Was ist Gebäudeinstandhaltung?
Instandhaltung von Gebäuden umfasst alles, was mit der allgemeinen Instandhaltung, der Landschaftsgestaltung, der Reinigung und der Gebäudereparatur von Geschäfts- oder Wohngebäuden zu tun hat. Sie bezieht sich auf die Tätigkeiten, die die Funktionen wiederherstellen und die Bedingungen für alle Bewohner eines Privatgrundstücks verbessern, unabhängig davon, ob sie in dem Gebäude leben oder arbeiten.
Wenn die Elektrik ausfällt oder es ein Problem mit den Sanitäranlagen gibt, kümmert sich das Gebäudewartungsteam um die Reparatur. Diese Teammitglieder bleiben oft unbemerkt, bis ein Problem auftritt, und arbeiten meist still im Hintergrund, um die täglichen Arbeiten auszuführen, die dafür sorgen, dass die Gebäude funktionieren und schön aussehen. Das Wechseln von HVAC-Filtern, die Inspektion von Geräten und die Behebung einer Vielzahl von Problemen im gesamten Gebäude gehören zu den Aufgaben der Gebäudewartung.
Die Gebäudeinstandhaltung umfasst viele Fähigkeiten und Rollen, was es schwierig machen kann, Rollen und Verantwortlichkeiten zu organisieren und die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) kann jedoch die Verwaltung der Gebäudeinstandhaltung sowohl für den Instandhaltungsleiter als auch für das gesamte Instandhaltungsteam vereinfachen.
Arten von Gebäudeinstandhaltungsjobs und Arbeitnehmern
In der Gebäudeinstandhaltung gibt es viele verschiedene Rollen. In einigen kleinen Gebäuden gibt es vielleicht eine Person, die für alle Aufgaben der Gebäudeinstandhaltung zuständig ist, aber in den meisten Einrichtungen gibt es zumindest einige Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Zuständigkeiten. Zu diesen Aufgaben gehören:
- Instandhaltungsleiter/Überwacher - Diese Person beaufsichtigt alle Bereiche der Gebäudeinstandhaltung und das für die Durchführung von Instandhaltungsaufgaben zuständige Personal. Er kann Prioritäten für Arbeitsaufträge setzen, erledigte Aufgaben überprüfen und ist für die Einstellung von Wartungspersonal verantwortlich.
- Wartungstechniker - Die Einzelheiten dieser Aufgaben können variieren, aber häufig erledigen Wartungstechniker Arbeitsaufträge und führen Sanitär-, HLK-, Elektro- oder andere Gebäudereparaturen nach Bedarf durch. Sie können auch Einrichtungen im Gebäude reinigen oder Aufgaben wie die vorbeugende Wartung von Anlagen übernehmen.
- Hausmeister - Mitarbeiter in dieser Funktion übernehmen häufig wichtige Aufgaben wie die Reinigung und die Gewährleistung der Sicherheit für Besucher und Bewohner des Gebäudes.
Größere Gebäude oder Einrichtungen können spezifischere Wartungsaufgaben haben, wie zum Beispiel:
- Grundstückspflege - Verantwortlich für Landschaftsgestaltung, Schneeräumung, Rasenmähen und Sicherstellung, dass der Parkplatz gut gepflegt und sauber ist, neben anderen grundstücksbezogenen Aufgaben.
- Elektrische Wartung - Verantwortlich für die Fehlersuche in elektrischen Anlagen, wie z. B. die Reparatur von Geräten und Armaturen und die Installation neuer elektrischer Geräte im Gebäude.
Beispiele für die Instandhaltung von Gebäuden
Gebäudewartungsdienste halten Ihre Infrastruktur in gutem Zustand und nehmen eine proaktive Haltung zur Wartung ein. Es ist besser, potenziellen Ausfällen durch routinemäßige Wartungsarbeiten vorzubeugen, als zu warten und sich mit ihnen zu befassen, wenn sie auftreten.
The goal of building maintenance is always to make buildings comfortable and safe for everyone who uses them. Here are some examples of building maintenance in practice:
- Repairing essential technology: Maintaining elevators, testing and repairing the fire safety response system, and checking the backup generators fall under this category.
- Preventive maintenance: TLubricating equipment, replacing filters, testing the HVAC system during seasonal changes, and other tasks that prolong asset life and reduce costs can fall under building maintenance.
- Washing and cleaning: Regularly vacuuming, disinfecting surfaces and thoroughly cleaning floors, bathrooms, windows, tables, and workstations. This is included in building maintenance plans for offices, plants, research labs, lunch rooms, shared hallways and other communal areas.
- Renovating the interior: Refreshing decor by painting the walls, laying down new fitted carpet, sealing or replacing cracked windows, or even insulating the roof are considered building maintenance tasks.
- Groundskeeping: This usually covers outdoor tasks like landscaping, clearing sidewalks, and trash removal. Seasonal activities like mowing the lawn, watering plants and shoveling snow would fall into this category. Upkeep of signage outside the building could also be included.
Wenn die Reparatur eines Teils der Infrastruktur die Fähigkeiten des Wartungspersonals übersteigt, können sie auch für die Suche nach professionellen Auftragnehmern zuständig sein, die die Reparatur oder den Austausch durchführen.
Routine vs. Preventive Building Maintenance
Routine and preventive maintenance are both options to keep assets running optimally. However, the approaches differ.
Routine maintenance means cleaning, maintaining, or repairing assets at regular intervals. Some tasks may be done daily, while others are weekly, monthly, quarterly, or seasonal – it all depends on each asset and its specific needs. The hallmark of routine maintenance is that it is planned in advance so that maintenance teams can complete the work on a calendar-based schedule. Routine maintenance is a type of preventive maintenance that can be used in tandem with other strategies.
Preventive maintenance is an overarching strategy for preventing unplanned downtime and boosting operational efficiency. It can be as simple as regularly changing filters in an HVAC unit or as complex as responding to asset sensor data when the first signs of failure appear. Maintenance teams can use a variety of techniques such as calendar-based schedules, condition-based planning, and predictive technologies to build a preventive maintenance strategy that improves uptime and performance.
Both routine and preventive maintenance are key parts of building upkeep. Routine maintenance helps keep assets in top shape, but a more robust preventive maintenance approach offers flexibility for all asset types in your facility.
Checkliste für das Gebäudemanagement
Auch bei einem noch so gut geführten Gebäudeinstandhaltungsprogramm werden Ersatzteile, Aktualisierungen und Gebäudereparaturen erforderlich sein. Deshalb sollten Sie jeden Arbeitsauftrag auf einer Checkliste für die Gebäudeinstandhaltung dokumentieren, um zu wissen, wie oft Sie die vorbeugende Instandhaltung (PM) für laufende Anlagen durchführen müssen.
Eine Checkliste für die Gebäudewartung legt die Reihenfolge der Aufgaben für den Techniker fest, der sie ausführen wird. Die Verwendung einer Checkliste für jeden Teil des Gebäudes stellt sicher, dass der Techniker seine Arbeit gründlich erledigt und keine Bereiche übersieht, die gewartet werden müssen.
Die Durchführung von Sichtkontrollen in jedem Bereich des Gebäudes ist der erste Schritt zur Planung von Wartungschecklisten für die anfallenden Arbeiten. Bestimmte Gebäudeteile oder Maschinen müssen jedoch möglicherweise eingehender geprüft werden, um festzustellen, ob sie ordnungsgemäß funktionieren.
Jede Einrichtung verfügt über einzigartige Anlagen und Ausrüstungen, aber hier ist eine Liste allgemeiner Bereiche, die bei der Zusammenstellung einer Checkliste für die Gebäudewartung bewertet werden sollten:
- HVAC-System - Sichtprüfung auf Verschleiß von Kabeln und losen Verbindungen sowie Ermittlung des Bedarfs an regelmäßiger vorbeugender Wartung, z. B. Filterwechsel.
- Sanitäranlagen - Überprüfen Sie Rohre, Dichtungen und Armaturen auf Lecks oder sichtbaren Verschleiß. Vergewissern Sie sich, dass alle Armaturen ordnungsgemäß funktionieren und gegebenenfalls heißes Wasser zur Verfügung steht, und prüfen Sie auf sichtbare Anzeichen von Lecks wie Schimmel oder nasse Böden.
- Sicherheitsvorkehrungen - Vergewissern Sie sich, dass Feuermelder, Sprinkleranlagen, Sicherheitsschilder und andere Sicherheitsvorkehrungen ordnungsgemäß funktionieren und den geltenden örtlichen Sicherheitsvorschriften entsprechen.
- Strukturelle und kosmetische Merkmale - Überprüfen Sie, dass das Dach keine sichtbaren Schäden aufweist, dass keine Bereiche des Gebäudes bei Regen undicht sind und dass Entwässerungssysteme wie Dachrinnen frei von Ablagerungen sind und ordnungsgemäß funktionieren. Zu dieser Art der Instandhaltung gehört auch die Überprüfung auf abgeplatzte Farbe, beschädigte Abstellgleise oder Wandmaterialien und die Behebung anderer äußerer Abnutzungserscheinungen des Gebäudes.
- Schädlingsbekämpfung - Achten Sie auf Anzeichen von Nagetieren und Ungeziefer. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie regelmäßige Inspektionen oder vorbeugende Maßnahmen durch einen Schädlingsbekämpfer einplanen.
- Ausrüstung - Geräte wie Gefriergeräte, Heizkessel, Generatoren und andere Anlagen müssen inspiziert und gewartet werden, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der korrekten Temperaturparameter arbeiten und wie erwartet funktionieren. Dazu können auch Tests mit den Geräten gehören, um zu prüfen, ob sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen können.
- Fußböden - Vergewissern Sie sich, dass alle Fußböden in gutem Zustand sind und keine Stolper- oder Sturzgefahr darstellen, dass Schwellen in gutem Zustand sind und dass alle Fußböden sauber und sicher sind.
How To Prioritize Building Maintenance Tasks
Once you have a list of all the necessary tasks to keep things running smoothly, the next step is to determine the order and frequency of each task. This means creating a maintenance strategy, a guide that can be stored centrally as a reference for all stakeholders. That way, all maintenance team members and outside contractors know when and how to complete each task.
What exactly is in your maintenance strategy will depend on the needs of the building and the specificity of the tasks at hand. However, there are some universal categories that organizations use to prioritize different types of building maintenance:
1. Scheduled Maintenance
Preventive maintenance tasks should be determined for each area of your operation and scheduled at regular intervals. Then you can assign tasks to certain team members to ensure they are completed at the necessary frequency. Completed tasks should be documented by the technicians performing the maintenance, and technicians should also make note of any concerns they have so that the technicians performing future maintenance know what trouble areas to look for.
2. Emergency Maintenance
In vielen Unternehmen werden Instandhaltungsaufgaben nach ihrer Priorität eingestuft, um festzustellen, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Die höchste Priorität haben Notfallsituationen, in denen das Gebäude erhebliche Schäden erleiden könnte oder die Versorgungsdienste eines ganzen Stockwerks unterbrochen werden könnten.
3. Non-Emergency Safety Concerns
Next in line are high-priority tasks, which are those that are still important for ensuring safety but aren’t emergencies. Medium and low-priority tasks are still necessary but don’t pose as much risk to property or people if they can’t receive immediate attention. However, if they aren’t addressed, they could escalate into a higher-rated category.
Was leistet die Software für die Gebäudeinstandhaltung?
Es kann eine Herausforderung sein, all Ihre Anlagen, Zeitpläne, Inspektionen und Techniker zu organisieren. Hier kommt die Software für die Gebäudeinstandhaltung ins Spiel.
Software für die Gebäudewartung bzw. für das Gebäudemanagement ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Kostensenkung in Ihrem Gebäudewartungsprogramm.
Software für die Gebäudeinstandhaltung wurde entwickelt, um zeitaufwändige Prozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, indem Arbeitsaufträge digital verfolgt und geplant werden können. Dies macht Arbeitsaufträge auf Papier oder unübersichtliche Kalender überflüssig. Außerdem können Sie Berichte erstellen, aus denen hervorgeht, welche Aufgaben der Gebäudeinstandhaltung bereits erledigt wurden und welche noch ausstehen.
Mit der Instandhaltungssoftware können Sie Arbeitsaufträge nach Priorität ordnen, sodass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden, und Sie können Arbeitsaufträge an Techniker mit den für die Ausführung der Aufgabe erforderlichen spezifischen Fähigkeiten vergeben. Techniker können bereits erledigte Aufgaben direkt von ihrem mobilen Gerät aus einsehen, ohne Arbeitsaufträge aus einer Datei heraussuchen zu müssen. Sie können alle ihre Beobachtungen direkt in der Software notieren, so dass sie von zukünftigen Technikern überprüft werden können, und die Leiter der Gebäudewartung können abgeschlossene Arbeitsaufträge abzeichnen - alles im selben System.
Gebäudewartungsmanagement mit einem CMMS
Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem(CMMS) ist eine Softwarelösung, mit der Sie einen Wartungsplan für jeden Aspekt Ihrer Anlage erstellen und verwalten können. Wann immer Sie Ausrüstungs-Upgrades installieren, regelmäßige Inspektionen durchführen, Geräte testen oder eine vorbeugende Wartung durchführen müssen, können Sie mit einem CMMS den Fortschritt dieser Arbeitsaufträge bis zum Abschluss verfolgen.
Ein CMMS kann Ihnen auch bei der Verwaltung mehrerer Standorte helfen. Für jeden Standort können Sie moderne Softwarefunktionen wie interaktives Mapping und mobilen App-basierten Zugriff implementieren, um Ihr Gebäudewartungsprogramm zu optimieren. Die Mitglieder des Wartungsteams werden besser in der Lage sein, die Prozesse zu verwalten, die für einen sauberen, besser funktionierenden Arbeitsplatz sorgen.
Die Verantwortlichen für die Gebäudewartung können für jeden Prozess Arbeitsabläufe oder erforderliche Schritte hinzufügen, um sicherzustellen, dass Arbeitsaufträge gründlich und effektiv ausgeführt werden. Ein CMMS kann auch den Ersatzteilbestand verwalten und so sicherstellen, dass Ihr Ersatzteillager immer über alles verfügt, was Ihre Techniker benötigen, um notwendige Reparaturen schnell durchzuführen.
Unabhängig davon, ob Sie mehrere Gebäude oder nur ein einziges betreuen, wird die Verwaltung der Gebäudeinstandhaltung durch den Einsatz einer Software für die Gebäudeinstandhaltung, wie z. B. eines CMMS, für die Planung und Aufzeichnung vereinfacht. Um zu sehen, was ein CMMS für Sie tun kann, klicken Sie hier für eine kostenlose Demo von eMaint, einem der am besten bewerteten CMMS-Softwareprogramme, die von Instandhaltungsfachleuten verwendet werden.