Una guía sencilla sobre los 13 principales beneficios del software CMMS
Los beneficios del software CMMS
El software de Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) desempeña un papel vital en las organizaciones de mantenimiento. Un CMMS proporciona una ubicación central de almacenamiento para la mayoría de los datos e información de los activos, es utilizado por las organizaciones para gestionar y controlar sus flujos de trabajo y de materiales/procesos de uso de piezas, y para dar seguimiento a la actividad de mantenimiento a lo largo del ciclo de vida de un activo, como una única fuente de verdad. Los departamentos de mantenimiento, instalaciones y operaciones pueden utilizar un CMMS para tomar el control de los activos, las órdenes de trabajo, las solicitudes de trabajo, las tareas de mantenimiento preventivo, el inventario y las piezas, la monitorización de la condición y los programas de mantenimiento. Todas las actividades y datos de mantenimiento pueden monitorearse y analizarse mediante las robustas herramientas de reportes y paneles del CMMS.
Una interfaz intuitiva del CMMS hace que gestionar el mantenimiento sea fácil e intuitivo para los miembros del equipo en todos los niveles y roles, desde los técnicos de mantenimiento hasta la alta dirección. Con una solución CMMS móvil, los técnicos pueden ver y cerrar órdenes de trabajo desde el campo, lo que hace que sea muy eficiente completar el trabajo sobre la marcha. Los datos de mantenimiento se transforman luego en reportes que resultan significativos para la organización.
Los beneficios de un software CMMS son demasiado amplios para enumerarlos en un solo artículo. Un sistema computarizado de gestión del mantenimiento está diseñado para permitir que las organizaciones centralicen su información de mantenimiento, faciliten los procesos y automaticen las tareas. Como resultado, los equipos aprovechan al máximo al personal, la maquinaria y la infraestructura, extendiendo la vida útil de los equipos y dando seguimiento a cada aspecto de las operaciones de mantenimiento.
Más allá de las operaciones diarias de mantenimiento, el software CMMS también ayuda a dar seguimiento a los KPI de mantenimiento y a alinear esas métricas con los objetivos del negocio. Con un fácil acceso a los datos y a la información, las organizaciones pueden reducir costos, aumentar los ingresos y garantizar el cumplimiento normativo, todo ello mientras optimizan la producción y el tiempo de actividad.
Con un impacto potencial tan amplio y con casos de uso tan variados, ninguna lista de beneficios de un CMMS podría ser completa, pero aquí hemos recopilado 13 de los principales beneficios de la implementación de un software CMMS:
- Crear actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real
- Elaborar un plan de mantenimiento preventivo
- Mejorar la eficiencia con la programación del mantenimiento
- Dar seguimiento a las tendencias en los KPI de mantenimiento
- Automatizar la gestión de solicitudes de órdenes de trabajo
- Aumentar la productividad del personal
- Reducir el tiempo de inactividad de los equipos
- Reducir el backlog de mantenimiento
- Extender la vida útil de los equipos
- Dar seguimiento y reducir los costos de mantenimiento
- Agilizar los reportes de mantenimiento
- Mejorar las tasas de finalización del trabajo
- Cumplir con las normas de conformidad y seguridad
1. Crear actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real
Las órdenes de trabajo autorizan las reparaciones, el mantenimiento y el trabajo de operaciones. Por ello, las órdenes de trabajo se encuentran en el corazón de los programas de mantenimiento. Con las herramientas de software de órdenes de trabajo que ofrece un CMMS, las organizaciones pueden mantenerse al día con todo lo que hay en su cola.
Un CMMS va más allá de las órdenes de trabajo en papel con herramientas de planificación y programación del mantenimiento que pueden asignar y priorizar el trabajo en tiempo real. Estas herramientas de software de órdenes de trabajo ofrecen uno de los mayores beneficios del CMMS. Las organizaciones pueden tomar el control del backlog de trabajo y del trabajo próximo mientras realizan mejoras e impulsan la productividad.
2. Elaborar un plan de mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo, también conocido como mantenimiento preventivo, es el trabajo que se realiza de forma regular para reducir la probabilidad de fallas. A menudo, las organizaciones simplemente evalúan la condición de una máquina para tomar decisiones de mantenimiento. El mantenimiento preventivo adopta un enfoque más eficiente, utilizando las recomendaciones del fabricante y los datos promedio del ciclo de vida para planificar las tareas de mantenimiento preventivo.
El software CMMS ayuda a las organizaciones a automatizar las tareas recurrentes de mantenimiento preventivo en función de intervalos de tiempo o del uso de los equipos. Como resultado, el mantenimiento puede realizarse antes de que sea estrictamente necesario, y las organizaciones pueden aprovechar al máximo sus presupuestos, inventarios y programas para completar el trabajo.
3. Mejorar la eficiencia con la programación del mantenimiento
La programación del mantenimiento es una parte clave de cualquier plan de mantenimiento preventivo. Al utilizar el software CMMS para la programación del mantenimiento, las organizaciones pueden asignar fácilmente el trabajo a los recursos de mano de obra adecuados. Los planificadores y programadores de mantenimiento utilizan el CMMS para crear y asignar órdenes de trabajo a los técnicos en días específicos y por períodos de tiempo establecidos. Esta capacidad aumenta la eficiencia de los recursos, ya que las organizaciones pueden ver tanto las órdenes de trabajo asignadas como las no asignadas en su calendario, y luego asignar y reasignar tanto a los empleados como a los contratistas externos.
4. Dar seguimiento a las tendencias en los KPI de mantenimiento
Los KPI de mantenimiento, o indicadores clave de rendimiento, ayudan a dar seguimiento a los objetivos y a los factores clave para el éxito. Un beneficio central del CMMS es la capacidad de dar seguimiento a las métricas para que las organizaciones puedan crear líneas base e identificar oportunidades de mejora. Algunos de los KPI de mantenimiento más importantes se centran en los costos, el tiempo de inactividad, el backlog y las tasas de finalización del trabajo a tiempo. Con un fuerte énfasis en el seguimiento de los KPI de mantenimiento, las organizaciones tienen una mejor oportunidad de alcanzar sus objetivos de negocio.
5. Automatizar la gestión de solicitudes de órdenes de trabajo
Las herramientas de gestión de órdenes de trabajo aumentan la transparencia y la visibilidad, para que los miembros del equipo se mantengan en la misma página. La programación y las aprobaciones de órdenes de trabajo se vuelven rápidas y sencillas, y aumentan las tasas de finalización del trabajo a tiempo. Las solicitudes de trabajo y los permisos de órdenes de trabajo son más fáciles de rastrear, y el gasto en inventario se minimiza cuando las organizaciones tienen a mano las piezas que necesitan. Además, ya no pagan cargos por envío urgente cuando los activos se paran de forma inesperada.
6. Aumentar la productividad del personal
Cuando una organización establece prioridades claras, permite que el mantenimiento se concentre en el trabajo más importante y evite las interrupciones del trabajo por emergencias o simulacros. Con el software CMMS, las organizaciones pueden aumentar la productividad del personal al dar el mejor uso posible a su gente y sus recursos. Las organizaciones pueden definir un Índice de Clasificación del Gasto en Mantenimiento, o clasificación RIME, que facilita la priorización de los activos y permite a los equipos de mantenimiento agilizar sus esfuerzos. Los técnicos también necesitan las herramientas adecuadas y la documentación técnica para trabajar en un activo específico.
Un CMMS ayuda a aumentar el mantenimiento preventivo planificado, a reducir el trabajo correctivo de emergencia y a garantizar que los recursos de piezas y mano de obra adecuados estén disponibles cuando se realice el mantenimiento de los equipos. El resultado combinado es que un CMMS puede reducir las horas extra del personal y evitar gastar recursos limitados en actividades que no sean de tiempo de trabajo efectivo.
7. Reducir el tiempo de inactividad de los equipos
Casi todas las operaciones de mantenimiento tienen dificultades con el tiempo de inactividad, ya que los equipos fallan y la maquinaria deja de funcionar. En la industria automotriz, el tiempo de inactividad de la fabricación puede costar hasta $50,000 por hora. Uno de los principales beneficios del software CMMS es que puede utilizarlo para prevenir las fallas en lugar de simplemente reaccionar ante ellas. Como resultado, su organización puede maximizar el tiempo de actividad y aumentar la producción.
CASO DE ESTUDIO:
Hoyt Archery Company es un fabricante líder de arcos y accesorios de tiro con arco. Emplean a una amplia gama de artesanos e ingenieros calificados que diseñan y elaboran los mejores arcos compuestos y recurvos del mundo. La empresa necesitaba un sistema CMMS flexible, asequible y fácil de usar para planificar y dar seguimiento a la mano de obra y gestionar el inventario.
Hoyt implementó eMaint en 2009 y, utilizando las capacidades de seguimiento del software, Hoyt pudo construir un historial de mantenimiento detallado. La empresa experimentó una reducción del 40 % en el tiempo de inactividad, un aumento del 77 % en el cumplimiento del PM y mucho más con el poder de eMaint.
8. Reducir el backlog de mantenimiento
El backlog de mantenimiento es la acumulación de todo el trabajo de mantenimiento que una organización necesita completar para evitar averías y mantenerse al día con los problemas de seguridad. A medida que crece un backlog de mantenimiento, también aumenta el riesgo de fallas graves y costosas. Otro beneficio del CMMS es que el software permite a las organizaciones monitorear fácilmente el backlog y tomar medidas para reducirlo. Con el control de su backlog de mantenimiento, los equipos pueden minimizar los desafíos de personal, la resolución de crisis y la falta de priorización del trabajo.
9. Extender la vida útil de los equipos
Todas las organizaciones quieren aprovechar al máximo sus equipos, y un sistema computarizado de gestión del mantenimiento es una de las mejores maneras de lograrlo. Un CMMS sirve como una ubicación central de almacenamiento para los datos y la información sobre los activos. También permite a las organizaciones implementar la jerarquía de equipos y el seguimiento del historial, así como adjuntar piezas y listas de materiales a los activos.
No todos los activos son iguales, por lo que las organizaciones a menudo utilizan un CMMS para priorizar el trabajo crítico y asegurarse de que se realice primero, evitando averías costosas. Otro beneficio del CMMS es que las organizaciones pueden generar tareas de mantenimiento preventivo tanto basadas en el calendario como en la medición para sus activos. Como resultado, los gerentes de mantenimiento pueden asegurarse de que todo el mantenimiento planificado se realice a tiempo y según lo previsto, lo que ayuda a extender la vida útil de los equipos.
10. Dar seguimiento y reducir los costos de mantenimiento
La capacidad de dar seguimiento y reducir los costos de mantenimiento es otro de los principales beneficios de un sistema computarizado de gestión del mantenimiento. El software CMMS permite a las organizaciones dar seguimiento y monitorear fácilmente sus activos, creando un reporte preciso del estado y el rendimiento de los activos en tiempo real. Utilizando estos datos, las organizaciones pueden tomar decisiones de mantenimiento basadas en datos, reduciendo las fallas de sus activos a la vez que disminuyen los costos de mantenimiento. Un CMMS también ayuda a minimizar el gasto en inventario porque las organizaciones pueden tener las piezas necesarias a mano y evitar pagar más para agilizar la entrega cuando los activos se paran de forma inesperada.
11. Agilizar los reportes de gestión
En el mundo actual, es casi imposible organizar manualmente la gestión de una instalación. Esa tarea solo se vuelve más difícil con los mandatos cada vez mayores de aumentar los KPI de mantenimiento en cuestiones como la reducción de costos y la optimización de procesos.
Sin embargo, con un CMMS, los gerentes de mantenimiento pueden encontrar, dar seguimiento y analizar fácilmente cuestiones como los costos, la mano de obra y los activos. Tener un repositorio central para todos los costos e historiales de reparación ayuda a agilizar los reportes. Los equipos de mantenimiento también pueden almacenar información detallada sobre un activo en un CMMS, incluyendo imágenes, documentos, enlaces y tareas de mantenimiento detalladas.
Un CMMS puede crear fácilmente una variedad de reportes y paneles. Algunos de los reportes de CMMS más beneficiosos incluyen resúmenes de mantenimiento preventivo, órdenes de trabajo, órdenes de compra, historiales de equipos y resúmenes de mano de obra.
CASO DE ESTUDIO:
Harley Marine es un proveedor líder de servicios de transporte marítimo. La empresa eligió eMaint como la solución CMMS para programar y dar seguimiento al trabajo en su flota de 70 embarcaciones y más de 1,000 activos, y para proporcionar un historial de trabajo confiable.
Entre otros beneficios, Harley Marine utilizó eMaint para cumplir con las solicitudes de los clientes sobre el historial de mantenimiento de la embarcación que están contratando simplemente ejecutando un reporte en eMaint. Esta era una tarea desafiante antes de la implementación. Harley Marine también disfruta de la facilidad de personalización del CMMS eMaint. Han creado flujos de trabajo personalizados para permitir desviaciones en el programa de mantenimiento cuando las embarcaciones están en el mar, así como reportes de gestión semanales que se generan automáticamente.
12. Mejorar las tasas de finalización del trabajo
Otro beneficio importante del software CMMS es el aumento en la transparencia y la visibilidad que las organizaciones obtienen de las herramientas de gestión de órdenes de trabajo. Un CMMS mantiene a todos los miembros del equipo en la misma página. Los permisos de órdenes de trabajo y las solicitudes de trabajo se vuelven más fáciles de rastrear, al igual que las aprobaciones y la programación de las órdenes de trabajo, por lo que mejoran las tasas de finalización del trabajo. Finalmente, las tasas de satisfacción del cliente también aumentan gracias a la finalización oportuna de las solicitudes de trabajo.
CASO DE ESTUDIO:
AthenianRazak es una empresa de servicios inmobiliarios que asesora, crea y gestiona bienes inmuebles. La empresa quería un sistema CMMS para dar seguimiento a las solicitudes de los inquilinos hasta su resolución, así como para programar y dar seguimiento a las actividades de mantenimiento preventivo. En 2009, AthenianRazak decidió que eMaint sería ese sistema. Proporciona el seguimiento del mantenimiento realizado en más de 30,000 activos en múltiples complejos, ayudó a mejorar el tiempo de respuesta y satisface a los residentes al mismo tiempo que se adhiere a los presupuestos, y se han reducido problemas como el backlog y las llamadas de mantenimiento.
13. Cumplir con las normas de conformidad y seguridad
Ya sea que su organización enfrente normas de seguridad, salud, calidad o medioambientales, el software CMMS es una herramienta útil para ayudar a cumplir con estrictas normas regulatorias. Un CMMS puede dar seguimiento a todo, desde el historial de trabajo y los programas de calibración hasta las fallas y la información de garantía para cada uno de los activos de una organización.
Al vincular múltiples Procedimientos Operativos Estándar a los programas de mantenimiento preventivo, las organizaciones pueden verificar que su trabajo se esté llevando a cabo correctamente. El software CMMS también es una forma sencilla de crear reportes de mantenimiento con los datos necesarios para las auditorías e inspecciones de una organización. Incluso permite las aprobaciones mediante firma electrónica, garantizando que el trabajo cumpla con las normas de conformidad.
CASO DE ESTUDIO:
Herbalife es una empresa global de nutrición que fabrica y vende productos de nutrición, control de peso y cuidado de la piel. Con una gran cantidad de activos que inicialmente entraban en funcionamiento en una nueva instalación, Herbalife quería una solución CMMS fácil de usar que pudiera ayudar a gestionar los esfuerzos de mantenimiento tanto de la fabricación como del cuidado de las instalaciones.
eMaint superó los requisitos de la empresa y se implementó en tan solo dos semanas. El software proporcionó a Herbalife una amplitud de nuevos beneficios. Entre ellos, el equipo de Servicios de Ingeniería de eMaint trabajó con el departamento de Control de Calidad de Herbalife para validar con éxito el sistema y alinearlo con el cumplimiento de la FDA.
Software CMMS: la clave para el éxito del mantenimiento industrial
En conclusión, un CMMS registra y da seguimiento a todas las actividades de mantenimiento de la organización mediante la implementación de un entorno de módulos de programa interrelacionados diseñados para facilitar los procesos del negocio de mantenimiento y la administración óptima de recursos como la mano de obra, los materiales, las herramientas y la información, con el fin de lograr una estabilidad operativa sostenible y confiable. Las organizaciones intensivas en activos de hoy están aprovechando mejor que nunca las plataformas CMMS de vanguardia, fáciles de usar y escalables.
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