Solicitudes de trabajo: Guía para los equipos de MRR

Una solicitud de trabajo es un documento formal o una entrada digital que se utiliza para notificar a mantenimiento un problema o una necesidad de servicio dentro de una organización. Sirve como primer paso en el flujo de trabajo de mantenimiento, garantizando que los problemas se registran, se rastrean y se abordan sistemáticamente.

Las solicitudes de trabajo se utilizan en muchos sectores, como la fabricación, la gestión de instalaciones y los servicios públicos. Cuando se combinan con un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO), las solicitudes de trabajo ayudan a agilizar la comunicación entre los distintos departamentos y mantenimiento. En conjunto, esto ayuda a garantizar que las tareas de mantenimiento y reparación se identifiquen y prioricen eficazmente.

Partes de una solicitud de trabajo

Las principales Características de una solicitud de trabajo son

• Una descripción detallada que describa claramente el problema, el servicio o la reparación necesarios, incluidos los síntomas u observaciones específicos.
• Información sobre el solicitante, como el nombre y los datos de contacto de la persona que presenta la solicitud.
• Ubicación, para que el departamento de mantenimiento sepa a qué parte de las instalaciones debe dirigirse para solucionar el problema.
• Nivel de prioridad, para indicar la urgencia de la solicitud. Esto ayuda al personal de mantenimiento a priorizar su carga de trabajo.
• Anexos, que pueden incluir fotos o documentos que aporten contexto o información adicional sobre el problema.

Puede que oiga utilizar estos términos indistintamente, pero no son exactamente lo mismo.

Una solicitud de trabajo es una comunicación o documento inicial para notificar al departamento de mantenimiento cuándo están listas nuevas tareas. Puede proceder de mantenimiento o de un empleado de otro departamento. Esta solicitud comunica los detalles de una tarea que se desea completar. El personal de mantenimiento puede utilizar las solicitudes de trabajo para priorizar el trabajo entrante en función de su importancia y urgencia, sopesando factores clave como la seguridad y el impacto en el negocio.

Una orden de trabajo es el documento oficial que se crea una vez aprobada una solicitud de trabajo. En ella se describen los detalles de la tarea, se asignan recursos y se hace un seguimiento de su progreso. La orden de trabajo contiene los detalles específicos y las instrucciones necesarias para realizar la tarea, como los detalles del equipo, la ubicación (incluidas las instalaciones y el edificio), los trabajadores asignados, la información de seguridad y el coste. Las órdenes de trabajo son específicas de cada tarea y suelen tener números de referencia únicos que ayudan a seguir el estado y registrar el progreso.

Aunque necesitará una orden de trabajo para programar, asignar y completar las tareas de mantenimiento, una solicitud de trabajo es el primer paso.

Las solicitudes de trabajo pueden variar mucho en función de la naturaleza del problema y del sector. He aquí cinco tipos habituales:

1. Solicitudes de mantenimiento correctivo

Los departamentos presentan solicitudes de mantenimiento correctivo cuando los equipos o sistemas fallan o funcionan mal. Esto puede incluir emergencias que requieren atención inmediata. Un ejemplo sería una solicitud para reparar una cinta transportadora rota en una planta de fabricación.

Solicitudes de mantenimiento preventivo

Se trata de solicitudes programadas de tareas de mantenimiento rutinario destinadas a evitar averías en los equipos. Una solicitud de inspección mensual de la maquinaria sería una solicitud de mantenimiento preventivo destinada a mantener la calidad y el rendimiento.

3. Solicitudes de mantenimiento predictivo

A partir de los datos de los sensores que predicen posibles fallos, estas solicitudes alertan al departamento de mantenimiento para que solucione los problemas antes de que se produzcan. Por ejemplo, un sensor podría detectar cuándo un componente de una máquina funciona a menor rendimiento, indicando signos de desgaste. Se generaría una solicitud de mantenimiento predictivo para que un técnico repare o sustituya el componente mientras aún funciona.

4. 4. Solicitudes de mantenimiento de las instalaciones

Estas solicitudes se refieren al mantenimiento del edificio o a los servicios de las instalaciones. Por ejemplo, las solicitudes de reparación de alfombras, retirada de nieve o reparación de un tejado con goteras constituirían solicitudes de mantenimiento de las instalaciones.

5. Solicitudes de seguridad y conformidad

Las solicitudes de trabajo relacionadas con la seguridad y el cumplimiento de la normativa se refieren a cualquier problema relacionado con la seguridad y el cumplimiento de la normativa en una instalación. Puede tratarse, por ejemplo, de la limpieza de un vertido químico, la sustitución de una señalización de seguridad desgastada o la reparación urgente de una barrera de seguridad.

Comprender los tipos de solicitudes de trabajo ayuda a los departamentos de mantenimiento a categorizar y priorizar las actividades de mantenimiento, garantizando que puedan dar soporte a todos los aspectos de las operaciones de la organización.

Rellenar una solicitud de trabajo con precisión garantiza que el personal de mantenimiento pueda encontrar y solucionar los problemas con eficacia. Cada organización tendrá formularios de solicitud de trabajo ligeramente diferentes, adaptados a las necesidades y políticas específicas del sector. Pero, por lo general, un formulario cumplimentado tendrá este aspecto:

• Información del solicitante:John Doe, [email protected], 555-1234
• Fecha y hora de la solicitud:10 de marzo de 2025, 14:00
• Ubicación:Planta de producción, máquina A-23
• Descripción del problema:La cinta transportadora de la máquina A-23 ha dejado de moverse y emite un ruido de rozamiento. También hay desgaste visible en la cinta.
• Nivel de prioridad:Alto (Producción paralizada)
• Adjuntos:[Foto adjunta]

Los equipos de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO ) dependen en gran medida de las solicitudes de trabajo para gestionar y priorizar su carga de trabajo. He aquí por qué las solicitudes de trabajo son esenciales:

1. Flujo de trabajo estructurado:las solicitudes de trabajo proporcionan una forma estructurada de capturar, gestionar y completar los proyectos de mantenimiento, garantizando que los técnicos no pasan nada por alto.
2. Priorización:Ayudan a priorizar las tareas en función de su urgencia e impacto, lo que permite al personal de MRR centrarse primero en los problemas más críticos.
3. Rendición de cuentas:Las solicitudes de trabajo crean un registro de los problemas notificados y del trabajo realizado, lo que garantiza la rendición de cuentas y la trazabilidad.
4. Gestión de recursos:ayudan a planificar y asignar eficazmente los recursos del proyecto, como personal, herramientas y materiales.
5. Mejora de la comunicación:Las solicitudes de trabajo facilitan una comunicación clara entre los distintos departamentos, mantenimiento y clientes, si procede, lo que reduce los malentendidos y los retrasos.
6. Recogida de datos:Proporcionan datos valiosos para analizar las tendencias de mantenimiento, identificar problemas recurrentes y mejorar los programas de mantenimiento preventivo.
7. Cumplimiento e informes:Mantener un registro de las solicitudes de trabajo ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y respalda las necesidades de elaboración de informes.

En general, las solicitudes de trabajo son una herramienta fundamental para los equipos de MRR, ya que les ayudan a gestionar eficazmente las actividades de mantenimiento, comunicar actualizaciones de estado, reducir el tiempo de inactividad y garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y los equipos.

Las solicitudes y órdenes de trabajo son tan útiles como la forma en que se gestionan. Una comunicación clara y una gestión eficaz de las tareas son importantes para crear flujos de trabajo que tengan sentido para toda la organización. Estas son las tareas de optimización más importantes para los proyectos de mantenimiento:

1. Estandarice las órdenes y solicitudes de trabajo. Diseñe plantillas que puedan utilizarse en todos los departamentos y proyectos. Asegúrate de que sean fáciles de acceder y de rellenar, ya que esto minimizará los errores de comunicación y hará que el proceso sea eficiente para todos.
2. Cree un sistema transparente de priorización. Los departamentos de mantenimiento pueden perder tiempo decidiendo cómo priorizar cada solicitud y orden de trabajo. Cree una escala de prioridades oficial para ahorrar tiempo y reducir las reticencias de clientes y compañeros. En 2020, una herramienta de procesamiento del lenguaje natural (PLN) logró una precisión del 78% al clasificar las solicitudes de gestión de instalaciones, y la tecnología no hace más que mejorar.
3. Automatice las asignaciones de trabajo. La asignación de recursos no tiene por qué ser un reto. Cuando estandarice y automatice la forma de asignar recursos a las órdenes de trabajo, ahorrará tiempo y simplificará el proceso.
4. Utilice un software de gestión de solicitudes y órdenes de trabajo, preferiblemente un GMAO. Con un lugar centralizado para almacenar, rastrear y priorizar las solicitudes y órdenes de trabajo, su departamento de mantenimiento puede acceder a toda la información del proyecto que necesitan desde cualquier lugar y en cualquier momento.
5. Revise periódicamente su flujo de trabajo. Con el tiempo pueden surgir nuevas formas de trabajar. Realice auditorías periódicas y aplique las actualizaciones necesarias para un funcionamiento óptimo.

Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO ) es una solución de software que mejora significativamente la gestión de las solicitudes de trabajo al conectar y simplificar todo el proceso. He aquí varias Características clave que hacen de un GMAO el software ideal de gestión de solicitudes y órdenes de trabajo:

• Sistema centralizado:Un GMAO centraliza todas las solicitudes de trabajo, facilitando su seguimiento y gestión desde una única plataforma. Esta capacidad garantiza que los departamentos de mantenimiento no pasen por alto ninguna tarea y que puedan supervisar los recursos
• Flujos de trabajo automatizados:el software dirige automáticamente las solicitudes de trabajo al personal adecuado en función de reglas predefinidas. Esto acelera los tiempos de respuesta y garantiza que los expertos adecuados se ocupen de cada problema.
• Actualizaciones en tiempo real:Un GMAO proporciona actualizaciones en tiempo real sobre el estado de las solicitudes de trabajo, incluida la finalización y la documentación emitida. Todas las partes interesadas pueden estar informadas a lo largo del proceso, lo que aumenta la transparencia y simplifica la comunicación con los clientes.
• Acceso móvil:la mayoría de los sistemas GMAO incluyen una aplicación móvil que permite al personal de mantenimiento enviar y actualizar solicitudes de trabajo a través de dispositivos móviles. El resultado es una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta, lo que permite una resolución más rápida de los problemas.
• Integración con los programas de mantenimiento:una GMAO integra las solicitudes de trabajo con los programas de mantenimiento preventivo y predictivo. Esto garantiza la coordinación de todas las actividades de mantenimiento, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la eficiencia.
• Informes y análisis:Con un GMAO, las partes interesadas pueden generar informes y análisis detallados sobre las solicitudes y órdenes de trabajo, incluidos los tiempos de respuesta, las tasas de finalización y los problemas comunes. Esta información permite mejorar continuamente el proceso de mantenimiento y ayuda a los responsables a tomar decisiones basadas en datos.
• Gestión de inventario:el sistema hace un seguimiento de los niveles de inventario y vincula las solicitudes de trabajo a las piezas y materiales necesarios. Esto garantiza que las piezas necesarias estén disponibles para las tareas de mantenimiento, lo que reduce los retrasos.

Mediante el uso de un GMAO, las organizaciones pueden agilizar el proceso de solicitud de trabajo, mejorar la comunicación y aumentar la eficacia general de la reparación y el mantenimiento. Este enfoque conectado y simplificado ayuda a los equipos de MRO a responder a los problemas con prontitud, mantener altos estándares operativos y apoyar los objetivos de la organización.

Para saber más sobre lo que un GMAO puede hacer por su equipo, hable hoy mismo con un especialista en GMAO de eMaint.