A Sistema Informático de Gestión del MantenimientoGMAO) es una herramienta que ayuda a programar, planificar, gestionar y realizar el seguimiento de las actividades de mantenimiento asociadas a equipos, vehículos o instalaciones. El éxito del proceso de implantación es fundamental para aprovechar toda la potencia de un GMAO. Un GMAO puede permitir a las organizaciones:

  • Mejorar el rendimiento del mantenimiento basado en los datos
  • Rastrear y gestionar el atraso de mantenimiento
  • Automatizar los flujos de trabajo y los procesos de mantenimiento
  • Seguimiento de los proyectos y los costos de mantenimiento asociados
  • Priorizar el trabajo y gestionar los recursos
  • Seguimiento y control del uso de los materiales de mantenimiento

Sin embargo, los expertos estiman que hasta el 80% de las implantaciones GMAO no cumplen las expectativas. Esto se debe en gran parte a la falta de planificación y preparación antes de lanzarse a la implantación. La mayoría de las soluciones GMAO también fracasan poco después de que desaparezca la novedad de la implantación y el centro de atención se desplace a otro proyecto importante e interesante del sector.

¿Cuáles son las causas del fracaso de GMAO implantación GMAO ?

Muchas organizaciones confunden la implantación de GMAO con un proyecto tecnológico. Se dedica mucho tiempo, hasta un año si no más, a asegurarse de que el software cumple unos criterios específicos. Seleccionar el software adecuado es importante, pero los proyectos GMAO GMAO tienen más que ver con la preparación y la gestión del cambio que con la tecnología. Las principales causas del fracaso de la implantación de GMAO son:

  • Gestión de proyectos deficiente o insuficiente
  • Falta de visión para el futuro

Muchas organizaciones fracasan en la gestión de proyectos y cambios porque no se aseguran de que sus planes de proyecto sean completos. El plan debe documentarse, seguirse y utilizarse para seguir y analizar los progresos. Las implantaciones fracasan porque los equipos no suelen responsabilizarse de sus tareas ni de los resultados.
La falta de visión de futuro es otra de las razones por las que fracasan las implantaciones. Un aspecto de la gestión del cambio es desarrollar objetivos y una visión de cómo funcionará el mantenimiento con una GMAO totalmente implantada. Es importante documentar y comunicar los objetivos para el papel del mantenimiento en facilitar el éxito de la organización, el enfoque de la empresa hacia el mantenimiento, y cómo un GMAO apoyará los procesos de negocio.
Cintas Corporation es uno de los principales fabricantes de uniformes de identidad corporativa, alfombras de entrada, servicios de gestión de documentos y mucho más para más de 800.000 empresas, a través de 430 instalaciones distribuidas en EE.UU. y Canadá. Tras unos años utilizando eMaint, el equipo de Cintas se dio cuenta de que necesitaba centrarse en los datos fundamentales para alcanzar sus objetivos. Para Cintas, esto significaba realizar el trabajo de cargar 28.000 activos en el sistema cuando el equipo ya estaba utilizando el sistema. De lo contrario, no podrían conseguir que eMaint GMAO arrojara datos importantes relativos a decisiones como reparar frente a sustituir, OEE, MTTR, MTBF y porcentajes de tiempo de actividad en tiempo real. Una vez completado ese trabajo, Cintas comenzó a ver datos útiles y precisos que les ayudaron a mejorar su Retorno sobre Activos Netos (R.O.N.A) y mucho más. El director regional de proyectos e ingeniero de gestión de instalaciones James Wagoner señaló que ojalá el equipo hubiera incorporado este trabajo en el plan de implantación, para haber conseguido estos resultados antes.

¿Qué hace que las implementaciones tengan éxito?

Hay una serie de factores que contribuyen a que la implantación GMAO sea rentable. El proceso requiere una buena dosis de planificación, así como la inversión de tiempo y formación.

Establecer las necesidades, deseos y necesidades de la organización

Las implantaciones exitosas de GMAO son sistemáticas y metódicas. Una forma útil de empezar es hacer una lista de lo que su organización desearía conseguir con un GMAO desde la perspectiva de los deseos/necesidades. Esto incluye

  1. Identificar y documentar inmediatamente necesita ESO...
  2. Conducir el quiere para...
  3. Alimenta al deseos con el fin de apoyar la mejora continua.

El desarrollo de estos objetivos y de un plan de implantación completo es un proceso que ahorra tiempo y permite reducir los costes y alcanzar los objetivos. El proceso gira en torno a la priorización de esos objetivos para experimentar todo el potencial de un GMAO. Los Consultores Senior de eMaint señalan que las implementaciones más exitosas han incorporado:

  • Una fase de definición del tiempo para desarrollar todas las normas de datos pertinentes, asegurando una recopilación de datos consistente.
  • Aprovechar los conocimientos de un ejecutor experimentado de GMAO para obtener orientación.
  • Una línea de tiempo inicial de implementación definida para ayudar a medir dónde está una organización, hacia dónde se dirige y qué es lo siguiente.

Este fue el método de Marc Cote, Laboratorios C.B. Fleet Director de Mantenimiento e Ingeniería. CB Fleet es un fabricante líder de productos de cuidado de la salud y la belleza sin receta médica. Con objetivos de crecimiento agresivos a la cabeza de la estrategia de la empresa, Cotes y su equipo entrevistaron a los técnicos, recopilaron datos fundamentales y desarrollaron una declaración de visión sobre dónde quería estar la empresa en 5 años. Cote rellenó los cuadros de mando de eMaint con estos objetivos, y proporciona constantemente actualizaciones de esta información.
El enfoque de Cote para la implementación y el despliegue puede ser visto como una lección para cualquier empresa con objetivos de crecimiento similares. Identificar los puntos de dolor de los empleados y desarrollar una visión clara de dónde se quiere estar, es una forma organizada de mantenerse en el camino de las mejoras a medida que la emoción inicial de la implementación se desvanece.

Impartir formación GMAO a los usuarios finales

Además de establecer estos objetivos, es igualmente importante proporcionar formación completa GMAO para los usuarios finales y crear un equipo de implantación interfuncional. Con una formación eficaz en GMAO , los usuarios aprenden a realizar las funciones correctamente, lo que elimina el laborioso método de ensayo y error y ahorra tiempo en el sistema para poder realizar otras tareas.
Las implantaciones más exitosas también están lideradas por un empleado que se hace cargo del proyecto. Esta persona debe elegir un equipo de apoyo con experiencia en diversos departamentos, desde tecnología de la información hasta compras y gestión de materiales.
Herbalife NutritionHerbalife Nutrition, una empresa global de nutrición, fabrica y vende productos de nutrición, control de peso y cuidado de la piel. En preparación de una ampliación de la fabricación a unas instalaciones de 800.000 pies cuadrados en la costa este, la empresa buscó un GMAO. El enfoque de la empresa para la implantación se basó en las mejores prácticas.
Paul Sheehy, Director de Ingeniería e Instalaciones, Laura Phillips, Administradora de GMAO y el resto del equipo de gestión de mantenimiento seleccionaron cuidadosamente un equipo de trabajo de alto rendimiento para liderar el proyecto. "Son un sólido equipo de expertos en mantenimiento. Desde el principio de la implantación, invertimos en formación para asegurarnos de que pudieran aprovechar lo que iban aprendiendo", dijo Sheehy.
Para conocer las principales claves del éxito GMAO , consulte "¿Cuál es el secreto del éxito de GMAO ?"por el consultor senior de servicios profesionales de eMaint.

Enfoque en la mejora continua

Hay tantas formas de desplegar un GMAO que siempre es posible mejorar. A medida que las organizaciones utilicen la inteligencia de un GMAO para tomar decisiones, los jefes de equipo comprenderán las causas de los fallos y podrán realizar ajustes continuos. Establecer parámetros de éxito desde el principio, junto con un equipo responsable de un proceso de revisión continua, es clave para la mejora continua y el éxito de la implantación.
Para empezar, los responsables del proyecto deben centrarse en cuestiones como las siguientes

  • ¿Qué datos o informes le facilitarían la vida?
  • ¿Qué información pide tu jefe constantemente?
  • ¿Qué es su ratio PM:CM (Mantenimiento Planificado: Mantenimiento Correctivo) actual?
  • ¿Qué tipo de relación PM:CM necesita su empresa?
  • ¿Qué es lo que está pasando con el presupuesto de mantenimiento?
  • ¿Qué es es su rendimiento o cumplimiento en materia de PM puntual?

Las respuestas a estas preguntas han ayudado a muchas organizaciones a decidir cuáles son las métricas adecuadas para realizar un seguimiento, sobre todo los indicadores adelantados y retrasados de rendimiento. Los acontecimientos futuros se consideran indicadores adelantados, e incluyen el cumplimiento de los PM o el rendimiento estimado frente al real. Por su parte, los indicadores retardados explican acontecimientos pasados. Algunos indicadores de retraso útiles son el tiempo medio entre fallos (MTBF) y el tiempo medio de reparación (MTTR). El seguimiento de las métricas GMAO que incluye tanto indicadores adelantados como atrasados es el más propicio para impulsar la mejora continua.
Para obtener más información sobre las métricas que marcan la diferencia y han hecho que las implementaciones tengan éxito, consulte el libro blanco de eMaint "Métricas de rendimiento que importan."