Rockland Community College (RCC) é a única instituição pública de ensino superior no Condado de Rockland e tem servido como um recurso educacional desde 1959. Mais de 8.000 estudantes estão matriculados em mais de 50 países e mais de 200.000 pessoas visitam o campus a cada ano para eventos culturais, recreativos e comerciais. O Centro de Tecnologia do RCC foi o primeiro prédio da região a ser certificado pelo programa Leadership in Engineering and Environmental Design (LEED).

Lorinda Hill, Assistente da Diretora de Instalações da Planta, está no Rockland Community College desde 1998. O RCC estava usando outro fornecedor de CMMS que não tinha flexibilidade e confiabilidade, levando a uma adoção deficiente dos usuários e a uma dependência de formulários em papel que muitas vezes eram perdidos. O resultado foi um pesadelo administrativo e de comunicação. Com nove prédios e vários ativos para rastrear, a organização sabia que precisava encontrar outra solução de CMMS. A busca começou entre 25 candidatos, mas depois a lista de candidatos foi reduzida a quatro com base no custo e nas características. O CMMS do eMaint foi selecionado pelo RCC por ser o mais configurável e capaz de se adaptar aos requisitos presentes e futuros.

Rockland Community College implementou o eMaint CMMS como uma solução hospedada localmente em 2005, depois migrou para o eMaint Online CMMS, o modelo de software como serviço (SaaS) do eMaint, em 2009. A solução SaaS alivia as dores de cabeça associadas à manutenção do hardware e à realização de backups e recuperação de quedas de energia. Para garantir uma alta adesão do usuário, a ordem de trabalho e as telas de solicitação de trabalho foram configuradas para corresponder aos seus formulários de pedido de trabalho em papel pré-existentes.

Como administrador do sistema, Lorinda mantém configurações e configurações de segurança juntamente com a aprovação e atribuição de ordens de trabalho por departamento. As ordens de trabalho são atribuídas a um departamento e depois delegadas a um indivíduo. Os utilizadores do campus podem iniciar sessão em qualquer computador para submeter pedidos, ver o estado de uma ordem de trabalho e receber actualizações de notificação por e-mail para uma completa responsabilização. O RCC também usa seu CMMS para rastrear pedidos de chaves através dos níveis de aprovação necessários, juntamente com o rastreamento quando as chaves são emitidas e devolvidas. Quase 10.000 solicitações de trabalho foram processadas desde que o sistema foi implementado.

• O modelo Software-as-a-Service alivia dores de cabeça associadas a hardware, backups e quedas de energia
• Os relatórios são agora utilizados para justificar as horas extras e o pessoal e validar a quantidade de tempo gasto em projetos para fins de orçamento
• Relatórios de solicitação de trabalho permitem à gerência analisar e solucionar problemas recorrentes
• Maior responsabilidade à medida que a equipe de manutenção acompanha a data e hora da conclusão do trabalho
• Uso de pista e quilometragem de veículos universitários
• Melhoria da segurança no processo de solicitação de chaves desde a aprovação inicial até a emissão e devolução

Lorinda H., Assistente do Director das Instalações da Fábrica, Rockland Community College