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Mit CMMS-Software papierlos arbeiten

Die Suche nach und die Neuerstellung verlorener Papierdokumente verursacht Unternehmen erhebliche Kosten. Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens International Data Corp. geben Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitenden jährlich etwa 2,5 bis 3,5 Millionen US-Dollar für solche Aufgaben aus.

CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) unterstützt Sie nicht nur bei der Standardisierung und Automatisierung von Instandhaltungsaktivitäten, sondern bietet auch eine digitale Plattform, die Ihnen den Umstieg auf einen papierlosen Arbeitsplatz erleichtert.

Mit einem CMMS können Sie den Papierverbrauch deutlich reduzieren oder ganz darauf verzichten und digitale Dokumente zentral speichern und verwalten.

Zehn Vorteile des papierlosen Arbeitens:

 VORHERNACHHER
1.Papierdokumente sind schwer zu finden und werden häufig isoliert, veraltet oder redundant.Organisieren, speichern, aktualisieren Sie Dokumente zentral und greifen Sie von überall aus auf sie zu.
2.Bei Papierformularen ist die handschriftliche Arbeitsauftragsdokumentation oft unleserlich und fehleranfällig.Instandhaltungsaktivitäten und Arbeitsabläufe lassen sich automatisieren, um Zeit zu sparen und Eingabefehler zu vermeiden.
3.Verlorene, verlegte oder falsch abgelegte Unterlagen erschweren das Erreichen operativer Exzellenz.Kritische Dokumente wie OEM-Handbücher, Pläne für vorbeugende Instandhaltung sowie Arbeitsauftrags- und Reparaturhistorien von Anlagen lassen sich schnell auffinden.
4.Um die erforderlichen handschriftlichen Genehmigungen zu erhalten, ist häufig ein aufwendiger, mehrstufiger Weiterleitungsprozess erforderlich.Lassen Sie Dokumente automatisch weiterleiten, elektronische Freigaben schneller einholen und den Bearbeitungsstatus jederzeit nachverfolgen.
5.Die Kommunikation und Aktualisierung von Prozessen der vorbeugenden Instandhaltung kann unzureichend sein und den Betriebsablauf stören.Sie können Anweisungen für vorbeugende Instandhaltung vor, während und nach der Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsaufträgen sofort überarbeiten und verbessern.
6.Das ständige Entfernen veralteter Compliance-Vorgaben und das manuelle Aktualisieren entsprechender Dokumente ist zeitaufwendig und umständlich.Sie können veraltete Vorschriften entfernen sowie überarbeitete Dokumente nahtlos hochladen und speichern, um Compliance sicherzustellen.
7.Das Auffinden und Organisieren mehrerer Dokumente, die von Auditoren benötigt werden, ist zeitaufwändig.Sie können benutzerdefinierte Berichte in Sekundenschnelle erstellen und sowohl geplante als auch kurzfristige Anforderungen von Auditoren während eines Audits sofort erfüllen.
8.Methoden zur Erfassung, Darstellung und Analyse detaillierter Kennzahlen zur Messung kontinuierlicher Verbesserungen sind bestenfalls ineffizient.Sie können schnell und einfach verschiedene Berichtstypen erstellen, um unterschiedliche Kennzahlen zu vergleichen. Sie können Daten nutzen, um operative Exzellenz zu fördern und die Zuverlässigkeit Ihrer Ausrüstung zu verbessern.
9.Das Teilen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Papierform ist langwierig und mühsam.Sie können Dokumente mühelos teilen und die Zusammenarbeit verbessern.
10.Ihre B2B-Transaktionen werden zunehmend komplizierter, da immer mehr Unternehmen ausschließlich digitale Dokumente akzeptieren.Passen Sie Ihr Unternehmen an die fortschreitende Digitalisierung an und vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse.

Tipps für den Umstieg auf papierlose Prozesse

  • Bewusstsein schaffen und Akzeptanz fördern: Stoßen Sie den Austausch mit Kollegen und Führungskräften an. Erklären Sie, wie papierlose Prozesse die Arbeit erleichtern, indem sie aufwendige Dokumentationsprozesse auf Papier überflüssig machen.
  • Technologiekosten durch Kosteneinsparungen bei der Dokumentenverwaltung kompensieren: Stellen Sie Daten bereit, die die geschätzten Einsparungen durch geringere Kosten für Archivflächen, Druck, Papierentsorgung, Dokumentensuche, Ablage und weitere Verwaltungsaufgaben belegen.
  • Belegen Sie die mit Papier verbundenen Arbeitskosten: Stellen Sie Links zu Websites bereit, die relevante und überraschende Statistiken enthalten, einschließlich der häufig übersehenen Kosten, die durch den Zeitaufwand für die Verwaltung und Verteilung von Papierdokumenten entstehen.
  • Dokumentenrichtlinien konsequent umsetzen: Unterstützen Sie die Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems für die Aufbewahrung, Aussonderung, Speicherung, Kategorisierung und Datierung von Dokumenten.
  • Eine Rückkehr zu Papier vermeiden: Schulen Sie Ihre Kollegen im sicheren und effizienten Umgang mit den Funktionen von eMaint CMMS. Beobachten Sie, wie gut sie sich an den papierlosen Prozess anpassen und ihn langfristig beibehalten.

Schluss mit dem Papierchaos

Da immer mehr Papierfabriken schließen, steigen die Papierpreise ständig. CMMS-Software wächst mit Ihrem Unternehmen und lässt sich an dessen individuelle Anforderungen anpassen – auch, um dauerhaft papierlose Prozesse zu unterstützen.

Sie möchten auf papierlose Prozesse umsteigen? Mit eMaint CMMS-Software gelingt der Umstieg auf papierlose Prozesse ganz einfach.

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