Case study

Universität stärkt bestehende Instandhaltungssoftware mit eMaint CMMS

Kunde seit: 2018 | Bildung

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Jedes Jahr strömen Tausende von Studenten in die Universitäten und wieder heraus. Während die Abschlussklassen überlastete Mikrowellen zurücklassen, erwarten andere in ihren Wohnheimen einwandfrei funktionierende Geräte. An einer Universität waren Papierwege für die Gerätewartung an der Tagesordnung, und die Nachverfolgung von Anlagen war schwierig.

Die vorhandene Software für Wartungsanfragen, Star Rez, konnte nicht die Details liefern, die für eine effektive Verwaltung der von Studenten gestellten Arbeitsanfragen erforderlich sind. Das anpassbare eMaint Computerized Maintenance Management System (CMMS) bot die erforderlichen Integrationsmöglichkeiten und erweiterte Asset-Management-Funktionen, die das Wohnungsamt benötigte.

Verbesserte Lebenszyklusprognosen und Kosten von Vermögenswerten
Optimierte Anlagenverwaltung, PMs und Arbeitsaufträge
Umgestaltung des Ablaufs von Arbeitsauftragsanfragen zur Beschleunigung des Abschlusses

HINTERGRUND

Die Mehrzweckspeisesäle der Universität waren mit handelsüblichen Geräten ausgestattet, und die Tausenden von Wohnheimzimmern verfügten über Kochnischen oder Minikühlschränke und Mikrowellen. Einwandfrei funktionierende Sanitäranlagen waren ebenso wichtig wie Wärmepumpen, um den kalten Wintern in Pennsylvania standzuhalten. Obwohl die Universität über ein automatisiertes System zur Erstellung von Arbeitsaufträgen für Studenten verfügte, fehlten den Tickets die Informationen, um Wartungsprobleme wirksam zu beheben.

Ziel war es, ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) einzuführen, um die Verwaltung von Arbeitsaufträgen und Anlagen zu rationalisieren und schließlich ein Programm zur vorausschauenden Instandhaltung einzuführen. Der stellvertretende Leiter der Abteilung Facility Management der Universität wurde gebeten, bei der Suche nach einem System für das Anlagen- und Wartungsmanagement des Wohnungsamtes zu helfen und eine Empfehlung auszusprechen. Die Bildungseinrichtung entschied sich für die eMaint CMMS-Software, weil sie die Instandhaltungsprozesse überarbeiten kann und weil sie sich in die Star Rez-Software integrieren lässt, die zur Unterstützung von Wartungsanfragen von Studenten verwendet wird.

DIE HERAUSFORDERUNG

Die Universitätsmitarbeiter verwendeten für die Verwaltung von Wartungsanfragen in der Regel eine Kombination aus Papiertickets und Tabellenkalkulationen. Andere Wartungsprobleme wurden manchmal von den Hausmeistern gemeldet. Das Personal musste einen Ordner mit drei Ringen durchblättern, um die Wartungshistorie der Anlagen einzusehen.

Mehr als 5.800 Räume mussten als Anlagen erfasst werden, um eine Arbeitsauftragsbasis zu schaffen. Die Raumdaten mussten aus der Star Rez-Datenbank heruntergeladen und in das eMaint CMMS importiert werden. Sobald alle Räume erfasst waren, mussten die Tausenden von anderen Anlagen - wie Wärmepumpen, Warmwasserbereiter und andere Geräte - den Räumen zugeordnet und erfasst werden.

Die Universität nahm das CMMS zunächst in einem Gebäudekomplex in Betrieb. Nach der erfolgreichen Einführung folgten die anderen Komplexe, und am Ende des Monats waren alle betriebsbereit.

ERGEBNISSE

Der stellvertretende Direktor der Universität baute die Anlagendatenbank auf, während die Spezialisten für die Implementierung der eMaint CMMS-Software eine Integrationskomponente entwickelten, um Arbeitsanfragen aus Star Rez automatisch in das eMaint CMMS einzubinden.

Durch die Integration der Star Rez-Daten in das eMaint CMMS sehen die Wartungsteams der Universität jetzt umfassende Beschreibungen von Wartungsproblemen und wissen, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen. Das CMMS ermöglicht es den Verwaltern der Wohnanlagen, den Technikern mit nur wenigen Klicks über ein mobiles Gerät oder einen PC sofort Arbeitsaufträge zu erteilen.

BENEFITS

Integration der bestehenden Universitätssoftware mit eMaint CMMS zur Verbesserung der Transparenz der Anlagenwartung
Individuelles System, das genau auf die Bedürfnisse der Universität zugeschnitten ist
Ermöglicht die Bearbeitung von Arbeitsaufträgen innerhalb von 24 bis 48 Stunden

"Das CMMS-System wird uns dabei helfen, Budgets zu erstellen, zu entscheiden, wo Wartungsarbeiten durchgeführt werden sollten, und den Austausch von Geräten zu prognostizieren. Es ist so anpassbar, dass wir es leicht auf unsere Bedürfnisse zuschneiden können.

- Gebäudemanagement

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