¿Qué es una orden de trabajo? La guía definitiva

¿Qué tipos de órdenes de trabajo existen?

Existen varios tipos de órdenes de trabajo que una organización puede utilizar para gestionar su mantenimiento. Utilizar el tipo adecuado de orden de trabajo es vital para mantener el mantenimiento organizado y eficiente.

Órdenes de inspección: Las órdenes de trabajo de inspección programan la visita de un técnico para inspeccionar un activo concreto. Si se detecta un problema durante una orden de trabajo de inspección, se crea una nueva orden de trabajo para resolver el problema. Lo que desencadena una orden de inspección dependerá de su estrategia de mantenimiento.

Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo: Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo se utilizan para programar las revisiones rutinarias de todos sus equipos. Pueden incluir la limpieza rutinaria, la lubricación y otras tareas de mantenimiento preventivo para garantizar un rendimiento constante de los activos.

Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo: Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo se emiten para solucionar nuevos problemas antes de que se agraven. Los técnicos pueden descubrir un problema al realizar inspecciones rutinarias o sus herramientas de IA pueden diagnosticar un nuevo fallo en su equipo. Una orden de trabajo de mantenimiento correctivo puede incluir la reparación o sustitución de piezas desgastadas o dañadas de su equipo.

Órdenes de trabajo de emergencia: Las órdenes de trabajo de emergencia se crean en respuesta a una avería inesperada. Estas órdenes de trabajo requieren una respuesta inmediata para evitar costosos tiempos de inactividad. Al responder a las órdenes de trabajo de emergencia, los técnicos deben registrar por qué falló el activo, qué se hizo para restablecer su estado normal de funcionamiento y proporcionar recomendaciones para evitar que este tipo de fallo se repita.

Orden de trabajo eléctrica: Las órdenes de trabajo eléctricas se centran en la reparación o instalación de equipos eléctricos. Puede tratarse de instalar cableado nuevo, arreglar luces o solucionar cualquier problema de suministro eléctrico.

Orden de trabajo de proyecto especial: Las órdenes de trabajo de proyectos especiales se refieren a equipos nuevos y mejorados. Es el tipo de orden de trabajo que se necesita siempre que hay que instalar un nuevo activo. Pueden utilizarse por diversos motivos, como mejorar la eficiencia de las operaciones o sustituir equipos obsoletos.

¿Para qué sirve una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo se utilizan para realizar un seguimiento formal de las tareas de mantenimiento, reparación y servicio dentro de una organización. Proporcionan instrucciones detalladas y asignan recursos a las tareas, documentando lo que hay que hacer y facilitando la información necesaria para hacerlo. Las órdenes de trabajo ayudan a garantizar que el mantenimiento se lleva a cabo de forma sistemática y eficiente, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la fiabilidad. También sirven como prueba del trabajo realizado, lo que permite cumplir las normas de seguridad y reglamentarias. Mediante el uso de órdenes de trabajo, las organizaciones pueden:

• Explicar un problema, reparación o instalación
• Programar los recursos y herramientas necesarios para el mantenimiento
• Proporcionar a los técnicos instrucciones detalladas
• Documentar la mano de obra, los materiales y los recursos utilizados para completar el trabajo
• Seguimiento de todo el mantenimiento realizado en cada activo

¿Por qué son importantes las órdenes de trabajo?

Las órdenes de trabajo son vitales para mantener el buen funcionamiento de las operaciones de fabricación y maximizar el tiempo de actividad. Permiten programar eficazmente el mantenimiento para aumentar la fiabilidad y la esperanza de vida de los activos. Dado que una orden de trabajo incluye todas las instrucciones necesarias para completar una tarea de mantenimiento, es esencialmente la columna vertebral de cualquier buen plan de mantenimiento.

La eficacia es la clave de las órdenes de trabajo. Tradicionalmente, se trata de racionalizar y organizar el proceso de mantenimiento. El uso de un software de gestión de órdenes de trabajo CMMS eleva la eficiencia a un nivel superior. Los equipos de mantenimiento pueden llevar registros precisos de sus activos, controlar los costes de mano de obra y de inventario, seguir las tendencias de las averías de los equipos y estimar los costes. En última instancia, les permite gestionar sus equipos de forma proactiva mediante la captura de información sobre todos sus activos.

Proceso de una orden de trabajo: Etapas de una orden de trabajo

El proceso de creación y aprobación de una orden de trabajo consta de seis pasos:

1. Identificar la tarea

El proceso de la orden de trabajo comienza cuando hay una tarea que debe completarse. A menudo se desencadena por problemas imprevistos, como una nueva solicitud de servicio o una emergencia. Sin embargo, también puede desencadenarse por actividades predefinidas, como tareas de mantenimiento preventivo o inspecciones rutinarias. El proceso es mucho más sencillo cuando el mantenimiento está planificado y los recursos pueden asignarse con antelación.

2. Crear una nueva solicitud de trabajo

Una vez identificada la tarea, se presenta una solicitud de mantenimiento al equipo de mantenimiento. Por ejemplo, si una máquina se avería inesperadamente, se enviará una solicitud de trabajo para repararla. Si se planifica una tarea de mantenimiento, una GMAO como eMaint puede emitir automáticamente una solicitud de trabajo en el momento adecuado.

3. Priorizar el trabajo

Cuando se presentan solicitudes, corresponde al equipo de mantenimiento determinar la urgencia y viabilidad de la solicitud. Algunas solicitudes serán más urgentes que otras, en función de su impacto. Si se aprueba la solicitud de trabajo, se determinará el personal y los recambios adecuados y se convertirá en una orden de trabajo.

4. Crear una orden de trabajo

Una vez que la solicitud de trabajo se ha aprobado y priorizado adecuadamente, se crea oficialmente una orden de trabajo. Debe contener toda la información necesaria para completar la tarea, con los recursos ya asignados y listos.

5. Completar y documentar el trabajo

A continuación, la orden de trabajo se asigna a un técnico para que actúe. Este completará la tarea y documentará lo que ha hecho en los registros del activo.

6. Analizar los resultados

No se detenga ahí. Puede que el mantenimiento esté hecho, pero siempre se puede mejorar. Su historial de órdenes de trabajo ofrece información valiosa sobre su equipo y sus procesos existentes para impulsar la mejora continua. Asegúrese de medir y ajustar según sea necesario.

Qué información incluir en una orden de trabajo

Ahora que hemos repasado los pasos del proceso de la orden de trabajo, es importante saber exactamente qué debe incluirse en una orden de trabajo propiamente dicha. Por lo general, la descripción de una orden de trabajo debe incluir:

• Quién autoriza la orden de trabajo
• ¿Quién realizará el trabajo
• Cuál es la tarea
• Cuándo debe completarse la orden de trabajo
• Dónde debe realizarse la orden de trabajo
• Cómo completar la tarea, incluyendo las partes necesarias y otras notas

Redactar una orden de trabajo no es tan difícil como parece. Se trata simplemente de detallar el mantenimiento o la tarea específica que se requiere. Empiece por identificar al solicitante y facilitar sus datos de contacto. Describa claramente el problema o la tarea, incluyendo detalles relevantes como la ubicación y los equipos implicados. Especifique el nivel de prioridad para ayudar a los equipos de mantenimiento a priorizar su trabajo. Incluya todos los anexos necesarios, como fotos o diagramas, que puedan aportar contexto adicional. Asigne los recursos, como personal y materiales, que se necesitarán para completar la tarea. Por último, fije una fecha de finalización para establecer expectativas y ayudar a gestionar la carga de trabajo. El uso de un formato estructurado como éste garantiza que se recoge toda la información esencial, lo que facilita una ejecución eficiente y eficaz.

Buenas prácticas para la gestión de órdenes de trabajo

La gestión eficaz de las órdenes de trabajo implica varias buenas prácticas.

1. Asegúrese de que las órdenes de trabajo sean detalladas y completas: Una orden de trabajo debe proporcionar toda la información necesaria para la ejecución de la tarea. Cualquier información ausente provocará una ralentización del mantenimiento. Utilice un sistema centralizado, como un GMAO, para seguir y gestionar las órdenes de trabajo, garantizando su visibilidad y accesibilidad.
2. Estandarice su proceso: Simplifique el proceso de la orden de trabajo haciéndolo siempre igual. Cree una plantilla de orden de trabajo y asegúrese de que todo el mundo sabe cómo rellenarla correctamente. Introduce directrices para presentar las solicitudes de trabajo y evita incoherencias en tus operaciones de mantenimiento.
3. Defina claramente las funciones y responsabilidades: Tener claras las funciones en su proceso de órdenes de trabajo puede ayudar a garantizar una ejecución más eficiente y precisa de las tareas. Si se aclara quién está autorizado a crear, asignar, priorizar, completar y revisar órdenes de trabajo, se evitan duplicidades y trabajos no autorizados. Fomente una comunicación clara entre los equipos de mantenimiento y los solicitantes para abordar con prontitud cualquier pregunta o cambio.
4. Establezca sus objetivos y KPI de mantenimiento: Los objetivos claros y las métricas de rendimiento proporcionan un marco para evaluar sus órdenes de trabajo. Ayudan a definir la estrategia de mantenimiento de su organización y a mantener a su equipo en el buen camino.
5. Automatice sus órdenes de trabajo: Utilice una GMAO para automatizar las órdenes de trabajo basadas en averías, en tiempo, en eventos, en uso y en condiciones. Por ejemplo, eMaint permite programar automáticamente órdenes de trabajo en función de los datos de estado de los equipos, para poder resolver los problemas en una fase temprana antes de que provoquen averías.
6. Analice y mejore continuamente su proceso de órdenes de trabajo: Recuerde que la gestión eficaz de las órdenes de trabajo no es una tarea puntual. Es un proceso continuo de perfeccionamiento y adaptación. Analice constantemente su proceso para asegurarse de que su equipo se adhiere a las mejores prácticas establecidas. Esto, a su vez, mejorará la productividad y los resultados del mantenimiento.

Ejemplo de órdenes de trabajo

Una orden de trabajo eficaz debe ser clara, específica y detallada. También debe estar redactada con precisión para evitar confusiones y proporcionar un rastro documental claro del historial de mantenimiento del activo.

Un ejemplo de orden de trabajo podría ser un documento emitido para reparar un sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado defectuoso en un edificio de oficinas. En ella se especificaría la naturaleza del problema, la ubicación, el técnico asignado, las herramientas necesarias, el plazo estimado de ejecución y las precauciones de seguridad.

Cuando se crea una orden de trabajo, ésta debe describir el problema en cuestión y responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué activo hay que reparar? ¿Dónde se encuentra el activo?
• ¿Qué partes, si es que hay alguna, deben ser reemplazadas?
• ¿Qué herramientas tendrá que llevar el equipo de mantenimiento?
• ¿Cuántos trabajadores se necesitan para realizar este trabajo? ¿Qué tipo de conocimientos necesitan? ¿Tendrá que recurrir a trabajadores externos?
• ¿Cuál es el plazo para realizar este trabajo? ¿Se trata de un proyecto de mantenimiento preventivo que debe realizarse en una fecha determinada? ¿Se trata de una reparación urgente en un activo clave que debe realizarse inmediatamente?
• ¿Qué costes conlleva este trabajo?
• ¿Quién solicita el trabajo? ¿Quién ha autorizado el trabajo?

Diferencia entre orden de trabajo y solicitud de trabajo

Existe una sutil pero importante distinción entre las órdenes de trabajo y las solicitudes de trabajo. Una solicitud de trabajo, también conocida como solicitud de servicio, suele referirse a una situación en la que un miembro del personal ajeno al mantenimiento o un cliente ha presentado una solicitud de mantenimiento. Una orden de trabajo se refiere a una tarea de mantenimiento que ha sido autorizada para que la realice el equipo de mantenimiento.

Las solicitudes de trabajo cumplen una función diferente, pero también tienen un aspecto algo distinto. Una solicitud de trabajo describe brevemente el problema para marcar el inicio de un flujo de mantenimiento. Suele clasificarse por un tipo de industria, negocio o la prioridad de la tarea, como llamar a una solicitud de emergencia si se descubre un vertido químico.

Mientras tanto, una orden de trabajo sólo se emite tras la aprobación de una solicitud, en la que se tienen en cuenta el presupuesto existente, la criticidad y la antigüedad del activo. Sólo después de crear una orden de trabajo pueden empezar las obras.

¿Cuál es la diferencia entre una orden de trabajo y una orden de compra o factura?

Una orden de trabajo, una orden de compra y una factura tienen finalidades muy distintas dentro de una organización. Una orden de trabajo es un documento de mantenimiento en el que se detallan las tareas que deben realizarse. En cambio, una orden de compra es un documento que se envía a los proveedores para adquirir bienes o servicios, especificando los artículos, las cantidades y los precios acordados. Una factura es un recibo emitido por un proveedor para solicitar el pago de bienes o servicios prestados. Una orden de trabajo inicia las tareas de mantenimiento, una orden de compra inicia las actividades de compra y una factura facilita las transacciones financieras y la tramitación de los pagos.

¿Cuál es la diferencia entre órdenes de trabajo y de mantenimiento?

Aunque en la mayoría de los casos nos hemos referido a las órdenes de trabajo como aplicables a las operaciones de mantenimiento, son más versátiles que eso. Una orden de trabajo puede aplicarse a diversas tareas operativas, como el mantenimiento, la construcción o los servicios informáticos; una orden de mantenimiento se refiere explícitamente a órdenes de trabajo creadas para el mantenimiento, la reparación o la inspección de equipos e instalaciones. Todas las órdenes de mantenimiento son órdenes de trabajo, pero no todas las órdenes de trabajo son órdenes de mantenimiento.

Digitalizar las órdenes de trabajo para mejorar la eficiencia

Las órdenes de trabajo creadas manualmente forman parte del mundo del mantenimiento desde hace mucho tiempo. Aunque las órdenes de trabajo en papel pueden ser más sencillas en algunos aspectos, no funcionan bien a gran escala. Las órdenes de trabajo en papel pueden provocar retrasos en las comunicaciones, costes adicionales por la introducción de datos y dolores de cabeza al intentar almacenarlas todas de forma segura. Y, sobre todo, son sencillamente lentas. En el vertiginoso mundo del mantenimiento actual, las órdenes de trabajo en papel son ineficaces, por no hablar de que no son respetuosas con el medio ambiente.

Los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento ayudan a las organizaciones a aprovechar la potencia del software de órdenes de trabajo en línea basado en la nube y a poner fin a las repetidas llamadas telefónicas, las notas adhesivas y el papeleo que falta. Centralizar y agilizar el proceso de las órdenes de trabajo mejora la claridad y permite realizar más trabajo a tiempo.

Aplicaciones de órdenes de trabajo

Una aplicación de software de órdenes de trabajo, también conocida como GMAO móvil, es la versión para smartphone o tableta de un software de órdenes de trabajo. Las aplicaciones de software de órdenes de trabajo permiten a los técnicos introducir datos desde dispositivos móviles a medida que completan las órdenes de trabajo. Para planificar y programar las tareas de mantenimiento preventivo, los técnicos pueden utilizar sus dispositivos para realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo en curso, así como de los activos que aún necesitan mantenimiento. La aplicación les proporciona información sobre el rendimiento histórico y los registros de inspección al alcance de la mano, lo que facilita más que nunca el mantenimiento in situ.

Ventajas del software digital de órdenes de trabajo

Un software digital de órdenes de trabajo, como una GMAO, ofrece grandes ventajas para ayudar a que sus operaciones de mantenimiento funcionen sin problemas.

Mayor eficacia: Al sustituir los procesos manuales y a menudo pesados en papel por flujos de trabajo digitales automatizados, los equipos de mantenimiento pueden agilizar y agilizar tareas como la creación, asignación y seguimiento de órdenes de trabajo. Además, las actualizaciones de estado en tiempo real permiten a los equipos responder rápidamente a las circunstancias cambiantes. Esta mayor velocidad y flexibilidad ahorra tiempo y recursos valiosos y puede ayudar a reducir los tiempos de inactividad inesperados.

Reducción de errores: Los sistemas digitales de órdenes de trabajo también ayudan a reducir los errores asociados a la introducción manual de datos. La precisión de los datos es crucial tanto para la toma de decisiones informadas como para el cumplimiento de la normativa. Al centralizar toda la información en una única plataforma de fácil acceso, el software de GMAO garantiza datos coherentes y fiables.

Mejor comunicación: El software digital de órdenes de trabajo ayuda a facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. Con todos los datos almacenados de forma centralizada y disponibles en tiempo real, los equipos tienen acceso instantáneo a toda la información que necesitan para llevar a cabo su trabajo. Esto fomenta la transparencia y la colaboración, permitiendo una resolución de problemas más rápida y evitando posibles cuellos de botella.

Cómo utilizar una GMAO para la gestión de órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son el corazón de un programa de mantenimiento. Las herramientas de una GMAO ayudan a las empresas a mantenerse al día sobre la mano de obra, los proyectos y los recursos. Una GMAO puede ayudar a las empresas a controlar el trabajo atrasado, aumentar la productividad y gestionar la conformidad. Es clave para una gestión eficaz de las órdenes de trabajo.

¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo?

La gestión de órdenes de trabajo se refiere al proceso de priorizar, completar y documentar a tiempo las órdenes de trabajo de mantenimiento. Aunque pueda parecer sencillo, el proceso lleva mucho tiempo y es propenso a errores cuando se hace a mano. Las órdenes de trabajo rellenadas en papel y archivadas en armarios son fáciles de extraviar, y las hojas de cálculo manuales tardan en actualizarse con nueva información. En cambio, aprovechar un sólido software de gestión de órdenes de trabajo acelera y agiliza este proceso al tiempo que garantiza una documentación precisa y actualizada. Cuando se implementa de forma eficaz, este enfoque puede ser asequible y escalable en una instalación, lo que permite a los equipos de mantenimiento reducir el tiempo de inactividad no planificado de los activos y ahorrar dinero.

Ciclo de vida de una orden de trabajo: Proceso de gestión de órdenes de trabajo

El proceso de gestión de órdenes de trabajo suele comenzar cuando un responsable de mantenimiento acepta una solicitud de trabajo y la transforma en una orden de trabajo sólida. Pero eso es solo el principio, ya que todo el proceso puede resumirse en un ciclo de vida de seis pasos.

1. Identificación de tareas: Identificar lo que hay que hacer para resolver un problema.
2. Creación de órdenes de trabajo: Rellene un formulario de solicitud de trabajo para autorizar las tareas de mantenimiento.
3. Aprobación de la orden de trabajo:La dirección de mantenimiento decide si existe una necesidad legítima. Si la hay y es viable completar la tarea en un plazo razonable, se redacta la orden de trabajo oficial.
4. Asignación de prioridades: Las órdenes de trabajo se evalúan teniendo en cuenta la urgencia, el trabajo atrasado existente y la disponibilidad del equipo.
5. Distribución y ejecución: Las órdenes de trabajo aprobadas y priorizadas se imprimen y entregan a los técnicos para que realicen la actividad requerida.
6. Documentación de resultados: Los trabajadores documentan lo ocurrido de forma precisa y oportuna. La orden de trabajo puede cerrarse una vez prestados todos los servicios y finalizado el trabajo.

¿Cuáles son los diferentes enfoques de la gestión de órdenes de trabajo?

Los dos enfoques principales de la gestión de órdenes de trabajo son el manual y el automatizado. Un enfoque manual implica el uso de papel y lápiz, hojas de cálculo, pizarras o una combinación de los tres. Un enfoque automatizado aprovecha el software de gestión de órdenes de trabajo para automatizar la creación de órdenes de trabajo y los flujos de trabajo de documentación.

Antes, los equipos de mantenimiento sólo disponían de métodos de órdenes de trabajo manuales. Pueden seguir siendo eficaces para las pequeñas empresas que gestionan un volumen reducido de órdenes de trabajo. Sin embargo, una GMAO es un sistema mucho más fiable que facilita la priorización de las órdenes de trabajo sin tener que rebuscar entre una montaña de papeleo. Puede distribuir automáticamente las órdenes de trabajo a los técnicos disponibles y actualizar instantáneamente los registros de mantenimiento con información en tiempo real.

Gestión de las solicitudes de órdenes de trabajo

No todo el trabajo puede planificarse con antelación. Tiene que haber un sistema de solicitudes para cuando se requieran trabajos correctivos o surjan necesidades de los clientes. Los responsables de mantenimiento deben adaptar los procesos de flujo de trabajo para la presentación, aprobación, rechazo y finalización de solicitudes a las necesidades específicas de su organización. Identificar un proceso de flujo de trabajo con antelación garantiza:

• Todos los usuarios se adhieren a los Procedimientos Operativos Estándar (SOP)
• El trabajo pasa por un proceso de aprobación
• Las áreas de responsabilidad y las expectativas son claras para los usuarios
• Se realiza una auditoría periódica de los procesos
• Se están introduciendo datos válidos en un CMMS
• Flujo de comunicación eficiente entre todas las partes

Con eMaint, las organizaciones pueden elegir entre tres opciones de presentación de solicitudes de trabajo:

1. Los solicitantes de trabajo disponen de un nombre de usuario eMaint que les permite enviar solicitudes y consultar el historial y el estado de las mismas.
2. Los solicitantes de trabajo envían un correo electrónico a una dirección de correo electrónico designada que se convierte en una solicitud de trabajo de eMaint
3. Los solicitantes de trabajo envían las solicitudes a eMaint a través de un formulario web personalizado incrustado en el sitio web o la intranet de la empresa

Este tipo de herramientas reducen los errores de comunicación. Las organizaciones pueden enviar a los solicitantes alertas automáticas por correo electrónico cuando se aprueba o rechaza una solicitud de trabajo, seguidas de una alerta automática por correo electrónico con una encuesta de satisfacción una vez finalizado el trabajo.

Con las soluciones modernas de GMAO móvil, los solicitantes pueden enviar solicitudes de órdenes de trabajo cuando y dondequiera que estén utilizando su dispositivo móvil. Los solicitantes pueden adjuntar imágenes a sus solicitudes, incluido el equipo que necesita reparación.

¿Qué es el software de órdenes de trabajo?

El software de órdenes de trabajo facilita a las organizaciones el cumplimiento de los plazos de entrega, la mejora de la eficacia del flujo de trabajo, el seguimiento de las fechas de vencimiento de los proyectos y mucho más.

• Asignación de órdenes de trabajo - Utilizando funciones como las herramientas de programación de mantenimiento de eMaint, los planificadores y programadores de mantenimiento pueden asignar directamente órdenes de trabajo al personal, contratistas o proveedores para días, horas y lugares específicos. Las órdenes de trabajo asignadas y no asignadas también se pueden ver en un calendario, y el trabajo se puede reasignar fácilmente cuando sea necesario.
• Calendario de programación - Visualice un calendario por día, semana o mes con todos los recursos laborales y órdenes de trabajo abiertas. También puede ajustar las vistas del calendario y filtrar el trabajo por empleado, tipo de orden de trabajo, etc. Las organizaciones también pueden utilizar la función de proyección PM para planificar los próximos trabajos y garantizar la disponibilidad de las piezas, la mano de obra y las herramientas adecuadas.
• Informes y cuadros de mando: aproveche los informes y cuadros de mando para mantenerse al día. Clasifique las órdenes de trabajo por tipo, técnico, departamento o cualquier otro campo definido por el usuario.
• Mantenimiento móvil - Utilizando servicios de mantenimiento de GMAO móviles como MX Mobile de eMaint, las organizaciones pueden acceder a datos en tiempo real y realizar funciones en todas sus instalaciones y en la carretera, incluyendo el envío y la aprobación de solicitudes de trabajo, la firma y el cierre de órdenes de trabajo, y mucho más.
• Seguimiento de proyectos - Los grandes proyectos de reforma y renovación pueden ser un quebradero de cabeza, pero el proceso de gestión no tiene por qué serlo. Con las herramientas de gestión de proyectos de eMaint, las organizaciones pueden crear fácilmente proyectos y asignar y seguir órdenes de trabajo desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Los activos, los inventarios y las acciones que afectan a los objetivos operativos pueden gestionarse desde una única plataforma. Con los diagramas de Gantt, los usuarios pueden obtener una clara comprensión visual de las tasas de finalización de las órdenes de trabajo en comparación con la fecha de finalización de un proyecto.

Preguntas frecuentes sobre las órdenes de trabajo

¿Qué significa orden de trabajo?

Orden de trabajo significa, en pocas palabras, una orden de trabajo de mantenimiento. Una orden de trabajo es un documento o tarea digital que detalla el trabajo de mantenimiento, las piezas y los procesos para los activos. Las órdenes de trabajo son fundamentales para organizar una estrategia de mantenimiento.

¿Qué es una orden de trabajo de mantenimiento?

Una orden de trabajo de mantenimiento es una directiva formal que autoriza tareas específicas de mantenimiento en equipos o instalaciones. Detalla la descripción del trabajo, los recursos necesarios y los pasos de ejecución, proporcionando un enfoque estructurado a los equipos de mantenimiento. Es esencial para seguir, programar y garantizar la responsabilidad de las operaciones de mantenimiento.

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de trabajo y una orden de trabajo?

Una solicitud de trabajo es una notificación informal de un problema o una tarea necesaria, normalmente enviada por el personal o los clientes. En cambio, una orden de trabajo es un documento formal emitido en respuesta a una solicitud de trabajo, que autoriza y detalla las tareas específicas requeridas. Incluye recursos asignados, plazos e instrucciones, así como los pasos necesarios para llevar a cabo el trabajo requerido.

¿Para qué sirve un sistema de órdenes de trabajo?

La finalidad de un sistema de órdenes de trabajo es agilizar y gestionar el proceso de gestión de las tareas de mantenimiento desde su inicio hasta su finalización. Ayuda a seguir el progreso, programar recursos y mantener registros históricos del trabajo realizado. El uso de un sistema de gestión de órdenes de trabajo contribuye a mejorar la eficacia operativa y la gestión de activos.

¿Cómo rellenar una orden de trabajo de mantenimiento?

Para rellenar eficazmente una orden de trabajo de mantenimiento, asegúrese de que incluye toda la información siguiente:

1. Descripción del problema: Describa claramente el problema o la tarea de mantenimiento.
2. Emplazamiento: Especifique dónde se va a realizar el trabajo.
3. Prioridad: Asigne un nivel de prioridad para guiar la acción oportuna.
4. Asignado a: Detalla quién es el responsable de completar la tarea.
5. Tiempo estimado: Proporcione una estimación de la duración de la tarea.
6. Herramientas y materiales necesarios: Enumere todas las herramientas y materiales necesarios.
7. Notas de seguridad: Incluya cualquier precaución de seguridad o normativa pertinente.

¿Cuáles son las funciones de una orden de trabajo?

Las funciones de una orden de trabajo incluyen:

1. Autorización: Legitimar el inicio de una tarea.
2. Documentación: Proporcionar un registro de tareas, recursos y tiempo.
3. Coordinación: Garantizar que los recursos estén programados y disponibles.
4. Seguimiento: Seguimiento del progreso y actualizaciones de estado.
5. Análisis: Ofrecer datos para obtener información operativa y planificar el futuro.

¿Qué debe contener una orden de trabajo?

Una orden de trabajo debe contener:

1. Descripción de la tarea: Explicación detallada de la tarea.
2. Información del solicitante: Quién solicitó el trabajo y sus datos de contacto.
3. Personal asignado: Nombres y funciones de las personas responsables de la ejecución.
4. Calendario: Fechas de inicio y fin, incluidos los hitos.
5. Recursos: Lista de materiales y equipos necesarios.
6. Instrucciones y normas: Procedimientos o normas específicos a seguir.
7. Firmas de aprobación: Las firmas de aprobación son necesarias para iniciar y completar el trabajo.