Case study

Immobilienverwaltungsunternehmen sorgt mit eMaint für Komfort und Sicherheit der Mieter

Kunde seit: 2017 | Branche: Dienstleistungen

Service Scheduling

Customer since 2017

EP2 Investment Holdings, LLC, ein Immobilienentwicklungs- und -verwaltungsunternehmen mit Sitz in Ann Arbor, MI, benötigte eine CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System), um einen besseren Überblick über die Wartungsaktivitäten und -kosten zu erhalten. Darüber hinaus sollte die Software, die das inaktive WO-System ersetzen sollte, in die Bestell-, Rechnungs- und allgemeinen Buchhaltungsprozesse des Unternehmens integriert werden und das Wartungsmanagement der fünfzehn über Ann Arbor verteilten Gesundheitseinrichtungen verbessern.

Seit der Einführung von eMaint profitieren das Unternehmen und seine Kunden von unkomplizierten Wartungsabläufen, einer einfacheren Rechnungsstellung und der Bearbeitung von WO-Anfragen der Kunden. Außerdem können sie anhand der gespeicherten CMMS-Daten schnell aufschlussreiche Berichte erstellen, um die jährlichen Budgetschätzungen und die Genauigkeit zu verbessern.

Perfektionierung des Arbeitsauftragsprozesses (WO) für Techniker und Mieter
Integration von Buchhaltungsprozessen mit eMaint, einschließlich Bestellungen und Rechnungen
Verfeinerung der Buchführung über Wartungskosten, Transparenz und Berichterstattung an die Vorstandsmitglieder

HINTERGRUND

EP2 schließt Verträge mit 15 Gebäuden ab, in denen eine Vielzahl von Gesundheitseinrichtungen untergebracht sind, und überwacht deren Instandhaltung. Diese Einrichtungen sind zwischen 4.000 und 82.000 Quadratmetern groß und umfassen mehr als 3.600 Objekte.

Die Organisation verwaltet verschiedene erforderliche Instandhaltungsaktivitäten auf der Grundlage der mit den Mietern der medizinischen Einrichtungen abgeschlossenen Mietverträge. Die Anfragen für Arbeitsaufträge reichen von kleineren Reparaturen in Gemeinschaftsbereichen wie dem Entfernen von Verstopfungen in Toiletten und dem Auswechseln von Glühbirnen bis hin zu kritischen vorbeugenden Wartungsarbeiten an HLK-Systemen und sicherheitsrelevanten Anlagen.

Vor vier Jahren beschloss EP2, sein ungenutztes WO-System durch ein Computer-Wartungsmanagementsystem zu ersetzen. Stephanie Moore, Projektmanagerin für Immobilienentwicklung bei EP2, leitete die Suche. Nachdem sie die CMMS-Funktionen der einzelnen Anbieter geprüft hatte, entschied sie sich für die CMMS-Software von eMaint aufgrund ihrer allgemeinen Fähigkeiten und Skalierbarkeit. Moore ist auch die Administratorin der Systemsoftware.

HERAUSFORDERUNGEN

Zu den Mitarbeitern der Organisation gehören ein Manager, drei Wartungstechniker, ein Buchhalter und zahlreiche Auftragnehmer, darunter Elektriker und Klempner.

EP2 wollte mit der eMaint CMMS-Software mehrere Ziele erreichen:

Rationalisierung der Fakturierung von Wartungsarbeiten und der Zahlungsprozesse zur Einhaltung von Fristen
Zuweisung und Verfolgung von WOs und abgeschlossener Arbeit
Verbessern Sie die Genauigkeit der kurz- und langfristigen Budgetierung mit gespeicherten CMMS-Daten
Verbesserung der Prozesse für geplante und ungeplante Wartungsarbeiten, Bestellungen und Rechnungsstellung in Mietereinrichtungen

UMSETZUNG

Moore nutzte das Schulungsangebot von eMaint und nahm an allen Bootcamp-Sitzungen teil. Anschließend schulte sie ihren Vorgesetzten und besuchte jeden Standort, um andere wichtige Benutzer zu schulen. Ihre erste Aufgabe bestand darin, alle Anlagen in das System einzugeben.

EP2 nutzte viele der Hauptmerkmale des eMaint-Systems und andere wichtige Funktionen, einschließlich der Anpassung von Formularfeldern, Dashboards und der Integration von Bestellungen und Rechnungen mit dem CMMS.

Da die Organisation 15 Einrichtungen verwaltet, war die interaktive Kartenfunktion von eMaint besonders nützlich. Moore wollte es den Technikern erleichtern, zu erkennen, wo Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen. Anhand einer Anlagen-ID können die Techniker eine WO auf einem Smartphone oder über einen Monitor vor Ort abrufen. Auf der Grundlage der Anlagen-ID zeigt die interaktive Karte die Anlage und den Raum an, in dem die Arbeiten durchgeführt werden müssen.

Moore nutzte das System auch, um einen Arbeitsablauf zu entwickeln, der die Prioritätsstufen von WO festlegt und automatisch ausfüllt. Wartungsleiter und Techniker können das eMaint-Dashboard nutzen, um die Prioritäten und andere Arbeitsaufträge auf einem Bildschirm zu sehen und die Anzahl der Tage zu ermitteln, die ihnen für die Ausführung der Arbeiten zur Verfügung stehen.

EP2 optimierte sogar die Funktion der benutzerdefinierten Felder, indem es ein Feld hinzufügte, das die einstellende Person darüber informiert, ob die Zertifizierung eines Auftragnehmers aktuell oder abgelaufen ist.

ERGEBNISSE

Einige Wartungsmitarbeiter zögern noch, das System konsequent zu nutzen. Um hier Abhilfe zu schaffen, kann EP2 einen Bericht erstellen, mit dessen Hilfe die Beteiligten des Unternehmens feststellen können, wo Nutzungslücken bestehen, und entscheiden können, wie diese geschlossen werden können. Vor eMaint wurde außerdem jeden Monat manuell ein Bericht erstellt, der die Ausgaben über 500 Dollar auswies. Jetzt spart Moore Zeit, indem er das CMMS nutzt, um die Zahlen sofort abzurufen.

Das CMMS hilft dem Unternehmen auch, zuverlässigere Daten zu sammeln. Moore erkannte zum Beispiel, dass die Zeit, die er brauchte, um einem Auftragnehmer den Auftrag zu erklären, in den Arbeitsaufträgen nicht berücksichtigt wurde. Mit eMaint können solche Fehler erkannt und behoben werden, so dass die Rechnungsstellung auf der Grundlage von Zeit und Arbeit genauer wird.

Kürzlich nutzte sie auch die im System gespeicherten historischen Daten, um schnell Berichte zu erstellen, die den Gemeinden zeigen, dass EP2 seine Wartungsverträge für die Kläranlage eingehalten hat.

BENEFITS

Nachverfolgung und Entwicklung von Reparaturen an Anlagen und Entwicklung genauerer jährlicher Budgets
Verwendung interaktiver Karten, die es den Technikern erleichtern, die Standorte von WO zu sehen
Ermöglicht Vergleiche mit früheren WOs, um Kosten und WO-Fertigstellungszeiten genau abzuschätzen

"Wir haben einige neuere Dinge hinzugefügt, bei denen wir Berichte an die Gemeinden erstellen müssen, um die Wartungsverträge für Regenwasser zu dokumentieren. Es ist also sehr einfach für mich, in eMaint nachzusehen, ob die Arbeit erledigt wurde, alle Kästchen anzukreuzen und dann einfach die Dokumentation an die Gemeinde zu schicken, damit wir unsere Vereinbarungen nicht verletzen."

- Stephanie Moore, Projektleiterin für Immobilienentwicklung und eMaint-Administratorin für EP2

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