Was ist Facility Management Software?

Was macht eine Facility-Management-Software?

Die eMaint-Software für das Gebäudemanagement macht Daten aus dem gesamten Unternehmen nutzbar und verwandelt sie in verwertbare Erkenntnisse für Instandhaltungsmanager. Mit der robusten Arbeitsauftragsverwaltung können viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, leicht priorisiert, geplant, verfolgt und auf breiter Ebene kommuniziert werden. Selbst Arbeitsrückstände lassen sich leichter abarbeiten. Die Facility-Management-Software unterstützt Teams bei der Verwaltung von Flächen, Räumen, Anlagen und den damit verbundenen Reservierungsprozessen für jedes dieser Elemente.

Eine leistungsstarke Softwareplattform kann Wartungsteams dabei helfen, ihre Arbeit besser und schneller zu erledigen - egal, wo sie gerade sind. Mobile Funktionen bieten Einfachheit und Flexibilität. Facility-Management-Software hilft den Teams, Zeit zu sparen und ihre Arbeit zu optimieren, damit sie bessere Ergebnisse erzielen können.

Mit eMaint können Gebäudemanagement-Teams individuelle Dashboards und Berichte erstellen, Teile mit wenigen Klicks bestellen und ihre Produktivität bei gleichzeitiger Kostensenkung steigern. Durch die Integration können Facility-Teams mit eMaint mehr aus ihren vorhandenen Tools und Daten herausholen.

Was sind die häufigsten Aufgaben des Facility Managements?

Das Management der Gebäudeinstandhaltung umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben - von der Ergonomie der Arbeitsplätze bis hin zu den Gebäudehüllen und allem, was dazwischen liegt.

Damit Räume, Strukturen und Systeme wie geplant funktionieren, müssen Instandhaltungsteams Maßnahmen planen und terminieren, um Ausfälle zu vermeiden. Gebäudemanagementteams sind für eine Vielzahl von Anlagen und Bereichen in und um gewerbliche und andere Gebäude verantwortlich, von HLK-Einheiten bis hin zu Parkgaragen.

Von der Milderung der Umweltauswirkungen bis hin zur Förderung der Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und Besuchern macht das Facility Management das Beste aus der gebauten Umwelt.

Die genauen Anforderungen eines Facility-Management-Teams hängen von der Art der Einrichtung ab, davon, ob es mehrere Standorte oder nur einen gibt, und von weiteren Faktoren. Alle Arten von Gebäudeteams benötigen eine Arbeitsanforderungsfunktion für Mitarbeiter - auch für Mitarbeiter, die nicht selbst zum Gebäudeteam gehören. Zum Beispiel müssen Lehrer an einer Schule in der Lage sein, Arbeitsaufträge auszufüllen.

Facility-Management-Projekte variieren je nach Organisation und Tag, können aber Folgendes umfassen:

• Durchführung regelmäßiger Begehungen
• Installation oder Wartung von Geräten
• Prüfung oder Aufrüstung von Brandschutz- und anderen Sicherheitssystemen
• Verbesserung der Beleuchtung, der Bedachung, der Oberflächenbehandlung oder anderer Elemente
• Umgestaltung von Räumen für neue Nutzungen

Was sind Arbeitsaufträge für Einrichtungen?

In Arbeitsaufträgen von Einrichtungen wird eine bestimmte Instandhaltungstätigkeit beschrieben, die zur Ausführung genehmigt wurde. Sie enthalten Informationen, die für die Durchführung der Arbeiten erforderlich sind, wie z. B. die benötigten Werkzeuge und Teile. Arbeitsaufträge können das Ergebnis von Kunden- oder Mitarbeiteranfragen, regelmäßigen Wartungs- oder Reparaturarbeiten oder notwendigen Folgemaßnahmen nach Audits oder Inspektionen sein. Eine Facility-Management-Software wie eMaint kann nicht nur Arbeitsaufträge generieren, sondern diese auch verfolgen, um die Erledigungsrate zu überwachen, Trends zu erkennen und vieles mehr.

eMaint macht Arbeitsaufträge - das Rückgrat des Instandhaltungsmanagements - auf eine Weise nahtlos, wie es bei papierbasierten Arbeitsaufträgen nicht möglich ist. In eMaint wird ein Arbeitsauftrag angezeigt:

• Die Arbeit, die getan werden muss
• Wann und wo die Arbeiten abgeschlossen werden sollen
• Wer hat die Arbeit angefordert
• Wer hat die Arbeit genehmigt?
• Wer wird die Arbeit ausführen?
• Die für die Ausführung der Aufgabe benötigten Werkzeuge und Teile

OEM-Handbücher, Schaltpläne und andere wichtige Dokumente können hochgeladen und über die Dokumentenspeicherfunktion an den Arbeitsauftrag angehängt werden. Durch die Möglichkeit, jederzeit und überall auf solche Zusammenhänge und Details zuzugreifen, ermöglicht die Software für die Instandhaltung von Anlagen den Teams, ihre Produktivität, die Erledigungsrate von Arbeiten und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern. Echtzeit-Updates zu Arbeit, Aufgaben und Ressourcen erleichtern die Planung und Berichterstellung.

Mit den interaktiven Plänen in eMaint können Facility-Management-Teams ein Bild eines beliebigen Objekts, z. B. eines Raums, einer Werkshalle oder einer Ausrüstungslinie, überlagern und diesem Bild Referenzpunkte hinzufügen. Diese Bezugspunkte können Anlagen oder Kontakte sein.

Der interaktive Plan ermöglicht es den Antragstellern, sich beim Ausfüllen eines Antragsformulars auf eine bestimmte Stelle zu beziehen. Dies reduziert Identifikations- und Kommunikationsfehler.

eMaint bietet auch eine Funktion für das Lieferantenportal, um die Verwaltung zeitlich begrenzter Benutzer zu erleichtern (z. B. bei der Beauftragung eines Klempners, der vor Ort ein Leck repariert).

Profi-Tipp

"Die Aufrechterhaltung einer sicheren, gesunden und voll funktionsfähigen Anlage ist in der heutigen wettbewerbsorientierten Wirtschaft unerlässlich. eMaint kombiniert erstklassige Arbeitsauftragsfunktionen mit wichtigen Softwaretools für das Gebäudemanagement, wie z. B. interaktive Karten und Funktionen für mobile Techniker.

Es ist von entscheidender Bedeutung, einen umfassenden Überblick über alle Anlagen und deren Status zu haben, da sie zusammenarbeiten, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Diese Transparenz und die Möglichkeit, informative Dashboards und Berichte zu erstellen, sind der Schlüssel, um den Überblick über den Wartungsbedarf zu behalten."

Mitch Kruse, Produktmarketing-Manager bei eMaint

Welche Funktionen bietet eMaint für das Gebäudemanagement?

• Optionen für Arbeitsanforderer
• Interaktive Pläne
• Mobile Nutzung
• Anbieter-Portal
• Zimmer-/Vermögensreservierung
• Benutzerdefiniertes Dashboard und Berichte
• Integration von Daten aus Gebäudemanagementsystemen

1. Was ist die beste Software für das Gebäudemanagement?

Die kürzeste Antwort ist, dass die beste Software diejenige ist, die Ihr Team verwenden wird. Ermitteln Sie die Funktionen, die Ihr Team benötigt, und erstellen Sie ein kleines Pilotprogramm, um die Software zu testen. Berichten Sie dann über Ihre Ergebnisse und Erfahrungen - nicht nur an die Leitung Ihres Unternehmens, sondern auch an diejenigen, die täglich mit der Software arbeiten.

Schließlich kann eine ausreichende Schulung sicherstellen, dass Ihr Team die von Ihnen gewählte Facility-Management-Software optimal nutzen kann. Führen Sie in regelmäßigen Abständen Schulungen durch.

2. Worauf sollten Sie bei der besten Facility-Management-Software achten?

Mehrere Schlüsselfunktionen sorgen dafür, dass Gebäudemanagementteams das Beste aus ihrer Software herausholen können.

• Verwaltung von Arbeitsaufträgen
  • Mit der Arbeitsauftragsverfolgung wissen Sie genau, was eine Reparatur kosten wird und wie lange sie dauern wird. Arbeit, Teile und Einkäufe sind alle mit einem Arbeitsauftrag verbunden.
  • Manager können Techniker einplanen und ihnen geplante Aufgaben, einschließlich Verfahren und benötigter Teile, zur Verfügung stellen. Mit den automatischen E-Mail-Benachrichtigungen von eMaint verpassen die Wartungsteams keine geplante Wartung oder Inspektion.
• Berichte und Dashboards
  • Die Reporting-Tools in eMaint CMMS ermöglichen es den Facility Managern, über alle Anlagen auf dem Laufenden zu bleiben und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für den Betrieb zu verfolgen und zu analysieren. Wichtige Informationen sind auf einen Blick verfügbar, einschließlich des Prozentsatzes der Ausfallzeiten im Vergleich zum Ziel, der PM-Abschlussraten, der Gesamtanlageneffektivität (OEE) und mehr. Eine robuste Dashboard-Funktion ermöglicht es Instandhaltungsmanagern, die Leistungsfähigkeit von eMaint zu nutzen, um Daten aussagekräftig zu machen und so bessere Entscheidungen zu treffen.
• Software für mobiles Gebäudemanagement
  • Wie können Sie Einrichtungen effektiv warten? Legen Sie Prioritäten fest und nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll. Mit der mobilen Lösung von eMaint können Teams Inspektionen durchführen, Arbeitsanfragen verwalten und Arbeitsaufträge über ihre mobilen Geräte planen. Reduzieren Sie die zeitaufwändige Dateneingabe für Techniker, indem Sie Barcodes an Anlagen und Teile in eMaint anbringen. Verringern Sie Ihren Arbeitsaufwand, damit Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.

3. Was sind die Vorteile einer Cloud-basierten Facility-Management-Software?

Für Facility Manager ist ein benutzerfreundliches und effektives Arbeitsanforderungssystem unerlässlich. Arbeitsaufträge in eMaint stellen sicher, dass alle Benutzer einem Standardarbeitsverfahren (SOP) folgen. Dies ist nur eine der Möglichkeiten, wie eine Cloud-basierte Facility-Management-Software dazu beitragen kann, Wartungsprogramme über mehrere Standorte hinweg zu standardisieren. Darüber hinaus können Instandhaltungsmanager den Workflow so anpassen, dass er den Anforderungen ihres Unternehmens am besten entspricht.

Mit der Wartungsmanagement-Software eMaint ist das Einreichen von Serviceanfragen so einfach wie das Senden einer E-Mail oder das Ausfüllen eines Webformulars. Die Antragsteller können ihre Serviceanfragen von jedem beliebigen Ort aus einreichen, auf Wunsch auch mit Bildern, und zwar über ihre mobilen Geräte. Das intuitive mobile Erlebnis bedeutet, dass es noch nie so einfach war, auf Arbeitsanfragen zeitnah und effizient zu reagieren. eMaint macht es möglich, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

4. Warum ist die Einführung einer Facility-Management-Software wichtig?

Eine Gebäudemanagement-Software wie eMaint kann alle an den einzelnen Anlagen durchgeführten Arbeiten verfolgen. Teams, die den Zustand von Anlagen identifizieren, verfolgen und analysieren, können fundiertere Entscheidungen zur Priorisierung und Planung von Arbeiten treffen und die Wartungskosten senken.

Dank detaillierter Nachverfolgung und besserer Übersicht über die Wartungsaktivitäten können Manager Trends, potenzielle Hindernisse oder schleichende Verzögerungen bei der Fertigstellung von Arbeiten erkennen. Mit diesen Erkenntnissen können die Teams ihre Prozesse und Ergebnisse verbessern.

Eine effektive Facility-Management-Software vereinfacht die Aufgaben und erhöht die Transparenz und Kommunikation. Die Projektabwicklung, die Dokumentation der vertraglichen Anforderungen und die proaktive Verwaltung von Immobilien, Anlagen und Vermögenswerten können an einem Ort abgewickelt werden. eMaint kann auch automatisch detaillierte Berichte und Dashboards erstellen und den Beteiligten wichtige Kennzahlen zu den durchgeführten Wartungsarbeiten aufzeigen.

5. Welche Arten von Facility-Management-Software gibt es?

Zwei der wichtigsten Arten von Gebäudemanagement-Software auf dem heutigen Markt sind computergestützte Gebäudemanagement-Software (CAFM) und computergestützte Instandhaltungsmanagement-Software (CMMS).

CAFM-Software konzentriert sich auf den administrativen Teil, wie Berichterstattung, Planung und Ausführung von Facility-Management-Aktivitäten.

CMMS-Software hat im Allgemeinen viele Funktionen mit CAFM-Software gemeinsam, bietet aber zusätzliche Unterstützung für Wartungsfunktionen. Zentralisierte Planung und Terminierung, Anlagenverfolgung und vieles mehr vereinfachen die Umsetzung der vorbeugenden Wartung.

6. Wie arbeitet eMaint mit Gebäudemanagementsystemen zusammen?

Ein Bürogebäude, das über ein ausgereiftes Anlagenverwaltungsprogramm verfügt, könnte daran interessiert sein, dass die bereits erfassten GLT-Daten in eMaint integriert werden. Wenn zum Beispiel ein Feueralarm ausgelöst wird, zeichnet ein Gebäudemanagementsystem dies auf. Es gibt Workflows für alles, was im Zusammenhang mit einem Feueralarm passiert. Einige Facility-Management-Teams möchten jedoch noch einen Schritt weiter gehen.

Bei einer Integration mit eMaint können automatische Arbeitsaufträge für diesen Alarm erstellt werden. Alles, was in einem Gebäudemanagementsystem einen Alarm auslösen kann, kann in eMaint automatisch einen Arbeitsauftrag erzeugen. Die Arbeitsaufträge können automatisch Technikern zugewiesen werden, die sich sofort um die Probleme kümmern können.

eMaint geht über Gebäudemanagementsysteme hinaus, indem es den Teams hilft, Maßnahmen zu ergreifen. Die Integration eines bestehenden Gebäudemanagementsystems in eMaint spart ebenfalls Zeit.

Bei einem reinen Gebäudemanagementsystem müssen die Teams feststellen, woher ein Alarm kommt, einen Arbeitsauftrag erstellen und das verfügbare Personal ermitteln. eMaint automatisiert die Erstellung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen.

Die von eMaint angebotene Verwaltung von Arbeitsaufträgen und Anlagen geht über die Möglichkeiten eines Gebäudemanagementsystems hinaus. eMaint kann alle Aktionen im Zusammenhang mit Anlagen nachverfolgen und ermöglicht es den Facility Management Teams, ihre Daten optimal zu nutzen.

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