Ein Änderungsprotokoll innerhalb computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) Software ist ein wesentliches Konzept für Instandhaltungsfachleute, das praktische Auswirkungen hat.
Das Änderungsprotokoll, das auch als Audit Trail bezeichnet wird, ist eine schrittweise Aufzeichnung, die es dem Benutzer ermöglicht, Daten bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen. Mit dieser Art von chronologischem Verlauf lässt sich die gesamte Abfolge von Aktivitäten, die einen bestimmten Vermögenswert, Vorgang, ein Verfahren oder ein Ereignis betreffen, dokumentieren.
Das Änderungsprotokoll in der eMaint CMMS-Software kann bei Audits eine wichtige Rolle spielen, zumal die Vorschriften in verschiedenen Branchen strenge Grundsätze und Verfahren für die Speicherung und Nachverfolgung elektronischer Daten zu Auditzwecken vorschreiben. Die pharmazeutische Industrie zum Beispiel muss sich an dieRichtlinien der Good Automated Manufacturing Practice (GAMP) halten. Auch die US-amerikanische Food and Drug Administration (FDA) muss sich an die Vorschriften des Titels 21 CFR Part 11 halten, wonach elektronische Aufzeichnungen als vertrauenswürdig und zuverlässig gelten.
Die Änderungsprotokolltabelle von eMaint ist eine einzigartige Funktion, die in Ihrem Konto konfiguriert werden kann und es Ihnen ermöglicht, die protokollierten Änderungen in einem Formular oder einer Tabelle zu sehen. Insbesondere dokumentiert das Änderungsprotokoll die vorgenommenen Änderungen, die alten und neuen Werte, das Datum und die Uhrzeit der Änderungen sowie den Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat. Diese Konfiguration wird in der Regel auf die Tabelle "Arbeitsaufträge" angewendet, kann aber auch für andere von Ihnen ausgewählte Tabellen genutzt werden.
Benötigen Sie Hilfe bei der Implementierung des Änderungsprotokolls in Ihrem Konto? Am Ende dieses Artikels finden Sie die richtigen Ansprechpartner.
Hinzufügen des Änderungsprotokolls zu Ihren Bezugstabellen
Sobald Sie das Änderungsprotokoll haben, können Sie seine Informationen in einer "Bezugstabelle" zu der Haupttabelle anzeigen, in der es hinzugefügt wurde. Mit anderen Worten: Wenn Sie das Änderungsprotokoll der Tabelle "Arbeitsaufträge" hinzufügen, wird es zu einer Bezugstabelle für die Tabelle "Arbeitsaufträge". Wenn Sie das Änderungsprotokoll der Tabelle Anlagen hinzufügen, wird es zu einer Bezugstabelle für Ihre Anlagen.
Wenn das Änderungsprotokoll nicht als Teil Ihrer Bezugstabellen angezeigt wird, müssen Sie es hinzufügen. Navigieren Sie dazu zu Ihrer Haupttabelle, die im folgenden Beispiel Arbeitsaufträge heißt. Klicken Sie im Hauptmenü auf Arbeitsaufträge und gehen Sie zu den Datensatzdetails eines Arbeitsauftrags.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Registerkarte Option und wählen Sie "Verwandte Tabellen verwalten".
Dort sehen Sie auf der linken Seite von "Verfügbare Tabellen" die zugehörige Tabelle "Änderungsprotokoll". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Plus", um das Änderungsprotokoll am Ende der Liste "Anzeige" auf der rechten Seite hinzuzufügen. Die Reihenfolge der Tabellen ist zu diesem Zeitpunkt nicht von Bedeutung.
Wenn Sie möchten, dass das Änderungsprotokoll eine eigene Registerkarte innerhalb Ihres Datensatzes hat und nicht zusammen mit allen zugehörigen Tabellen angezeigt wird, gehen Sie zurück und bewegen Sie den Mauszeiger erneut über das Dropdown-Menü Optionen und wählen Sie "Datensatzregister verwalten". Auf dieser Registerkarte wird festgelegt, wo Ihre Tabelle für das Änderungsprotokoll im Verhältnis zu Ihren anderen Registerkarten und Bezugstabellen für Arbeitsaufträge angezeigt wird.
Im folgenden Beispiel haben wir das "Änderungsprotokoll" von der Seite "Verfügbare Tabellen" auf die Seite "Datensatzregister" verschoben, so dass es zusammen mit den Datensatzdetails und den Bezugstabellen eine eigene Registerkarte wurde.
Danach sehen Sie die Registerkarte "Änderungsprotokoll" am oberen Rand des Datensatzes.
Sobald Sie im Änderungsprotokoll sind, können Sie die Daten laden und alle an diesem Datensatz vorgenommenen Änderungen sehen.
Sie können auch den Namen des geänderten Feldes, den alten Wert in diesem Feld, den neuen Wert in dem Feld, das Datum und die Uhrzeit der Änderung und den Namen des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat, sehen.
Um die Einzelheiten der Implementierung des Änderungsprotokolls in Ihrem Konto zu besprechen, wenden Sie sich bitte an Ihren eMaint Customer Success Manager unter (239) 241-1362, Durchwahl 2, oder per E-Mail an [email protected].