El Rockland Community College (RCC) es la única institución pública de educación superior en el condado de Rockland y ha servido como recurso educativo desde 1959. Se matriculan más de 8.000 estudiantes de más de 50 países y más de 200.000 personas visitan el campus cada año para asistir a eventos culturales, recreativos y comerciales. El Centro de Tecnología del RCC fue el primer edificio de la región en ser certificado bajo el programa de Liderazgo en Ingeniería y Diseño Ambiental (LEED).

Lorinda Hill, ayudante del director de instalaciones, trabaja en el Rockland Community College desde 1998. El RCC utilizaba otro proveedor de GMAO que carecía de flexibilidad y fiabilidad, lo que provocaba una escasa adopción por parte de los usuarios y una dependencia de los formularios en papel, que a menudo se perdían. El resultado era una pesadilla administrativa y de comunicaciones. Con nueve edificios y varios activos que controlar, la organización sabía que necesitaba encontrar otra solución GMAO . La búsqueda comenzó entre 25 contendientes, pero luego la lista de candidatos se redujo a cuatro basándose en el coste y Características. eMaint GMAO fue seleccionado por RCC ya que era el más configurable y podía adaptarse a las necesidades presentes y futuras.

Rockland Community College implementó eMaint GMAO como una solución alojada localmente en 2005, y luego migró a eMaint Online GMAO, el modelo de software como servicio (SaaS) de eMaint, en 2009. La solución SaaS alivia los dolores de cabeza asociados con el mantenimiento del hardware y la realización de copias de seguridad y la recuperación en caso de cortes de energía. Para garantizar una alta adopción por parte de los usuarios, las pantallas de órdenes y solicitudes de trabajo se configuraron para que coincidieran con sus formularios de órdenes de trabajo en papel preexistentes.

Como administradora del sistema, Lorinda mantiene las configuraciones y los ajustes de seguridad, además de aprobar y asignar órdenes de trabajo por departamento. Las órdenes de trabajo se asignan a un departamento y luego se delegan a una persona. Los usuarios del campus pueden iniciar sesión en cualquier ordenador para enviar solicitudes, ver el estado de una orden de trabajo y recibir notificaciones por correo electrónico para una rendición de cuentas completa. El RCC también utiliza su GMAO para realizar un seguimiento de las solicitudes de llaves a través de los niveles de aprobación requeridos, así como un seguimiento de cuándo se emiten y devuelven las llaves. Desde que se implantó el sistema se han procesado casi 10.000 solicitudes de trabajo.

• El modelo de "software como servicio" alivia los dolores de cabeza asociados con el hardware, las copias de seguridad y los apagones.
• Los informes se utilizan ahora para justificar las horas extraordinarias y la dotación de personal y validar el tiempo dedicado a los proyectos con fines de presupuestación
• Los informes de solicitud de trabajo permiten a la administración analizar y remediar problemas recurrentes
• Mejora de la rendición de cuentas, ya que el equipo de mantenimiento hace un seguimiento de la fecha y la hora de finalización de los trabajos
• Rastrear el uso y el kilometraje de los vehículos universitarios
• Mejora de la seguridad en el proceso de solicitud de claves desde la aprobación inicial hasta la emisión y devolución

Lorinda H., Asistente del Director de Instalaciones de la Planta, Rockland Community College