Empresa americana de desenvolvimento energético normaliza toda a manutenção no eMaint CMMS

Operando como uma empresa independente de desenvolvimento energético, DCO Energy, LLC é especializada na engenharia, construção, comissionamento, gestão e propriedade de projectos de energias renováveis, centros de energia central, e instalações de produção combinada de calor, refrigeração, e energia.

Phil Aiello, engenheiro de desempenho da DCO Energy, foi designado para liderar o esforço de padronização das operações de manutenção nas suas 22 instalações através da implementação do software eMaint Computerized Maintenance Management System (CMMS) em todo o sistema. Aiello também começou a servir como administrador de sistemas uma vez que estava em funcionamento.

A empresa planeou inicialmente uma implementação em grande escala de eMaint e alavancar muitas das suas capacidades. À medida que as coisas foram progredindo, tornou-se evidente que era necessário reduzir o âmbito e a escala do CMMS para se ajustar ao estado actual da organização, permitindo uma optimização mais eficaz.

Uma componente essencial de uma implementação bem sucedida do CMMS eMaint em vários locais é a adesão generalizada ao sistema. Igualmente importante é garantir que os membros da equipa de manutenção utilizem o sistema. Aiello começou a analisar a tarefa em mãos. Ele reconheceu a falta de responsabilidade da gestão da manutenção e a incapacidade de ver a actividade global de manutenção das instalações.

Cada uma das 22 instalações funcionava independentemente, e as tarefas de manutenção preventiva (PM) e os complementos não eram controlados. As instalações empregavam um conjunto de sistemas de gestão de manutenção mas não registavam o trabalho regularmente.

Os pedidos de trabalho foram por vezes criados usando papel, e as ordens de trabalho foram largadas em bandejas na esperança de serem encontradas. A ferramenta de programação da manutenção preventiva não foi utilizada eficazmente para dar prioridade ao trabalho, e uma vez terminados os trabalhos, não existia nenhum processo que exigisse uma revisão do trabalho.

Um dos erros comuns que as organizações cometem quando implementam um CMMS é quererem ir em grande escala em vez de dimensionarem o sistema de gestão de manutenção para se adequarem. A DCO Energy planeou inicialmente uma implementação em grande escala do eMaint.

À medida que as coisas avançavam, tornou-se evidente que o processo de implementação e optimização de um CMMS em 22 instalações ia levar anos, e não meses, e que precisavam de reduzir o seu alcance e construir lentamente. A organização começou a desenvolver diagramas de fluxo para visualizar os processos de trabalho.

"Os fluxogramas foram extremamente úteis, e passámos os primeiros três meses sem tocar no sistema, mas decidindo como queríamos que o processo funcionasse", disse Aiello. "A partir daí, construímos o sistema com a ajuda da excelente equipa de implementação do eMaint e racionalizámos o processo a partir daí".

Quando as partes interessadas começaram a utilizar o eMaint, algumas plantas resistiram à mudança e precisaram de apoio contínuo, encorajamento e lembretes sobre a importância de utilizar o CMMS adequadamente e de seguir o processo acordado. Além disso, algum pessoal necessitou de mais formação.

Super-utilizadores, líderes e campeões foram identificados dentro das fábricas para garantir que o pessoal estava pronto e disposto a abraçar o sistema a longo prazo. Uma área de concentração incluiu os utilizadores móveis.

"Percebemos que tínhamos de identificar um utilizador móvel "Campeão", alguém que se apaixonou pelo treino rapidamente e não se deixou dominar pelo programa e compreendeu o objectivo", explica Aiello. "Dessa forma, podíamos encorajar os outros utilizadores que lutam com o programa a procurarem a ajuda do seu colega de trabalho sem terem de ir à direcção".

Como administrador do eMaint, a Aiello personalizou o software para permitir relatórios detalhados e assegurar a adesão a processos de ordem de trabalho e normas de procedimentos.

Aqui estão apenas quatro maneiras como a organização alavancou o eMaint:

• Cada ordem de trabalho contém campos obrigatórios que devem ser preenchidos antes de um técnico poder avançar dentro do processo de Estado do Trabalho.
• Os técnicos não podem editar a ordem de trabalho até se inscreverem. A assinatura também carimba a data de início do técnico.
• Após a entrada, os técnicos são automaticamente redireccionados para o formulário de Análise de Segurança no Trabalho exigido pela empresa, um requisito para cada OdT. Uma vez revisto e guardado, o WO abre-se.
• Os membros da equipa de manutenção não podem assinar a ordem de trabalho, a menos que façam comentários sobre a tarefa.

"Nenhum trabalho é realizado sem uma ordem de trabalho é agora o lema para a equipa da sua operação, e todas as instalações da DCO Energy utilizam eMaint. Os clientes recebem regularmente relatórios personalizados abrangentes que fornecem uma visão das suas operações nas instalações, incluindo exactamente quanto dinheiro é gasto por ano em activos individuais.

Em 2020, as equipas de manutenção da DCO utilizaram o eMaint para completar 23.671 ordens de trabalhos de manutenção preventiva e 3.445 ordens de trabalhos de manutenção correctiva.

"Um dos nossos objectivos era conseguir que os trabalhadores se envolvessem com o CMMS, obter o seu feedback directamente do campo, e utilizar essa informação para melhorar a nossa eficácia global de trabalho. Onde nos encontramos agora, todas as nossas 22 instalações estão a utilizar o mesmo sistema. Estamos todos a utilizar o eMaint".

- Phil Aiello, engenheiro de desempenho da DCO Energy