Una gestión eficaz de las piezas de recambio es fundamental para el éxito de cualquier organización. Pero también puede ser un reto complejo y difícil. Una gestión adecuada de las piezas de recambio significa disponer de la pieza correcta, en el lugar correcto y en el momento adecuado. Esto ayuda a su equipo de mantenimiento a aumentar la productividad, reducir el gasto y disminuir el tiempo de inactividad. El éxito de la gestión de piezas de repuesto requiere una planificación cuidadosa, precisión y equilibrio.
Siga leyendo para conocer 5 de los consejos más importantes para planificar y aplicar una mejor estrategia de gestión de piezas de recambio.
1. Categorizar y optimizar el inventario utilizando datos
A la hora de decidir qué piezas almacenar y en qué volumen, es esencial clasificar las existencias. Por ejemplo, puede dividir su inventario de piezas en los siguientes grupos:
- Piezas activas (10 o más utilizadas al mes)
- Piezas de recambio (1 o más utilizadas al mes)
- Piezas poco utilizadas (menos de 1 al mes)
En el pasado, las empresas realizaban el seguimiento de sus inventarios utilizando registros de papel y lápiz. Sin embargo, las organizaciones modernas recurren ahora a los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (G MAO) para supervisar y analizar sin esfuerzo el inventario de piezas de repuesto.
Cuando se trata del inventario de piezas, también es importante tener en cuenta el plazo de entrega, la tasa de consumo y el coste de almacenamiento de las distintas piezas. Por ejemplo, las piezas de repuesto para máquinas que no son críticas para el funcionamiento diario a menudo pueden quedar fuera de los planes de almacenamiento. Sin embargo, si el hecho de no disponer de una pieza cuando se necesita va a provocar el tiempo de inactividad de un activo crítico o daños financieros a su empresa, no almacenar esa pieza es inaceptable.
2. Garantizar la exactitud del inventario
Sea proactivo a la hora de identificar posibles faltas de piezas. Para ello, realice periódicamente recuentos cíclicos para confirmar que el inventario físico coincide con los registros.
Existen varios métodos contables que puede utilizar para hacer un seguimiento del inventario de piezas. Pero la elección de la estrategia de gestión de inventario más eficaz dependerá de su organización. Por ejemplo, si su inventario incluye piezas o productos que tienen una vida útil limitada (productos químicos, ingredientes farmacéuticos u otros artículos perecederos), querrá confiar en el método de contabilidad de inventario FIFO (primero en entrar, primero en salir) para evitar el deterioro.
Asegúrese también de adjuntar los niveles de inventario a las órdenes de trabajo de mantenimiento. De este modo, puede evitar que se programen trabajos de mantenimiento cuando las piezas necesarias para el trabajo no están en stock, evitando pérdidas de tiempo.
3. Mejorar la gestión de la cadena de suministro
Para que su equipo de mantenimiento funcione sin problemas, necesita suministrar las piezas adecuadas al lugar adecuado en el momento oportuno. Los proveedores de materiales, los transportistas y otras partes influyen directamente en la forma en que debe gestionar su inventario de piezas de repuesto.
Aunque es posible que no pueda evitar por completo futuros problemas en la cadena de suministro, puede tomar medidas para optimizar sus relaciones con proveedores y transportistas. Esto puede ayudarle a mantenerse al tanto de posibles ralentizaciones o cuellos de botella cuando surjan.
Además, un software de GMAO integrado como eMaint puede ahorrarle tiempo en la localización de piezas, ayudarle a reducir los costes de envío urgente y permitirle controlar su inventario en constante evolución. Puede utilizar la API de eMaint o la integración low-code con Workato para agilizar las conexiones entre su GMAO y su ERP o sistema de compras.
4. Planifique correctamente su almacén de mantenimiento
El objetivo de un almacén de mantenimiento es albergar materiales en un entorno seguro, limpio, protegido y organizado . Esta última parte es clave: si su almacén está desorganizado, las auditorías de inventario serán más difíciles, localizar las piezas llevará más tiempo y la productividad disminuirá.
Algunos de los escollos más comunes a la hora de gestionar un almacén de inventario son guardar las piezas equivocadas en la cantidad equivocada, almacenar o entregar piezas en el lugar equivocado o albergar piezas en condiciones inaceptables. Todos estos problemas pueden aumentar considerablemente los costes, por lo que todos los miembros del equipo deben conocer sus funciones y cumplir sus responsabilidades de forma coherente y precisa.
Los factores clave que le ayudarán a garantizar el éxito de su estrategia de gestión de almacenes son:
- Ubicación: Si un almacén de inventario está demasiado lejos de quienes lo utilizan habitualmente, puede dar lugar a retrasos, así como a artículos dañados o perdidos durante el tránsito.
- Infraestructuras: Un almacén en mal estado aumenta el riesgo de exposición a la intemperie, que puede dañar o destruir algunas piezas.
- Disposición física: Es fundamental organizar el almacén de forma que el flujo de materiales sea óptimo y permita a los usuarios trasladar los materiales de una zona a otra con rapidez y eficacia. Considere si el almacén debe organizarse de izquierda a derecha o de arriba abajo. ¿Las etiquetas deben ir encima o debajo de cada artículo del inventario? Decida lo que decida, sea coherente.
- Accesibilidad: Muchos departamentos de mantenimiento recurren al "sistema del honor" en sus almacenes. En lugar de eso, implanta controles y procedimientos estandarizados y forma a tus empleados en las normas prácticas de los almacenes, incluido el modo de manipular, gestionar y retirar correctamente los materiales.
5. Identificar patrones de fracaso
Reconocer los bloqueos o las deficiencias en su proceso de gestión de piezas de repuesto es fundamental para garantizar el éxito de su empresa a largo plazo. Tal vez el mejor método para identificar dónde están fallando sus procesos actuales de gestión de inventario es utilizar el software de GMAO para realizar un seguimiento y analizar las tendencias.
Si es capaz de reconocer un problema sistémico que puede mitigarse de forma preventiva, podrá mantener las cosas funcionando sin problemas y con eficacia. Y así se asegurará de ir un paso por delante de la competencia.
No espere más, obtenga eMaint para gestionar y mejorar fácilmente la estrategia de gestión de piezas de recambio de su empresa hoy mismo.