Wesley Enhanced Living (WEL) besteht aus acht Einrichtungen im Großraum Philadelphia mit über 1.200 Bewohnern. Der Standort Burholme, Pennsylvania, ist für drei Einrichtungen zuständig, die unabhängiges Wohnen, persönliche Betreuung und Pflegedienste anbieten. Dennis McElhare, Director of Facilities, und sein neunköpfiges Team sind für Sicherheit, Instandhaltung, Hauswirtschaft, Mieteranfragen und die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Standards zuständig.

Vor der Einführung von eMaint wurden Arbeitsaufträge und -anfragen handschriftlich verfasst, ohne Verantwortlichkeit oder festgelegte Standards. Dennis wusste, dass er die Arbeitsanfragen der Mieter effektiver verwalten musste, um die Durchlauf- und Erledigungszeiten zu verbessern und die Anzahl der Statusanfragen an der Rezeption zu reduzieren. Außerdem musste er der Unternehmensleitung monatliche Berichte vorlegen, die mit denen der anderen Häuser übereinstimmten, um die geleistete Arbeit und die durchschnittliche Zeit für die Erledigung der einzelnen Aufgaben aufzuzeigen. Bei Inspektionen durch die Gesundheitsbehörde und das Amt für öffentliche Wohlfahrt war ein dokumentierter Nachweis über die durchgeführten Arbeiten an HLK-Anlagen, Heizungsanlagen, Sanitäranlagen und anderen Wartungsarbeiten erforderlich, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

Die Entscheidung für eMaint CMMS fiel aufgrund der allgemeinen Benutzerfreundlichkeit und des Erfolgs, der mit eMaint an anderen Wesley-Standorten erzielt wurde. Dennis nutzte die Datenimportfunktion, die es ihm ermöglichte, die Geräte für alle Gebäude innerhalb einer Stunde einzugeben. Er begann sofort mit der Verfolgung von Arbeitsaufträgen und Anfragen von Bewohnern und ordnete sie je nach Priorität zu. Dennis nutzt die Projektverfolgung für "Wiederbelegungs"-Aktivitäten wie Malerarbeiten, Ausbesserungen, Teppichreinigung und kleinere Renovierungen.

WEL war in der Lage, die von den einzelnen Technikern aufgewendete Zeit sowie das Volumen der Anfragen zu verfolgen, um den Personalbedarf gegenüber dem Unternehmen zu rechtfertigen. Die einfach zu bedienende Berichtsfunktion ermöglicht es Wesley, wiederkehrende Probleme zu erkennen, der Ursache auf den Grund zu gehen und sie proaktiv zu beheben. Verantwortlichkeit und Standardisierung führten zu einer Verringerung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für Mieteranfragen von 1,5 Stunden auf 0,5 Stunden.

• Das System ermöglicht die Abwicklung der dreifachen Menge an Arbeitsaufträgen in einem Drittel der Zeit.
• Verbesserter Kundenservice für die Bewohner durch E-Mail-Statusaktualisierungen bei Arbeitsanfragen und kürzere Bearbeitungszeiten, wodurch die Anzahl der Anrufe zum Status reduziert werden konnte.
• Mobile Technologie ermöglicht die Genehmigung von Arbeitsaufträgen und die Suche nach Ersatzteilen von unterwegs.
• Für Unternehmen erstellte Berichte erleichtern standardisierte Arbeitsabläufe und Reaktionszeiten
• Zeiterfassung verbessert Arbeitsproduktivität und unterstützt Personalentscheidungen

Dennis M., Leiter der Einrichtungen, Wesley Enhanced Living