¿Qué es mantenimiento de edificios?
El mantenimiento de edificios incluye todo lo relacionado con el mantenimiento general, el paisajismo, la limpieza y las reparaciones de edificios comerciales o residenciales. Se refiere a las actividades que restauran las funciones y mejoran las condiciones de la propiedad privada para todos los ocupantes, ya vivan o trabajen en el edificio.
Cuando el sistema eléctrico falla o hay un problema de fontanería, el equipo de mantenimiento del edificio se encarga de las reparaciones. Estos miembros del equipo suelen pasar desapercibidos hasta que surge un problema, y normalmente trabajan en segundo plano realizando tareas de mantenimiento y el trabajo diario que mantiene los edificios en funcionamiento y con un aspecto atractivo. Cambiar los filtros de la calefacción, la ventilación y el aire acondicionado, inspeccionar los equipos y solucionar diversos problemas en todo el edificio son tareas incluidas en el mantenimiento de edificios.
El mantenimiento de edificios abarca muchos conjuntos de habilidades y funciones, lo que puede dificultar la organización de las funciones y responsabilidades y la priorización de las tareas más importantes. Sin embargo, el software del sistema informatizado de gestión del mantenimientoGMAO) puede simplificar la gestión del mantenimiento de edificios tanto para el supervisor de mantenimiento como para todo el equipo de mantenimiento.
Tipos de empleos y trabajadores de mantenimiento de edificios
En el mantenimiento de edificios hay muchas funciones diferentes. Algunos edificios pequeños pueden tener una sola persona que se ocupe de todas las responsabilidades del mantenimiento de edificios, pero la mayoría de las instalaciones tienen al menos unas cuantas personas con distintas funciones y responsabilidades. Estas funciones incluyen:
- Director/supervisor de mantenimiento - Esta persona supervisa todos los aspectos del mantenimiento de las instalaciones y al personal encargado de realizar las tareas de mantenimiento. Puede priorizar las órdenes de trabajo, examinar las tareas completadas y encargarse de contratar al personal de mantenimiento.
- Técnico de mantenimiento - Los detalles de estas funciones pueden variar, pero a menudo el personal que trabaja como técnico de mantenimiento cumplimenta órdenes de trabajo y realiza reparaciones de fontanería, calefacción, ventilación y aire acondicionado, electricidad u otros tipos de reparaciones en el edificio según sea necesario. También pueden limpiar las instalaciones del edificio o realizar tareas como el mantenimiento preventivo de los activos.
- Conserje - Las personas que desempeñan este papel suelen realizar tareas esenciales como limpiar y garantizar la seguridad del edificio para visitantes y ocupantes.
Los edificios o instalaciones más grandes pueden tener funciones de mantenimiento más específicas, como:
- Mantenimiento del terreno - Se encarga de la jardinería, la retirada de nieve, el corte del césped y el mantenimiento y limpieza del aparcamiento, entre otras tareas relacionadas con el terreno.
- Mantenimiento eléctrico - Responsable de la resolución de problemas del sistema eléctrico, como la reparación de aparatos y accesorios y la instalación de nuevos aparatos eléctricos en el edificio.
Ejemplos de mantenimiento de edificios
Los servicios de mantenimiento de edificios mantienen su infraestructura en buen estado y adoptan una postura proactiva en el mantenimiento. Es mejor prevenir posibles fallos realizando tareas rutinarias de mantenimiento que esperar y lidiar con ellos si se producen.
The goal of building maintenance is always to make buildings comfortable and safe for everyone who uses them. Here are some examples of building maintenance in practice:
- Repairing essential technology: Maintaining elevators, testing and repairing the fire safety response system, and checking the backup generators fall under this category.
- Preventive maintenance: TLubricating equipment, replacing filters, testing the HVAC system during seasonal changes, and other tasks that prolong asset life and reduce costs can fall under building maintenance.
- Washing and cleaning: Regularly vacuuming, disinfecting surfaces and thoroughly cleaning floors, bathrooms, windows, tables, and workstations. This is included in building maintenance plans for offices, plants, research labs, lunch rooms, shared hallways and other communal areas.
- Renovating the interior: Refreshing decor by painting the walls, laying down new fitted carpet, sealing or replacing cracked windows, or even insulating the roof are considered building maintenance tasks.
- Groundskeeping: This usually covers outdoor tasks like landscaping, clearing sidewalks, and trash removal. Seasonal activities like mowing the lawn, watering plants and shoveling snow would fall into this category. Upkeep of signage outside the building could also be included.
Si la reparación de una infraestructura supera las capacidades del personal de mantenimiento, éste también puede encargarse de buscar contratistas profesionales que lleven a cabo la reparación o sustitución.
Routine vs. Preventive Building Maintenance
Routine and preventive maintenance are both options to keep assets running optimally. However, the approaches differ.
Routine maintenance means cleaning, maintaining, or repairing assets at regular intervals. Some tasks may be done daily, while others are weekly, monthly, quarterly, or seasonal – it all depends on each asset and its specific needs. The hallmark of routine maintenance is that it is planned in advance so that maintenance teams can complete the work on a calendar-based schedule. Routine maintenance is a type of preventive maintenance that can be used in tandem with other strategies.
Preventive maintenance is an overarching strategy for preventing unplanned downtime and boosting operational efficiency. It can be as simple as regularly changing filters in an HVAC unit or as complex as responding to asset sensor data when the first signs of failure appear. Maintenance teams can use a variety of techniques such as calendar-based schedules, condition-based planning, and predictive technologies to build a preventive maintenance strategy that improves uptime and performance.
Both routine and preventive maintenance are key parts of building upkeep. Routine maintenance helps keep assets in top shape, but a more robust preventive maintenance approach offers flexibility for all asset types in your facility.
Lista de control para la gestión del mantenimiento de edificios
Incluso el programa de mantenimiento de edificios mejor gestionado necesitará piezas de repuesto, actualizaciones y reparaciones. Por eso debe documentar cada orden de trabajo en una lista de comprobación de mantenimiento de edificios para saber con qué frecuencia debe realizar el mantenimiento preventivo (MP ) de los activos en funcionamiento.
Una lista de comprobación de mantenimiento de edificios establece el orden de las tareas para el técnico que las va a realizar. El uso de una lista de comprobación para cada parte del edificio garantiza que el técnico realice un trabajo minucioso y no pase por alto ninguna zona que necesite mantenimiento.
Realizar inspecciones visuales de cada zona del edificio es el primer paso para planificar las listas de comprobación de mantenimiento de los trabajos que deben realizarse. Sin embargo, ciertas partes del edificio o de la maquinaria pueden requerir pruebas más exhaustivas para confirmar si funcionan correctamente.
Cada instalación tiene sus propios activos y equipos, pero aquí tiene una lista de áreas comunes que debe evaluar cuando elabore una lista de comprobación de mantenimiento de edificios:
- Sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) - Inspeccione visiblemente si hay desgaste en los cables y conexiones sueltas, a la vez que determina cualquier necesidad de mantenimiento preventivo regular, como la sustitución de filtros.
- Fontanería - Compruebe si hay fugas o desgaste visible en tuberías, juntas y accesorios. Asegúrese de que todos los accesorios funcionan correctamente y tienen agua caliente cuando proceda, y compruebe si hay signos visibles de fugas, como moho o suelos mojados.
- Características seguridad - Asegúrese de que las alarmas contra incendios, los aspersores, la señalización de seguridad y otras Características funcionan correctamente y cumplen los códigos de seguridad locales aplicables.
- Características estructurales y cosméticas - Compruebe que el tejado no presenta daños visibles, que no hay zonas del edificio que sufran goteras durante la lluvia y que los sistemas de drenaje, como los canalones, están libres de residuos y funcionan correctamente. Este tipo de mantenimiento incluye la comprobación de pintura desconchada, revestimientos o materiales de pared dañados y la corrección de otros desgastes exteriores del edificio.
- Control de plagas - Compruebe si hay indicios de roedores y chinches. Si aún no lo has hecho, programa inspecciones periódicas o servicios preventivos de un contratista de control de plagas.
- Equipos - Es necesario inspeccionar y mantener elementos como congeladores, calderas, generadores y otros activos para garantizar que funcionan dentro de sus parámetros de temperatura correctos y funcionan como se espera de ellos. Esto puede incluir la realización de pruebas con los equipos para observar que pueden llevar a cabo las tareas correctamente.
- Suelos - Asegúrese de que todos los suelos estén en buen estado, sin peligro de tropiezos o caídas, que los umbrales estén en buen estado y que todos los suelos estén limpios y sean seguros.
How To Prioritize Building Maintenance Tasks
Once you have a list of all the necessary tasks to keep things running smoothly, the next step is to determine the order and frequency of each task. This means creating a maintenance strategy, a guide that can be stored centrally as a reference for all stakeholders. That way, all maintenance team members and outside contractors know when and how to complete each task.
What exactly is in your maintenance strategy will depend on the needs of the building and the specificity of the tasks at hand. However, there are some universal categories that organizations use to prioritize different types of building maintenance:
1. Scheduled Maintenance
Preventive maintenance tasks should be determined for each area of your operation and scheduled at regular intervals. Then you can assign tasks to certain team members to ensure they are completed at the necessary frequency. Completed tasks should be documented by the technicians performing the maintenance, and technicians should also make note of any concerns they have so that the technicians performing future maintenance know what trouble areas to look for.
2. Emergency Maintenance
En muchas organizaciones, a las tareas de mantenimiento se les asigna un orden de prioridad para determinar cuáles son las más importantes. Se da la máxima prioridad a las situaciones de emergencia en las que el edificio puede sufrir daños considerables o se pueden interrumpir los servicios públicos de toda una planta.
3. Non-Emergency Safety Concerns
Next in line are high-priority tasks, which are those that are still important for ensuring safety but aren’t emergencies. Medium and low-priority tasks are still necessary but don’t pose as much risk to property or people if they can’t receive immediate attention. However, if they aren’t addressed, they could escalate into a higher-rated category.
¿Qué hace el software de mantenimiento de edificios?
Mantener organizados todos sus activos, calendarios, inspecciones y técnicos puede ser todo un reto. Ahí es donde entra en juego el software de mantenimiento de edificios.
El software de mantenimiento de edificios, o software de gestión de instalaciones, es clave para aumentar la productividad al tiempo que se reducen los costes de su programa de mantenimiento de edificios.
El software de mantenimiento de edificios está diseñado para automatizar procesos que consumen mucho tiempo en su organización, permitiendo el seguimiento y la programación digital de las órdenes de trabajo. Esto elimina la necesidad de órdenes de trabajo en papel o calendarios desordenados. También le permite crear informes que muestran qué tareas de mantenimiento de edificios se han completado y cuáles están pendientes.
El software de mantenimiento le permite priorizar las órdenes de trabajo para que los elementos más importantes se realicen primero, y puede asignar órdenes de trabajo a técnicos con las habilidades específicas necesarias para completar la tarea. Los técnicos pueden consultar las tareas realizadas anteriormente desde su dispositivo móvil, sin necesidad de buscar las órdenes de trabajo en un archivo. Pueden anotar todas sus observaciones directamente en el software para que las revisen futuros técnicos, y los supervisores de mantenimiento del edificio pueden dar el visto bueno a las órdenes de trabajo completadas, todo en el mismo sistema.
Gestión del mantenimiento de edificios con un GMAO
Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) es una solución de software que le permite elaborar y gestionar un plan de mantenimiento para cada aspecto de sus instalaciones. Siempre que tenga que instalar actualizaciones de equipos, realizar inspecciones periódicas, probar equipos o completar el mantenimiento preventivo, un GMAO le permite seguir el progreso de esas órdenes de trabajo hasta su finalización.
Un GMAO también puede ayudarle a gestionar varias instalaciones. Para cada ubicación, puede implementar un moderno software Características como la cartografía interactiva y el acceso basado en aplicaciones móviles para maximizar su programa de mantenimiento de edificios. Los miembros del equipo de mantenimiento estarán mejor equipados para gestionar los procesos que proporcionan un lugar de trabajo más limpio y con mejor funcionamiento.
Los supervisores de mantenimiento de edificios pueden añadir flujos de trabajo o pasos necesarios para cada proceso con el fin de garantizar que las órdenes de trabajo se completen de forma exhaustiva y eficaz. Un GMAO también puede gestionar el inventario de piezas de repuesto, garantizando que su almacén de piezas siempre tenga todo lo que sus técnicos necesitan para completar rápidamente las reparaciones necesarias.
Tanto si mantiene varios edificios como uno solo, la gestión del mantenimiento de edificios se simplifica utilizando un software de gestión del mantenimiento de edificios, como un GMAO, para la programación y el mantenimiento de registros. Para ver lo que un GMAO puede hacer por usted, haga clic aquí para obtener una demostración gratuita de eMaint, uno de los programas de software GMAO mejor valorados y utilizados por los profesionales del mantenimiento.