Was ist ein Arbeitsauftrag? 7 Tipps für wirksame Arbeitsaufträge

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das alle Informationen und Schritte enthält, die für die Durchführung einer Wartungsaufgabe erforderlich sind. Arbeitsaufträge können auch Details enthalten, z. B. wer die Arbeit genehmigt hat, wer mit der Ausführung der Arbeit beauftragt ist, den Umfang der Arbeit und die Erwartungen an die Fertigstellung. Arbeitsaufträge sind ein grundlegender Bestandteil Ihrer Wartungsarbeiten. Wenn sie gut ausgeführt werden, helfen sie Ihnen und Ihrem Team, organisiert zu bleiben, effektiv Prioritäten zu setzen und die Arbeit reibungslos und effizient zu erledigen.

Arbeitsaufträge sind eine Genehmigung für die Durchführung von Wartungs-, Reparatur- oder Betriebsarbeiten. Arbeitsaufträge können manuell durch eine von einem Mitarbeiter, Kunden oder Mieter eingereichte Arbeitsanforderung oder automatisch durch eine Arbeitsauftragsverwaltungssoftware oder einen Plan für die vorbeugende Wartung (PM) generiert werden. Arbeitsaufträge können auch im Nachgang zu Inspektionen oder Audits generiert werden. eMaint CMMS vereinfacht den Arbeitsauftragsprozess für Wartungsarbeiten.

Digitalisieren von Arbeitsaufträgen zur Verbesserung der Effizienz

Manuell erstellte Arbeitsaufträge sind seit langem Teil der Welt der Instandhaltung. Obwohl papierbasierte Arbeitsaufträge in mancher Hinsicht einfach sind, eignen sie sich nicht als langfristige oder groß angelegte Lösung. Arbeitsaufträge in Papierform können auch zu Verzögerungen bei der Kommunikation, zusätzlichen Kosten (sowohl in Form von Zeit als auch Geld) für die Dateneingabe und vielem mehr führen. In der heutigen schnelllebigen Welt der Instandhaltung sind papierbasierte Arbeitsaufträge ineffizient - ganz zu schweigen von der Umweltbelastung.

Computergestützte Instandhaltungsmanagementsysteme wie eMaint CMMS helfen Unternehmen dabei, die Leistungsfähigkeit cloudbasierter Online-Arbeitsauftragssoftware zu nutzen und wiederholten Telefonanrufen, Haftnotizen und fehlendem Papierkram ein Ende zu setzen. Die Zentralisierung und Rationalisierung des Arbeitsauftragsprozesses verbessert die Übersichtlichkeit und sorgt für eine pünktliche Erledigung der Arbeit.

Was bewirkt ein Arbeitsauftrag?

• Bieten Sie eine Erklärung für das Problem, die Reparatur oder die Installation an.
• Planung der für die Wartung benötigten Ressourcen und Werkzeuge
• den Technikern detaillierte Anweisungen für die auszuführenden Arbeiten geben
• Dokumentieren Sie den Arbeitsaufwand, die Materialien und die Ressourcen, die für die Ausführung der Arbeiten verwendet wurden.
• Nachverfolgung aller Wartungs- und Reparaturarbeiten, die an den einzelnen Anlagen durchgeführt wurden

Was ist in einem Arbeitsauftrag enthalten?

• Wer den Arbeitsauftrag anfordert
• Wer autorisiert den Arbeitsauftrag?
• Wer wird die Arbeit ausführen?
• Was ist die Aufgabe?
• Wann der Arbeitsauftrag erledigt werden muss
• Wo der Arbeitsauftrag ausgeführt werden muss
• Wie die Aufgabe zu erledigen ist, einschließlich der erforderlichen Teile und anderer Hinweise

Wie man ein CMMS für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen einsetzt

Arbeitsaufträge sind das Herzstück eines Wartungsprogramms. Die Tools in einem CMMS helfen Unternehmen, über Arbeit, Projekte und Ressourcen auf dem Laufenden zu bleiben. Ein CMMS kann Unternehmen dabei helfen, die Kontrolle über ihren Arbeitsrückstand und anstehende Arbeiten zu behalten, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften zu verwalten. Für eine effektive Verwaltung von Arbeitsaufträgen gibt es ein paar Schlüssel .

Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen bezieht sich auf den Prozess der Priorisierung, Fertigstellung und rechtzeitigen Dokumentation von Wartungsaufträgen. Auch wenn dies einfach klingt, ist der Prozess zeitaufwändig und fehleranfällig, wenn er von Hand durchgeführt wird. Auf Papier ausgefüllte und in Schränken abgelegte Arbeitsaufträge können beispielsweise leicht verlegt werden, und manuelle Tabellen lassen sich nur langsam mit neuen Informationen aktualisieren. Der Einsatz einer robusten Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen, z. B. eines computergestützten Instandhaltungsmanagementsystems (CMMS), beschleunigt und rationalisiert diesen Prozess und gewährleistet gleichzeitig eine genaue, aktuelle Dokumentation. Wenn dieser Ansatz effektiv umgesetzt wird, kann er in einer Anlage erschwinglich und skalierbar sein und ermöglicht es den Wartungsteams, ungeplante Ausfallzeiten von Anlagen zu reduzieren und Kosten zu sparen.

Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung

Der Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung beginnt in der Regel damit, dass ein Wartungsmanager einen Arbeitsauftrag annimmt und die Anforderung an einen Techniker zur Ausführung weiterleitet. Das Arbeitsauftragsformular durchläuft einen Lebenszyklus von sechs Schritten.

Identifizierung von Aufgaben: Identifizieren Sie, was getan werden muss, um ein Wartungsproblem zu beheben.
Erstellung eines Arbeitsauftrags: Füllen Sie ein Arbeitsauftragsformular aus, um Wartungsaufgaben zu genehmigen.
Genehmigung des Arbeitsauftrags: Das Instandhaltungsmanagement entscheidet, ob ein legitimer Bedarf besteht.
Zuweisung von Prioritäten: Arbeitsaufträge werden unter Berücksichtigung der Dringlichkeit, des vorhandenen Rückstands und der Verfügbarkeit des Teams bewertet.
Verteilung und Ausführung: Genehmigte und priorisierte Arbeitsaufträge werden ausgedruckt und an die Techniker zur Ausführung der Tätigkeit weitergegeben.
Dokumentation der Ergebnisse: Die Mitarbeiter dokumentieren das Geschehen genau und zeitnah.

Der Arbeitsauftrag kann geschlossen werden, wenn alle Leistungen erbracht wurden und der Auftrag abgeschlossen ist.

Was sind die vier wichtigsten Arten von Arbeitsaufträgen?

1. Arbeitsaufträge für Inspektionen

Inspektionsaufträge sehen vor, dass ein Techniker kommt und eine bestimmte Anlage inspiziert. Wenn während eines Inspektionsauftrags ein Problem festgestellt wird, erstellt der Wartungstechniker einen neuen Arbeitsauftrag, um das Problem zu lösen.

Was einen Inspektionsauftrag auslöst, hängt von Ihrer Instandhaltungsstrategie ab. Wenn Sie beispielsweise eine Strategie der vorbeugenden Instandhaltung verfolgen, kann Ihr Werk verlangen, dass Ihre Mitarbeiter alle Ihre Anlagen in regelmäßigen, zeit- oder nutzungsabhängigen Abständen inspizieren. Bei einer zustandsorientierten, vorausschauenden Instandhaltungsstrategie kann Ihr CMMS einen Inspektionsauftrag als Reaktion auf eine unerwartete Änderung des Maschinenzustands in Echtzeit auslösen, z. B. eine plötzliche Zunahme der Vibrationen.

2. Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung

Arbeitsaufträge für die vorbeugende Wartung dienen der Planung von Routinewartungen für alle Ihre Anlagen und Vermögenswerte. Sie können eine CMMS-Software nutzen, um routinemäßige Reinigungs-, Schmier- und andere vorbeugende Wartungsaufgaben automatisch zu einem Zeitpunkt zu planen, der für Ihren Produktionsplan und für Ihr Wartungsteam günstig ist.

3. Arbeitsaufträge für Notfälle

Notarbeitsaufträge werden als Reaktion auf einen unerwarteten Ausfall erstellt. Diese Arbeitsaufträge erfordern eine sofortige Reaktion, um kostspielige Ausfallzeiten zu vermeiden. Bei der Beantwortung von Notfallaufträgen sollten die Techniker aufzeichnen, warum die Anlage ausgefallen ist, was getan wurde, um den normalen Betriebszustand wiederherzustellen, und Empfehlungen aussprechen, um zu verhindern, dass diese Art von Ausfall erneut auftritt.

Die Verfolgung Ihrer Notfallaufträge in einem CMMS-System kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, wo Ihre Wartungsstrategie verbesserungswürdig ist: Fallen immer wieder die gleichen Maschinen aus? Wie schnell kümmert sich Ihr Wartungsteam um diese Probleme? Wie viel Zeit verstreicht zwischen den Ausfällen? Die Verfolgung und Analyse dieser Informationen im Laufe der Zeit kann Ihnen helfen, Ihren Wartungsansatz zu optimieren, ungeplante Ausfallzeiten zu reduzieren und Wartungskosten zu sparen.

4. Arbeitsaufträge zur korrektiven Wartung

Arbeitsaufträge zur Instandsetzung werden erteilt, um neue Fehler zu beheben, bevor sie sich zu einem ernsten Problem entwickeln. Techniker könnten den Fehler bei Routineinspektionen an Ihren Anlagen entdecken. Oder, wenn Sie einen vorausschauenden Wartungsansatz verfolgen, könnten Ihre KI-Tools einen neuen Fehler in Ihrer Anlage diagnostizieren. Ein Instandsetzungsauftrag kann die Reparatur oder den Austausch von verschlissenen oder beschädigten Teilen an Ihrer Anlage beinhalten. Außerdem können Instandsetzungsaufträge im Gegensatz zu Notfalleinsätzen geplant werden.

Beispiele für Arbeitsaufträge zur Instandhaltung

Ein effektiver Arbeitsauftrag sollte klar, spezifisch und detailliert sein. Er muss außerdem präzise formuliert sein, um Missverständnisse oder Fehlinterpretationen zu vermeiden und eine klare Dokumentation der Wartungshistorie der Anlage zu ermöglichen.

Arbeitsaufträge sollten das jeweilige Problem beschreiben und die folgenden Fragen beantworten:

• Welche Anlage muss repariert werden? Wo befindet sich das Objekt?
• Welche Teile müssen ggf. ersetzt werden?
• Welche Werkzeuge muss das Wartungsteam mitbringen?
• Wie viele Arbeitnehmer werden für diese Tätigkeit benötigt? Welche Fähigkeiten müssen sie haben? Werden Sie externe Arbeitskräfte hinzuziehen müssen?
• Wie sieht der Zeitplan für die Durchführung dieser Aufgabe aus? Handelt es sich um ein präventives Wartungsprojekt, das zu einem festen Termin durchgeführt werden muss? Handelt es sich um eine dringende Reparatur an einer wichtigen Anlage, die sofort erledigt werden muss?
• Welche Kosten sind mit dieser Arbeit verbunden?
• Wer hat die Arbeit in Auftrag gegeben? Wer hat die Arbeit genehmigt?

Arbeitsaufträge erfüllen auch eine Aufzeichnungsfunktion. Betriebsleiter können auf vergangene Arbeitsaufträge zurückblicken, um zu verfolgen, wie oft Anlagen repariert werden müssen, oder um den Erfolg ihrer Wartungsstrategie zu bewerten.

Was sind die verschiedenen Ansätze für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen?

Es gibt zwei Hauptansätze für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen: manuell (mit Stift und Papier, Tabellenkalkulationen und/oder Whiteboards) und automatisiert (mit Hilfe einer Software für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen zur Automatisierung der Arbeitsauftragserstellung und der Dokumentationsabläufe).

Manuelle Arbeitsauftragsmethoden waren früher die Norm und können für kleinere Unternehmen, die ein geringes Arbeitsauftragsvolumen bearbeiten, immer noch effektiv sein. Ein CMMS ist jedoch das zuverlässigste System, das die Priorisierung von Arbeitsaufträgen, die automatische Verteilung an verfügbare Techniker und die sofortige Aktualisierung von Wartungsunterlagen mit den aktuellsten Informationen erleichtert.

Um mehr Kontrolle über ihre Arbeitsaufträge zu haben, sollten sich Unternehmen an die bewährten Praktiken der Arbeitsauftragsverwaltung halten. Das bedeutet, ein Modell zu verwenden, das für die Verwaltung großer Mengen von Anfragen geeignet ist, anstatt sich nur auf ein CMMS zu verlassen, um die Arbeit zu erledigen.

Verwaltung von Arbeitsauftragsanfragen

Nicht alle Arbeiten können im Voraus geplant werden. Für Korrekturarbeiten oder Kundenanforderungen gibt es ein Anforderungssystem. Instandhaltungsmanager können Workflow-Prozesse für die Einreichung, Genehmigung, Ablehnung und Erledigung von Anfragen auf die spezifischen Bedürfnisse ihres Unternehmens abstimmen. Die Identifizierung eines Workflow-Prozesses gewährleistet:

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs) werden von allen Anwendern befolgt
• Die Arbeit durchläuft einen Genehmigungsprozess
• Zuständigkeitsbereiche und Erwartungen sind für die Nutzer klar
• Regelmäßige Prozessaudits werden durchgeführt
• Es werden gültige Daten in ein CMMS eingegeben
• Effizienter Kommunikationsfluss

Mit eMaint können Unternehmen aus drei Optionen für die Einreichung von Arbeitsaufträgen wählen:

1. Die Antragsteller erhalten ein eMaint-Benutzer-Login, mit dem sie Anträge einreichen und die Historie und den Status ihrer Anträge einsehen können.
2. Arbeitsanforderer senden eine E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse, die in eine eMaint-Arbeitsanforderung umgewandelt wird.
3. Die Antragsteller übermitteln ihre Anträge an eMaint über ein individuelles Webformular, das in die Website oder das Intranet eines Unternehmens eingebettet ist.

Die Arbeitsanforderungstools in einem CMMS reduzieren Kommunikationsfehler. Unternehmen können Antragstellern automatische E-Mail-Benachrichtigungen senden, wenn eine Arbeitsanforderung genehmigt oder abgelehnt wird, gefolgt von einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung mit einer Zufriedenheitsumfrage, sobald die Arbeit abgeschlossen ist.

Mit modernen mobilen CMMS-Lösungen können Anforderer jederzeit und überall mit ihrem mobilen Gerät Arbeitsaufträge einreichen. Die Anforderer können Bilder an ihre Anfragen anhängen, auch Bilder von Geräten, die repariert werden müssen.

Was ist eine Software für Arbeitsaufträge?

CMMS-Software macht es Unternehmen leicht, die termingerechte Fertigstellung von Arbeiten zu erhöhen, die Effizienz von Arbeitsabläufen zu verbessern, Projekttermine im Auge zu behalten und vieles mehr.

• Zuweisung von Arbeitsaufträgen - Mit Hilfe von Funktionen wie den Wartungsplanungswerkzeugen von eMaint können Wartungsplaner und Disponenten Arbeitsaufträge direkt an Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Lieferanten für bestimmte Tage, Zeiten und Orte zuweisen. Zugewiesene und nicht zugewiesene Arbeitsaufträge können auch auf einer Kalenderanzeige angezeigt werden, und die Arbeit kann bei Bedarf leicht neu zugewiesen werden.

• Planungskalender - Zeigen Sie einen Kalender nach Tag, Woche oder Monat mit allen Arbeitsressourcen und offenen Arbeitsaufträgen an, oder passen Sie die Kalenderansichten an und filtern Sie die Arbeit nach Mitarbeiter, Arbeitsauftragstyp (z. B. vorbeugende Wartungspläne ) und mehr. Unternehmen können auch die Funktion PM-Projektion nutzen, um anstehende Arbeiten zu planen und sicherzustellen, dass die richtigen Teile, Arbeitskräfte und Werkzeuge verfügbar sind.

• Berichte und Dashboards - Nutzen Sie Berichte und Dashboards, um auf dem Laufenden zu bleiben. Kategorisieren Sie Arbeitsaufträge nach Typ, Techniker, Abteilung oder jedem anderen benutzerdefinierten Feld.
• Mobile Instandhaltung - Mit mobilen CMMS-Wartungsdiensten wie MX Mobile von eMaint können Unternehmen in Echtzeit auf Daten zugreifen und Funktionen in ihren Einrichtungen und unterwegs ausführen, wie z. B. das Einreichen und Genehmigen von Arbeitsanforderungen, das Unterzeichnen und Abschließen von Arbeitsaufträgen und vieles mehr.

Verfolgung von Projekten

Größere Überholungs- und Renovierungsprojekte können Kopfzerbrechen bereiten, aber der Verwaltungsprozess muss es nicht. Mit den Projektmanagement-Tools von eMaint können Unternehmen auf einfache Weise Projekte erstellen und Arbeitsaufträge vom Projektbeginn bis zum Abschluss zuweisen und verfolgen. Ein CMMS organisiert die Daten an einem zentralen Ort. Anlagen, Bestände und Maßnahmen, die sich auf die Betriebsziele auswirken, können über eine einzige Plattform verwaltet werden.

Mit Gantt-Diagrammen erhalten die Benutzer ein klares visuelles Verständnis der Fertigstellungsraten von Arbeitsaufträgen im Vergleich zum Enddatum eines Projekts.

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