Empresa de gestão de propriedades ajuda a garantir o conforto e a segurança dos inquilinos com eMaint
Cliente desde: 2017 | Indústria: Serviços
EP2 Investment Holdings, LLC, uma empresa de desenvolvimento e gestão imobiliária com sede em Ann Arbor, MI, necessitava de software Computerized Maintenance Management System (CMMS) para permitir uma maior visibilidade das actividades e custos de manutenção. Além disso, a empresa exigia que o software que substituísse o seu sistema WO inactivo se integrasse com a ordem de compra, facturação, e processos de contabilidade geral da empresa e fizesse avançar a gestão da manutenção das suas quinze instalações de cuidados de saúde espalhadas por Ann Arbor.
Desde a implementação do eMaint, a empresa e os seus clientes beneficiam de fluxos de trabalho de manutenção simples, facturação mais simples, e processos de pedido de WO do cliente. Também criam rapidamente relatórios perspicazes utilizando os dados CMMS armazenados para melhorar as estimativas orçamentais anuais e a exactidão.
ANTECEDENTES
A EP2 contrata e supervisiona a manutenção de 15 edifícios que albergam uma variedade de práticas empresariais de cuidados de saúde. Estas instalações variam de 4.000 pés quadrados a 82.000 pés quadrados e contêm mais de 3.600 activos.
A organização gere várias actividades de manutenção necessárias com base em contratos de arrendamento feitos com os seus inquilinos das instalações médicas. Os seus pedidos de ordens de trabalho incluem tudo, desde pequenas reparações em áreas comuns como desobstrução de sanitários e mudança de lâmpadas até tarefas críticas de manutenção preventiva em sistemas HVAC e bens relacionados com a segurança.
Há quatro anos, o EP2 decidiu substituir o seu sistema WO inactivo por um sistema informático de gestão da manutenção. Stephanie Moore, gestora de projectos de desenvolvimento imobiliário da EP2, chefiou a pesquisa. Depois de considerar as funções CMMS de cada fornecedor, ela seleccionou o software CMMS eMaint para as suas capacidades globais e escalabilidade. Moore é também a administradora do software do sistema.
DESAFIOS
O pessoal da organização inclui um gestor, três técnicos de manutenção, um contabilista, e numerosos empreiteiros, incluindo electricistas e canalizadores.
EP2 queria atingir vários objectivos utilizando o software eMaint CMMS:
- Agilizar os processos de facturação e pagamento dos trabalhos de manutenção para cumprir prazos
- Atribuir e seguir as OAs e o trabalho concluído
- Melhorar a precisão da orçamentação de curto e longo prazo utilizando dados CMMS armazenados
- Serviço de manutenção planeado e não planeado, ordem de compra e processos de facturação de instalações privadas do inquilino
IMPLEMENTAÇÃO
Moore aproveitou ao máximo a formação oferecida por eMaint ao assistir a todas as sessões do campo de treino. Em seguida, treinou o seu gestor e visitou cada local para treinar outros utilizadores essenciais. A sua primeira tarefa foi introduzir todos os bens no sistema.
O EP2 aproveitou muitas das principais características do sistema eMaint e outras funções vitais, incluindo a personalização de campos de formulários, painéis e integração de ordens de compra e facturação com o CMMS.
Uma vez que a organização gere 15 instalações, a funcionalidade de mapas interactivos eMaint foi especialmente benéfica. Moore queria facilitar aos técnicos a identificação dos locais onde os trabalhos de manutenção precisavam de ser realizados. Utilizando uma identificação de activos, os técnicos podem puxar uma WO num smartphone ou através de um monitor no local. Com base na ID de bens, o mapa interactivo mostra qual a instalação e a sala onde eles precisam de realizar o trabalho.
Moore também utilizou o sistema para desenvolver um fluxo de trabalho que designasse e auto-populasse níveis prioritários de OV. Os líderes e técnicos de manutenção podem utilizar o painel de controlo eMaint para visualizar as prioridades e outras ordens de trabalho num ecrã e ver o número de dias que têm para completar o trabalho.
EP2 até optimizou a função dos campos personalizados, acrescentando um campo que informa a pessoa que contrata se a certificação de um empreiteiro está actualizada ou expirou.
RESULTADOS
Alguns trabalhadores de manutenção ainda estão relutantes em utilizar o sistema de forma consistente. Para ajudar nisso, o EP2 pode criar um relatório que ajude as partes interessadas da organização a identificar onde existem lacunas de utilização e a decidir como colmatá-las. Além disso, antes do eMaint, era produzido manualmente um relatório mostrando as despesas superiores a 500 dólares por mês. Agora Moore poupa tempo ao utilizar o CMMS para puxar os números instantaneamente.
O CMMS está também a ajudar a organização a acumular dados mais fiáveis. Por exemplo, Moore reconheceu que o tempo necessário para explicar o trabalho a um empreiteiro não foi contabilizado nas OdT. Com o eMaint, erros como estes podem ser apanhados e resolvidos, tornando a facturação baseada em tempo e mão-de-obra mais precisa.
Também utilizou recentemente os dados históricos armazenados no sistema para obter rapidamente relatórios mostrando que a EP2 cumpriu os seus acordos de manutenção de estações de tratamento de águas residuais.
BENEFÍCIOS
"Tivemos algumas coisas mais recentes acrescentadas em que temos de fazer relatórios aos municípios para documentar os acordos de manutenção das águas pluviais. Por isso, é muito fácil para mim apenas entrar em eMaint, olhar, certificar-me que o trabalho foi feito, verificar todas as caixas, e depois apenas enviar a documentação para o município, para que não estejamos a violar os nossos acordos".
- Stephanie Moore, gestora de projectos de desenvolvimento imobiliário e administradora de eMaint para a EP2