Der Public Safety Communications Radio Shop ist Teil der Plano, Texas, Public Safety Commission und verantwortlich für die Beschaffung, Ausgabe, Wartung und Reparatur von Funkgeräten (schätzungsweise mehr als 4.000 Geräte), Leitstellen (22) sowie Türmen (7) und Wettersirenen (37) für die Städte Plano, Allen, Murphy und Wylie, Texas. Allein die mobilen und tragbaren Funkgeräte haben einen Gesamtwert von ca. 16 Mio. $ und werden sowohl für Notdienste (Polizei und Feuerwehr) als auch für andere Dienste (Schulbezirke, Tierschutz, Krankenhäuser und Wartungsdienste) eingesetzt.

Techniker sind rund um die Uhr einsatzbereit, um auf Notfälle zu reagieren, z. B. auf Ausfälle von Sturmsirenen aufgrund von Blitzeinschlägen oder auf Stadtteile ohne Polizei- und Feuerwehrfunkdienst, wenn ein Sendemast ausgefallen ist. Die Servicestandards richten sich nach der Schwere des Vorfalls; kritische Ausfälle müssen innerhalb von vier Stunden behoben werden, während Reparaturen, die keine Notfälle sind, bis zum nächsten Tag abgeschlossen sein müssen.

Die Abteilung begann vor 12 Jahren mit einer Person, die für die Verfolgung aller Geräte über eine Excel-Tabelle zuständig war. Als die Abteilung auf vier Techniker und einen Manager anwuchs, die für mehr als 4.000 Geräte verantwortlich waren, wurde die Tabelle unhandlich, sehr langsam zu aktualisieren und unmöglich, Berichtsinformationen daraus zu extrahieren.

Debra Elliott, leitende Verwaltungsassistentin, suchte nach einem System, das kundenspezifische Arbeitsanfragen, Regeln für die Genehmigung von Arbeitsanfragen und einen automatisierten Zuweisungsprozess sowie die Möglichkeit zur Anpassung der Datenbank für die Nachverfolgung und Erstellung von Berichten an die Anforderungen der einzelnen Stadtverwaltungen bietet. Nach einer Online-Suche fiel die Wahl auf eMaint CMMS als das System, das all diese Anforderungen erfüllen konnte.

Die Informationen aus der umfangreichen Kalkulationstabelle wurden mit der Datenimportfunktion von eMaint importiert, so dass das System schnell in Betrieb genommen werden konnte. Die Abteilung nutzt das System zur Nachverfolgung von Anlagen, einschließlich Standort, Typ, Abteilung, ID, Kosten, Garantieinformationen und Reparaturhistorie. Serviceanrufe bei der Disposition lösen Arbeitsaufträge aus, die über Smartphones an die Techniker im Bereitschaftsdienst weitergeleitet werden, damit diese bei kritischen Ausfällen sofort eingreifen können. Der Versand beschreibt die Probleme auf dem Arbeitsauftrag, was die Reparaturen erleichtert und Daten zur Servicehistorie liefert.

Motorola Solutions wird mit der Wartung von Funkgeräten und Ausrüstung beauftragt. Wenn ein Reparaturauftrag eröffnet wird, wird jeder Schritt des Prozesses nachverfolgt. Das System liefert Status-Updates und unterstützt auch Entscheidungen über Reparatur oder Austausch. Die Durchlaufzeit von Reparaturen wird nachverfolgt, und die Auftragnehmer werden für die Einhaltung der Servicestandards verantwortlich gemacht. Die Abteilung plant auch die vorbeugende Wartung und Inspektion von Wettersirenen, Servicefahrzeugen und Notstromgeneratoren auf Türmen.

• Derzeit werden etwa 4.000 Kommunikationsgeräte von analog auf digital umgestellt. Das System hat es ihnen ermöglicht, die Fortschritte bei diesem Projekt zu verfolgen, um sicherzustellen, dass es zu keinen Unterbrechungen im Dienst kommt.
• Die Nachverfolgung der Arbeitsaufträge (insbesondere der Notrufe außerhalb der Geschäftszeiten) unterstützte die Entscheidung, zusätzliche Techniker einzustellen, um Überstunden abzubauen.
• Jedem Stadtplaner wird ein monatlicher Bericht vorgelegt (zur Einhaltung seines Vertrags), in dem die Anzahl der Notrufe, die von den Technikern aufgewendete Zeit und die Einhaltung der Servicestandards (Zeit von der Meldung bis zum Abschluss von Notfalleinsätzen) aufgeführt sind.

Debra E. Sr., Verwaltungsassistentin, Kommunikation der öffentlichen Sicherheit in Plano