Case study

Support-Dienstleister navigiert durch die Pandemie zur sicheren Implementierung der eMaint CMMS-Software

Kunde seit: 2017 | Branche: Krankenhaus und Gesundheitsdienste

Healthcare

Customer since 2017

HHS, ein wachsendes, branchenübergreifendes Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Dripping Springs, Texas, musste seinen Wartungsaufwand besser in den Griff bekommen. Doch als das Unternehmen die Einführung der eMaint Computerized Maintenance Management System (CMMS)-Software bei zehn seiner Kunden aus dem Bereich Krankenhaus und biomedizinische Geräte plante, ahnte es nicht, dass einige Implementierungen mitten in einer Pandemie stattfinden mussten. Trotz des turbulenten Umfelds installierten die Experten von HHS und eMaint das CMMS sicher, um etwa 13.000 Anlagen zu warten und einen Überblick über den Gesamtbetrieb zu erhalten.

13 CMMS-Implementierungen in weniger als einem Jahr trotz zusätzlicher Hindernisse durch die Pandemie
Pünktliche vorbeugende Wartung und Zuverlässigkeit der Anlagen durch Automatisierung der Wartungsplanung und kalenderbasierte Wartungserinnerungen
Formatierte und standardisierte Arbeitsaufträge zur Rationalisierung des Wartungsmanagements im Krankenhaus
Schulung von mehr als 66 Nutzern in der Nutzung und Optimierung des Systems

HINTERGRUND

HHS bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen für das Gesundheitswesen, Ferienanlagen, Seniorenwohnungen, Behörden, die Luftfahrt und das Bildungswesen. Der Hauptsitz des Familienunternehmens befindet sich in Dripping Springs, Texas, etwa 40 Minuten westlich von Austin. HHS begann seine Tätigkeit als Hospital Housekeeping Systems im Jahr 1975 mit nur einer Handvoll Krankenhaushaushaltskonten. Heute ist das Unternehmen auf der ganzen Welt tätig und zählt 500 Partnerorganisationen. HHS bietet viele zusätzliche Dienstleistungen an, darunter die Wartung von biomedizinischen Geräten und Krankenhauseinrichtungen, ein Bereich, der zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Das schnelle und stetige Wachstum veranlasste HHS, nach einem geeigneten CMMS zu suchen, das die Wartung von Anlagen und biomedizinischen Geräten für seine Krankenhauskunden standardisieren konnte. Obwohl einige seiner Kunden über Arbeitsauftragssysteme verfügten, um Gerätekalibrierungen und Inventar zu verfolgen, waren für präventive Wartungsaktivitäten immer noch Papierformulare erforderlich.

Das Unternehmen benötigte ein System, das:

Kunden die Möglichkeit geben, Arbeitsaufträge elektronisch zu erstellen
Automatisieren Sie die Planung der vorbeugenden Wartung
Verbesserung der Prozesse zur Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften
Modernisierung der Prüfungsvorbereitungen und der Berichterstattung

HHS entschied sich für eMaint aufgrund der Konfigurierbarkeit und der robusten Funktionalität, um ein besseres Wartungsmanagement und eine bessere Übersicht über den Betrieb des Krankenhauses im gesamten System zu gewährleisten.

Jennifer Ackles, HHS-Vizepräsidentin für Support-Operationen, wurde mit der Leitung der Einführungen beauftragt. Zu den kurzfristigen Zielen gehörte eine einzige Anmeldung bei eMaint mit separaten Berechtigungen für Verwaltungs- und Wartungspersonal. Langfristig wollte das HHS die historischen Daten des Systems nutzen, um strategische Entscheidungen über die Reparatur oder den Ersatz von Anlagen zu treffen.

HERAUSFORDERUNGEN

Viele der HHS-Krankenhäuser verfügten entweder über kein Instandhaltungsmanagementsystem, und wenn doch, wurde es nicht regelmäßig genutzt. Darüber hinaus wurden auf den vorhandenen Instandhaltungsmanagement-Plattformen keine Bestandsdaten gespeichert, und einige Krankenhausmitarbeiter wehrten sich gegen den Wechsel zu einer neuen CMMS-Software.

UMSETZUNG

Das Personal von 53 Krankenhäusern wurde in der Nutzung von eMaint geschult, darunter 22 Verwaltungsmitarbeiter und 31 Techniker. Etwa im März 2020, als die CMMS-Einführungspläne erstellt wurden, begann die COVID-19-Pandemie zu eskalieren. Glücklicherweise konnten sich die Benutzer virtuell weiterbilden, indem sie die umfangreichen Ressourcen und Online-Lernportale von eMaint, einschließlich der eMaint University, nutzten.

Viele der Krankenhäuser der Organisation benötigten zwei separate CMMS-Programmimplementierungen mit zwei unterschiedlichen Datensätzen. Ein Programm war für die Überwachung der regulären Wartung von Einrichtungen wie Heizkesseln und Kühlanlagen konfiguriert. Ein zweites Programm wurde für die Verwaltung biomedizinischer Geräte wie Beatmungsgeräte und Monitore angepasst, für deren Wartung ein biomedizinischer Techniker erforderlich ist.

Jedes der beiden CMMS-Programme hatte eigene Benutzer, Formulare und Arbeitsabläufe. Beispielsweise waren die Arbeitsabläufe bei der Wartung von medizinischen Geräten komplizierter, weil zusätzliche Maßnahmen erforderlich waren, um eine präzise Wartung der biomedizinischen Geräte zu gewährleisten, und weil andere gesetzliche Vorschriften eingehalten werden mussten.

Von Januar 2020 bis Anfang März 2020 führte das Unternehmen eMaint in Krankenhäusern in San Antonio und Gonzales, Texas, ein, gefolgt von Little Rock, Ark. In allen drei Fällen waren zwei separate Implementierungen erforderlich - ein biomedizinisches Programm und ein Programm für die Instandhaltung der Einrichtungen.

Als die Pandemie im März ausbrach, wurden die Einführungen um einen Monat verschoben. Als das HHS die Installationen wieder aufnahm, mussten zunächst Fragen zur Sicherheit, zum Krankenhauseintritt und zum Reiseverkehr geklärt werden.

Wie hoch ist die COVID 19-Fallzahl des Krankenhauses?
Welche Reisebeschränkungen gibt es derzeit?
Können wir durch die Vordertür des Krankenhauses eintreten?

Obwohl das Krankenhauspersonal und Ackles, der einen Hintergrund in Biomedizintechnik hat, an strenge Sicherheitsprotokolle gewöhnt waren, wurden die Vorsichtsmaßnahmen aufgrund der Pandemie verstärkt.

Das HHS hat bis November 2020 vier weitere Implementierungen abgeschlossen, darunter duale Biomed- und Facility-Implementierungen in drei Krankenhäusern im Süden Alabamas.

ERGEBNISSE

Ackles setzt weiterhin auf das eMaint-Team, das sie bei den sich ständig ändernden Herausforderungen der Implementierung unterstützt. HHS hat seine Hauptziele erreicht, darunter ein einziges Login für die Nutzer der eMaint CMMS-Software, eine bessere Sichtbarkeit der Instandhaltungsaktivitäten und ein professionelleres Auftreten der Organisation gegenüber Kunden durch den Einsatz der Technologie. "Wir haben den Wert und den Nutzen von eMaint für unsere Partner bewiesen", sagt Ackles.

Als die Pandemie bis Ende November 2020 andauerte, pausierte das HHS erneut die Implementierung, um Ackles und der HHS-Führung Zeit zu geben, die eMaint-Grundlage zu festigen und die Planung für zukünftige Einführungen zu verbessern. Das HHS macht weiterhin Fortschritte in Phase eins und freut sich darauf, diese abzuschließen und bald mit Phase zwei zu beginnen.

BENEFITS

Definierte Berechtigungsebenen, um einen eingeschränkten Personalzugang und korrekte Dateneingaben zu ermöglichen
Nutzung der Technologie, um den Partnern ein organisiertes, kohärentes Erscheinungsbild zu demonstrieren, das das Vertrauen der Partner fördert
Weg von unterschiedlichen CMMS-Plattformen hin zu einem einheitlichen System für alle Krankenhäuser

"Shawn, unser eMaint-Implementierungsspezialist, schafft es immer, mir das Gefühl zu geben, dass ich sein Lieblingskunde bin und meine Datenbank die wichtigste ist. Unsere Implementierung war nicht einfach; wir versuchten, mehrere Kunden in mehreren Staaten glücklich zu machen. Shawn war so geduldig und positiv, und ich hatte das Gefühl, dass wir im selben Team waren und gemeinsam versuchten, die Probleme zu lösen."

- Jennifer Ackles, HHS-Vizepräsidentin, Unterstützungsmaßnahmen

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