O que é uma Ordem de Trabalho?
Uma ordem de trabalho é um documento que contém todas as informações e passos necessários para completar uma tarefa de manutenção. As ordens de trabalho podem também incluir detalhes como quem autorizou o trabalho, quem é designado para completar o trabalho, o âmbito do trabalho, e as expectativas de conclusão. As ordens de trabalho são uma parte fundamental das suas operações de manutenção, e quando bem feitas, ajudam-no a si e à sua equipa a manterem-se organizados, a estabelecerem prioridades eficazes, e a realizarem o trabalho sem problemas e com eficiência.
As ordens de trabalho são uma autorização de trabalhos de manutenção, reparação ou operações a serem completadas. As ordens de trabalho podem ser geradas manualmente através de um pedido de trabalho apresentado por um membro do pessoal, cliente, inquilino, ou geradas automaticamente através de um software de gestão de ordens de trabalho ou programação de Manutenção Preventiva (PM). As ordens de trabalho também podem ser geradas através do seguimento de Inspecções ou Auditorias. eMaint CMMS ajuda a simplificar o processo de ordens de trabalho para operações de manutenção.
Digitalizar Ordens de Trabalho para Melhorar a Eficiência
As ordens de trabalho criadas manualmente há muito que fazem parte do mundo da manutenção. Embora as ordens de trabalho em papel sejam fáceis em alguns aspectos, não funcionam tão bem como uma solução a longo prazo ou em grande escala. As ordens de trabalho em papel podem também resultar em atrasos de comunicação, custos adicionais (tanto em tempo como em dinheiro) para a entrada de dados, e muito mais. No actual mundo da manutenção de ritmo acelerado, as ordens de trabalho em papel são ineficientes - para não falar de não serem amigas do ambiente.
Os Sistemas Informatizados de Gestão de Manutenção tais como o eMaint CMMS ajudam as organizações a abraçar o poder do software de encomendas de trabalho em linha baseado na nuvem e a pôr fim a repetidas chamadas telefónicas, notas pegajosas e papelada em falta. Centralizar e racionalizar o processo de ordem de trabalho melhora a clareza e faz com que mais trabalho seja feito a tempo.
O que é que uma ordem de trabalho faz?
- Oferecer uma explicação do problema, reparação, ou instalação
- Programar recursos e ferramentas necessárias para a manutenção
- Fornecer aos técnicos instruções detalhadas sobre o trabalho a ser realizado
- Documentar a mão-de-obra, materiais e recursos utilizados para completar o trabalho
- Acompanhar todos os trabalhos de manutenção e reparação que tenham sido realizados em cada ativo
O que está incluído numa ordem de trabalho?
Como Utilizar um CMMS para Gestão de Ordens de Trabalho
As ordens de trabalho são o cerne de um programa de manutenção. As ferramentas dentro de um CMMS ajudam as organizações a manterem-se actualizadas sobre mão-de-obra, projectos, e recursos. Um CMMS pode ajudar as organizações a assumir o controlo tanto do seu atraso de trabalho como dos trabalhos futuros, aumentar a produtividade, e gerir a conformidade. Existem algumas chaves para uma gestão eficaz das ordens de trabalho.
A gestão de ordens de trabalho refere-se ao processo de prioritização, conclusão e documentação atempada das ordens de trabalho de manutenção. Embora isto possa parecer simples, o processo é moroso e propenso a erros quando feito à mão. Por exemplo, as ordens de trabalho preenchidas em papel e arquivadas em gabinetes são fáceis de deslocar, e as folhas de cálculo manuais são lentas a serem actualizadas com novas informações. Em vez disso, o aproveitamento de um software robusto de gestão de ordens de trabalho, tal como um sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS), acelera e racionaliza este processo ao mesmo tempo que assegura uma documentação precisa e actualizada. Quando implementada eficazmente, esta abordagem pode ser acessível e escalável numa instalação, permitindo às equipas de manutenção reduzir o tempo de inactividade não planeado dos activos e poupar custos.
Processo de Gestão de Ordens de Trabalho
O processo de gestão de ordens de trabalho começa tipicamente com um gestor de manutenção que aceita uma ordem de trabalho e transmite o pedido a um técnico para cumprir. O formulário de ordem de serviço comunica a manutenção através de um ciclo de vida de seis etapas.
Identificação de tarefas: Identificar o que precisa de ser feito para resolver uma questão de manutenção.
Criação de Ordem de Trabalho: Preencher um formulário de pedido de ordem de trabalho para autorizar tarefas de manutenção.
Aprovação da ordem de trabalho: A gestão de manutenção decide se existe uma necessidade legítima.
Atribuição de prioridades: As ordens de trabalho são avaliadas considerando a urgência, o atraso existente, e a disponibilidade da equipa.
Distribuição e Execução: As ordens de trabalho aprovadas e prioritizadas são impressas e dadas aos técnicos para que estes possam executar a actividade.
Documentação dos resultados: Os trabalhadores documentam o que ocorreu de forma precisa e atempada.
A ordem de trabalho pode ser encerrada uma vez que todos os serviços tenham sido prestados e o trabalho esteja concluído.
Quais são os Quatro Principais Tipos Diferentes de Ordens de Trabalho?
1. Ordens de Trabalho de Inspecção
As ordens de trabalho de inspecção providenciam a vinda de um técnico para inspeccionar um determinado bem. Se for detectado um problema durante uma ordem de trabalho de inspecção, o técnico de manutenção criaria então uma nova ordem de trabalho para resolver o problema.
O que desencadeia uma ordem de inspecção dependerá da sua estratégia de manutenção. Por exemplo, se estiver a utilizar uma estratégia de manutenção preventiva, a sua fábrica pode exigir que os trabalhadores inspeccionem todo o seu equipamento a intervalos regulares, de tempo ou de utilização. Se estiver a utilizar uma estratégia de manutenção preventiva baseada em condições, o seu CMMS pode emitir uma ordem de trabalho de inspecção em resposta a uma alteração inesperada no estado da sua máquina em tempo real, tal como um aumento súbito da vibração.
2. Ordens de Trabalho de Manutenção Preventiva
As ordens de trabalho de manutenção preventiva são utilizadas para programar a manutenção de rotina de todo o seu equipamento e bens. Pode utilizar um software CMMS para programar automaticamente a limpeza de rotina, lubrificação e outras tarefas de manutenção preventiva numa altura que seja conveniente para a sua programação de produção e para a sua equipa de manutenção.
3. Ordens de trabalho de emergência
As ordens de trabalho de emergência são criadas em resposta a uma avaria inesperada. Estas ordens de trabalho exigem uma resposta imediata para evitar tempos de paragem dispendiosos. Ao responder a ordens de trabalho de emergência, os técnicos devem registar os motivos da falha do activo, o que foi feito para restaurar a sua condição normal de funcionamento, e recomendações para evitar que este tipo de falha ocorra novamente.
O seguimento das suas ordens de trabalho de emergência num sistema CMMS pode ajudá-lo a determinar onde a sua estratégia de manutenção tem espaço para melhorias: As mesmas máquinas continuam a avariar-se? Com que rapidez é que a sua equipa de manutenção aborda estes problemas? Quanto tempo passa entre as avarias? O seguimento e análise desta informação ao longo do tempo pode ajudá-lo a optimizar a sua abordagem de manutenção, reduzir os tempos de paragem não planeados e poupar nos custos de manutenção.
4. Ordens de trabalho de manutenção correctiva
São emitidas ordens de trabalho de manutenção correctivas para corrigir novas falhas antes que estas se tornem graves. Os técnicos podem descobrir a falha enquanto efectuam inspecções de rotina ao seu equipamento. Ou, se estiver a utilizar uma abordagem de manutenção preditiva, as suas ferramentas de IA podem diagnosticar uma nova falha no seu equipamento. Uma ordem de trabalho de manutenção correctiva pode incluir a reparação ou substituição de peças desgastadas ou danificadas no seu equipamento. Além disso, as ordens de trabalho correctivas podem ser programadas, ao contrário de uma ordem de trabalho de emergência.
Exemplos de ordens de trabalho de manutenção
Uma ordem de trabalho eficaz deve ser clara, específica e detalhada. Deve também ser redigida com precisão para evitar confusões ou interpretações erradas e para fornecer um rasto documental claro do historial de manutenção do bem.
As ordens de trabalho devem descrever o problema em questão e devem responder às seguintes perguntas:
- Que bens precisam de ser reparados? Onde está localizado o bem?
- Que partes, se existirem, precisam de ser substituídas?
- Que ferramentas é que a equipa de manutenção precisará de trazer consigo?
- Quantos trabalhadores são necessários para realizar este trabalho? De que tipo de competências necessitam? Necessitarão de chamar trabalhadores externos?
- Qual é a cronologia para a realização deste trabalho? Trata-se de um projecto de manutenção preventiva que deve ser feito numa data fixa? Trata-se de uma reparação urgente de um bem chave que precisa de ser tratado imediatamente?
- Que custos estão envolvidos neste trabalho?
- Quem está a solicitar o trabalho? Quem autorizou o trabalho?
As ordens de trabalho também preenchem uma função de manutenção de registos. Os gerentes de fábrica podem olhar para as ordens de trabalho passadas para verificar com que frequência os activos necessitam de reparações, ou para avaliar o sucesso da sua estratégia de manutenção.
Quais são as Diferentes Abordagens de Gestão de Ordens de Trabalho?
As duas principais abordagens à gestão de ordens de trabalho são manuais (utilizando caneta e papel, folhas de cálculo, e/ou quadros brancos) e automatizadas (utilizando um software de gestão de ordens de trabalho para automatizar a criação de ordens de trabalho e fluxos de trabalho de documentação).
Os métodos de ordem de trabalho manual foram outrora a norma e ainda podem ser eficazes para organizações mais pequenas que lidam com um baixo volume de ordens de trabalho. No entanto, um CMMS é o sistema mais fiável que facilita a priorização das ordens de trabalho, a sua distribuição automática aos técnicos disponíveis e a actualização instantânea dos registos de manutenção com a informação mais actualizada.
As empresas devem aderir às melhores práticas de gestão de ordens de trabalho para terem mais controlo sobre as suas ordens de trabalho. Isto significa empregar um modelo adequado para gerir grandes volumes de pedidos em vez de depender apenas de um CMMS para realizar o trabalho.
Gestão de Pedidos de Ordens de Trabalho
Nem todo o trabalho pode ser planeado antes do tempo. Para trabalhos correctivos ou necessidades do cliente, existe um sistema de pedidos. Os gestores de manutenção podem adaptar os processos de fluxo de trabalho para apresentação de pedidos, aprovação, rejeição, e conclusão às necessidades específicas da sua organização. A identificação de um processo de fluxo de trabalho assegura:
- Os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) são seguidos por todos os usuários
- O trabalho passa por um processo de aprovação
- As áreas de responsabilidade e expectativas são claras para os utilizadores
- É realizada uma auditoria periódica dos processos
- Os dados válidos estão sendo inseridos em um CMMS
- Fluxo de comunicação eficiente
Com eMaint, as organizações podem escolher entre três opções de submissão de pedidos de ordem de trabalho:
- Os solicitantes de trabalho recebem um login de utilizador eMaint que lhes permite submeter pedidos e ver o histórico e estado dos seus pedidos
- Os solicitantes de trabalho enviam um e-mail para um endereço de e-mail designado que é convertido em uma solicitação de trabalho eMaint
- Os solicitantes de trabalho submetem pedidos a eMaint através de um formulário web personalizado incorporado no website ou intranet de uma empresa
As ferramentas de pedido de trabalho num CMMS reduzem os erros de comunicação. As organizações podem enviar aos solicitantes alertas electrónicos automatizados quando um pedido de trabalho é aprovado ou rejeitado, seguido de um alerta electrónico automatizado com um inquérito de satisfação uma vez terminado o trabalho.
Com as modernas soluções CMMS móveis, os solicitantes podem apresentar pedidos de ordens de trabalho sempre e onde quer que utilizem o seu dispositivo móvel. Os solicitantes podem anexar fotografias às suas requisições, incluindo fotografias de equipamento a necessitar de reparação.
O que é Software de Encomenda de Trabalho?
O software CMMS torna fácil para as organizações aumentar a conclusão do trabalho a tempo, melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, acompanhar as datas de vencimento dos projectos, e muito mais.
- Atribuição de ordens de trabalho - Utilizando recursos como as ferramentas de programação de manutenção do eMaint, os planeadores e programadores de manutenção podem atribuir directamente ordens de trabalho ao pessoal, empreiteiros ou vendedores para dias, horários e locais específicos. As ordens de trabalho atribuídas e não atribuídas também podem ser visualizadas numa visualização de calendário, e o trabalho pode ser facilmente reatribuído quando necessário.
- Calendário de Programação - Ver um calendário por dia, semana, ou mês com todos os recursos de mão-de-obra e ordens de trabalho em aberto, ou ajustar as vistas do calendário e filtrar o trabalho por empregado, tipo de ordem de trabalho (tais como horários de Manutenção Preventiva ), e muito mais. As organizações também podem usar a função de Projecção PM para planear trabalhos futuros e assegurar que as peças, mão-de-obra e ferramentas correctas estão disponíveis.
- Relatórios & Painéis - Relatórios de Alavancagem & Painéis de A lavancagem para se manterem actualizados Categorizar as ordens de trabalho por tipo, técnico, departamento, ou qualquer outro campo definido pelo utilizador.
- Manutenção móvel - Utilizando serviços móveis de manutenção CMMS, tais como o MX Mobile do eMaint, as organizações podem aceder a dados em tempo real e executar funções em todas as suas instalações e na estrada, incluindo submeter e aprovar pedidos de trabalho, assinar e encerrar ordens de trabalho, e muito mais.
Projectos de Rastreio
Os grandes projectos de revisão e renovação podem ser uma dor de cabeça, mas o processo de gestão não precisa de ser. Com as ferramentas de gestão de projectos do eMaint, as organizações podem facilmente criar projectos e atribuir e acompanhar ordens de trabalho desde o início do projecto até à sua conclusão. Um CMMS organiza os dados num local central. Activos, inventários, e acções com impacto nos objectivos operacionais podem ser todos tratados a partir de uma plataforma.
Com os Gráficos de Gantt, os utilizadores podem obter uma compreensão visual clara das taxas de conclusão da ordem de trabalho em comparação com a data de conclusão de um projecto.