Was ist ein Arbeitsauftrag? Der ultimative Leitfaden

Wofür wird ein Arbeitsauftrag verwendet?

Arbeitsaufträge dienen der formalen Verfolgung von Wartungs-, Reparatur- und Serviceaufgaben in einem Unternehmen. Sie enthalten detaillierte Anweisungen, weisen die Verantwortung zu und teilen die Ressourcen zu, damit jede Aufgabe systematisch und effizient ausgeführt wird.

Mithilfe von Arbeitsaufträgen können Wartungsteams Arbeit und Material planen, Anweisungen an die Techniker weitergeben und jeden Arbeitsschritt dokumentieren. Im Laufe der Zeit entsteht aus diesen Aufzeichnungen eine vollständige Wartungshistorie für jede Anlage, die eine bessere Planung, Budgetierung und Entscheidungsfindung ermöglicht.

Welche Informationen sollte ein Arbeitsauftrag enthalten?

Eine gute Arbeitsauftragsbeschreibung verwandelt eine vage Aufgabe in klare Handlungsschritte. Damit ein Arbeitsauftrag erfolgreich ist, muss das Formular alle relevanten Details enthalten, denn ein gut strukturierter Arbeitsauftrag dient nicht nur als Leitfaden für die Techniker, sondern ist auch ein wertvolles Dokument für die Einhaltung von Vorschriften, die Rechenschaftspflicht und die langfristige Pflege von Anlagen. Um effektiv zu sein, sollte es Folgendes enthalten:

• Eine klare Aufgabenbeschreibung - Was muss getan werden und warum?
• Asset-Details - Geräte-ID, Standort und Wartungshistorie
• Prioritätsstufe - kritisch, hoch, mittel oder niedrig
• Geschätzter Arbeitsaufwand und Teile - Zeitaufwand und benötigte Materialien
• Zugewiesener Techniker oder Team - Wer ist für die Ausführung verantwortlich?
• Geplanter Beginn und Fälligkeitstermine - Zeitplan und Fristen
• Erledigungsvermerke und Folgemaßnahmen - Dokumentation zur Rückverfolgbarkeit

Wenn diese Felder konsequent ausgefüllt werden, führt dies nicht nur zu einer besseren Aufgabenausführung, sondern auch zu einer vollständigen, durchsuchbaren Historie Ihrer Wartungsarbeiten. "Standardisierte Arbeitsaufträge geben Ihnen mehr als nur eine Checkliste - sie geben Ihnen die Gewissheit, dass jeder Techniker jedes Mal nach dem gleichen Schema arbeitet", sagt Michael Mills, Technical Sales Team Leader bei Fluke Reliability. "Auf diese Weise können Sie Wartungsaufgaben in zuverlässige, wiederholbare Ergebnisse umwandeln - unabhängig davon, wer gerade Schicht hat.

Beispiel für einen Arbeitsauftrag

Und wie sieht das alles in der Praxis aus?

Nehmen wir an, ein Techniker entdeckt einen verschlissenen Antriebsriemen an einer Produktionslinie. Anstatt ihn ad hoc zu reparieren, erstellt er einen Wartungsauftrag im CMMS. Dazu muss er die folgenden Fragen beantworten:

• Welche Anlage muss repariert werden? Wo befindet sich das Objekt?
• Welche Teile müssen ggf. ersetzt werden? Sind sie auf Lager?
• Welches Werkzeug wird das Wartungsteam benötigen?
• Wie viele Arbeitnehmer werden für diese Tätigkeit benötigt? Welche Fähigkeiten müssen sie haben? Müssen Sie externe Unterstützung hinzuziehen?
• Wie sieht der Zeitplan für die Durchführung dieser Aufgabe aus? Handelt es sich um ein präventives Wartungsprojekt, das zu einem festen Termin durchgeführt werden muss? Handelt es sich um eine dringende Reparatur an einer wichtigen Anlage, die sofort erledigt werden muss?
• Welche Kosten sind damit verbunden?
• Wer hat die Arbeiten beantragt und genehmigt?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, verwandelt sich Ihr Arbeitsauftrag von einem einfachen Formular in klare Anweisungen für die Praxis - wie hier:

Arbeitsauftrag Nr.: 002347
Art: Vorbeugende Wartung
Anlage: HVAC Einheit #12 (Hauptbüro)
Standort: Gebäude A - Dach
Beantragt von: James McCallister
Dringlichkeit: Mittel
Zugewiesen an: Dana Williams - HVAC-Techniker
Geplantes Datum: August 20, 2025
Geschätzte Zeit: 2 Stunden

Beschreibung:
Durchführung der vierteljährlichen Wartung der HVAC-Einheit Nr. 12 auf dem Dach. Reinigen Sie die Wärmetauscher, ersetzen Sie die Luftfilter, überprüfen Sie die Riemen und den Motor, prüfen Sie den Kühlmittelstand und protokollieren Sie die Ergebnisse.

Erforderliche Werkzeuge/Materialien:

• Spulenreiniger
• Standard-Werkzeugsatz
• Ersatzfilter (Modell: AF-22)
• Sicherheitsgurte

Sicherheitshinweise:
Verwenden Sie auf dem Dach eine Absturzsicherung. Schalten Sie die Stromzufuhr ab, bevor Sie mit einer internen Inspektion beginnen.

Anmerkungen zur Fertigstellung:
Dana hat alle Aufgaben erledigt, 2 Filter ausgetauscht und leichten Verschleiß am Keilriemen festgestellt. Es sind keine dringenden Maßnahmen erforderlich, aber es wird empfohlen, die Riemenspannung im nächsten Quartal zu überprüfen.

Wenn man sich diesen Arbeitsauftrag ansieht, fällt Folgendes auf:

• Sie wissen genau, wo Sie hingehen müssen - auf das Dach von Gebäude A - und an welcher Einheit Sie arbeiten müssen.
• Die Aufgabenliste deckt alle wichtigen Schritte ab, so dass Sie z. B. den Kältemittelstand nicht übersehen.
• Es wird Ihnen gesagt, was Sie mitbringen müssen (Spulen, Filter, Kabelbaum), so dass Sie nicht raten müssen und keine zusätzlichen Wege auf sich nehmen müssen.
• Die Sicherheitshinweise erinnern Sie daran, den Strom abzuschalten und eine Absturzsicherung zu verwenden - keine Überraschungen während der Arbeit.
• Das strukturierte Format zeigt auch, wie ein Wartungstechniker die Reihenfolge der Arbeiten versteht, wodurch Verzögerungen reduziert werden und die Sicherheit im Vordergrund steht.

Es ist die Art von Arbeitsauftrag, die es Ihnen ermöglicht, aufzutauchen, sich an die Arbeit zu machen und die Arbeit richtig zu erledigen.

Warum sind Arbeitsaufträge wichtig? 

Anhand des obigen Beispiels wird deutlich, dass ein so klar ausgefüllter Arbeitsauftrag nicht nur die Arbeit erledigt, sondern auch die Voraussetzungen für eine bessere Koordination, weniger Verzögerungen und intelligentere Entscheidungen schafft. Vom Außendienst bis hin zum Front Office ist es dieses gemeinsame Verständnis, das dafür sorgt, dass die Wartungsarbeiten wirklich funktionieren.

In der Praxis bedeutet das Folgendes:

• Klare Verantwortlichkeit. Jeder weiß, wer für was verantwortlich ist und wann es fällig ist. Keine verpassten Aufgaben oder Schuldzuweisungen mehr.
• Bessere Planung. Arbeitsaufträge helfen Instandhaltungsplanern, den Bedarf an Arbeit, Teilen und Ausfallzeiten vorauszusehen - insbesondere bei präventiven Aufgaben.
• Bessere Dokumentation. Mit präzisen digitalen Aufzeichnungen sind Prüfungen einfacher, Garantieansprüche problemloser und die Einhaltung von Vorschriften unkomplizierter.
• Weniger Ausfallzeiten. Klare Anweisungen und eine bessere Zeitplanung bedeuten weniger Hin und Her, schnellere Reparaturen und mehr Betriebszeit für wichtige Anlagen.
• Bessere Entscheidungsfindung. Ein Rückblick auf vergangene Arbeiten hilft Ihnen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wann repariert und wann ersetzt werden soll und wie das Budget aussehen soll.

Digitale Arbeitsaufträge gehen noch einen Schritt weiter. Mit einem modernen computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) können viele Details wie Anlagen-ID, Standort, Wartungshistorie und zugewiesener Techniker automatisch ausgefüllt werden. Das spart nicht nur Zeit. Es reduziert Fehler, verbessert die Nachverfolgung und hilft Wartungsteams, proaktiv statt reaktiv zu handeln. Auf die Rolle von CMMS-Plattformen werden wir in einem späteren Abschnitt näher eingehen.

Doch ganz gleich, wie ausgeklügelt das System ist, der Kernzweck eines Arbeitsauftrags bleibt derselbe: die Zuweisung, Verfolgung und Ausführung einer bestimmten Art von Wartungsaufgabe. Und nicht alle Aufgaben sind gleich. Aus diesem Grund werden Arbeitsaufträge in der Regel in Kategorien eingeteilt, von denen jede für eine andere Art von Aufgabe gedacht ist, von Routinearbeiten bis hin zu dringenden Reparaturen.

Gängige Arten von Arbeitsaufträgen

Das Verständnis der verschiedenen Arten von Arbeitsaufträgen - und wofür jeder einzelne Arbeitsauftrag gedacht ist - hilft Ihrem Team, die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit zu priorisieren.

Arbeitsaufträge lassen sich im Allgemeinen in verschiedene Kategorien einteilen: Vorbeugung, Korrektur, Notfall, Inspektion und mehr - jede Kategorie hat ihren eigenen Zweck, ihre eigene Dringlichkeit und ihren eigenen Ressourcenbedarf. Diese Kategorien spiegeln die weithin akzeptierten Standards in der Welt der Instandhaltung wider, einschließlich derer, die von der Society for Maintenance & Reliability Professionals (SMRP) festgelegt wurden. Im Folgenden finden Sie sechs der gängigsten Arten von Arbeitsaufträgen, die heute in Wartungsprogrammen verwendet werden.

1. Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung

Was es ist: Arbeitsaufträge für die vorbeugende Wartung werden im Voraus geplant, um den reibungslosen Betrieb der Anlagen zu gewährleisten und das Risiko ungeplanter Ausfallzeiten zu verringern. Sie können Routinereinigung, Schmierung und andere vorbeugende Wartungsaufgaben umfassen, um eine gleichbleibende Leistung der Anlage zu gewährleisten. Sie basieren in der Regel auf Zeitintervallen (z. B. alle 90 Tage) oder Nutzungsauslösern (z. B. alle 1.000 Betriebsstunden).

Am besten geeignet für: Routineinspektionen, Ölwechsel, Filterwechsel

2. Korrigierende (reaktive) Wartungsaufträge

Was es ist: Arbeitsaufträge zur korrektiven Wartung werden erteilt, um neue Probleme zu beheben, bevor sie ernst werden. Techniker könnten bei Routineinspektionen ein Problem entdecken oder Ihre KI-Tools könnten einen neuen Fehler in Ihrer Anlage diagnostizieren. Ein Arbeitsauftrag zur korrektiven Wartung kann die Reparatur oder den Austausch von verschlissenen oder beschädigten Teilen an Ihrer Anlage beinhalten.

Am besten geeignet für: Auswechseln eines ausgefallenen Motors, Reparieren eines undichten Rohrs

3. Arbeitsaufträge für Inspektionen

Was es ist: Bei Inspektionsaufträgen wird ein Techniker zur Inspektion einer bestimmten Anlage eingeteilt. Wenn während eines Inspektionsauftrags ein Problem festgestellt wird, wird ein neuer Arbeitsauftrag erstellt, um das Problem zu beheben. Was einen Inspektionsauftrag auslöst, hängt von Ihrer Wartungsstrategie ab.

Am besten geeignet für: Visuelle Inspektionen, Sicherheitskontrollen, Konformitätsprüfungen

4. Arbeitsaufträge für Notfälle

Worum es geht Notfallaufträge werden als Reaktion auf einen unerwarteten Ausfall erstellt. Diese Arbeitsaufträge erfordern eine sofortige Reaktion, um kostspielige Ausfallzeiten zu vermeiden. Bei der Beantwortung von Notfallaufträgen sollten die Techniker aufzeichnen, warum die Anlage ausgefallen ist, was getan wurde, um den normalen Betriebszustand wiederherzustellen, und Empfehlungen geben, wie ein solcher Ausfall vermieden werden kann.

Am besten geeignet für: Stromausfälle, Gaslecks, kritische Geräteausfälle

5. Elektrische Arbeitsaufträge

Worum es geht Bei elektrischen Arbeitsaufträgen geht es um die Reparatur oder Installation von elektrischen Geräten. Dabei kann es sich um die Installation neuer Leitungen, die Reparatur von Lampen oder die Behebung von Problemen mit der Stromversorgung handeln.

Am besten geeignet für: Installation von Leitungen, Reparatur von Schalttafeln, Behebung von Beleuchtungs- und Stromproblemen

6. Sonderprojekt Arbeitsaufträge

Worum es geht Bei speziellen Projektarbeitsaufträgen geht es um neue und verbesserte Ausrüstung. Diese Art von Arbeitsaufträgen ist immer dann erforderlich, wenn eine neue Anlage installiert werden muss. Sie können aus einer Vielzahl von Gründen verwendet werden, z. B. zur Verbesserung der Effizienz des Betriebs oder zum Ersatz veralteter Anlagen.

Am besten geeignet für: Installation neuer Geräte, Aufrüstung von Systemen, Verbesserung der Infrastruktur

Die besten Instandhaltungsprogramme verlassen sich nicht auf eine bestimmte Art von Arbeitsaufträgen - sie setzen die gesamte Palette strategisch ein. Aber die Kenntnis der Auftragsart ist nur der Anfang. Der Erfolg hängt davon ab, was als Nächstes passiert, von der Einreichung bis zur Beendigung.

Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags, d. h. der Prozess der Erstellung und Genehmigung eines Arbeitsauftrags, besteht aus sechs Schritten:

Schritt 1: Identifizieren Sie die Anfrage

Ob von einem Techniker, einem Maschinenbediener oder einem Gebäudenutzer eingereicht, jeder Arbeitsauftrag sollte mit einer klar definierten Anforderung beginnen. Er kann aber auch durch vordefinierte Aktivitäten wie vorbeugende Wartungsaufgaben oder Routineinspektionen ausgelöst werden. Der Prozess ist viel einfacher, wenn die Wartung geplant ist und die Ressourcen im Voraus zugewiesen werden können.

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Arbeitsauftrag

Sobald die Aufgabe identifiziert ist, wird eine Wartungsanforderung an das Wartungsteam übermittelt. Wenn zum Beispiel eine Maschine unerwartet ausfällt, wird eine Arbeitsanforderung für die Reparatur eingereicht. Wenn die Aufgabe Teil eines geplanten Zeitplans ist, kann ein CMMS wie eMaint die Anforderung automatisch zum richtigen Zeitpunkt stellen.

Schritt 3: Prioritäten für die Arbeit setzen

Nicht jeder Auftrag ist gleich dringend. Wenn Anfragen eingereicht werden, muss das Wartungsteam sie bewerten und nach Prioritäten ordnen. Ein solider Prozess beinhaltet eine Triage: Kategorisierung der Anfrage, Zuweisung einer Priorität und schnelle Genehmigung auf der Grundlage von Sicherheits- oder Geschäftsauswirkungen. Einige Aufgaben sind zeitkritischer als andere, je nachdem, wie sie sich auf das Unternehmen auswirken. Nach der Genehmigung werden die richtigen Mitarbeiter und Teile zugewiesen, und die Anfrage wird in einen Arbeitsauftrag umgewandelt.

Schritt 4: Erstellen eines Arbeitsauftrags

Sobald die Arbeitsanforderung genehmigt und nach Prioritäten geordnet wurde, wird offiziell ein Arbeitsauftrag erstellt. Er sollte alle Informationen enthalten, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, und die Ressourcen sollten bereits zugewiesen und bereit sein.

Schritt 5: Fertigstellung und Dokumentation der Arbeit

Der Arbeitsauftrag wird dann einem Techniker zugewiesen, der die Arbeit übernimmt. Dieser führt die Arbeit aus, befolgt alle Standardverfahren und protokolliert wichtige Details wie Arbeitsstunden, verwendete Teile, Notizen und Fotos. Dies ist wichtig für die Historie der Anlage und die Verfolgung der Zuverlässigkeit.

Schritt 6: Analysieren Sie die Ergebnisse

Die Vorgesetzten überprüfen den Arbeitsauftrag, um die Fertigstellung zu bestätigen, fügen eventuelle Folgeschritte hinzu und schließen ihn im System ab. Dieser Schritt umfasst oft die Erstellung von Berichten oder die Auslösung von Folge-PMs.

"Bleiben Sie nicht dabei stehen", mahnt Michael Mills, Technical Sales Team Leader bei Fluke Reliability. "Ihre Auftragshistorie bietet wertvolle Einblicke in Ihre Ausrüstung und Ihre bestehenden Prozesse, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Stellen Sie sicher, dass Sie messen und bei Bedarf anpassen."

Bonus-Tipp: Automatisieren Sie, wo Sie können

Automatisierte Arbeitsabläufe und mobiler Zugriff beseitigen Engpässe und verhindern, dass Arbeitsaufträge in der Masse untergehen. Je weniger manuelle Schritte, desto schneller kann Ihr Team reagieren.

Wenn jeder Schritt sorgfältig abgewickelt wird - von der Anfrage bis zum Abschluss - reduzieren Sie Verzögerungen, verbessern die Verantwortlichkeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

6 Best Practices für Arbeitsaufträge aus der Praxis

Sobald die Schritte festgelegt sind, besteht die nächste Herausforderung darin, sie gut auszuführen. Um das Beste aus Ihrem Arbeitsauftragsprozess herauszuholen, sollten Sie diese bewährten Tipps beachten - viele davon entsprechen den Best Practices der Branche, die von den Experten von Plant Engineering und Reliable Plant geteilt werden.

1. Standardisieren Sie Ihre Felder und Vorlagen: Verwenden Sie einheitliche Formate für Aufgabenbeschreibungen, Asset-Tags und Technikernotizen, damit sie von allen schnell gelesen und bearbeitet werden können.

2. Verknüpfen Sie Arbeitsaufträge mit der Anlagenhistorie: Techniker arbeiten besser, wenn sie wissen, was beim letzten Mal passiert ist. Ein vernetztes CMMS macht diesen Kontext sofort verfügbar.

3. Fügen Sie Fotos oder Anhänge hinzu: Fügen Sie Bilder, Handbücher oder Schaltpläne hinzu, damit die Techniker alles haben, was sie bei der Arbeit brauchen.

4. Automatisieren Sie präventive Arbeitsaufträge: Nutzen Sie Ihr CMMS zur automatischen Generierung von Arbeitsaufträgen auf der Grundlage von Zeit-, Nutzungs- oder Sensordaten. So bleiben die PMs auf Kurs - kein Rätselraten. eMaint ermöglicht beispielsweise die automatische Planung von Arbeitsaufträgen auf der Grundlage von Zustandsdaten der Anlagen, so dass Sie Probleme frühzeitig beheben können, bevor sie zu einem Ausfall führen.

5. Verfolgen Sie Zeit, Kosten und Abschluss: Schließen Sie den Arbeitsauftrag nicht einfach ab, sondern erfassen Sie die aufgewendete Zeit, die verwendeten Materialien und alle erforderlichen Folgemaßnahmen.

6. Schulung der Teams zu den Erwartungen: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man einen Arbeitsauftrag richtig ausfüllt und abschließt. Klare Standards verringern die Nacharbeit und steigern die Leistung.

Jeder Arbeitsauftrag durchläuft denselben Kernlebenszyklus - von der Anfrage bis zum Abschluss. Unabhängig davon, ob Sie diesen Ablauf manuell verwalten oder ein System für Arbeitsaufträge wie eMaint CMMS verwenden, hilft Ihnen ein definierter Prozess dabei, den Überblick über die Wartung zu behalten, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Teams aufeinander abzustimmen. Im nächsten Abschnitt gehen wir etwas tiefer auf dieses Thema ein.

Digitalisieren von Arbeitsaufträgen zur Verbesserung der Effizienz

Manuell erstellte Arbeitsaufträge sind seit langem Teil der Welt der Instandhaltung. Obwohl papierbasierte Arbeitsaufträge in mancher Hinsicht einfacher sein können, sind sie in großem Umfang nicht gut geeignet. Papierbasierte Arbeitsaufträge können zu Verzögerungen bei der Kommunikation, zusätzlichen Kosten für die Dateneingabe und Kopfschmerzen bei der sicheren Aufbewahrung aller Aufträge führen. Vor allem aber sind sie einfach nur langsam. In der heutigen schnelllebigen Welt der Instandhaltung sind papierbasierte Arbeitsaufträge ineffizient - ganz zu schweigen von ihrer Umweltfreundlichkeit.

Ein CMMS kann Unternehmen dabei helfen, die Vorteile der cloudbasierten Online-Software für Arbeitsaufträge zu nutzen und den wiederholten Telefonanrufen, Haftnotizen und fehlenden Unterlagen ein Ende zu setzen. Die Zentralisierung und Rationalisierung des Arbeitsauftragsprozesses verbessert die Übersichtlichkeit und sorgt für eine pünktliche Erledigung der Arbeit.

Apps für Arbeitsaufträge

Darüber hinaus kann eine Arbeitsauftrags-Software-App, auch bekannt als mobiles CMMS, die Smartphone- oder Tablet-Version einer Arbeitsauftrags-Software, zur weiteren Rationalisierung der Wartung beitragen. Arbeitsauftrags-Software-Apps ermöglichen es Technikern, Daten von mobilen Geräten aus einzugeben, während sie Arbeitsaufträge erledigen. Für die Planung und Terminierung von vorbeugenden Wartungsaufgaben können die Techniker ihre Geräte nutzen, um laufende Arbeitsaufträge sowie Anlagen, die noch gewartet werden müssen, zu verfolgen. Die App bietet ihnen Informationen über die historische Leistung und Inspektionsprotokolle auf Knopfdruck und macht die Wartung vor Ort so einfach wie nie zuvor.

Von der Arbeit vor Ort bis zum Eingang von Anfragen profitiert der gesamte Arbeitsablauf von der Digitalisierung. Ganz gleich, ob ein Techniker abgeschlossene Aufgaben protokolliert oder ein Mitglied des Einrichtungsteams eine neue Anfrage einreicht, ein zentrales System schafft Transparenz in jeder Phase.

Aber selbst wenn die geplanten Aufgaben reibungslos ablaufen, werden immer wieder unerwartete Aufgaben auftauchen. An dieser Stelle kommt das digitale Anfragemanagement ins Spiel: Es erfasst, priorisiert und verfolgt reaktive Arbeiten in Echtzeit.

Verwaltung digitaler Arbeitsaufträge

Da nicht alle Arbeiten im Voraus geplant werden können, muss es ein Anforderungssystem für den Fall geben, dass Korrekturarbeiten erforderlich sind oder Kundenwünsche auftauchen. Instandhaltungsleiter sollten die Arbeitsabläufe für die Einreichung, Genehmigung, Ablehnung und Erledigung von Anfragen auf die spezifischen Bedürfnisse ihres Unternehmens abstimmen. Die frühzeitige Festlegung eines Workflow-Prozesses gewährleistet:

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs) werden von allen Anwendern befolgt
• Die Arbeit durchläuft einen Genehmigungsprozess
• Zuständigkeitsbereiche und Erwartungen sind für die Nutzer klar
• Regelmäßige Prozessaudits werden durchgeführt
• Es werden gültige Daten in ein CMMS eingegeben
• Effizienter Kommunikationsfluss zwischen allen Beteiligten

Screenshot des vereinfachten eMaint-Bildschirms zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen, der eine Liste von Arbeitsaufträgen mit Asset-IDs, Status und Terminierungsspalten zeigt

Mit eMaint können Unternehmen aus drei Optionen für die Einreichung von Arbeitsaufträgen wählen:

1. Arbeitsanforderer erhalten ein eMaint-Benutzer-Login, mit dem sie Anfragen einreichen und den Verlauf und Status dieser Anfragen einsehen können.
2. Arbeitsanforderer senden eine E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse, die in eine eMaint-Arbeitsanforderung umgewandelt wird.
3. Die Antragsteller übermitteln ihre Anträge an eMaint über ein individuelles Webformular, das in die Website oder das Intranet eines Unternehmens eingebettet ist.

Tools für Arbeitsanfragen wie diese reduzieren Kommunikationsfehler. Unternehmen können Antragstellern automatische E-Mail-Benachrichtigungen senden, wenn ein Arbeitsauftrag genehmigt oder abgelehnt wird, gefolgt von einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung mit einer Zufriedenheitsumfrage, sobald die Arbeit abgeschlossen ist.

Mit modernen mobilen CMMS-Lösungen können Anforderer jederzeit und überall mit ihrem Mobilgerät einen Arbeitsauftrag erteilen. Die Antragsteller können ihren Anträgen Bilder beifügen, einschließlich der zu reparierenden Geräte.

Wie CMMS-Software bessere Arbeitsaufträge unterstützt

Ein modernes Auftragssoftwaresystem wie eMaint vereinfacht jeden Teil des Auftragsprozesses, von der Erstellung eines Wartungsauftrags bis hin zur Verfolgung der Leistung im Laufe der Zeit. So geht's:

✅ Zentraler Zugang und Sichtbarkeit

Jeder arbeitet mit der gleichen Quelle der Wahrheit. Techniker können offene Aufgaben sehen, Vorgesetzte können den Status verfolgen und Stakeholder können den Anlagenverlauf einsehen - alles auf einer Plattform.

Screenshot des vereinfachten eMaint-Bildschirms zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen, der eine Liste von Arbeitsaufträgen mit Asset-IDs, Status und Terminierungsspalten zeigt

✅ Terminplanung Kalender - Zeigen Sie einen Kalender nach Tag, Woche oder Monat mit allen Arbeitsressourcen und offenen Arbeitsaufträgen an. Sie können auch Kalenderansichten anpassen und die Arbeit nach Mitarbeiter, Arbeitsauftragstyp und mehr filtern. Unternehmen können auch die Funktion PM-Projektion nutzen, um anstehende Arbeiten zu planen und sicherzustellen, dass die richtigen Teile, Arbeitskräfte und Werkzeuge verfügbar sind.

eMaint CMMS Scheduler-Schnittstelle mit dynamischer Drag-and-Drop-Arbeitsauftragssteuerung nach Techniker und Datum, mit farbkodierten Aufgaben und Kalenderansicht.

✅ Berichte und Dashboards - Hebelwirkung Berichte & Dashboards um auf dem Laufenden zu bleiben. Kategorisieren Sie Arbeitsaufträge nach Typ, Techniker, Abteilung oder einem anderen benutzerdefinierten Feld.

eMaint CMMS-Dashboard mit Anzeige von Arbeitsauftragsmetriken, Echtzeit-Anlagenstatus und visuellen Leistungsindikatoren mit anpassbaren Widgets.

Mobile Instandhaltung - Mit mobilen CMMS-Wartungsdiensten wie MX Mobile von eMaint können Unternehmen in Echtzeit auf Daten zugreifen und Funktionen in ihren Einrichtungen und unterwegs ausführen, wie z. B. das Einreichen und Genehmigen von Arbeitsanforderungen, das Unterzeichnen und Abschließen von Arbeitsaufträgen und vieles mehr.

✅ Verfolgung von Projekten - Große Überholungs- und Renovierungsprojekte können Kopfzerbrechen bereiten, aber der Verwaltungsprozess muss es nicht. Mit den Projektmanagement-Tools von eMaint können Unternehmen auf einfache Weise Projekte erstellen und Arbeitsaufträge vom Projektbeginn bis zum Abschluss zuweisen und verfolgen. Anlagen, Bestände und Maßnahmen, die sich auf betriebliche Ziele auswirken, können über eine einzige Plattform abgewickelt werden. Mit Gantt-Diagrammen erhalten die Benutzer ein klares visuelles Verständnis der Fertigstellungsraten von Arbeitsaufträgen im Vergleich zum Enddatum eines Projekts.

Da ein CMMS mit Ihrem Anlagenregister und Ersatzteilbestand verbunden ist, weisen Sie nicht nur Arbeit zu, sondern lösen Probleme ganzheitlich.

Tatsache: Teams, die eMaint verwenden, stellen nach der Umstellung auf digitale Arbeitsaufträge häufig eine Reduzierung der Ausfallzeiten um 20-50 % fest.

Solche Auswirkungen sind kein Zufall - sie entstehen, wenn Arbeitsauftragsprozesse so gestaltet sind, dass sie mit Ihrem Team und Ihrer Technologie mitwachsen. Wie können Sie also ein Arbeitsauftragsprogramm einrichten, das nicht nur heute funktioniert, sondern auch dann noch, wenn Ihr Team, Ihre Arbeitslast und Ihre Anlagenliste wachsen?

Aufbau eines skalierbaren Arbeitsauftragsprozesses

Ganz gleich, ob Sie bei Null anfangen oder von Notizzetteln und Tabellenkalkulationen aufrüsten, der Aufbau eines soliden Arbeitsauftragsprozesses ist einer der klügsten Schritte, die ein Wartungsteam unternehmen kann. Aber der Schlüssel liegt nicht nur in der Einrichtung eines Systems, sondern auch in dessen Skalierbarkeit.

Hier ist der Weg dorthin:

Beginnen Sie mit dem, was Sie haben
Warten Sie nicht auf eine perfekte Anlagenliste oder ein vollständig erstelltes Inventar. Beginnen Sie mit Ihrer wichtigsten Ausrüstung, dokumentieren Sie die häufigsten Aufgaben und bauen Sie von dort aus auf.

Wählen Sie das richtige System für Arbeitsaufträge
Suchen Sie nach einem CMMS, das flexibel genug ist, um mit Ihnen zu wachsen. Mit eMaint zum Beispiel können Sie klein anfangen - mit der digitalen Verwaltung von Arbeitsaufträgen - und dann in die Anlagenverfolgung, die zustandsüberwachung und die Bestandsverwaltung einsteigen, wenn Sie soweit sind.

Schulen Sie Ihr Team, nicht nur Ihre Techniker
Auch das beste System nützt nichts, wenn es nicht genutzt wird. Beziehen Sie die Techniker frühzeitig ein, bieten Sie praktische Schulungen an und stellen Sie sicher, dass der Prozess für sie und nicht nur für das Management funktioniert.

Verfolgen, überprüfen, verbessern
Nutzen Sie die Historie Ihrer Arbeitsaufträge, um Trends zu erkennen, bessere Entscheidungen zu treffen und sich kontinuierlich zu verbessern. Je mehr Sie aus der bisherigen Arbeit lernen, desto weniger reaktiv ist Ihr Team.

Verknüpfen Sie die Punkte
Wenn Ihr Programm ausgereift ist, verknüpfen Sie Arbeitsaufträge mit vorbeugenden Wartungsplänen, Lagerbeständen und Anlagenhistorien. Das ist der Zeitpunkt, an dem die echten Effizienzgewinne eintreten.

Und wenn all diese Teile zusammenkommen - von intelligenten Ansatzpunkten bis hin zu Teamschulungen und Systemintegration - kann der Nutzen dramatisch sein. Die richtige Herangehensweise an Arbeitsaufträge verbessert den Wartungsbetrieb nicht nur in der Theorie. Er führt zu messbaren Ergebnissen in der Praxis.

Echte Ergebnisse von intelligenteren Arbeitsaufträgen

Wenn digitale Arbeitsaufträge richtig gemacht werden - und durch das richtige System unterstützt werden -, tun sie mehr als nur Aufgaben zu dokumentieren. Sie fördern Effizienz, Verantwortlichkeit und langfristige Gewinne.

Hier erfahren Sie, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen eMaint nutzen, um eine bessere Arbeitsauftragsverwaltung in messbare Erfolge umzusetzen:

Bemis Unternehmen 

Vor eMaint kämpfte Bemis mit einem Rückstand von über 120 überfälligen Arbeitsaufträgen und einer ungeplanten Ausfallzeit von 20 %. Innerhalb von sechs Monaten nach der Umstellung auf automatisiertes PM und digitale Arbeitsaufträge in eMaint erreichte das Unternehmen dieses Ergebnis:

• 85%ige Reduzierung der Ausfallzeiten (von 20% auf 3%)
• Die Auslastung der Techniker stieg von 50% ➝ 80%
• Die Zahl der innerhalb von 30 Tagen abgeschlossenen Arbeitsaufträge stieg von 13 % ➝ 73 %.
• Verkürzung der Vorbereitungszeit für den Wochenbericht von ~5 Stunden auf nur 30 Minuten

👉 Sehen Sie, wie sie es gemacht haben

XTO Energie

Ein 24/7-Betrieb kämpfte mit verlegten Aufträgen und verstreuten handschriftlichen Protokollen. Nach dem Wechsel zu eMaint:

• Die Auftragsabwicklung stieg von 70 % ➝ 100 % - ohnezusätzliches Personal einzustellen
• Rückstandstransparenz drastisch verbessert
• Sicherheits-PMs wurden automatisiert

👉 Sehen Sie, wie sie es gemacht haben

Troy Design & Fertigung

Bei der Verwaltung von Kalibrierungen, Wartungsarbeiten und Sicherheitsaufgaben an vier verschiedenen Standorten ist Transparenz alles. TDM nutzte das automatische Arbeitsauftragssystem eMaint, um:

• Erreichen einer Erledigungsquote von über 96 %
• Vermeidung von Papierkram durch digitale Benachrichtigungen und mobilen Zugriff
• Verfolgen und Verbessern der Servicequalität mit integrierten Umfragetools

"Alles ist sehr gut sichtbar ... hat uns geholfen, die Wartung an unseren vier Standorten besser zu verwalten."
- Bill G., Facility Manager

👉 Lesen Sie die vollständige Fallstudie

Vorteile von Arbeitsaufträgen: Was ein gut geführtes System wirklich bringt

Wenn Sie sich aus dem Alltagstrott zurückziehen, werden Arbeitsaufträge zu mehr als nur Aufgabenverzeichnissen. Sie sind der Motor eines intelligenteren Wartungsbetriebs - sie helfen den Teams, Prioritäten zu setzen, zu kommunizieren und langfristige Zuverlässigkeit aufzubauen.

Jede Art von Arbeitsauftrag - Notfall, Korrektur, PM - spielt eine Rolle beim Übergang von reaktiv zu proaktiv. Und wenn diese Arbeit strukturiert, sichtbar und digital ist, wird sie nicht nur erledigt, sondern erzielt auch Wirkung.

Ein guter Arbeitsauftragsprozess macht Folgendes möglich:

• Ein gemeinsames Verständnis von Prioritäten bei Technikern, Planern und Führungskräften
• Klare Verantwortlichkeit dafür, was, wann und von wem getan wird
• Einblicke in Trends, wiederkehrende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten
• Weniger Brandbekämpfung. Mehr Planung. Bessere Ergebnisse.

Und wenn alle diese Teile an ihrem Platz sind, erhalten Sie mehr als nur die Erledigung von Aufgaben. Sie bekommen Traktion. Das ist die Grundlage für eine intelligentere, besser skalierbare Instandhaltung - beginnend mit dem nächsten Arbeitsauftrag.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Wartungsabläufe zu übernehmen?

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Häufig gestellte Fragen

Wie füllt man einen Auftrag für Wartungsarbeiten aus?

Um einen Instandhaltungsauftrag effektiv auszufüllen, stellen Sie sicher, dass er alle folgenden Informationen enthält:

1. Beschreibung des Problems: Beschreiben Sie klar und deutlich das Problem oder die Wartungsaufgabe.
2. Ort: Geben Sie an, wo die Arbeiten ausgeführt werden sollen.
3. Priorität: Weisen Sie eine Prioritätsstufe zu, um rechtzeitiges Handeln zu ermöglichen.
4. Zugewiesen an: Geben Sie an, wer für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
5. Geschätzte Zeit: Geben Sie an, wie lange die Aufgabe voraussichtlich dauern wird.
6. Erforderliche Werkzeuge und Materialien: Führen Sie alle erforderlichen Werkzeuge und Materialien auf.
7. Sicherheitshinweise: Geben Sie alle Sicherheitsvorkehrungen oder relevanten Vorschriften an.

Was ist der Unterschied zwischen einer Arbeitsanfrage und einem Arbeitsauftrag?

Eine Arbeitsanfrage wird von einer Person eingereicht, die einen Bedarf anmeldet (z. B. "Die HLK-Anlage macht Geräusche"). Ein Arbeitsauftrag wird erstellt, nachdem die Anfrage geprüft und genehmigt wurde. Dabei handelt es sich um das formale Dokument, das als Antwort auf die Arbeitsanforderung ausgestellt wird und in dem die erforderlichen spezifischen Aufgaben genehmigt und detailliert beschrieben werden. Er enthält zugewiesene Ressourcen, Zeitvorgaben und Anweisungen, die konkrete Schritte zur Erledigung der anfallenden Arbeiten vorgeben.

Was sind häufige Fehler, die bei der Erstellung eines Arbeitsauftrags zu vermeiden sind?

Zu den häufigen Fallstricken gehören vage Aufgabenbeschreibungen, fehlende Details zu den Anlagen, unklare Prioritätsstufen und eine fehlende Dokumentation der Fertigstellung. Diese Probleme können zu Verzögerungen, Missverständnissen und Wiederholungsarbeiten führen.

Können Arbeitsaufträge wiederkehren oder automatisiert werden?

Ja. Mit einem CMMS wie eMaint können Sie wiederkehrende Arbeitsaufträge auf der Grundlage von Zeit-, Nutzungs- oder Zustandsauslösern einrichten und so sicherstellen, dass automatisierte Wartungsaufgaben ohne manuelle Eingaben planmäßig durchgeführt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einem vorbeugenden Arbeitsauftrag und einem korrigierenden Arbeitsauftrag?

Ein vorbeugender Arbeitsauftrag wird im Voraus geplant, um einen Ausfall der Ausrüstung zu vermeiden (z. B. der Wechsel eines Filters alle 90 Tage), während ein korrigierender Arbeitsauftrag auf ein festgestelltes Problem reagiert (z. B. die Reparatur einer undichten Pumpe nach einer Inspektion).

Warum ist die Dokumentation in einem Arbeitsauftrag wichtig?

Die Dokumentation von Arbeitsaufträgen gewährleistet die Rückverfolgbarkeit, unterstützt Audits, hilft bei der Budgetierung und Planung und baut eine Anlagenhistorie auf, die als Grundlage für künftige Wartungsentscheidungen dient.

Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsauftrag und einer Bestellung oder Rechnung?

Ein Arbeitsauftrag, eine Bestellung und eine Rechnung dienen sehr unterschiedlichen Zwecken in einem Unternehmen. Ein Arbeitsauftrag dient der Instandhaltung und beschreibt die auszuführenden Aufgaben. Im Gegensatz dazu ist eine Bestellung ein Dokument, das an Lieferanten geschickt wird, um Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, und in dem die Artikel, Mengen und vereinbarten Preise angegeben sind. Eine Rechnung ist eine Rechnung, die von einem Lieferanten ausgestellt wird, um die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen zu verlangen. Ein Arbeitsauftrag initiiert Instandhaltungsmaßnahmen, eine Bestellung initiiert Einkaufsaktivitäten, und eine Rechnung erleichtert finanzielle Transaktionen und die Zahlungsabwicklung.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsaufträgen und Instandhaltungsaufträgen?

Wir haben uns zwar hauptsächlich auf Arbeitsaufträge bezogen, die sich auf Instandhaltungsarbeiten beziehen, aber sie sind vielseitiger als das. Ein Arbeitsauftrag kann sich auf verschiedene betriebliche Aufgaben beziehen, z. B. Wartung, Bau oder IT-Dienstleistungen. Ein Wartungsauftrag bezieht sich ausdrücklich auf Arbeitsaufträge, die für die Instandhaltung, Reparatur oder Inspektion von Geräten und Anlagen erstellt werden. Alle Wartungsaufträge sind Arbeitsaufträge, aber nicht alle Arbeitsaufträge sind Wartungsaufträge.