O que é um Sistema Computorizado de Gestão de Manutenção (CMMS)?
Um sistema informatizado de gestão da manutenção (CMMS) é um pacote de software que ajuda as empresas a planear e gerir todos os aspectos do seu departamento de manutenção. O software CMMS gera e acompanha facilmente as ordens de trabalho, monitoriza o estado dos activos e cria planos de manutenção eficientes.
As melhores soluções de CMMS também têm componentes analíticos fortes e integrados. Um CMMS de qualidade como o eMaint pode até analisar monitoramento de condição dados e alertar as equipas de manutenção quando um ativo desenvolve uma nova falha. O software CMMS desempenha um papel crucial na gestão do ciclo de vida dos activos e pode conduzir a uma tomada de decisões baseada em dados sobre as necessidades de manutenção.
Além disso, o software CMMS pode controlar o inventário e as peças sobresselentes em vários locais de trabalho, monitorizar as despesas e as horas de trabalho e ajudar a normalizar os fluxos de trabalho de manutenção. Para as empresas que se deparam com regulamentos de qualidade ou segurança, um CMMS facilita a aprovação em auditorias e a obtenção de conformidade contínua.
O que é que um CMMS faz?
A função central de um CMMS é armazenar, organizar e analisar os dados de manutenção. Isso inclui:
- Dados da ordem de trabalho
- Dados sobre o estado dos activos
- Programação e disponibilidade de mão de obra
- Inventário e peças sobressalentes
- Custos e dados orçamentais
- Dados de conformidade regulamentar e de segurança
Os sistemas CMMS fornecem às equipas as ferramentas organizacionais de que necessitam para aumentar a eficiência, normalizar os fluxos de trabalho e prolongar a vida útil dos activos. As soluções CMMS fornecem informações essenciais sobre o desempenho do equipamento e as necessidades de manutenção, apoiando estratégias de manutenção proactivas e aumentando a fiabilidade operacional.
Muitas das principais soluções CMMS actuais são baseadas na nuvem e oferecem caraterísticas inovadoras como uma aplicação CMMS móvel, ferramentas de conformidade regulamentar e capacidades multi-site ou multilingues. Podem também integrar-se com o planeamento de recursos empresariais (ERP) e com aplicações de software de sistemas, aplicações e produtos (SAP), ou aceder a dados de produção isolados de sistemas SCADA, PLC e BMS. O melhor software CMMS, como o eMaint, pode até ligar-se a sensores e software monitoramento de condição , dando às equipas o poder da manutenção preditiva.
Quais são os tipos de CMMS?
Existe uma grande variedade de soluções de CMMS no mercado, mas geralmente podem ser divididas em dois tipos: CMMS no local e CMMS baseado na nuvem. Mas qual deles é o mais adequado para a sua atividade? Depende.
As soluções de CMMS no local implicam normalmente um custo inicial mais elevado. Também requerem mais conhecimentos internos. Isto porque o processo de instalação inclui a configuração de uma firewall e de outras infra-estruturas de TI para que o software funcione sem problemas no seu servidor. Os utilizadores de soluções CMMS no local também têm de pagar por actualizações ou soluções adicionais.
A contrapartida? Os sistemas informatizados de gestão da manutenção no local podem oferecer um nível mais elevado de controlo e personalização, o que os torna atractivos para algumas instituições de maior dimensão.
As soluções CMMS baseadas na nuvem são baseadas em subscrições e tendem a custar significativamente menos. Também são mais fáceis de escalar. A maior parte do software CMMS baseado na nuvem emite actualizações gratuitas para os utilizadores existentes e inclui funcionalidades para proteger os seus dados.
Uma das principais vantagens de um CMMS baseado na nuvem é a capacidade de aceder aos dados remotamente. Os trabalhadores no terreno podem aceder e atualizar as ordens de trabalho através de aplicações móveis, e os decisores podem iniciar sessão e analisar remotamente os dados relativos ao estado dos activos.
Porquê utilizar um CMMS?
O software de gestão de manutenção informatizado permite a visibilidade dos activos em toda a organização. A flexibilidade e as capacidades de um CMMS beneficiam todos, desde as equipas encarregadas da manutenção diária dos activos até aos líderes que tomam decisões de capital de grande envergadura.
Graças à riqueza de dados captados pelo CMMS, os técnicos de manutenção podem ver facilmente quais os activos que necessitam de manutenção. A definição de prioridades dos activos garante que as reparações mais importantes serão concluídas em primeiro lugar e a programação automática da manutenção preventiva garante que as tarefas de manutenção de rotina nunca são esquecidas. As listas de verificação e os procedimentos detalhados podem garantir que os activos são mantidos da mesma forma, independentemente do técnico que estiver a trabalhar neles.
Os gestores podem ver o estado de um ativo, bem como o seu histórico de trabalho, como por exemplo, que técnicos trabalharam no ativo e que tarefas concluíram. As pistas de auditoria e as assinaturas digitais protegidas por palavra-passe fornecem documentação pronta a ser auditada sem a necessidade de um fastidioso arquivo em papel. Os gestores também podem aceder a relatórios para monitorizar as horas de manutenção e os gastos com peças para obter uma imagem clara dos custos de manutenção.
Um CMMS proporciona uma visão panorâmica dos activos em toda a organização, dando aos decisores visibilidade entre instalações em vários locais e permitindo-lhes tomar decisões baseadas em dados em tempo real. Em vez de a informação estar isolada num único local, os relatórios e as métricas permitem às equipas comparar os activos e a produtividade entre locais. Os históricos detalhados dos activos fornecem informações sobre se os activos devem ser reparados ou substituídos e os relatórios fáceis de utilizar permitem o acompanhamento a nível empresarial de métricas como indicadores-chave de desempenho (KPI) e painéis de auditoria.
Os sistemas informatizados de gestão da manutenção com capacidades de integração fornecem ainda mais informações sobre a empresa como um todo. As integrações de software e hardware incorporam informações de fontes como sensores e sistemas SCADA, e podem mesmo ligar software financeiro e ERP.
A utilização de um CMMS garante que os membros da equipa têm acesso à informação de que necessitam, independentemente da sua função. Este tipo de visibilidade é impossível com sistemas em papel. Mesmo os sistemas electrónicos como folhas de cálculo, calendários partilhados ou outros métodos de acompanhamento da manutenção não são tão eficazes ou eficientes como um sistema de gestão de manutenção informatizado.
O que é um exemplo de um CMMS?
O eMaint é um exemplo de um CMMS que pode ser utilizado em muitos sectores diferentes. As capacidades de um CMMS significam que pode ser utilizado para simplificar a manutenção e, ao mesmo tempo, agilizar a partilha de informações entre departamentos e tornar a comunicação ainda mais fácil. Eis alguns exemplos do que um CMMS como o eMaint pode fazer:
Gestão de Ordens de Trabalho
Os utilizadores podem organizar, atribuir e acompanhar as ordens de trabalho a partir de um painel de controlo fácil de utilizar. As listas de verificação de procedimentos incorporadas garantem que todos os passos corretos são tomados durante a manutenção e um calendário simples de arrastar e largar simplifica a programação da manutenção preventiva.
Painéis de auditoria
Uma vez que o CMMS fornece registos detalhados e com carimbo de data/hora de cada interação do utilizador, os especialistas podem aceder a todas as informações de que os auditores necessitam sem terem de procurar em registos em papel. Os fluxos de trabalho podem encaminhar automaticamente as ordens de trabalho através da aprovação do supervisor, e as assinaturas digitais protegidas por palavra-passe mantêm uma pista de auditoria precisa.
Plantas Interactivas de Piso
Os sistemas informatizados de gestão da manutenção que incluem uma planta baixa permitem que os utilizadores vejam rapidamente onde os activos estão localizados quando necessitam de atenção. E uma vez que as plantas são interactivas, os utilizadores podem ver informações como o estado dos activos em tempo real, codificado por cores, ou mesmo planear fluxos de trabalho com base nas condições dos activos.
Vantagens do software CMMS
O software CMMS ajuda as equipas a simplificar e gerir os seus processos de manutenção. Ao armazenar e analisar dados, o software CMMS também facilita a tomada de decisões inteligentes e permite que os gestores criem programas de manutenção cada vez mais fortes.
As vantagens da utilização do CMMS incluem
- Redução do tempo de inatividade através da implementação de uma estratégia eficaz de manutenção preventiva e preditiva
- Aumento da eficiência operacional, incluindo poupanças de tempo em todos os aspectos da programação, introdução de dados e elaboração de relatórios
- Prolongamento da vida útil dos activos e melhoria da gestão, acompanhamento e análise dos activos
- Cumprimento das normas de segurança e qualidade
- Fluxos de trabalho de manutenção normalizados
- Aumento das taxas de conclusão das ordens de trabalho
- Custos globais de manutenção mais baixos
- Aumento da produtividade e redução dos custos laborais
Desvantagens do CMMS
Todas as soluções têm alguns inconvenientes, e o software CMMS não é exceção.
Para alguns utilizadores, a implementação do CMMS pode ser um desafio. Aprender a navegar no software, explorar as diferentes funcionalidades e formar a sua equipa para utilizar o novo software são processos que consomem muito tempo.
A maioria das empresas que implementam um sistema informatizado de gestão da manutenção utiliza apenas algumas das funcionalidades do CMMS. É por isso que a eMaint criou um portal de aprendizagem especial chamado Universidade eMaint, que foi concebido para formar os utilizadores de modo a que possam utilizar plenamente o seu CMMS. Está disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, para que os utilizadores em qualquer fuso horário possam tirar o máximo partido.
O resultado? Os utilizadores conseguem uma implementação completa sem as dores de cabeça da formação e da integração. Isso leva a uma rápida adoção de algumas das melhores funcionalidades do eMaint. E, muito rapidamente, traduz-se numa redução acentuada do tempo de inatividade, numa vida útil mais longa dos activos e num aumento geral da eficiência operacional.
Como é que o software CMMS funciona?
Entre outras coisas, um sistema CMMS funciona como um software de ordens de trabalho para registar as ordens de manutenção e programar as tarefas. Ajuda as equipas de manutenção a gerir os seus fluxos de trabalho e a minimizar o tempo de inatividade.
Através de integrações com sensores de vibração e outras ferramentas monitoramento de condição , um CMMS e a sua base de dados também permitem que as equipas mantenham um registo permanente do estado e das condições das máquinas, para que possam implementar uma manutenção baseada nas condições.
Outras integrações importantes do CMMS, como o software ERP, podem ajudar as equipas de manutenção a ligar as suas operações às funções de compra e inventário utilizadas noutras áreas da organização. Embora as equipas de manutenção e fiabilidade possam passar o seu tempo concentradas em manter as máquinas a funcionar, os ambientes organizacionais actuais tornam necessário ter um CMMS que possa comunicar sem problemas com estes outros sistemas empresariais.
Atualmente, os gestores de manutenção confiam nos sistemas CMMS para elevar o nível dos seus programas de manutenção, simplificar os processos e melhorar o acompanhamento e a análise dos KPIs de manutenção. Um CMMS pode também permitir a documentação exacta das actividades de manutenção, o que é vital para as indústrias fortemente regulamentadas e sujeitas a auditorias.
No final, um CMMS é uma base de dados e a informação nela contida suporta uma variedade de funções em diferentes equipas. As equipas de operações ou financeiras podem beneficiar da visibilidade do estado ou dos custos do inventário, da contratação de fornecimentos e de outras funções de manutenção.
Um CMMS pode ajudar as organizações a gerir e racionalizar:
- Recursos e mão-de-obra
- Ciclo de vida dos bens
- Priorização e agendamento de ordens de trabalho
- Manutenção Preventiva
- Materiais e inventário
- Auditorias e controlo de conformidade
- Relatórios e dashboarding
- Funcionalidade de manutenção móvel
- Monitoramento de Condições
- Formação e apoio à medida
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Quais são as vantagens de utilizar um software CMMS?
Há muitos benefícios em termos de eficiência e ciclo de vida, com a implementação e utilização de software de sistema de gestão de manutenção computorizado. Em geral, permite às equipas alinharem as suas práticas e actividades de manutenção com outros departamentos e objectivos empresariais. Quando se tem um sistema que permite a partilha de dados entre departamentos, o trabalho de todos fica um pouco mais eficiente.
Algumas das principais benefícios de um software CMMS incluem:
