Benefícios das ordens de serviço online vs. modelos e formulários de ordens de serviço

A chave para executar um plano de manutenção eficaz é um sistema confiável para agendar e despachar ordens de serviço. Sua organização é uma das muitas que gerencia a manutenção em planilhas ou modelos de ordem de serviço simples, em papel? Embora esses métodos possam ser funcionais e de menor custo para alguns, existem inúmeros desafios que podem surgir em termos de eficiência, confiabilidade e muito mais.

Existe uma série de melhorias na gestão da manutenção que só são possíveis através da implementação de uma solução de Software de Gestão de Manutenção (CMMS). Nós compilamos uma lista de benefícios da utilização de um sistema de ordens de trabalho eletrônico baseado na web sobre um modelo de ordem de trabalho simples, gratuito ou baseado em planilhas.

Automatize e Simplifique Processos

Em um ambiente de manutenção em ritmo acelerado, você precisa de uma solução de gerenciamento de manutenção que possa acompanhar. É impossível automatizar as informações registradas em ordens de serviço em papel, portanto, um membro da equipe deve ser encarregado de atualizar e gerenciar as informações manualmente. Isso pode ser quase um trabalho de tempo integral.

Economize tempo debitando automaticamente os requisitos de materiais para manutenção preventiva nas ordens de serviço à medida que são produzidas. As soluções CMMS também ajudam a estabelecer processos para solicitações de trabalho, com aprovação e atribuição automáticas com base no tipo de trabalho. Os cronogramas podem ser alterados em tempo real usando a ferramenta PM Manager, permitindo alterações em massa sem ter que alterar meticulosamente cada cronograma individual.

O Whispering Woods Resort é um resort de propriedade de férias de 74 unidades localizado em 10 acres em Welches, Oregon. A equipe do Whispering Woods precisava de uma maneira de gerenciar as solicitações dos hóspedes e da equipe do resort e controlar os atrasos.

Após a implementação do eMaint, o resort foi beneficiado de várias maneiras. Estas incluíram uma melhoria de 20% na produtividade e no tempo de resposta aos pedidos, a capacidade de acompanhar as crescentes necessidades de manutenção e limpeza.

“O eMaint melhorou nossa capacidade de garantir que todas as solicitações dos hóspedes sejam atendidas, as unidades sejam devidamente mantidas e os custos sejam alocados à associação correta – tudo em um sistema fácil de usar. ”-Pat E., Gerente Geral, Whispering Woods Resort

Evite Perder Prazos de Entrega

Referir-se constantemente a planilhas e notas adesivas para determinar qual trabalho precisa ser concluído pode se tornar muito difícil de gerenciar. Permanecer em conformidade com auditorias internas e externas é da maior importância para organizações em todos os setores. Sem um CMMS para fornecer lembretes/alertas automatizados quando uma ordem de serviço ou tarefa de manutenção preventiva precisa ser concluída, para auditorias ou outros fins, trabalhos vitais passarão despercebidos.

O sistema de ordem de serviço online do eMaint permite que você envie automaticamente alertas por e-mail para clientes, inquilinos ou funcionários quando uma solicitação é aceita ou rejeitada para mantê-los cientes de que eles são a principal prioridade e que suas solicitações estão sendo respondidas de forma rápida e eficiente.

A Burris Logistics opera uma rede de sistemas de armazenagem e distribuição de alimentos congelados, oferecendo uma gama de serviços. Antes do eMaint CMMS, a manutenção do armazém era documentada em planilhas complexas.

Para cumprir a conformidade da Gestão de Segurança de Processos, a equipa definiu tarefas e lembretes automáticos de e-mail dentro do eMaint para alertar quando a documentação da OSHA precisa de ser actualizada, quando as Reuniões da Equipa de Segurança são agendadas e quando é necessário realizar MPs relacionadas com a segurança. Além disso, o sistema ajuda no Elemento de Integridade Mecânica da OSHA, fornecendo informações específicas sobre todos os equipamentos, especificações recomendadas pelo fabricante e inspeções baseadas no tipo de ativo.

“O eMaint CMMS fornece lembretes automatizados de inspeções futuras, reuniões da equipe de segurança e a documentação necessária para cumprir os regulamentos de gerenciamento de segurança de processos da OSHA. ”-Doug L., Engenheiro de Planta, Burris Logistics

Acesse dados históricos na ponta dos seus dedos

As soluções CMMS fornecem ao usuário dados históricos extensivos sobre ativos importantes, ordens de serviço, manutenção preventiva programada e muito mais. Sem esses dados seguramente ao alcance do gestor de manutenção, a conformidade regulamentar e as auditorias podem ser muito desafiadoras.

Utilize o poder dos relatórios, do arquivamento e das ferramentas de manutenção preventiva dentro do sistema de ordem de serviço baseado na web do eMaint para ajudar a passar em auditorias e atender aos padrões de conformidade de qualidade, meio ambiente, energia, segurança alimentar e muito mais.

Desde 1985, a Boasso America Corporation fornece serviços de depósito e transporte para uma indústria de contêineres ISO Tank em constante crescimento.

Desde a implementação do eMaint, a conformidade regulamentar melhorou visivelmente na Boasso. O departamento de conformidade usa o eMaint diariamente para rastrear todos os requisitos de serviço e regulamentos para tratores e motoristas, incluindo licenças, credenciais de seguro, datas de vencimento, inspeções rodoviárias, violações de motoristas e muito mais.

“Valorizamos a abertura fornecida pelo eMaint. O software é controlado, mas flexível. Rastrearmos as informações importantes para nós, e o sistema nos diz exatamente o que precisamos saber. Agora usamos o eMaint como nossa régua para todos os outros pacotes de software. ”-Amanda H., Gerente de Projetos, Boasso America Corporation

Expanda seus negócios de forma eficaz

O crescimento lucrativo é um objetivo importante para a maioria das organizações, e as planilhas e soluções em papel não crescem com um influxo de mão de obra. À medida que as empresas estendem seu alcance, os modelos simples de ordem de serviço se tornam mais difíceis de organizar, rastrear e manter. É como encontrar uma agulha em um palheiro cada vez maior.

À medida que o seu departamento de manutenção cresce ou diminui, a sua solução CMMS pode ser ajustada para melhor atender às suas necessidades. Dentro de um único sistema, as organizações podem acessar e compartilhar dados e inventário em vários locais. Adicione ou remova usuários facilmente, e não há necessidade de investir em servidores adicionais conforme as necessidades mudam.

Um provedor global de materiais e soluções à base de polímeros, a PolyOne atende a setores que vão desde a construção até a saúde e a eletrônica. A PolyOne cresceu organicamente e por meio de fusões e aquisições em todo o mundo.

Com o eMaint, a empresa concluiu a implementação em 50 locais em pouco mais de um ano – 12 meses antes do previsto. Eles também alcançaram reduções direcionadas nas despesas de manutenção no primeiro ano completo de operação, em grande parte devido à transparência global do inventário de peças. Mais importante ainda, para os clientes da PolyOne, a iniciativa contribuiu para as melhorias contínuas da empresa no tempo de resposta, confiabilidade e qualidade.

“A manutenção é uma das várias áreas que exigem tempo e foco. Uma planta que é reativa em sua abordagem à manutenção pode ser dispendiosa. Para competir no mercado global de hoje, você deve reconhecer o impacto em seus negócios e em seus clientes. Com o eMaint CMMS, nossas plantas têm ferramentas e métricas para nos permitir aumentar o OEE, apoiar nossa abordagem proativa à manutenção e, mais importante, atender nossos clientes de forma ainda mais eficaz. ”-George G., Engenheiro de Projetos Sénior, PolyOne Corporation

Elimine o Erro Humano

Com toda uma equipa de técnicos de manutenção a introduzir informações no papel, o erro humano torna-se um desafio diário. Isto pode levar a um registo incorreto de peças sobressalentes, a uma falta de procedimentos de trabalho actualizados e a uma compreensão pouco clara do trabalho que ainda precisa de ser concluído.

Em vez de depender do conhecimento tácito ou da papelada, com um CMMS, você pode anexar Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), instruções e outra documentação de segurança a uma ordem de serviço online. Os técnicos podem acessar as ordens de serviço online no escritório e em trânsito, e todos na equipe de manutenção seguirão consistentemente os mesmos procedimentos.

A New England Fertilizer Company (NEFCO) projeta, constrói e opera instalações de processamento de biossólidos e é responsável pelo tratamento de subprodutos de águas residuais municipais, produzindo fertilizantes Classe A de alta qualidade.

A NEFCO usa o recurso de armazenamento de documentos do eMaint para oferecer fácil acesso aos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), manuais técnicos e instruções de segurança. Os mecânicos têm tablets, para que possam revisar esses POPs, bem como abrir e fechar as OSs por meio de assinaturas eletrônicas no campo.

“O eMaint é nosso CMMS de última geração. Ele nos permite rastrear métricas de negócios importantes, ajuda-nos a cumprir os padrões ambientais e garante que o trabalho seja concluído no prazo. Cerca de 100 funcionários interagem com o eMaint, e todos na NEFCO apreciam a facilidade de uso e o acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana do eMaint. ”-Bill Hollman, Gerente de Operações Corporativas, NEFCO

Entenda e gerencie o backlog

Sem um sistema de gestão de ordens de serviço intuitivo para rastrear solicitações, status do projeto e muito mais, não há uma maneira infalível de saber qual trabalho crítico ainda está na fila e qual trabalho já foi concluído. Isso leva ao desperdício de horas de trabalho e desorganização geral.

Com um CMMS como o eMaint, sua equipe terá a capacidade de se manter atualizada com todo o progresso do trabalho e usar os recursos de mão de obra de forma mais eficiente. Visualize relatórios e painéis ou visualizações em lista de todas as ordens de serviço abertas categorizadas por tipo, técnico, departamento e qualquer outro campo definível pelo usuário. Você também pode estabelecer processos de fluxo de trabalho para o envio, aprovação e rejeição de solicitações de trabalho.

A gestão da manutenção com base em modelos de ordens de trabalho e folhas de cálculo funcionou para as organizações durante anos antes do advento da Internet. No entanto, com o poder de um CMMS, pode levar a sua gestão de ordens de trabalho de manutenção para o nível seguinte e obter benefícios que anteriormente eram impossíveis. Isto inclui melhorias no processo, tais como a redução da introdução de dados duplicados, a eliminação de erros humanos e o cumprimento das datas de vencimento. Também pode ajudar as organizações a adaptarem-se às dificuldades de um negócio em evolução, permitindo-lhe escalar o seu negócio de forma eficaz e avaliar dados históricos em qualquer altura e em qualquer lugar.

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