Arbeitsanfragen: Ein Leitfaden für MRO-Teams

Eine Arbeitsanforderung ist ein formales Dokument oder ein digitaler Eintrag, der verwendet wird, um die Instandhaltung über ein Problem oder einen Servicebedarf innerhalb eines Unternehmens zu informieren. Sie dient als erster Schritt im Instandhaltungs-Workflow und stellt sicher, dass Probleme aufgezeichnet, verfolgt und systematisch angegangen werden.

Arbeitsanforderungen werden in vielen Branchen verwendet, z. B. in der Fertigung, im Gebäudemanagement und bei Versorgungsunternehmen. In Verbindung mit einem computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) helfen Arbeitsanforderungen, die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und der Wartung zu optimieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Wartungs- und Reparaturaufgaben effektiv identifiziert und nach Prioritäten geordnet werden.

Teile eines Arbeitsauftrags

Zu den wichtigsten Merkmalen eines Arbeitsauftrags gehören:

• Eine detaillierte Beschreibung, die das Problem, den Service oder die Reparatur, die benötigt wird, klar beschreibt, einschließlich spezifischer Symptome oder Beobachtungen.
• Angaben zum Antragsteller, z. B. Name und Kontaktinformationen der Person, die den Antrag stellt.
• Standort, so dass die Wartungsabteilung weiß, wo in der Einrichtung das Problem zu beheben ist.
• Prioritätsstufe, um die Dringlichkeit der Anfrage anzugeben. Dies hilft dem Wartungspersonal bei der Priorisierung seiner Arbeit.
• Anhänge, die Fotos oder Dokumente enthalten können, die zusätzlichen Kontext oder Informationen über das Problem liefern.

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, aber sie sind nicht genau dasselbe.

Eine Arbeitsanforderung ist eine erste Mitteilung oder ein Dokument, mit dem die Instandhaltungsabteilung benachrichtigt wird, wenn neue Arbeitsaufgaben anstehen. Sie kann von der Instandhaltung oder einem Mitarbeiter einer anderen Abteilung kommen. In dieser Anfrage werden die Details einer Aufgabe mitgeteilt, die erledigt werden soll. Mit Hilfe von Arbeitsanforderungen kann das Instandhaltungspersonal eingehende Arbeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren und dabei Schlüsselfaktoren wie Sicherheit und geschäftliche Auswirkungen berücksichtigen.

Ein Arbeitsauftrag ist das offizielle Dokument, das erstellt wird, sobald eine Arbeitsanfrage genehmigt wurde. Er beschreibt die Details der Aufgabe, weist die Ressourcen zu und verfolgt den Fortschritt der Aufgabe. Der Arbeitsauftrag enthält spezifische Details und Anweisungen, die für die Durchführung der Aufgabe erforderlich sind, z. B. Angaben zur Ausrüstung, zum Standort (einschließlich Anlage und Gebäude), zu den zugewiesenen Arbeitskräften, zur Sicherheit und zu den Kosten. Arbeitsaufträge sind spezifisch für jede einzelne Aufgabe und haben in der Regel eindeutige Referenznummern, um den Status zu verfolgen und den Fortschritt aufzuzeichnen.

Während Sie einen Arbeitsauftrag benötigen, um Wartungsaufgaben zu planen, zuzuweisen und abzuschließen, ist eine Arbeitsanforderung der erste Schritt.

Arbeitsaufträge können je nach Art des Problems und der Branche sehr unterschiedlich sein. Hier sind fünf gängige Arten:

1. Anträge auf korrektive Wartung

Die Abteilungen stellen Anträge auf Instandsetzungsmaßnahmen, wenn Geräte oder Systeme ausfallen oder nicht funktionieren. Dazu können auch Notfälle gehören, die sofortige Hilfe erfordern. Ein Beispiel wäre ein Antrag auf Reparatur eines kaputten Förderbands in einer Produktionsanlage.

Anträge auf vorbeugende Wartung

Dabei handelt es sich um planmäßige Anforderungen für Routinewartungsarbeiten, die darauf abzielen, Ausfälle von Anlagen zu verhindern. Ein Antrag auf eine monatliche Maschineninspektion wäre ein Antrag auf vorbeugende Instandhaltung, um Qualität und Leistung zu erhalten.

3. Vorausschauende Wartungsanforderungen

Auf der Grundlage von Sensordaten, die potenzielle Ausfälle vorhersagen, alarmieren diese Anfragen die Wartungsabteilung, um Probleme zu beheben, bevor Ausfälle auftreten. Ein Sensor könnte zum Beispiel erkennen, wenn eine Maschinenkomponente mit geringerer Leistung arbeitet, was auf Verschleißerscheinungen hinweist. Ein Techniker würde eine vorausschauende Wartungsanforderung generieren, um die Komponente zu reparieren oder auszutauschen, solange sie noch funktioniert.

4. Anträge auf Instandhaltung von Anlagen

Diese Anträge beziehen sich auf die Instandhaltung des Gebäudes oder auf Dienstleistungen der Einrichtung. Zum Beispiel würden Anträge auf Teppichreparatur, Schneeräumung oder die Reparatur eines undichten Daches Anträge auf Instandhaltung der Einrichtung darstellen.

5. Ersuchen um Sicherheit und Einhaltung der Vorschriften

Arbeitsanfragen zur Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften beziehen sich auf alle Fragen zur Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften in einer Einrichtung. Dabei kann es sich z. B. um die Beseitigung eines ausgelaufenen chemischen Stoffes, den Austausch verschlissener Sicherheitsschilder oder die Notreparatur einer Sicherheitsbarriere handeln.

Die Kenntnis der Arten von Arbeitsanfragen hilft den Wartungsabteilungen bei der Kategorisierung und Priorisierung von Wartungstätigkeiten und stellt sicher, dass sie alle Aspekte des Unternehmensbetriebs unterstützen können.

Das genaue Ausfüllen eines Arbeitsauftrags gewährleistet, dass die Instandhaltung Probleme effizient finden und beheben kann. Jedes Unternehmen hat leicht abweichende Arbeitsanforderungsformulare, die auf branchenspezifische Bedürfnisse und Richtlinien zugeschnitten sind. Im Allgemeinen sieht ein ausgefülltes Formular jedoch wie folgt aus:

• Informationen zum Antragsteller:John Doe, [email protected], 555-1234
• Datum und Uhrzeit der Anfrage:10. März 2025, 14:00 Uhr
• Standort:Produktionshalle, Maschine A-23
• Problembeschreibung:Das Förderband der Maschine A-23 bewegt sich nicht mehr und gibt ein schleifendes Geräusch von sich. Außerdem ist eine sichtbare Abnutzung des Bandes vorhanden.
• Prioritätsstufe:Hoch (Produktion gestoppt)
• Anhänge:[Foto im Anhang]

Wartungs-, Reparatur- und Betriebsteams (MRO-Teams) verlassen sich stark auf Arbeitsanfragen, um ihr Arbeitspensum zu verwalten und nach Prioritäten zu ordnen. Hier erfahren Sie, warum Arbeitsanfragen so wichtig sind:

1. Strukturierter Arbeitsablauf:Arbeitsanfragen bieten eine strukturierte Möglichkeit zur Erfassung, Verwaltung und Fertigstellung von Wartungsprojekten und stellen sicher, dass die Techniker nichts übersehen.
2. Priorisierung:Sie helfen dabei, Aufgaben nach Dringlichkeit und Auswirkung zu priorisieren, so dass sich das MRO-Personal zuerst auf die wichtigsten Probleme konzentrieren kann.
3. Rechenschaftspflicht:Arbeitsanfragen führen zu einer Aufzeichnung der gemeldeten Probleme und der durchgeführten Arbeiten und gewährleisten so Rechenschaftspflicht und Rückverfolgbarkeit.
4. Ressourcenmanagement:Sie helfen bei der effizienten Planung und Zuweisung von Projektressourcen wie Personal, Werkzeugen und Materialien.
5. Verbesserte Kommunikation:Arbeitsanfragen erleichtern die klare Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, der Instandhaltung und ggf. den Kunden, wodurch Missverständnisse und Verzögerungen verringert werden.
6. Datenerfassung:Sie liefern wertvolle Daten für die Analyse von Wartungstrends, die Identifizierung wiederkehrender Probleme und die Verbesserung von Programmen zur vorbeugenden Wartung.
7. Einhaltung von Vorschriften und Berichterstattung:Die Aufzeichnung von Arbeitsaufträgen trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Berichterstattung zu unterstützen.

Insgesamt sind Arbeitsanfragen ein grundlegendes Instrument für MRO-Teams, das ihnen hilft, Instandhaltungsaktivitäten effektiv zu verwalten, Statusaktualisierungen zu kommunizieren, Ausfallzeiten zu reduzieren und den reibungslosen Betrieb von Anlagen und Geräten sicherzustellen.

Arbeitsanfragen und Arbeitsaufträge sind nur so nützlich wie die Art und Weise, wie Sie sie verwalten. Klare Kommunikation und effizientes Aufgabenmanagement sind wichtig, um Arbeitsabläufe zu schaffen, die für Ihr gesamtes Unternehmen sinnvoll sind. Hier sind die wichtigsten Optimierungsaufgaben für Wartungsprojekte:

1. Standardisierung von Arbeitsaufträgen und Anfragen. Entwerfen Sie Vorlagen für die Verwendung in allen Abteilungen und Projekten. Achten Sie darauf, dass sie leicht zugänglich und einfach auszufüllen sind, da dies Missverständnisse minimiert und den Prozess für alle effizient macht.
2. Schaffen Sie ein transparentes Prioritätensystem. Wartungsabteilungen verlieren oft viel Zeit mit der Entscheidung, wie sie die einzelnen Arbeitsanfragen und -aufträge priorisieren sollen. Erstellen Sie eine offizielle Prioritätsskala, um Zeit zu sparen und den Widerstand von Kunden und Kollegen zu verringern. Im Jahr 2020 erreichte ein Tool zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) eine Genauigkeit von 78 % bei der Klassifizierung von Facility-Management-Anfragen, und die Technologie wird immer besser.
3. Automatisieren Sie Arbeitszuweisungen. Die Zuweisung von Ressourcen muss keine Herausforderung sein. Wenn Sie die Zuordnung von Ressourcen zu Arbeitsaufträgen standardisieren und automatisieren, sparen Sie Zeit und vereinfachen den Prozess.
4. Verwenden Sie eine Software zur Verwaltung von Arbeitsanforderungen und Arbeitsaufträgen, vorzugsweise ein CMMS. Mit einem zentralen Ort zum Speichern, Verfolgen und Priorisieren von Arbeitsanfragen und Arbeitsaufträgen kann Ihre Wartungsabteilung von überall und jederzeit auf alle benötigten Projektinformationen zugreifen.
5. Überprüfen Sie Ihren Arbeitsablauf regelmäßig. Im Laufe der Zeit können sich neue Arbeitsweisen herausbilden. Führen Sie regelmäßig Audits durch und nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen vor, um optimale Abläufe zu gewährleisten.

Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) ist eine Softwarelösung, die die Verwaltung von Arbeitsaufträgen erheblich verbessert, indem sie den gesamten Prozess verbindet und vereinfacht. Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselfunktionen, die ein CMMS zur idealen Software für die Verwaltung von Arbeitsanforderungen und Arbeitsaufträgen machen:

• Zentralisiertes System:Ein CMMS zentralisiert alle Arbeitsanfragen und macht es einfach, sie von einer einzigen Plattform aus zu verfolgen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass die Wartungsabteilungen keine Aufgaben übersehen und dass sie die Ressourcen überwachen können
• Automatisierte Workflows:Die Software leitet Arbeitsanfragen auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisch an die richtigen Mitarbeiter weiter. Dadurch werden die Reaktionszeiten verkürzt und sichergestellt, dass sich die richtigen Experten um jedes Problem kümmern.
• Echtzeit-Updates:Ein CMMS bietet Echtzeit-Updates über den Status von Arbeitsanforderungen, einschließlich der Fertigstellung und der ausgestellten Dokumente. Alle Beteiligten können während des gesamten Prozesses informiert werden, was die Transparenz erhöht und auch die Kundenkommunikation vereinfacht.
• Mobiler Zugriff:Die meisten CMMS-Systeme verfügen über eine mobile App, mit der das Wartungspersonal Arbeitsanforderungen über mobile Geräte einreichen und aktualisieren kann. Das Ergebnis ist eine höhere Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, die eine schnellere Problemlösung ermöglicht.
• Integration mit Wartungsplänen:Ein CMMS integriert Arbeitsanforderungen mit präventiven und vorausschauenden Wartungsplänen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Wartungsaktivitäten koordiniert werden, wodurch Ausfallzeiten reduziert und die Effizienz verbessert wird.
• Berichte und Analysen:Mit einem CMMS können die Beteiligten detaillierte Berichte und Analysen zu Arbeitsanforderungen und Arbeitsaufträgen erstellen, einschließlich Reaktionszeiten, Fertigstellungsraten und häufige Probleme. Diese Erkenntnisse dienen der kontinuierlichen Verbesserung des Wartungsprozesses und helfen den Verantwortlichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
• Bestandsverwaltung:Das System verfolgt die Lagerbestände und verknüpft Arbeitsanforderungen mit den benötigten Teilen und Materialien. So wird sichergestellt, dass die benötigten Teile für die Wartungsarbeiten verfügbar sind, was zu weniger Verzögerungen führt.

Durch den Einsatz eines CMMS können Unternehmen den Arbeitsanforderungsprozess rationalisieren, die Kommunikation verbessern und die Gesamteffizienz von Reparatur und Wartung steigern. Dieser vernetzte und vereinfachte Ansatz hilft den MRO-Teams, umgehend auf Probleme zu reagieren, hohe Betriebsstandards aufrechtzuerhalten und die Ziele des Unternehmens zu unterstützen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was ein CMMS für Ihr Team leisten kann, sprechen Sie noch heute mit einem eMaint CMMS-Spezialisten.