¿Qué es un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO)?
Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) es un paquete de software que ayuda a las empresas a planificar y gestionar todos los aspectos de su departamento de mantenimiento. El software de GMAO genera y realiza el seguimiento de las órdenes de trabajo sin esfuerzo, supervisa el estado de los activos y crea programas de mantenimiento eficientes.
Las mejores soluciones de GMAO disponen también de componentes analíticos integrados. Una GMAO de calidad como eMaint puede incluso analizar monitoreo de condición datos y alertar a los equipos de mantenimiento cuando un activo desarrolla un nuevo fallo. El software de GMAO desempeña un papel crucial en la gestión del ciclo de vida de los activos y puede impulsar la toma de decisiones basada en datos sobre las necesidades de mantenimiento.
Además, el software de GMAO puede realizar un seguimiento del inventario y las piezas de repuesto en varios lugares de trabajo, controlar el gasto y las horas de trabajo y ayudar a estandarizar los flujos de trabajo de mantenimiento. Para las empresas que se enfrentan a normativas de calidad o seguridad, una GMAO facilita la superación de auditorías y el cumplimiento continuo de la normativa.
¿Qué hace una GMAO?
La función central de un GMAO es almacenar, organizar y analizar los datos de mantenimiento. Esto incluye:
- Datos de la orden de trabajo
- Datos sobre la salud de los activos
- Programación y disponibilidad de mano de obra
- Inventario y piezas de repuesto
- Costes y datos presupuestarios
- Datos sobre el cumplimiento de la normativa y la seguridad
Los sistemas de GMAO proporcionan a los equipos las herramientas organizativas que necesitan para aumentar la eficacia, estandarizar los flujos de trabajo y prolongar la vida útil de los activos. Las soluciones de GMAO proporcionan información esencial sobre el rendimiento de los equipos y las necesidades de mantenimiento, respaldando estrategias de mantenimiento proactivas y mejorando la fiabilidad operativa.
Muchas de las principales soluciones de GMAO actuales están basadas en la nube y ofrecen funciones innovadoras, como una aplicación móvil de GMAO, herramientas de cumplimiento normativo y capacidades multisitio o multilingües. También pueden integrarse con aplicaciones de software de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas, aplicaciones y productos (SAP), o aprovechar datos de producción aislados de sistemas SCADA, PLC y BMS. Los mejores software de GMAO, como eMaint, pueden incluso conectarse con los sensores y software de monitoreo de condición , dando a los equipos el poder del mantenimiento predictivo.
¿Cuáles son los tipos de GMAO?
En el mercado existe una amplia gama de soluciones de GMAO, pero en general pueden dividirse en dos tipos: GMAO en las instalaciones y GMAO en la nube. Pero, ¿cuál es la más adecuada para su empresa? Depende.
Las soluciones de GMAO in situ suelen tener un coste inicial más elevado. También requieren más experiencia interna. Esto se debe a que el proceso de instalación incluye la configuración de un cortafuegos y otras infraestructuras de TI para que el software funcione sin problemas en su servidor. Los usuarios de soluciones de GMAO in situ también deben pagar por las actualizaciones o las soluciones adicionales.
¿La contrapartida? Los sistemas informáticos de gestión del mantenimiento in situ pueden ofrecer un mayor nivel de control y personalización, lo que los hace atractivos para algunas instituciones de mayor tamaño.
Las soluciones de GMAO en la nube se basan en suscripciones y suelen costar bastante menos. También son más fáciles de ampliar. La mayoría de los software de GMAO en la nube ofrecen actualizaciones gratuitas para los usuarios existentes e incluyen funciones para proteger los datos.
Una de las principales ventajas de un GMAO basado en la nube es la posibilidad de acceder a los datos a distancia. Los trabajadores sobre el terreno pueden acceder a las órdenes de trabajo y actualizarlas a través de aplicaciones móviles, y los responsables de la toma de decisiones pueden conectarse y revisar los datos sobre el estado de los activos a distancia.
¿Por qué utilizar una GMAO?
El software de gestión informatizada del mantenimiento permite la visibilidad de los activos en toda la organización. La flexibilidad y las capacidades de un GMAO benefician a todos, desde los equipos encargados del mantenimiento diario de los activos hasta los líderes que toman las decisiones de capital a gran escala.
Gracias a la gran cantidad de datos capturados por la GMAO, los técnicos de mantenimiento pueden ver fácilmente qué activos necesitan mantenimiento. La priorización de los activos garantiza que las reparaciones más importantes se realicen en primer lugar, y la programación automática del mantenimiento preventivo mantenimiento preventivo garantiza que nunca se olviden las tareas rutinarias de mantenimiento. Las listas de comprobación y los procedimientos detallados pueden garantizar que los activos se mantengan de la misma manera, independientemente del técnico que trabaje en ellos.
Los gestores pueden ver el estado de un activo, así como su historial de trabajo, por ejemplo, qué técnicos han trabajado en él y qué tareas han realizado. Los registros de auditoría y las firmas digitales protegidas por contraseña proporcionan documentación lista para la auditoría sin necesidad del tedioso archivado en papel. Los gestores también pueden acceder a informes para supervisar las horas de mantenimiento y el gasto en piezas para obtener una imagen clara de los costes de mantenimiento.
Un GMAO ofrece una visión panorámica de los activos de toda la organización, lo que proporciona a los responsables de la toma de decisiones visibilidad entre las instalaciones de varios centros y les permite tomar decisiones basadas en datos en tiempo real. En lugar de aislar la información en un único centro, los informes y las métricas permiten a los equipos comparar los activos y la productividad de los distintos centros. Los historiales detallados de los activos permiten saber si deben repararse o sustituirse, y los informes fáciles de usar permiten realizar un seguimiento a nivel de empresa de métricas como los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los paneles de auditoría.
Los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento con capacidad de integración proporcionan aún más información sobre la empresa en su conjunto. Las integraciones de software y hardware incorporan información de fuentes como sensores y sistemas SCADA, y pueden incluso conectar software de finanzas y ERP.
El uso de una GMAO garantiza que los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan, sea cual sea su función. Este tipo de visibilidad es imposible con los sistemas en papel. Ni siquiera los sistemas electrónicos como las hojas de cálculo, los calendarios compartidos u otros métodos de seguimiento del mantenimiento son tan eficaces o eficientes como un sistema informatizado de gestión del mantenimiento.
¿Qué es un ejemplo de GMAO?
eMaint es un ejemplo de GMAO que puede utilizarse en numerosos sectores. Las funcionalidades de una GMAO permiten simplificar el mantenimiento al mismo tiempo que facilitan el intercambio de información entre los servicios y la comunicación. He aquí algunos ejemplos de lo que puede hacer una GMAO como eMaint:
Gestión de la orden de trabajo
Los usuarios pueden organizar, asignar y realizar el seguimiento de las órdenes de trabajo desde un panel de control fácil de usar. Las listas de comprobación de procedimientos integradas garantizan que se sigan todos los pasos correctos durante el mantenimiento, y un sencillo calendario de arrastrar y soltar agiliza la programación del mantenimiento preventivo.
Paneles de auditoría
Dado que el GMAO proporciona registros detallados y con fecha y hora de cada interacción con el usuario, los especialistas pueden acceder a toda la información que necesitan los auditores sin tener que rebuscar en los registros en papel. Los flujos de trabajo pueden enrutar automáticamente las órdenes de trabajo a través de la aprobación del supervisor, y las firmas digitales protegidas por contraseña mantienen una pista de auditoría precisa.
Planos interactivos
Los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento que incluyen un plano de planta permiten a los usuarios ver rápidamente dónde se encuentran los activos cuando necesitan atención. Y como los planos de planta son interactivos, los usuarios pueden ver información como el estado de los activos en tiempo real, codificado por colores, o incluso planificar flujos de trabajo basados en las condiciones de los activos.
Ventajas del software de GMAO
El software de GMAO ayuda a los equipos a racionalizar y gestionar sus procesos de mantenimiento. Al almacenar y analizar datos, el software de GMAO también facilita la toma de decisiones inteligentes y permite a los gestores crear programas de mantenimiento cada vez más sólidos.
Entre las ventajas de utilizar una GMAO se incluyen:
- Reducción del tiempo de inactividad mediante la aplicación de una estrategia eficaz de mantenimiento preventivo y predictivo.
- Mayor eficacia operativa, incluido el ahorro de tiempo en todos los aspectos de la programación, la introducción de datos y la elaboración de informes.
- Prolongación de la vida útil de los activos y mejora de su gestión, seguimiento y análisis.
- Cumplimiento de las normas de seguridad y calidad
- Flujos de trabajo de mantenimiento normalizados
- Aumento de los índices de finalización de las órdenes de trabajo
- Menores costes generales de mantenimiento
- Mayor productividad y menores costes laborales
Inconvenientes de la GMAO
Toda solución tiene algunos inconvenientes, y el software de GMAO no es una excepción.
Para algunos usuarios, la implantación de una GMAO puede ser todo un reto. Aprender a navegar por el software, explorar las diferentes funcionalidades y formar a su equipo para que utilice el nuevo software son procesos que llevan mucho tiempo.
La mayoría de las empresas que implantan un sistema informatizado de gestión del mantenimiento sólo utilizan algunas de las GMAO disponibles. Esta es la razón por la que eMaint ha creado un portal de aprendizaje llamado Universidad eMaint, destinado a formar a los usuarios para que puedan utilizar plenamente su GMAO. Está disponible 24 horas al día, siete días a la semana, para que los usuarios en cualquier zona horaria puedan sacar el máximo provecho.
¿Cuál es el resultado? Los usuarios consiguen una implantación completa sin los quebraderos de cabeza de la formación y la incorporación. Esto impulsa la rápida adopción de algunas de las mejores funcionalidades de eMaint. Y muy rápidamente, se traduce en una fuerte reducción del tiempo de inactividad, una mayor vida útil de los activos y un aumento general de la eficiencia operativa.
¿Cómo funciona un software de GMAO?
Entre otras cosas, un sistema GMAO funciona como un software de órdenes de trabajo para hacer un seguimiento de las órdenes de mantenimiento y programar las tareas. Ayuda a los equipos de mantenimiento a gestionar sus flujos de trabajo y minimizar el tiempo de inactividad.
Mediante la integración con sensores de vibración y otras herramientas de monitoreo de condición , una GMAO y su base de datos también permiten a los equipos controlar en todo momento el estado y las condiciones de las máquinas, de modo que puedan aplicar un mantenimiento basado en la condición.
Otras integraciones clave de la GMAO, como el software ERP, pueden ayudar a los equipos de mantenimiento a conectar sus operaciones con las funciones de compras e inventario utilizadas en otras partes de una organización. Mientras que los equipos de mantenimiento y fiabilidad pueden pasar su tiempo centrados en mantener las máquinas en funcionamiento, los entornos organizativos actuales hacen necesario contar con una GMAO que pueda comunicarse sin problemas con estos otros sistemas empresariales.
En la actualidad, los responsables de mantenimiento confían en los sistemas de GMAO para mejorar sus programas de mantenimiento, agilizar los procesos y mejorar el seguimiento y el análisis de los KPI de mantenimiento. Una GMAO también puede permitir una documentación precisa de las actividades de mantenimiento, lo que es vital para las industrias muy reguladas y sujetas a auditorías.
Al fin y al cabo, una GMAO es una base de datos, y la información que contiene sirve de apoyo a diversas funciones de distintos equipos. Los responsables de operaciones o finanzas pueden beneficiarse de la visibilidad del estado o los costes del inventario, la contratación de suministros y otras funciones de mantenimiento.
Una GMAO puede ayudar a las organizaciones a gestionar y racionalizar:
- Recursos y mano de obra
- Ciclo de vida de los activos
- Priorización y programación de las órdenes de trabajo
- Mantenimiento preventivo
- Materiales e inventario
- Auditorías y seguimiento del cumplimiento
- Informes y cuadros de mando
- Funcionalidad de mantenimiento móvil
- Monitoreo de condiciones
- Formación y apoyo personalizados
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de GMAO?
La implementación y el uso de un software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado tiene muchos beneficios de eficiencia y ciclo de vida. En general, permite a los equipos alinear sus prácticas y actividades de mantenimiento con otros departamentos y objetivos empresariales. Cuando se dispone de un sistema que permite compartir datos entre departamentos, el trabajo de todos se vuelve más eficiente.
Algunas de las principales ventajas de un software de GMAO son:
Entornos saludables y seguros
En consonancia con la normativa mundial, nacional, estatal o local, una GMAO puede mejorar la seguridad, la salud y el medio ambiente. Cuando los activos reciben un mantenimiento adecuado y a tiempo, es menos probable que tengan un fallo que ponga en peligro a los trabajadores. Obtenga informes sobre incidentes, defectos, historiales de acciones de corrección y gestión de cambios en los procesos.
Visibilidad del flujo de trabajo y gestión de las órdenes de trabajo
El software de órdenes de trabajo permite a los equipos visualizar las acciones con cuadros de mando e informes, ayudando a todos los niveles de trabajadores a evaluar el estado actual y mejorar los índices de finalización de las órdenes de trabajo. Los equipos de mantenimiento pueden determinar rápidamente dónde se encuentra un activo, qué piezas se necesitan y quién debe realizar qué trabajo y cuándo.
Personal móvil
Mantener a los trabajadores de campo en movimiento puede ser una tarea difícil y costosa. Sin embargo, el mejor software ofrece una conectividad de movilidad avanzada para los usuarios que rara vez necesitan volver a la oficina. Despliegue los equipos a distancia utilizando un GMAO que admita trabajadores móviles.
Automatización y procesos
Hay muchos procesos que se prestan a la automatización:
- Pedidos de inventario
- Programación de turnos
- Asignación de órdenes de trabajo por disponibilidad
La transición a un programa de GMAO permite a los usuarios automatizar muchos procesos. La automatización ahorra tiempo, reduce los errores humanos y aumenta la eficacia.
Visibilidad del ciclo de vida de los activos
Los programas de GMAO permiten a los equipos hacer un seguimiento y gestionar el estado y el ciclo de vida de los activos, desde la planificación e ingeniería previas a la instalación hasta el desmantelamiento. Cuando se conoce el estado activo de los activos, se puede planificar, programar y realizar mejor el trabajo.