¿Qué es un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO)?
Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento, o GMAO, es un paquete de software que ayuda a las empresas a planificar y gestionar todos los aspectos de su departamento de mantenimiento. El software de GMAO genera y realiza el seguimiento de las órdenes de trabajo sin esfuerzo, supervisa el estado de los activos y crea programas de mantenimiento eficientes.
Las mejores soluciones de GMAO también tienen componentes analíticos integrados. Una buena GMAO como eMaint puede incluso analizar los datos de monitoreo de condición y alertar a los equipos de mantenimiento cuando un activo desarrolla un nuevo fallo. El software de GMAO desempeña un papel crucial en la gestión del ciclo de vida de los activos y puede impulsar la toma de decisiones basada en datos sobre las necesidades de mantenimiento.
Además, el software de GMAO puede realizar un seguimiento del inventario y las piezas de repuesto en varios lugares de trabajo, controlar el gasto y las horas de trabajo y ayudar a estandarizar los flujos de trabajo de mantenimiento. Para las empresas que se enfrentan a normativas de calidad o seguridad, una GMAO facilita la superación de auditorías y el cumplimiento continuo de la normativa.
¿Qué hace una GMAO?
La función central de un GMAO es almacenar, organizar y analizar los datos de mantenimiento. Esto incluye:
- Datos de la orden de trabajo
- Datos sobre la salud de los activos
- Programación y disponibilidad de mano de obra
- Inventario y piezas de repuesto
- Costes y datos presupuestarios
- Datos sobre el cumplimiento de la normativa y la seguridad
Los sistemas de GMAO proporcionan a los equipos las herramientas organizativas que necesitan para aumentar la eficacia, estandarizar los flujos de trabajo y prolongar la vida útil de los activos. Las soluciones de GMAO proporcionan información esencial sobre el rendimiento de los equipos y las necesidades de mantenimiento, respaldando estrategias de mantenimiento proactivas y mejorando la fiabilidad operativa.
Muchas de las principales soluciones de GMAO actuales están basadas en la nube y ofrecen funciones innovadoras, como una aplicación móvil de GMAO, herramientas de cumplimiento normativo y capacidades multisitio o multilingües. También pueden integrarse con el software de compras ERP y SAP, o aprovechar los datos de producción aislados de los sistemas SCADA, PLC y BMS. El mejor software de GMAO, como eMaint, puede incluso conectarse con los sensores y el software de monitoreo de condición , ofreciendo a los equipos el poder del mantenimiento predictivo.
¿Cuáles son los tipos de GMAO?
En el mercado existe una amplia gama de soluciones de GMAO, pero en general pueden dividirse en dos tipos: GMAO en las instalaciones y GMAO en la nube. Pero, ¿cuál es la más adecuada para su empresa? Depende.
Las soluciones de GMAO in situ suelen tener un coste inicial más elevado. También requieren más experiencia interna. Esto se debe a que el proceso de instalación incluye la configuración de un cortafuegos y otras infraestructuras de TI para que el software funcione sin problemas en su servidor. Los usuarios de soluciones de GMAO in situ también deben pagar por las actualizaciones o las soluciones adicionales.
¿La contrapartida? Los GMAO locales pueden ofrecer un mayor nivel de control y personalización, lo que los hace atractivos para algunas instituciones de mayor tamaño.
Las soluciones de GMAO en la nube se basan en suscripciones y suelen costar bastante menos. También son más fáciles de ampliar. La mayoría de los software de GMAO en la nube ofrecen actualizaciones gratuitas para los usuarios existentes e incluyen funciones para proteger los datos.
Una de las principales ventajas de la GMAO en la nube es la posibilidad de acceder a los datos a distancia. Los trabajadores sobre el terreno pueden acceder a las órdenes de trabajo y actualizarlas a través de aplicaciones móviles, y los responsables de la toma de decisiones pueden conectarse y revisar los datos sobre el estado de los activos a distancia.
Ventajas del software de GMAO
El software de GMAO ayuda a los equipos a racionalizar y gestionar sus procesos de mantenimiento. Al almacenar y analizar datos, el software de GMAO también facilita la toma de decisiones inteligentes y permite a los gestores crear programas de mantenimiento cada vez más sólidos.
Entre las ventajas de utilizar una GMAO se incluyen:
- Reducción del tiempo de inactividad mediante la aplicación de una estrategia eficaz de mantenimiento preventivo y predictivo.
- Mayor eficacia operativa, incluido el ahorro de tiempo en todos los aspectos de la programación, la introducción de datos y la elaboración de informes.
- Prolongación de la vida útil de los activos y mejora de su gestión, seguimiento y análisis.
- Cumplimiento de las normas de seguridad y calidad
- Flujos de trabajo de mantenimiento normalizados
- Aumento de los índices de finalización de las órdenes de trabajo
- Menores costes generales de mantenimiento
- Mayor productividad y menores costes laborales
Inconvenientes de la GMAO
Toda solución tiene algunos inconvenientes, y el software de GMAO no es una excepción.
Para algunos usuarios, la implantación de una GMAO puede ser todo un reto. Aprender a navegar por el software, explorar las diferentes funcionalidades y formar a su equipo para que utilice el nuevo software son procesos que llevan mucho tiempo.
La mayoría de las empresas que implantan una GMAO sólo utilizan algunas de las funcionalidades disponibles. Por esta razón, eMaint ha creado un portal de formación especial(eMaint University) destinado a formar a los usuarios para que puedan utilizar plenamente su GMAO. Está disponible 24 horas al día, siete días a la semana, para que los usuarios en cualquier zona horaria puedan sacar el máximo provecho.
¿Cuál es el resultado? Los usuarios consiguen una implantación completa sin los quebraderos de cabeza de la formación y la incorporación. Esto impulsa la rápida adopción de algunas de las mejores funcionalidades de eMaint. Y muy rápidamente, se traduce en una fuerte reducción del tiempo de inactividad, una mayor vida útil de los activos y un aumento general de la eficiencia operativa.
¿Cómo funciona un software de GMAO?
Entre otras cosas, un sistema GMAO funciona como un software de órdenes de trabajo para hacer un seguimiento de las órdenes de mantenimiento y programar las tareas. Ayuda a los equipos de mantenimiento a gestionar sus flujos de trabajo y minimizar el tiempo de inactividad. A través de la integración con sensores de vibración y otras herramientas de monitoreo de condición , una GMAO y su base de datos también permiten a los equipos controlar las 24 horas del día el estado y las condiciones de las máquinas, para que puedan aplicar el mantenimiento basado en la condición.
Otras integraciones clave de la GMAO, como el software de planificación de recursos empresariales, pueden ayudar a los equipos de mantenimiento a conectar sus operaciones con las funciones de compra e inventario utilizadas en otras partes de una organización. Mientras que los equipos de mantenimiento y fiabilidad pueden dedicar su tiempo a mantener las máquinas en funcionamiento, los entornos organizativos actuales hacen necesario que una GMAO pueda comunicarse sin problemas con estos otros sistemas empresariales.
Hoy en día, los responsables de mantenimiento confían en los sistemas de GMAO para mejorar sus programas de mantenimiento, agilizar los procesos y mejorar el seguimiento y el análisis de los KPI de mantenimiento. Una GMAO también puede permitir una documentación precisa de las actividades de mantenimiento, lo que es vital para las industrias fuertemente reguladas y sujetas a auditorías.
Al final, una GMAO es una base de datos, y la información que contiene da soporte a una variedad de funciones en diferentes equipos. Los de operaciones o finanzas pueden beneficiarse de la visibilidad del estado del inventario o de los costes, de la contratación de suministros y de otras funciones de mantenimiento.
Una GMAO puede ayudar a las organizaciones a gestionar y racionalizar:
- Recursos y mano de obra
- Ciclo de vida de los activos
- Priorización y programación de las órdenes de trabajo
- Mantenimiento preventivo
- Materiales e inventario
- Auditorías y seguimiento del cumplimiento
- Informes y cuadros de mando
- Funcionalidad de mantenimiento móvil
- Monitoreo de condiciones
- Formación y apoyo personalizados
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de GMAO?
La implementación y el uso de un software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado tiene muchos beneficios de eficiencia y ciclo de vida. En general, permite a los equipos alinear sus prácticas y actividades de mantenimiento con otros departamentos y objetivos empresariales. Cuando se dispone de un sistema que permite compartir datos entre departamentos, el trabajo de todos se vuelve más eficiente.
Algunas de las principales ventajas de un software de cmms son:
Entornos saludables y seguros
En consonancia con la normativa mundial, nacional, estatal o local, una GMAO puede mejorar la seguridad, la salud y el medio ambiente. Cuando los activos reciben un mantenimiento adecuado y a tiempo, es menos probable que tengan un fallo que ponga en peligro a los trabajadores. Obtenga informes sobre incidentes, defectos, historiales de acciones de corrección y gestión de cambios en los procesos.
Visibilidad del flujo de trabajo y gestión de las órdenes de trabajo
El software de órdenes de trabajo permite a los equipos visualizar las acciones a través de cuadros de mando e informes, lo que ayuda a todos los niveles de trabajadores a evaluar el estado actual y mejorar las tasas de finalización de las órdenes de trabajo. Los equipos de mantenimiento pueden determinar rápidamente dónde se encuentra un activo, qué piezas se necesitan y quién debe realizar qué trabajo y cuándo.
Personal móvil
Mantener a los trabajadores de campo en movimiento puede ser una tarea difícil y costosa. Sin embargo, el mejor software ofrece una conectividad de movilidad avanzada para los usuarios que rara vez necesitan volver a la oficina. Despliegue los equipos a distancia utilizando un GMAO que admita trabajadores móviles.
Automatización y procesos
Hay muchos procesos que se prestan a la automatización:
- Pedidos de inventario
- Programación de turnos
- Asignación de órdenes de trabajo por disponibilidad
La transición a una base de datos de GMAO permite a los usuarios automatizar muchos procesos. La automatización ahorra tiempo, reduce los errores humanos y aumenta la eficacia.
Visibilidad del ciclo de vida de los activos
El software de GMAO permite a los equipos hacer un seguimiento y gestionar el estado de los activos y su ciclo de vida, desde la planificación e ingeniería previas a la instalación hasta el desmantelamiento. Cuando se sabe cuál es el estado activo de los activos, se puede planificar, programar y realizar mejor el trabajo.
El camino hacia el mantenimiento prescriptivo
El software ayuda a los equipos a pasar de un mantenimiento reactivo a uno preventivo y predictivo y a una estrategia de mantenimiento prescriptiva. Al integrar los datos de los sensores, las estadísticas de uso, etc., los equipos de mantenimiento obtienen visibilidad sobre el estado de los activos. A continuación, el software puede realizar análisis mejorados por la IA sobre qué acciones tomar y cuándo.
Cumplimiento normativo y auditorías
Con las normas de cumplimiento de las organizaciones locales, regionales, estatales, nacionales y mundiales, puede ser difícil estar al día con las auditorías. Sin embargo, una GMAO puede garantizar el cumplimiento de la normativa y crea el rastro de papel digital que la mayoría de las auditorías de cumplimiento buscan para determinar si una organización ha cumplido con todas las normas necesarias. Las normas de salud y seguridad, TI, gestión de la energía y el medio ambiente y gestión de la calidad son algunos ejemplos que se aplican a una serie de industrias.
Características comunes de una GMAO
Un software de GMAO moderno suele disponer de todas las funciones siguientes:
- Gestión de la orden de trabajo
- Crear, asignar y completar órdenes y solicitudes de trabajo.
- Gestión de activos
- Realice un seguimiento de los activos, vea su estado actual y consulte el historial de mantenimiento detallado.
- Mantenimiento preventivo
- Programe PM recurrentes para activos e incluya tareas, procedimientos y piezas. Las plataformas avanzadas de GMAO también ofrecen calendarios interactivos de arrastrar y soltar para simplificar la planificación de los MP.
- Gestión de piezas e inventarios
- Reserve piezas de repuesto para las órdenes de trabajo y adjúntelas a los activos correspondientes. Supervise los niveles de inventario y reciba alertas cuando haya que volver a pedir piezas.
- Informes y análisis
- Diseñe informes de las actividades de mantenimiento y cree cuadros de mando para obtener visibilidad de los procesos clave y los indicadores clave de rendimiento.
- Aplicación móvil de GMAO
- Gestione el mantenimiento desde la palma de su mano, desde las órdenes de trabajo hasta la reserva de piezas. Las aplicaciones de GMAO premium permiten trabajar sin conexión y sincronizarse más tarde.
- Cumplimiento de la normativa
- Cree fácilmente paneles de auditoría para demostrar el cumplimiento. Revise los registros almacenados en una pista de auditoría exhaustiva y elabore informes al respecto. Proteja las acciones clave con firmas electrónicas.
- Integraciones
- Integre su GMAO con su software empresarial principal, desde SAP a Power BI, con conexiones API o mediante integración de bajo código. Aproveche los sistemas SCADA y PLC para acceder a los datos de estado.
- Mantenimiento predictivo
- Conéctese a los sensores y el software de monitoreo de condición para automatizar las órdenes de trabajo basadas en los datos de estado, haciendo evolucionar su estrategia hacia el mantenimiento predictivo.
- Capacidades multisede
- El software de GMAO para empresas le permite gestionar varios centros, estandarizar la estrategia de mantenimiento y elaborar informes globales. Por lo general, las plataformas de GMAO multisede también permiten trabajar en varios idiomas, husos horarios y divisas.
¿Qué es una GMAO móvil?
Una GMAO móvil es una aplicación para smartphone que simplifica la gestión del mantenimiento sobre la marcha.
Las aplicaciones móviles de GMAO conectan a su equipo de mantenimiento, reducen la mano de obra y contribuyen a maximizar el tiempo de actividad de sus activos. La comunicación se agiliza y su equipo puede trabajar sobre el terreno, agilizando la gestión del mantenimiento.
Fluke Mobile, la aplicación GMAO eMaint le permite gestionar órdenes de trabajo, enviar solicitudes de trabajo mediante código QR, reservar piezas de repuesto, realizar un seguimiento de las horas de trabajo y mucho más.
Un GMAO móvil de primera calidad como la aplicación Fluke Mobile le ofrece una gran cantidad de funciones:
- Trabajar sin conexión
- Ver y actualizar órdenes de trabajo
- Cargar fotos / documentos
- Registrar las horas de trabajo
- Obtener datos de multímetros Fluke
- Notificaciones Push
- Gestión de activos y equipos
- Escanee los códigos QR de los activos para obtener información o enviar solicitudes de trabajo
- Seguimiento de los cambios
- Mucho más.
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Una GMAO móvil, impulsada por una GMAO de clase mundial como eMaint, rompe las barreras de los datos industriales y proporciona a su equipo información vital sobre el terreno.
Software de gestión de inventario de piezas
La gestión del inventario de piezas es esencial para gestionar con éxito un almacén de mantenimiento. Disponer de la pieza correcta, en la cantidad correcta, en el momento correcto, es vital para mantener sus activos críticos, y requiere una planificación estratégica y una gestión del inventario.
Las principales plataformas de GMAO también sirven como software de gestión del inventario de piezas, simplificando el seguimiento de las piezas en todos los almacenes y permitiéndole asignarlas a los trabajos de mantenimiento. Puede buscar rápidamente entre sus piezas y encontrar lo que necesita.
eMaint GMAO es también un software de inventario de piezas, que le permite seguir, asignar y enviar solicitudes de compra de piezas de recambio. Las piezas pueden ser asignadas a las órdenes de trabajo y a los PMs, y con la pista de auditoría de eMaint, usted puede realizar análisis históricos sobre el rendimiento de las piezas en sus activos clave. Las herramientas de reporting de eMaint le permiten construir fácilmente informes y cuadros de mando que pueden darle una visión procesable de cómo está gestionando su almacén. Puede encontrar fácilmente las piezas agotadas en la lista de pedidos de piezas, lo que le da una visión rápida de los repuestos críticos que le faltan.
Caminando por su almacén, un GMAO de gestión de inventario de piezas premium como eMaint también le permite escanear los códigos de barras de sus piezas para ver los registros al instante en su dispositivo móvil.
Elegir la mejor solución de software de GMAO para su equipo
Elegir la GMAO adecuada puede ser un proceso difícil. Se calcula que el 80% de las implantaciones de GMAO no cumplen las expectativas debido a la falta de formación y asistencia tras la venta.
El mejor software de GMAO incluye funciones como la gestión de las órdenes de trabajo y el inventario de piezas, la automatización de las actividades de mantenimiento predictivo, la habilitación de estrategias de mantenimiento proactivo, la documentación de las actividades de mantenimiento para su cumplimiento, y mucho más. Los proveedores de soluciones también deben proporcionar una sólida formación y servicios de apoyo antes, durante y después de la implementación del software.
En última instancia, el mejor GMAO para usted es aquel que puede configurarse para adaptarse a sus necesidades específicas actuales y crecer con usted en el futuro.
4 características clave que debe tener un GMAO:
Aunque hay muchas características críticas que respaldan estos objetivos, hay cuatro imprescindibles para la implantación de una GMAO:
- Configurabilidad: No hay una única forma de gestionar sus operaciones de mantenimiento. Cada industria, empresa y equipo de mantenimiento tiene necesidades individuales. El mejor software de GMAO es flexible para satisfacer sus necesidades específicas y adaptarse a usted con el tiempo.
- Formación y servicios profesionales: Encuentre un socio que le proporcione el apoyo que necesita tanto antes como después de la venta con formación, soporte de implementación y servicios profesionales a largo plazo para que sus operaciones de mantenimiento sigan avanzando en la dirección correcta.
- Facilidad de uso: Para cualquier software de mantenimiento, la facilidad de uso es clave, especialmente para un software destinado a facilitar su trabajo. La navegación y el descubrimiento de información deben ser sencillos e intuitivos.
- GMAO móvil / Aplicación de software de órdenes de trabajo: El mejor software de GMAO tiene sólidas capacidades de GMAO móvil, incluida una aplicación de software de órdenes de trabajo de primera clase. Las operaciones de mantenimiento se realizan ahora en tiempo real, con información práctica y fácilmente disponible al alcance de su equipo, independientemente de dónde se encuentre.
¿Qué es mejor? ¿SaaS u On-Prem?
Uno de los principales valores de la adquisición de software como servicio es la rapidez de experimentación y despliegue. Las empresas de GMAO asociadas pueden actualizar fácilmente las características sin comprometer los datos o la funcionalidad actual. Por el contrario, las soluciones de software in situ requieren una intensa colaboración entre los expertos en TI y en seguridad de la información para garantizar la accesibilidad sin corrupción de los datos.
¿Es SAP un sistema de GMAO?
Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP) no es un sistema de GMAO. Es un tipo de software de planificación de recursos empresariales (ERP). Aunque existe cierto solapamiento entre GMAO y ERP, no tienen la misma finalidad.
La GMAO se diseñó para racionalizar y optimizar las operaciones de mantenimiento. Los ERP, por su parte, gestionan un abanico mucho más amplio de funciones empresariales, como las finanzas, los recursos humanos y las relaciones con los clientes. Integrar su GMAO con un SAP u otro ERP puede ser muy útil. eMaint ha sido diseñado para integrarse de manera fluida e intuitiva con la mayoría de las soluciones SAP y ERP.
¿Qué es el EAM?
La Gestión de Activos Empresariales (EAM) es una estrategia para gestionar los activos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida mediante la planificación de las operaciones y las actividades de mantenimiento. El objetivo de la EAM es mejorar el rendimiento de los activos, ampliar su vida útil y aumentar el tiempo de actividad. Un programa de EAM generalmente sintetiza sensores, software y herramientas para recopilar datos; equipados con este valioso conocimiento, los profesionales del mantenimiento y la fiabilidad pueden rentabilizar el mantenimiento.
Los programas EAM aprovechan las siguientes prácticas y otras más para garantizar la salud de los activos:
- Gestión del ciclo de vida de los activos
- Gestión de la orden de trabajo
- Planificación y programación
- Informes y análisis
- Cadena de suministro y optimización de inventarios
- Iniciativas de seguridad
- Gestión financiera
Una GMAO es un centro de mando de software para su estrategia de EAM, que simplifica tácticas como las órdenes de trabajo digitales, monitoreo de condicióny la programación del mantenimiento preventivo.
¿Cuál es la diferencia entre GMAO, FM y EAM?
Un software de GMAO ayuda a los equipos de mantenimiento a optimizar sus tareas diarias de gestión del mantenimiento, como asignar y completar las solicitudes de trabajo, realizar tareas de mantenimiento preventivo y rondas de inspección, gestionar el inventario de piezas de repuesto y los recursos de mano de obra para maximizar la disponibilidad de los equipos.
El software de gestión de instalaciones abarca las funciones de GMAO y también automatiza otros aspectos de la gestión de instalaciones, como el seguimiento de los presupuestos y los gastos de capital y la gestión de contratos.
La gestión de activos empresariales (EAM) se centra en todo el ciclo de vida de un activo, desde su diseño e instalación hasta su retirada o sustitución, pasando por su mantenimiento continuo.
