A Loja de Rádio de Comunicações de Segurança Pública faz parte da Comissão de Segurança Pública de Plano, Texas, e é responsável por adquirir, emitir, manter e reparar rádios (estimativa de mais de 4.000 unidades), consoles de centros de despacho (22), juntamente com torres (7) e sirenes meteorológicas (37) para as cidades de Plano, Allen, Murphy e Wylie, Texas. Os rádios móveis e portáteis sozinhos totalizam aproximadamente US$ 16 milhões em ativos e são usados para serviços de emergência (departamentos de polícia e bombeiros) e serviços não emergenciais (distritos escolares, controle de animais, hospitais e departamentos de manutenção).

Os técnicos estão de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana, para responder a emergências, como interrupções de sirenes de tempestade devido a raios ou seções da cidade sem serviço de rádio da polícia e bombeiros se uma torre estiver inativa. Os padrões de serviço são baseados na gravidade do incidente; interrupções críticas de serviço devem ser corrigidas em até quatro horas, enquanto reparos não emergenciais devem ser concluídos até o dia seguinte.

O departamento começou há 12 anos com uma pessoa responsável pelo rastreamento de todos os equipamentos através de uma planilha de Excel. À medida que o departamento cresceu para quatro técnicos mais um gerente responsável por mais de 4.000 ativos, a folha de cálculo tornou-se pesada, muito lenta de actualizar e impossível de extrair informação de relatórios.

Debra Elliott, Assistente Administrativa Sênior, buscava um sistema que incluísse solicitações de serviço personalizadas, regras de aprovação de solicitações de serviço e um processo de atribuição automatizado, juntamente com a capacidade de personalizar o banco de dados para rastrear e reportar para atender aos requisitos de cada gerente municipal. Após uma pesquisa online, o eMaint CMMS foi escolhido como o único sistema que poderia fazer tudo.

As informações da planilha massiva foram importadas usando a função de importação de dados do eMaint, o que facilitou a colocação em funcionamento rapidamente. O departamento usa o sistema para rastreamento de ativos, incluindo localização, tipo, departamento, ID, custo, informações de garantia e histórico de reparos. As chamadas de serviço para despacho acionam solicitações de trabalho que são encaminhadas aos técnicos de plantão por meio de smartphones para acompanhamento imediato quando ocorrem interrupções críticas. O despacho detalha os problemas na Ordem de Serviço, o que ajuda a facilitar os reparos e fornece dados do histórico de serviço.

A Motorola Solutions é contratada para a manutenção de rádios e equipamentos. Quando uma Ordem de Serviço de reparo é aberta, cada etapa do processo é rastreada. O sistema fornece atualizações de status e também oferece suporte a decisões de reparo ou substituição. O tempo de resposta nos reparos é rastreado e os contratados são responsabilizados pelo cumprimento dos padrões de serviço. O departamento também agenda manutenção preventiva e inspeções em sirenes meteorológicas, veículos de serviço e geradores de backup em torres.

• Atualmente, eles estão atualizando aproximadamente 4.000 equipamentos de comunicação de analógico para digital. O sistema permitiu que eles acompanhassem o progresso deste projeto para garantir que não haja interrupções no serviço.
• O rastreamento da mão de obra nas Ordens de Serviço (particularmente as chamadas de emergência fora do horário) apoiou a decisão de contratar técnicos adicionais para reduzir as horas extras.
• Um relatório mensal é fornecido a cada planejador municipal (para cumprimento de seu contrato) detalhando o número de chamadas de emergência, discriminação do tempo gasto pelo técnico e desempenho em relação aos padrões de serviço (tempo desde o relatório até a conclusão em interrupções de emergência).

Debra E. Sr., Assistente Administrativa, Plano Public Safety Communications