La integración de un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) cambia las reglas del juego de las empresas modernas, especialmente las que dependen de operaciones de mantenimiento eficientes. Sin embargo, el verdadero éxito de la GMAO requiere una combinación de planificación estratégica, procesos estructurados y un compromiso con la gestión del cambio.
Con la combinación adecuada de codificación inteligente y pasos estratégicos, su GMAO puede pasar de funcional a transformacional. ¿Listo para descubrir cómo?
Por qué las normas y la visión son las piedras angulares del éxito
La eficacia de una GMAO depende a menudo de la solidez de sus procesos fundamentales. Piense en sistemas, procesos, flujos de trabajo y tareas al nivel más fundamental.
Cada elemento está interconectado: no se puede construir un sistema sin procesos, los procesos se basan en flujos de trabajo y los flujos de trabajo dependen de tareas bien definidas. Esta estructura integrada proporciona la base para organizar y escalar su GMAO de forma eficaz. Sin ella, pueden surgir rápidamente ineficiencias, los equipos pueden tener dificultades para identificar áreas de mejora y la automatización simplemente no funcionará.
Pero las normas por sí solas no bastan. Una GMAO bien implantada requiere una visión rectora con un objetivo final claro, que conecte estos procesos con los objetivos más amplios de la organización. De este modo, resulta más fácil racionalizar los procesos y acabar con los silos operativos. Por ejemplo, con una visión bien definida de los resultados, los flujos de trabajo estandarizados entre departamentos pueden reducir la duplicación, mejorar la comunicación y crear un enfoque más cohesivo de la gestión de activos. Así que, en otras palabras para empezar, empiece por el final.
Los equipos también tienen que comprender no sólo sus funciones dentro de la GMAO, sino también la finalidad del sistema y las ventajas que aporta. Cuando las personas ven cómo el sistema simplifica su trabajo o apoya objetivos a largo plazo, es más probable que lo adopten. La incorporación de nuevos miembros del equipo puede parecer más sencilla, pero si se comunica abiertamente con los empleados veteranos la finalidad y las ventajas del cambio, se puede conseguir su apoyo.
Aun así, incluso con la visión y las normas adecuadas, vencer la resistencia al cambio sigue siendo un reto importante. Los sistemas que se implantan a conciencia, dando prioridad tanto a la precisión técnica como a la adopción por parte de los usuarios, se aceptan más fácilmente y allanan el camino para un éxito sostenido a largo plazo.
Pasos para integrar con éxito la GMAO
Una visión clara y unas normas básicas sólidas sientan las bases del éxito de la GMAO, pero traducir estos principios en acciones requiere un enfoque estructurado. Cada paso, desde la planificación detallada hasta la organización de los datos y la creación de una taxonomía funcional, desempeña un papel fundamental a la hora de convertir los objetivos generales en realidades operativas cotidianas.
Al dividir el proceso en fases manejables, puede crear un sistema que se alinee con los objetivos de su organización y consiga la participación de su equipo. Y cuando el equipo está de acuerdo, es cuando el sistema despega de verdad y te prepara para el éxito a largo plazo.
¿Por dónde empezar?
1. Sentar las bases para la integración de la GMAO
Empiece por establecer prioridades y plazos claros que guíen el proyecto de principio a fin. Así se mantiene el proceso centrado y se establecen expectativas realistas para la implantación.
En segundo lugar, no intente hacerlo todo a la vez. En lugar de eso, empiece con poco, probando el sistema en un área o departamento. Este enfoque le permite probar y perfeccionar los flujos de trabajo, identificar posibles retos y generar confianza antes de ampliar el sistema a toda la organización. Una implantación por fases minimiza el riesgo y garantiza que el GMAO satisface las necesidades específicas de su equipo.
Reunir al equipo adecuado es igualmente importante. Empiece por identificar a los expertos en la materia de su organización que puedan aportar información sobre los procesos y los puntos débiles. Un equipo multifuncional con conocimientos diversos garantizará que se aborden todos los aspectos del sistema durante la implantación. Si encuentra lagunas en los conocimientos, considérelo una oportunidad para desarrollar un plan de formación que no sólo capacite a las personas, sino que también las prepare para asumir el control del nuevo sistema.
Recuerde que el éxito de la implantación de una GMAO no debe depender de una sola persona. Capacite a su equipo delegando responsabilidades y fomentando la toma de decisiones. Si se producen errores, aprovéchalos como oportunidades de aprendizaje para perfeccionar los procesos y reforzar la colaboración.
2. Depurar las fuentes de datos y crear una taxonomía
Para que una GMAO funcione eficazmente, es esencial disponer de datos limpios y bien estructurados. La calidad de los resultados de un sistema viene determinada por la calidad de sus datos de entrada. Empiece por revisar y normalizar sus fuentes de datos, identificar la información duplicada u obsoleta en los sistemas heredados y asegurarse de que todos los datos están alineados con la estructura de su nuevo sistema.
Una vez que los datos estén limpios, organícelos en una taxonomía. Una buena taxonomía divide los activos en categorías lógicas -como sistemas, subsistemas y componentes- y crea una jerarquía de búsqueda que simplifica el seguimiento de los activos y la toma de decisiones. Por ejemplo, los activos pueden organizarse en niveles como edificio, sistema, subsistema, activo hijo y tipo de activo.
Esta estructura por niveles pone de relieve las relaciones entre los activos, a menudo denominadas relaciones padre-hijo, en las que los activos de nivel superior dependen o se relacionan con componentes más pequeños. La organización sistemática de los activos proporciona claridad, lo que permite una mejor planificación del mantenimiento y una toma de decisiones más eficaz. La interconectividad de esta estructura desbloquea una gran cantidad de información procesable, lo que facilita la localización, el análisis y la gestión de los activos en toda la organización.
Una taxonomía bien diseñada sienta las bases de la fiabilidad, el mantenimiento y la escalabilidad, garantizando que el sistema evolucione a medida que crece su organización. Podrá hacer frente a los retos de hoy y prepararse para los de mañana.
3. Aplicar la tecnología de forma inteligente
Una buena GMAO debe complementar la experiencia humana, no sustituirla. Busque herramientas que agilicen los flujos de trabajo y simplifiquen las tareas repetitivas, como la exportación e importación de datos o la automatización de alertas.
Por ejemplo, un GMAO como eMaint X5 ofrece funciones diseñadas para mejorar la facilidad de uso y reforzar la colaboración entre equipos, lo que facilita la integración del sistema en las operaciones cotidianas. El objetivo es crear una interacción sin fisuras entre la GMAO y las personas que la utilizan, para que la tecnología les permita trabajar de forma más inteligente, no más dura. Por ejemplo, eMaint se integra con el software ERP. Puede sincronizar sus datos de inventario entre sistemas, asegurándose de que los equipos de mantenimiento y contabilidad trabajan con la mejor información.
4. Prácticas de codificación inteligentes
Una de las formas más eficaces de optimizar una GMAO es utilizar prácticas de codificación inteligentes. Los códigos alfanuméricos simplifican el proceso de identificación y recuperación de activos, creando claridad en toda la organización.
Los códigos de ubicación funcional, por ejemplo, pueden ayudar a organizar los datos. Estos códigos proporcionan una forma precisa de señalar dónde residen los activos dentro de una jerarquía, lo que facilita la gestión de grandes sistemas y la extracción de información procesable. Al estructurar los datos con categorías claras, subcategorías e identificadores únicos, los equipos pueden localizar rápidamente la información sin búsquedas ni confusiones innecesarias.
5. Gestión de tareas y análisis de criticidad
La gestión de tareas en una GMAO no consiste sólo en organizar las actividades, sino en asegurarse de que cada tarea aporta valor añadido. La combinación de bibliotecas de tareas estructuradas con evaluaciones de criticidad crea un sistema en el que los esfuerzos de mantenimiento se centran donde más importan, maximizando la eficiencia y reduciendo el tiempo de inactividad.
- Bibliotecas de tareas y estrategias
Las bibliotecas de tareas son la columna vertebral de una GMAO bien estructurada. Mediante la creación de repositorios de ID de tareas generales y únicas, las organizaciones pueden asegurarse de que las tareas están claramente definidas y son fácilmente accesibles. Por ejemplo, las tareas generales pueden aplicarse a múltiples activos, mientras que los ID únicos son específicos de equipos individuales.
La adición de códigos de estado operativo y frecuencia a las tareas proporciona una mayor claridad, ayudando a los equipos a programar y priorizar el mantenimiento en función de las condiciones de los activos. Este tipo de gestión proactiva de las tareas mantiene los recursos correctamente asignados, reduciendo el tiempo de inactividad y aumentando la eficiencia. - Evaluación de la criticidad
Realización de evaluaciones de criticidad le permite priorizar las tareas en función de la probabilidad de fallo y el impacto en las operaciones empresariales.
Estas evaluaciones suelen centrarse en dos factores clave: la probabilidad y el impacto. La probabilidad refleja la probabilidad de que un activo falle, mientras que el impacto mide las consecuencias de ese fallo en las operaciones. La combinación de estos factores en un índice clasificado basado en los números de criticidad y prioridad proporciona una hoja de ruta clara para la asignación de recursos. Como resultado, las tareas de mayor impacto reciben atención en primer lugar, lo que ayuda a minimizar las interrupciones y a organizar estratégicamente los esfuerzos de los recursos de mantenimiento.
6. Aprovechar los flujos de trabajo y la gestión visual
Los flujos de trabajo y las herramientas de gestión visual pueden salvar la distancia entre la planificación y la ejecución, haciendo que las operaciones de mantenimiento sean más eficaces y transparentes.
Los flujos de trabajo agilizan los procesos mediante la creación de pasos claros para las tareas, lo que permite un traspaso fluido entre los equipos y la rendición de cuentas en cada etapa. La incorporación de herramientas como los códigos QR puede simplificar los flujos de trabajo al permitir que los técnicos escaneen un activo, envíen órdenes de trabajo al instante, accedan a detalles críticos del activo en el acto e inicien el mantenimiento sin retrasos. Esta funcionalidad elimina retrasos, mejora la precisión y crea un sistema de comunicación de bucle cerrado que garantiza que todas las partes interesadas estén informadas. Las órdenes de trabajo sirven tanto de llamada a la acción como de herramienta de recopilación de datos, capturando información valiosa para futuros análisis.
Las herramientas de gestión visual van un paso más allá, proporcionando a los equipos la claridad que necesitan para mantener el rumbo. Los paneles de control, los gráficos de progreso y las alertas codificadas por colores facilitan el seguimiento de las actividades de mantenimiento de un vistazo, destacan las prioridades y abordan los posibles cuellos de botella antes de que se agraven.
Cuando se combinan, los flujos de trabajo y la gestión visual fomentan una mejor comunicación, mejoran la coordinación del equipo y garantizan que las tareas se lleven a cabo con eficacia.
Convertir la estrategia en éxito
Integrar una GMAO es algo más que implantar una tecnología: se trata de construir un sistema que transforme la forma en que los equipos trabajan juntos y cómo se gestionan los activos. El proceso requiere tiempo y atención, pero los resultados merecen la pena.
Las integraciones de mayor éxito combinan estructura y flexibilidad. Al centrarse en procesos claros, herramientas inteligentes y colaboración, las organizaciones pueden crear un sistema que no sólo satisfaga sus necesidades actuales, sino que también evolucione con ellas en el futuro.
Por último, el cambio no se produce de la noche a la mañana. Los equipos necesitan tiempo para adaptarse a los nuevos sistemas, flujos de trabajo y responsabilidades. Los directivos deben armarse de paciencia y ayudar a sus equipos a superar la curva de aprendizaje, asegurándose de que el cambio sea sostenible y significativo. Con el enfoque adecuado, una GMAO puede impulsar tanto las mejoras operativas como el crecimiento cultural dentro de una organización.
Esta entrada de blog se basa en las ideas compartidas durante la sesión de Xcelerate 2024, "Codificación inteligente satisfactoria y pasos para integrar una GMAO", presentada por Robert Stuart, director corporativo de mantenimiento e instalaciones de Alltech.