Ein effektives Ersatzteilmanagement ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens entscheidend. Aber es kann auch eine komplexe und schwierige Herausforderung sein. Eine ordnungsgemäße Ersatzteilverwaltung bedeutet, dass Sie das richtige Teil zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben. Dies hilft Ihrem Wartungsteam, die Produktivität zu steigern, die Ausgaben zu senken und Ausfallzeiten zu reduzieren. Ein erfolgreiches Ersatzteilmanagement erfordert sorgfältige Planung, Präzision und Ausgewogenheit.
Lesen Sie weiter, um 5 der wichtigsten Tipps für die Planung und Umsetzung einer besseren Ersatzteilmanagementstrategie zu erfahren.
1. Kategorisieren und Optimieren des Bestands mithilfe von Daten
Wenn Sie überlegen, welche Teile Sie in welchem Umfang auf Lager halten sollten, ist es wichtig, Ihren Bestand in Kategorien zu unterteilen. Sie könnten Ihren Teilebestand beispielsweise in die folgenden Gruppen unterteilen:
- Aktive Teile (10 oder mehr pro Monat verwendet)
- Warenbestandteile (1 oder mehr pro Monat verwendet)
- Selten verwendete Teile (weniger als 1 pro Monat)
In der Vergangenheit haben die Unternehmen ihre Bestände mit Hilfe von Papier und Stift erfasst. Moderne Unternehmen setzen heute jedoch auf computergestützte Instandhaltungsmanagementsysteme (CMMS), um den Ersatzteilbestand mühelos zu überwachen und zu analysieren.
Beim Umgang mit dem Ersatzteilbestand ist es auch wichtig, die Vorlaufzeit, die Verbrauchsrate und die Kosten für die Lagerung der verschiedenen Teile zu berücksichtigen. So können beispielsweise Ersatzteile für Maschinen, die für den täglichen Betrieb nicht von entscheidender Bedeutung sind, oft aus den Lagerplänen gestrichen werden. Wenn jedoch die Nichtverfügbarkeit eines Teils im Bedarfsfall zum Ausfall einer kritischen Anlage oder zu einem finanziellen Schaden für Ihr Unternehmen führt, ist die Nichtbevorratung dieses Teils inakzeptabel.
2. Inventargenauigkeit sicherstellen
Seien Sie proaktiv bei der Identifizierung potenzieller Teileengpässe. Dies können Sie tun, indem Sie regelmäßig Zykluszählungen durchführen, um zu überprüfen, ob Ihr physischer Bestand mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmt.
Es gibt eine Reihe verschiedener Buchhaltungsmethoden, die Sie für die Verfolgung des Teilebestands verwenden können. Die Wahl der effektivsten Bestandsverwaltungsstrategie hängt jedoch von Ihrem Unternehmen ab. Wenn Ihr Bestand beispielsweise Teile oder Produkte mit begrenzter Haltbarkeit umfasst (Chemikalien, pharmazeutische Inhaltsstoffe oder andere verderbliche Artikel), sollten Sie sich auf die FIFO-Methode (First in, first out) der Bestandsbuchhaltung verlassen, um Verderb zu vermeiden.
Verknüpfen Sie außerdem die Lagerbestände mit den Arbeitsaufträgen der Instandhaltung. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Wartungsarbeiten geplant werden, wenn die für die Arbeiten erforderlichen Teile nicht vorrätig sind, und so Zeitverluste vermeiden.
3. Verbesserung des Lieferkettenmanagements
Damit Ihr Wartungsteam reibungslos arbeiten kann, müssen Sie die richtigen Teile zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstellen. Materiallieferanten, Versandpartner und andere Parteien haben alle einen direkten Einfluss darauf, wie Sie Ihren Ersatzteilbestand verwalten sollten.
Auch wenn Sie künftige Probleme in der Lieferkette vielleicht nicht ganz vermeiden können, können Sie Schritte unternehmen, um Ihre Beziehungen zu Lieferanten und Versendern zu optimieren. Dies kann Ihnen helfen, über mögliche Verlangsamungen oder Engpässe auf dem Laufenden zu bleiben, wenn sie auftreten.
Darüber hinaus können Sie mit integrierter CMMS-Software wie eMaint Zeit bei der Suche nach Teilen sparen, die Kosten für den Expressversand senken und die Kontrolle über Ihren sich ständig ändernden Bestand gewinnen. Sie können die eMaint-API oder die Low-Code-Integration mit Workato nutzen, um die Verbindungen zwischen Ihrem CMMS und Ihrem ERP- oder Einkaufssystem zu optimieren.
4. Planen Sie Ihren Wartungslagerraum richtig
Der Zweck eines Wartungslagers besteht darin, Materialien in einer sicheren, sauberen, geschützten und organisierten Umgebung unterzubringen. Der letzte Teil ist entscheidend: Wenn Ihr Lager unorganisiert ist, werden Bestandsprüfungen schwieriger, das Auffinden von Teilen nimmt mehr Zeit in Anspruch, und die Produktivität wird sinken.
Zu den häufigen Fallstricken bei der Verwaltung eines Bestandslagers gehören die Aufbewahrung der falschen Teile in der falschen Menge, die Lagerung oder Lieferung von Teilen an den falschen Ort oder die Unterbringung von Teilen, die sich in einem inakzeptablen Zustand befinden. All diese Probleme können die Kosten erheblich in die Höhe treiben. Deshalb müssen alle Teammitglieder ihre Rollen kennen und ihre Aufgaben konsequent und genau wahrnehmen.
Zu den Schlüsselfaktoren, die zum Erfolg Ihrer Lagerverwaltungsstrategie beitragen werden, gehören:
- Standort: Wenn ein Lagerraum zu weit von denjenigen entfernt ist, die ihn regelmäßig nutzen, kann es zu Verzögerungen kommen, und die Waren können während des Transports beschädigt werden oder verloren gehen.
- Infrastruktur: Ein Lagerraum in schlechtem Zustand erhöht das Risiko, dass er den Witterungseinflüssen ausgesetzt ist, die einige Teile beschädigen oder zerstören können.
- Räumliche Anordnung: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Lagerraum so einzurichten, dass ein optimaler Materialfluss gewährleistet ist und die Benutzer die Materialien schnell und effektiv zwischen den einzelnen Bereichen bewegen können. Überlegen Sie, ob der Lagerraum von links nach rechts oder von oben nach unten organisiert werden soll. Sollen die Etiketten über oder unter den einzelnen Bestandsposten angebracht werden? Wie auch immer Sie sich entscheiden, seien Sie konsequent.
- Zugänglichkeit: Viele Wartungsabteilungen verlassen sich in ihren Lagerräumen auf das "Ehrensystem". Führen Sie stattdessen standardisierte Kontrollen und Verfahren ein und schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Standards der Lagerhaltung, einschließlich der richtigen Handhabung, Verwaltung und Ausleihe von Materialien.
5. Muster des Scheiterns erkennen
Das Erkennen von Hindernissen oder Defiziten in Ihrem Ersatzteilmanagementprozess ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens. Die vielleicht beste Methode, um herauszufinden, wo Ihre derzeitigen Bestandsverwaltungsprozesse versagen, ist der Einsatz von CMMS-Software zur Verfolgung und Analyse von Trends.
Wenn Sie in der Lage sind, ein systemisches Problem zu erkennen, das präventiv entschärft werden kann, können Sie dafür sorgen, dass die Dinge reibungslos und effizient laufen. Und damit sind Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus.
Warten Sie nicht, sondern nutzen Sie eMaint, um die Ersatzteilmanagement-Strategie Ihres Unternehmens einfach zu verwalten und zu verbessern!