Olvídese del papel con el software CMMS
Buscar y recrear documentos en papel perdidos cuesta muchísimo a las organizaciones. Aquellas con 1000 empleados gastan entre 2,5 y 3,5 millones de dólares al año en estas tareas, según la empresa de estudios International Data Corp.
El software del sistema de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS) no solo le ayuda a estandarizar y automatizar las actividades de mantenimiento, sino que también le proporciona una plataforma digital para impulsar su transición a un lugar de trabajo sin papel.
Con CMMS, puede comenzar el proceso de eliminar o reducir drásticamente el papeleo y almacenar y acceder a los documentos digitales en un solo lugar.
Estas son 10 ventajas de pasar a un sistema sin papel.
| ANTES | DESPUÉS | |
| 1. | Localizar el papeleo es difícil, y los documentos pasan a estar aislados, obsoletos y redundantes. | Organice, almacene, actualice y acceda a documentos en un sistema desde cualquier lugar. |
| 2. | Con los formularios en papel, la documentación de órdenes de trabajo manuscrita suele ser ilegible y propensa a errores. | Automatice las tareas de mantenimiento y flujo de trabajo para ahorrar tiempo y reducir los errores de introducción manual. |
| 3. | El papeleo perdido, extraviado o mal archivado obstaculiza la capacidad de lograr la excelencia operativa. | Localice documentos críticos con facilidad, incluidos manuales de OEM, MP, solicitudes de trabajo de activos e historiales de reparación. |
| 4. | A menudo se necesita un laborioso proceso de distribución en varios niveles para obtener las aprobaciones por escrito necesarias. | Distribuya automáticamente los documentos para obtener firmas electrónicas rápidas y comprobar fácilmente el progreso. |
| 5. | La comunicación y los cambios de los procesos de mantenimiento preventivo pueden ser inadecuados y afectar a las operaciones. | Revise y mejore al instante las instrucciones de mantenimiento preventivo antes, durante y después de las solicitudes y las finalizaciones de órdenes de trabajo. |
| 6. | La eliminación constante de las antiguas normativas de conformidad y la actualización manual con nuevos documentos de conformidad es lenta y engorrosa. | Elimine las normativas obsoletas y cargue y almacene documentos revisados sin contratiempos para garantizar el cumplimiento adecuado. |
| 7. | La búsqueda y organización de varios documentos exigidos por los auditores requiere mucho tiempo. | Genere informes personalizados en cuestión de segundos y resuelva las peticiones de los auditores planificadas y no planificadas al instante durante una auditoría. |
| 8. | Los métodos para recopilar, ver y analizar métricas detalladas para medir la mejora continua son, en el mejor de los casos, ineficientes. | Cree de forma rápida y sencilla varios tipos de informes para comparar las distintas métricas. Utilice los datos para impulsar la excelencia operativa y mejorar la fiabilidad del equipo. |
| 9. | Intentar compartir y colaborar en copias impresas de documentos es lento y difícil. | Comparta documentos automáticamente con facilidad y aumente las oportunidades de colaboración. |
| 10. | Las transacciones entre empresas se vuelven engorrosas y complicadas, ya que cada vez son más las empresas que aceptan solo versiones digitales. | Lleve a cabo en su empresa la transición a la digitalización que los demás ya han hecho y simplifique sus operaciones. |
Consejos para la transición a la tecnología sin papel
- Concienciar y conseguir la aceptación: Fomente un debate con compañeros y ejecutivos. Explique cómo los procesos sin papel facilitarán las tareas al eliminar las engorrosas actividades de documentación del trabajo en papel.
- Documente el ahorro de costes para compensar los costes de la tecnología: Proporcione datos que muestren el ahorro estimado logrado al reducir los costes de espacio de almacenamiento, impresión, eliminación de papel, búsquedas de documentos, archivado administrativo, y mucho más.
- Presente pruebas que muestren los costes de mano de obra asociados al uso de papel: Proporcione enlaces a sitios web que contengan estadísticas pertinentes y sorprendentes, incluidos los costes que se pasan por alto asociados al tiempo que se tarda en gestionar y distribuir documentos en papel.
- Ponga en práctica las reglas de los documentos: Ayude a organizar un sistema unificado de gestión de documentos para conservar, purgar, almacenar, categorizar y fechar documentos desde el principio en su empresa.
- Evite los intentos de volver al papel: Forme a sus compañeros para que optimicen con destreza la funcionalidad de eMaint CMMS. Supervise su capacidad para adaptarse y mantener el proceso sin papel en el futuro.
Diga adiós al papeleo
A medida que las fábricas de papel desaparecen, el coste del papel sigue aumentando. El software CMMS crece con usted y se puede personalizar para adaptarse a las necesidades particulares de su organización, incluidas la consecución y el mantenimiento de un entorno sin papel.
¿Está pensando en dejar de usar papel? Es fácil ser ecológico con el software eMaint CMMS.
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