Case study

Rockland Usa o eMaint CMMS para Manter a Segurança de Seu Processo de Solicitação e Aprovação de Chaves

Cliente Desde: 2005 | Setor: Educação

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O Rockland Community College (RCC) é composto por nove edifícios e matricula mais de 8.000 alunos de 50 países. O RCC utilizava um sistema CMMS inflexível que dependia de formulários em papel. O RCC precisava desesperadamente de um método mais eficaz. Dos 25 concorrentes, o RCC escolheu o eMaint para fornecer os serviços de que necessitava. O RCC experimentou uma melhoria na responsabilização, uma vez que as equipes de manutenção agora rastreavam as datas e horários de conclusão do trabalho, e o uso e a quilometragem dos veículos da faculdade. O conceito de Software como Serviço aliviou o estresse associado ao hardware, backups e quedas de energia.

Segurança aprimorada no processo de solicitação de chaves.
Justificativa para horas extras e dimensionamento de pessoal com relatórios sobre o tempo gasto em projetos
Responsabilidade Aprimorada Através do Rastreamento da Conclusão do Trabalho

ANTECEDENTES

O Rockland Community College (RCC) é a única instituição pública de ensino superior no Condado de Rockland e tem servido como um recurso educacional desde 1959. Mais de 8.000 alunos estão matriculados, provenientes de mais de 50 países, e mais de 200.000 pessoas visitam o campus a cada ano para eventos culturais, recreativos e comerciais. O Centro de Tecnologia do RCC foi o primeiro edifício na região a ser certificado sob o programa Liderança em Engenharia e Design Ambiental (LEED).

O DESAFIO

Lorinda Hill, Assistente do Diretor de Instalações da Planta, está no Rockland Community College desde 1998. A RCC estava usando outro provedor de CMMS que carecia de flexibilidade e confiabilidade, levando à baixa adesão do usuário e à dependência de formulários em papel que eram frequentemente perdidos. O resultado foi um pesadelo de comunicação e administrativo. Com nove edifícios e vários ativos para rastrear, a organização sabia que precisava encontrar outra solução CMMS. A busca começou entre 25 concorrentes, mas então a lista de candidatos foi reduzida a quatro com base no custo e nos recursos. O CMMS da eMaint foi selecionado pela RCC por ser o mais configurável e poder se adaptar aos requisitos presentes e futuros.

IMPLEMENTAÇÃO

O Rockland Community College implementou o eMaint CMMS como uma solução hospedada localmente em 2005 e, em seguida, migrou para o eMaint Online CMMS, o modelo de software como serviço (SaaS) da eMaint, em 2009. A solução SaaS alivia as dores de cabeça associadas à manutenção de hardware e à realização de backups e recuperação de quedas de energia. Para garantir uma alta adesão do usuário, as telas de ordem de serviço e solicitação de serviço foram configuradas para corresponder aos seus formulários de ordem de serviço em papel pré-existentes.

Como administradora do sistema, Lorinda mantém as configurações e as configurações de segurança, além de aprovar e atribuir ordens de serviço por departamento. As ordens de serviço são atribuídas a um departamento e, em seguida, delegadas a um indivíduo. Os usuários do campus podem fazer login em qualquer computador para enviar solicitações, visualizar o status de uma ordem de serviço e receber atualizações de notificação por e-mail para total responsabilidade. A RCC também usa seu CMMS para rastrear solicitações de chaves através dos níveis de aprovação necessários, juntamente com o rastreamento de quando as chaves são emitidas e devolvidas. Quase 10.000 solicitações de trabalho foram processadas desde que o sistema foi implementado.

BENEFÍCIOS

O modelo Software-as-a-Service alivia dores de cabeça associadas a hardware, backups e quedas de energia
Os relatórios agora são usados para justificar horas extras e pessoal e validar a quantidade de tempo gasto em projetos para fins de orçamento
Os relatórios de solicitação de serviço permitem que a gestão analise e corrija problemas recorrentes
Responsabilidade aprimorada, à medida que a equipe de manutenção rastreia a data e a hora da conclusão do trabalho
Acompanhe o uso e a quilometragem dos veículos da faculdade
Segurança aprimorada no processo de solicitação de chaves, desde a aprovação inicial até a emissão e devolução.

“O fato de que o eMaint CMMS torna o processo de solicitação inequívoco e elimina o ‘ele disse, ela disse’ da equação é maravilhoso. A facilidade de uso e a capacidade de personalizar nossos formulários para espelhar os formulários em papel ajudaram a garantir a rápida adoção do sistema.”

Lorinda H., Assistente do Diretor de Instalações da Planta, Rockland Community College

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