento da condição permite que as organizações passem de um modelo preventivo para um modelo de manutenção preditiva. Por exemplo, através da monitorização de equipamentos, definição de limiares e definição de alertas ou ordens de serviço quando os limiares são excedidos, é possível tornar-se muito mais proativo na prevenção de avarias.

Além de um rico conjunto de recursos, o eMaint também oferece uma variedade de serviços integrados, incluindo: suporte de help desk e uma sessão de treinamento onboarding. Dependendo do pacote, treinamento e serviços adicionais estão disponíveis.