¿Qué es la gestión del inventario de piezas?
La gestión del inventario de piezas siempre ha sido un reto crítico y complejo. Disponer de la pieza correcta en la cantidad adecuada, en el momento y en el lugar adecuados requiere planificación, precisión y equilibrio.
Cómo utilizar una GMAO para el inventario de piezas de recambio
Las herramientas de gestión de piezas que ofrece un software de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS) eficaz son una parte vital para el funcionamiento de un almacén de mantenimiento exitoso. El software de gestión de piezas de eMaint simplifica el seguimiento de las piezas en los almacenes de todo el mundo y ayuda a mejorar la precisión del inventario. Las organizaciones pueden establecer puntos de reorden para seguir las piezas y las órdenes de compra autogeneradas.
Con una GMAO, puede eliminar la entrada de datos y los datos duplicados con el código de barras. Utilice los códigos de barras y los códigos QR para escanear y ver los registros de piezas al instante en una tableta o dispositivo móvil, y su equipo puede utilizar el kit de piezas para emitir o devolver varias piezas con un único número de artículo.
5 técnicas para una mejor estrategia de gestión del inventario de piezas
1. Clasifique su inventario de piezas
- Inventario de piezas activas (10 o más utilizadas cada mes)
- Piezas de recambio (1 o más utilizadas cada mes)
- Piezas poco utilizadas (menos de 1 utilizada cada mes)
A la hora de almacenar el inventario de piezas, tenga en cuenta factores como el plazo de entrega, la tasa de consumo, los costes asociados al almacenamiento y los posibles costes y consecuencias que se producirían si no dispusiera de una pieza necesaria.
2. Establecer los puntos de almacenamiento y reordenamiento de piezas acordados
Esto puede ayudarle a evitar una situación de hambre o de carestía en la que tenga un inventario de piezas excesivo, o insuficiente. Estandarice sus métodos para determinar cuándo y si debe almacenar una pieza, y en qué cantidad. El uso de criterios coherentes para tomar decisiones sobre el inventario de piezas puede agilizar el proceso, facilitar la identificación de prioridades y facilitar la comunicación de las decisiones.
3. Mejorar la gestión de la cadena de suministro
Los proveedores de materiales, los socios de envío y otras partes tienen un impacto directo en su inventario de piezas de repuesto. Aunque no puede eliminar por sí solo los problemas de la cadena de suministro, puede tomar medidas para optimizar sus relaciones con sus proveedores y transportistas. Una buena comunicación bidireccional es esencial. Haga un seguimiento de los plazos de entrega utilizando un software de inventario de piezas para identificar posibles retrasos o cuellos de botella.
4. Utilizar los datos para tomar decisiones sobre el inventario de piezas
Comience con las probabilidades de uso y optimice su inventario de piezas a lo largo del tiempo. El software de gestión del inventario de piezas va más allá de las hojas de cálculo para integrarse con otras herramientas, reducir la introducción manual de datos y hacer un seguimiento más fácil y preciso.
5. Garantizar la exactitud del inventario
Realice un recuento cíclico para cotejar su inventario físico de piezas con sus registros de inventario. El recuento cíclico es un método diseñado para adaptarse a sus operaciones normales. Una solución de software de inventario de piezas facilita el seguimiento preciso de su inventario.
Existen múltiples métodos de contabilidad de inventarios. La estrategia "primero en entrar, primero en salir" (FIFO) es importante si su inventario incluye piezas o productos que tienen una vida útil limitada, como los productos químicos o los ingredientes farmacéuticos. Haga un seguimiento de todas sus fechas de caducidad en el software de inventario de piezas para evitar que se estropeen.
La gestión de materiales es una técnica de almacenamiento para la gestión del inventario de piezas. Regula el modo en que las organizaciones planifican, organizan y controlan el flujo de materiales desde la compra hasta la entrega. La misión de cualquier programa de gestión de materiales es mantener las piezas correctas en la cantidad correcta, en el lugar y el momento adecuados, con el nivel de calidad adecuado y al menor coste posible.
Funciones de los trabajadores para el éxito de la gestión de piezas de inventario
El objetivo del almacén de mantenimiento es albergar los materiales en un entorno seguro, limpio, protegido y organizado. En consecuencia, el proceso de gestión de materiales se compone de tres aspectos principales:
- Adquisición - Adquisición de piezas (piezas correctas, cantidad correcta, calidad correcta, coste total más bajo)
- Control - Almacenes
- Movimiento - Logística (lugar y momento adecuados)
Los planificadores generalmente lanzan solicitudes de materiales, determinando los materiales específicos que se necesitan. Determinan los artículos, las cantidades y las fechas para cada orden de trabajo. El personal de compras se encarga de pedir exactamente lo que el planificador necesita a los proveedores autorizados. Los proveedores proporcionan las piezas que cumplen con las especificaciones prescritas. Después de la entrega, el personal manipula y controla adecuadamente los artículos en el área del almacén hasta que se necesitan en el campo. En ese momento, el personal de logística organiza los movimientos de los materiales hasta su destino final.
En la mayoría de las organizaciones, el personal de almacén de mantenimiento completa el movimiento de material, lo que significa que Logística y Almacén son los mismos equipos. Los equipos de Almacén se incrustan en el centro del flujo de material, por lo que pueden afectar a cada uno de los elementos de la misión.
Posibles dificultades de la gestión de piezas en el almacén de mantenimiento
Hay algunas dificultades insospechadas cuando se gestiona un almacén de mantenimiento. Entre estos escollos se encuentran tener las piezas equivocadas en la cantidad equivocada, piezas en el lugar equivocado, entregadas en el momento equivocado y/o en condiciones inaceptables. Además, los costes pueden aumentar considerablemente. En otras palabras, para evitar estos problemas y establecer y mantener con éxito un almacén, todos los miembros del equipo deben cumplir sus funciones y ejecutar sus responsabilidades de forma coherente y precisa.
Factores críticos de éxito para una estrategia de gestión de piezas en su almacén
- Planificación física
- Infraestructura - El estado de las instalaciones del almacén de mantenimiento es un reto fundamental: un almacén en mal estado corre el riesgo de estar expuesto a los elementos, lo que puede degradar la calidad de los materiales.
- Ubicación - Una distancia excesiva entre el almacén y los usuarios finales puede provocar retrasos, dañar o perder artículos en tránsito.
- Accesibilidad - Según las evaluaciones, hasta la mitad de los departamentos de mantenimiento tienen un plan de almacén "abierto", en el que se aplica el "sistema de honor". Eduque a sus empleados sobre los controles y procedimientos adecuados. Sobre todo, establezca controles para manipular, gestionar y retirar los materiales adecuadamente.
- Disposición física - El flujo óptimo de materiales es crucial para el almacén ideal. Los factores de una disposición ideal incluyen la capacidad de mover el material rápidamente entre las áreas y la capacidad de mover el material eficazmente dentro de cada área.
Planificación de procesos para el almacén de mantenimiento
Estandarización - Todo almacén de mantenimiento debe estar estandarizado. En otras palabras, usted decide cómo se organizarán los artículos. ¿De izquierda a derecha o de derecha a izquierda? ¿De arriba a abajo o de abajo a arriba? ¿Se colocan las etiquetas arriba o abajo? ¿Esta organización es la misma en todo el almacén? ¿Es igual en todos los almacenes?
Gestión visual - Proporcionar una señalización grande y visible para marcar las diferentes secciones ahorrará tiempo y hará que el proceso sea más eficiente. Una vez que un trabajador ha buscado en el sistema VIN la fila y el pasillo donde se encuentra una pieza, los marcadores, como las señales y las flechas, le ayudarán a guiarse hasta ella en el almacén real. Los mapas o diagramas etiquetados del plano de la planta también pueden ser útiles para designar áreas, como por ejemplo
Ahorros en un proyecto gracias a las proyecciones de las necesidades de piezas
Mejora de la productividad y del tiempo de respuesta a las solicitudes
Ahorro anual por la reducción de los residuos en un 30%
Tasa de finalización a tiempo de las órdenes de trabajo críticas
Testimonios del software de inventario de piezas eMaint
Cactus Drilling Company pasó de la gestión manual del inventario de piezas a la GMAO eMaint porque quería obtener un mejor control del inventario y gestionar las compras. Las evaluaciones e informes de inventario se comparten con la dirección, lo que aumenta la visibilidad y permite apoyar las decisiones de reparación, sustitución o reconstrucción. El almacenamiento de documentos centralizado y racionalizado facilita el mantenimiento de un inventario de piezas preciso, incluso en varios departamentos.
"Los compromisos del equipo de eMaint nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos".
-Kenny Boyanton, Coordinador de GMAO, Cactus Drilling Company, L.L.C.
Crown Holdings, Inc. utilizó eMaint para reducir su inventario de piezas en 1,02 millones de dólares gracias a la accesibilidad centralizada de las piezas. El proveedor de productos de embalaje utiliza eMaint en 45 ubicaciones de todo el mundo.
Crown también redujo sus gastos de operaciones de servicio en más de 100.000 dólares al año y mejoró la rotación de su inventario de piezas de reparación en un 34%.
"A nivel de planta, los profesionales utilizan eMaint para las piezas de recambio, el control de los inventarios, la gestión de los equipos y el mantenimiento. A nivel de unidad de negocio, eMaint proporciona a la alta dirección una visibilidad global de las operaciones de la planta".
-Tom F., Director de Proyectos, Crown Cork & Seal, Inc.
La Autoridad del Agua de los Grandes Lagos contrató a la Compañía de Fertilizantes de Nueva Inglaterra (NEFCO) para diseñar, construir y operar una Instalación de Secado de Biosólidos (BDF). NEFCO utiliza eMaint para pedir suministros, hacer un seguimiento de las piezas de repuesto, desglosar todos los artículos sueltos y empaquetados y analizar las métricas clave del negocio.
"Alrededor de 100 empleados interactúan con eMaint, y todos en NEFCO aprecian la facilidad de uso y el acceso 24/7 de eMaint".
-Bill Hollman, Director de Operaciones Corporativas, NEFCO
Gestión de recambios
El inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) son los suministros utilizados para mantener las instalaciones, las plantas, las líneas de fabricación, etc. Las organizaciones pueden aumentar la productividad, disminuir el tiempo de inactividad, reducir el gasto en piezas e impulsar la producción. También permite a las organizaciones gestionar fácilmente el inventario de piezas en múltiples ubicaciones. Pueden hacer un seguimiento utilizando métodos de contabilidad FIFO, LIFO o de media móvil.
El software de gestión de inventario de piezas adecuado se encarga de la compra y recepción de piezas, de la asociación de las piezas con los activos y los PM, y de la localización rápida de los artículos del inventario. También puede integrarse con otras herramientas y simplifica el seguimiento. La visibilidad del inventario de piezas de repuesto es vital para cualquier organización. Sin el sistema de GMAO adecuado, hacer un seguimiento de las piezas y garantizar su disponibilidad puede ser un reto.
Gestión de proveedores
No sólo puede gestionar sus piezas dentro del sistema de gestión de inventario de eMaint, sino que también puede gestionar sus proveedores. Tire sus hojas de cálculo y libretas de direcciones! La gestión de la información de contacto de sus proveedores y de las piezas que suministran es ahora más fácil.
Compra y requisición de piezas
En eMaint, puede rastrear las piezas y gestionar los proveedores de piezas, así que ¿por qué no dar un paso más y comprar las piezas también? Con la solución de compra de eMaint, las organizaciones pueden crear y recibir órdenes de compra (PO), hacer un seguimiento de las compras y ejecutar informes de compra.
Catálogo de perforaciones de eProcurement
La solución eProcurement PunchOut Catalog de eMaint permite a los usuarios acceder a los catálogos de los proveedores basados en la web directamente desde su cuenta eMaint. Los usuarios pueden solicitar piezas de los catálogos de proveedores desde dentro de eMaint. Estas compras aparecen automáticamente en los registros de inventario y de órdenes de compra.
Estudios de caso del software de inventario de piezas eMaint
CMMS basado en la web para gestionar su mantenimiento
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"Este producto facilita la organización de nuestro inventario y el seguimiento de las reparaciones y sustituciones en nuestra propiedad. Facilita la navegación por los sistemas y es muy fácil de usar".