Case study

RCS profitiert von verbesserter Bearbeitungszeit bei Serviceanfragen von über 5000 Einwohnern

Kunde seit: 2006 | Branche: Immobilienverwaltung

Facilities

Customer since 2006

Realtec Community Services, Inc. (RCS) verfügt über 2.500 Eigenheime und Stadthäuser, 2 Eigentumswohnungen sowie 2 private Schwimmbäder und 10 Tennisplätze. Mit einem nicht gerade idealen System, das Excel-Tabellen beinhaltete, benötigte RCS eine erschwingliche CMMS-Lösung, die mehr für weniger Geld leisten würde. Innerhalb von 30 Tagen nach der Implementierung waren alle wiederkehrenden Arbeitsaufträge im System, und es wurden Arbeitsaufträge erstellt und zugewiesen. RCS war in der Lage, all dies zu tun und die Felder der Arbeitsauftragsformulare genau nach seinen Vorgaben zu personalisieren.

Verbesserte Kommunikation durch Verfolgung von Arbeitsaufträgen
Verbesserte Bearbeitungszeit für Anliegen und Anfragen von Einwohnern
Verbesserte Arbeitsabwicklung durch effizientere Prozesse

HINTERGRUND

Realtec Community Services, Inc. (RCS) ist der Verwalter der Ford's Colony Homeowners' Association (FCHOA) in Williamsburg, Virginia, einer Gemeinde, in der mehr als 5.000 Einwohner leben. In der Gemeinde gibt es über 2.500 Eigenheime und Stadthäuser, 2 Eigentumswohnungen sowie 2 private Swimmingpools und 10 Tennisplätze. RCS ist für die Instandhaltung von 48 Meilen Privatstraßen, 2700 Privatgrundstücken und mehreren Gemeinschaftsbereichen und Servicefahrzeugen zuständig. Audrey Miller, Owner Services Coordinator, und Ryan Lee, Roads and Project Maintenance Manager, suchten nach einem effizienteren Weg, um Eigentümeranfragen, wiederkehrende Wartungsarbeiten und Ausschussberichte zu verwalten.

DIE HERAUSFORDERUNG

Vor der Einführung von eMaint CMMS arbeitete RCS mit Excel-Tabellen, die allgemeine Informationen über die auszuführenden Arbeiten enthielten. Dieses System wurde immer unhandlicher und lieferte nicht die von den HOA-Ausschüssen gewünschten detaillierten Berichte. RCS benötigte ein System zur Verfolgung wiederkehrender Wartungsaufgaben, zur Verwaltung der wachsenden Zahl von Wartungsanfragen der Bewohner und zur Bereitstellung detaillierter wöchentlicher und monatlicher Berichte für die Leiter der HOA-Ausschüsse, einschließlich Sicherheit, Freizeit, Straßen, Projektwartung, Budget und Verwaltung, über die wiederkehrenden Wartungsprojekte und das Budget ihrer Abteilung.

UMSETZUNG

eMaint CMMS wurde von einem Bewohner und einem Mitglied des HOA-Ausschusses empfohlen. Die Entscheidung für eMaint CMMS fiel aufgrund des günstigen Preises und der Möglichkeit, das System an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Innerhalb von 30 Tagen nach der Implementierung waren alle wiederkehrenden Arbeitsaufträge in das System geladen und die Arbeitsaufträge wurden erstellt und zugewiesen. Ryan und Audrey konnten die Felder des Arbeitsauftragsformulars individuell an ihre Terminologie anpassen.

Ein Link auf ihrer Website zu einem angepassten Formular für Wartungsanfragen ermöglicht es RCS, die Anfragen der Hausbesitzer jeden Morgen zu genehmigen, zuzuweisen und zu verfolgen. Audrey und Ryan waren in der Lage, Berichte mit detaillierten Informationen zu erstellen, die von jedem der 13 HOA-Ausschüsse benötigt wurden. Ein zusätzlicher Vorteil von eMaint CMMS war die Möglichkeit, proaktiv "Selbsthilfe"-Maßnahmen für verlassene oder in der Zwangsvollstreckung befindliche Grundstücke zu ergreifen und zu verfolgen, um den Immobilienwert für alle Bewohner zu erhalten.

BENEFITS

Überwachung von "Selbsthilfe"-Erhaltungsmaßnahmen für verlassene Immobilien.
Erhöhte Erledigungsrate von Arbeitsaufträgen durch effizientere Verfahren zur Genehmigung, Zuweisung, Verfolgung und Überprüfung von Arbeitsaufträgen
und Überprüfungsprozess.
Verbesserte Bearbeitungszeit für Anliegen der Bewohner und Serviceanfragen.
Erstellung detaillierter automatisierter Berichte für 13 ständige Ausschüsse und den Verwaltungsrat.
Verbesserte Kommunikation mit den Bewohnern durch die Verfolgung von Arbeitsaufträgen und Anfragen.

"eMaint CMMS hat uns in die Lage versetzt, unseren Bewohnern einen hervorragenden Kundenservice zu bieten, indem wir die Bearbeitungszeit für Wartungsanfragen drastisch verkürzen und unseren verschiedenen HOA-Ausschüssen detaillierte automatische Berichte zur Verfügung stellen konnten."

Audrey M., Koordinatorin für Eigentümerservices, Realtec Community Services

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