eMaint CMMS vereinfacht den CMMS-Ausschreibungsprozess, indem es Ihnen die Informationen, Softwarespezifikationen und Gesamtüberlegungen zur Verfügung stellt, die Sie benötigen, um Ihre Entscheidungsfindung zu optimieren.

Wenden Sie sich an [email protected] und fügen Sie Ihr RFP bei oder füllen Sie das Formular aus, um den Prozess zu beginnen →

Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung:

• Schnelles Reagieren auf RFI- und RFP-Anfragen
• Setzen Sie sich mit ähnlichen Unternehmen in Verbindung, die mit eMaint die Leistungskennzahlen (KPIs) für die Instandhaltung verbessert, Kosten gesenkt und die Effizienz maximiert haben.
• Detaillierte RFP-Antworten, die Hintergrundinformationen, Screenshots und Kontext enthalten

Was ist ein CMMS Request for Proposal (RFP)?

Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) ist ein formelles Dokument, das von einer Organisation herausgegeben wird, um Angebote von Anbietern für ein bestimmtes Projekt, Produkt oder eine Dienstleistung einzuholen. Sie umreißt die Anforderungen, Ziele und Kriterien der Organisation für die Auswahl eines Anbieters. Der Hauptzweck einer Ausschreibung besteht darin, detaillierte und wettbewerbsfähige Angebote von qualifizierten Anbietern einzuholen und so einen umfassenden Bewertungsprozess zu ermöglichen, um die beste Lösung für die Bedürfnisse der Organisation zu finden.

Im Zusammenhang mit computergestützten Instandhaltungsmanagementsystemen richtet sich eine Ausschreibung speziell an Anbieter von CMMS-Software. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die den Anforderungen des Unternehmens an das Instandhaltungsmanagement entspricht und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt.

Wann sollten Sie eine RFP erstellen?

Eine Ausschreibung ist besonders dann sinnvoll, wenn Ihre Anwendung komplex ist und eine Standardlösung von der Stange nicht ausreicht. Im Folgenden finden Sie spezifische Szenarien, in denen Sie die Erstellung einer Ausschreibung in Betracht ziehen sollten:

1. Maßgeschneiderte Lösungen erforderlich: Wenn Ihr Unternehmen Wartungsanforderungen hat, die maßgeschneiderte Lösungen erfordern, ist ein RFP unerlässlich.
2. Groß angelegte Implementierungen: Wenn Sie eine groß angelegte oder unternehmensweite Implementierung planen, hilft eine RFP, die Komplexität zu bewältigen. Dazu gehören Implementierungen über mehrere Standorte oder Abteilungen hinweg, bei denen Konsistenz und Integration entscheidend sind.
3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Branchen mit strengen gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. das Gesundheitswesen, die Luft- und Raumfahrt oder die Lebensmittel- und Getränkeindustrie, profitieren erheblich von einer RFP. In dem Dokument können spezifische Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften dargelegt und Anbieter aufgefordert werden, Lösungen anzubieten, die alle erforderlichen Normen und Vorschriften erfüllen.
4. Neue CMMS-Implementierungen: Für Unternehmen, die zum ersten Mal ein CMMS einführen, kann ein RFP besonders vorteilhaft sein. Sie bietet einen strukturierten Rahmen, um die am besten geeignete Lösung zu ermitteln, insbesondere wenn das Unternehmen noch keine Erfahrung mit CMMS-Lösungen hat.

Was zuerst zu tun ist: Vorbereitung des Entwurfs einer CMMS RFP

Der Erfolg Ihrer CMMS-Ausschreibung hängt von gründlicher Vorarbeit ab. Eine sorgfältige Vorbereitung trägt dazu bei, die besonderen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens zu erfassen, damit Sie Angebote einholen können, die sowohl relevant als auch wettbewerbsfähig sind.

Beginnen Sie mit einer Bedarfsanalyse, um die Anforderungen Ihres Unternehmens an das Instandhaltungsmanagement zu ermitteln. Bestimmen Sie die aktuellen Herausforderungen im Bereich der Instandhaltung und die Ziele, die Sie mit dem neuen CMMS erreichen wollen, und listen Sie dann die Funktionen und Möglichkeiten auf, die das CMMS zur Erreichung dieser Ziele bieten kann. Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, die Planung der vorbeugenden Instandhaltung, die Nachverfolgung von Anlagen und der mobile Zugriff sind nur einige Beispiele, die auf Ihr Unternehmen zutreffen könnten.

Zweitens: Listen Sie alle technischen Anforderungen auf. Dazu gehören die Präferenzen für die Bereitstellung (z. B. Cloud-basiert), die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen (ERP, SCADA, IoT usw.) und die Anforderungen an die Einhaltung von Branchenstandards. Die Benennung dieser Anforderungen kann Ihnen helfen, einen Anbieter einzugrenzen, der die funktionalen Anforderungen erfüllt, und die Funktionen zu priorisieren, die für den täglichen Betrieb entscheidend sind.

Um diese Informationen zu erhalten, müssen Sie mit Wartungsmanagern, IT-Mitarbeitern und anderen wichtigen Interessenvertretern sprechen, damit Sie keine betrieblichen, technischen und strategischen Anforderungen übersehen oder übersehen. Denken Sie daran, dass ohne Abstimmung verschiedene Abteilungen widersprüchliche Prioritäten haben können, was zu einer Ausschreibung führt, die den Bedürfnissen des Unternehmens nicht vollständig gerecht wird. Eine gemeinsame Anstrengung wird letztendlich zu einer umfassenderen und effektiveren Ausschreibung führen.

Verfassen eines CMMS-RFP: 8 wesentliche Elemente, die enthalten sein müssen

Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die Ausschreibung unter Berücksichtigung der gewonnenen Erkenntnisse und Anforderungen zu verfassen. Berücksichtigen Sie die folgenden Elemente, damit die Ausschreibung umfassend und effektiv ist:

Beispiel für ein CMMS RFP

Sind Sie bereit, Ihr CMMS RFP zu erstellen? Hier finden Sie ein Beispiel, das alle wichtigen Punkte abdeckt. Anhand dieses Beispiels können Sie Ihre Anforderungen an die Anbieter klar und prägnant formulieren.

Fertigstellung Ihres CMMS RFP

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen und detaillierte, spezifische Anforderungen in Ihre CMMS-Ausschreibung aufnehmen, schaffen Sie die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Beschaffungsprozess. Klare und präzise Informationen helfen den Anbietern, Ihre Anforderungen zu verstehen, und führen zu Angeboten, die den Zielen Ihres Unternehmens gerecht werden.