O que é uma Ordem de Trabalho?
Uma ordem de trabalho é um documento autorizado emitido para tarefas de manutenção, reparação ou operações, especificando os detalhes do trabalho, os recursos necessários e as instruções para a sua conclusão. É uma ferramenta essencial para gerir, atribuir e acompanhar as actividades de manutenção, garantindo que as tarefas são executadas de forma eficiente e eficaz, em conformidade com os objectivos operacionais.
As ordens de trabalho são uma parte fundamental das suas operações de manutenção e, quando bem executadas, ajudam-no a si e à sua equipa a manterem-se organizados, a estabelecerem prioridades de forma eficaz e a realizarem o trabalho de forma suave e eficiente. As ordens de trabalho são uma autorização para a realização de trabalhos de manutenção, reparação ou operações. As ordens de trabalho podem ser geradas manualmente através de um pedido de trabalho apresentado por um membro da equipa, cliente ou inquilino, ou geradas automaticamente através de um software de gestão de ordens de trabalho ou de um programa de Manutenção Preventiva (PM). As ordens de trabalho também podem ser geradas através do acompanhamento de inspecções ou auditorias. O eMaint CMMS ajuda a simplificar o processo de ordens de trabalho para operações de manutenção.
O que significa uma ordem de serviço?
Ordem de trabalho significa, de forma simples, uma ordem para trabalhos de manutenção. Uma ordem de trabalho é um documento ou tarefa digital que detalha o trabalho de manutenção, as peças e o processo para os activos. As ordens de trabalho são fundamentais para organizar uma estratégia de manutenção.
Porque é que as ordens de trabalho são importantes?
As ordens de trabalho (WOs) são vitais para manter as operações de fabrico a funcionar sem problemas e maximizar o tempo de atividade. Se forem bem executadas, as ordens de trabalho permitem planear e programar eficazmente a manutenção para aumentar a fiabilidade e a esperança de vida das máquinas. Uma ordem de trabalho deve incluir todas as instruções necessárias para completar uma tarefa de manutenção dentro de um prazo especificado, incluindo todas as peças e mão de obra necessárias.
A utilização de um software de gestão de ordens de trabalho CMMS para acompanhar o seu histórico de ordens de trabalho permite às equipas de manutenção manter registos precisos sobre os seus activos, acompanhar os custos de mão de obra e de inventário, acompanhar as tendências de avarias de equipamentos, estimar custos e, em última análise, permitir-lhes gerir os seus equipamentos de forma proactiva, captando informações sobre todos os seus activos. Estas informações permitem ainda às equipas de manutenção diagnosticar rapidamente os problemas, identificar a origem do problema e determinar as acções necessárias, quando são necessárias e a que custo.
Esta documentação também cria um registo em papel para avaliações de desempenho e auditorias internas ou externas para garantir a conformidade e a responsabilidade no local de trabalho.
Digitalizar Ordens de Trabalho para Melhorar a Eficiência
As ordens de trabalho criadas manualmente há muito que fazem parte do mundo da manutenção. Embora as ordens de trabalho em papel sejam fáceis em alguns aspectos, não funcionam tão bem como uma solução a longo prazo ou em grande escala. As ordens de trabalho em papel podem também resultar em atrasos de comunicação, custos adicionais (tanto em tempo como em dinheiro) para a entrada de dados, e muito mais. No actual mundo da manutenção de ritmo acelerado, as ordens de trabalho em papel são ineficientes - para não falar de não serem amigas do ambiente.
Os Sistemas Informatizados de Gestão de Manutenção tais como o eMaint CMMS ajudam as organizações a abraçar o poder do software de encomendas de trabalho em linha baseado na nuvem e a pôr fim a repetidas chamadas telefónicas, notas pegajosas e papelada em falta. Centralizar e racionalizar o processo de ordem de trabalho melhora a clareza e faz com que mais trabalho seja feito a tempo.
A diferença entre uma ordem de trabalho e um pedido de trabalho
Existe uma distinção subtil mas importante entre ordens de trabalho e pedidos de trabalho (WR). Um pedido de trabalho, também conhecido como um pedido de serviço, refere-se normalmente a uma situação em que um funcionário que não é da equipa de manutenção ou um cliente apresentou um pedido de manutenção. Uma ordem de trabalho refere-se a uma tarefa de manutenção que foi autorizada a ser executada pela equipa de manutenção.
Os pedidos de trabalho têm funções diferentes, mas também têm um aspeto um pouco diferente. Por exemplo, um pedido de trabalho normalmente descreve brevemente o problema (trabalhos de jardinagem, fugas nos tubos, mudanças de instalações, etc.) para marcar o início de um fluxo de manutenção. Um pedido de trabalho é normalmente classificado pelo tipo de indústria, negócio ou prioridade, por exemplo, chamar uma emergência se for detectado um derrame de produtos químicos.
Entretanto, uma ordem de trabalho só é emitida após a aprovação de um pedido, em que o orçamento existente, a criticidade e a idade do ativo são tidos em consideração antes do início do trabalho. As ordens de trabalho podem enquadrar-se em algumas categorias diferentes, incluindo manutenção preventiva, inspeção, eletricidade e rotas de segurança.
Qual é a diferença entre uma ordem de serviço e um pedido ou fatura?
Uma ordem de trabalho, uma ordem de compra (PO) e uma fatura têm finalidades diferentes dentro de uma organização. Uma ordem de trabalho é um pedido de manutenção ou serviço, detalhando as tarefas a serem executadas. Em contrapartida, uma ordem de compra é um documento enviado aos fornecedores para adquirir bens ou serviços, especificando os itens, as quantidades e os preços acordados. Uma fatura é uma nota emitida por um fornecedor para solicitar o pagamento de bens ou serviços fornecidos. Enquanto uma ordem de trabalho inicia as tarefas de manutenção, uma ordem de compra inicia as actividades de compra e uma fatura facilita as transacções financeiras e o processamento do pagamento.
Existe uma distinção subtil mas importante entre ordens de trabalho e pedidos de trabalho (WR). Um pedido de trabalho, também conhecido como um pedido de serviço, refere-se normalmente a uma situação em que um funcionário que não é da equipa de manutenção ou um cliente apresentou um pedido de manutenção. Uma ordem de trabalho refere-se a uma tarefa de manutenção que foi autorizada a ser executada pela equipa de manutenção.
Os pedidos de trabalho têm funções diferentes, mas também têm um aspeto um pouco diferente. Por exemplo, um pedido de trabalho normalmente descreve brevemente o problema (trabalhos de jardinagem, fugas nos tubos, mudanças de instalações, etc.) para marcar o início de um fluxo de manutenção. Um pedido de trabalho é normalmente classificado pelo tipo de indústria, negócio ou prioridade, por exemplo, chamar uma emergência se for detectado um derrame de produtos químicos.
Entretanto, uma ordem de trabalho só é emitida após a aprovação de um pedido, em que o orçamento existente, a criticidade e a idade do ativo são tidos em consideração antes do início do trabalho. As ordens de trabalho podem enquadrar-se em algumas categorias diferentes, incluindo manutenção preventiva, inspeção, eletricidade e rotas de segurança.
Procedimento de ordem de serviço: Etapas de uma ordem de serviço
O procedimento de ordem de trabalho começa normalmente com a identificação e comunicação de uma necessidade de manutenção. O solicitante preenche um formulário de ordem de serviço, fornecendo detalhes como a natureza do problema, a localização e a urgência. A ordem de trabalho é então analisada pelo gestor de manutenção, que a atribui ao pessoal adequado e agenda a tarefa. Uma vez atribuída, a equipa de manutenção executa o trabalho necessário, actualizando o estado da ordem de trabalho à medida que avança. Após a conclusão, a ordem de trabalho é encerrada e todos os detalhes relevantes, como peças utilizadas e tempo gasto, são registados. Esta abordagem sistemática assegura uma gestão de manutenção eficiente e eficaz.
Existem cinco etapas no processo de criação e aprovação de uma ordem de trabalho:
1. Identificar a tarefa
O processo de ordem de trabalho começa quando há uma tarefa que precisa de ser concluída. Isto pode ser desencadeado por problemas imprevistos, como um novo pedido de serviço ou uma emergência (manutenção não planeada). No entanto, também pode ser desencadeado por actividades predefinidas, como tarefas de manutenção preventiva ou inspecções de rotina (manutenção planeada).
2. Criar um novo pedido de trabalho
Uma vez identificada a tarefa, é apresentado um pedido de manutenção à equipa de manutenção. Se uma máquina se avariar inesperadamente, por exemplo, será apresentado um pedido de trabalho à equipa de manutenção para a reparar. Se houver uma tarefa de manutenção planeada, um CMMS como o eMaint pode emitir automaticamente uma ordem de trabalho no momento adequado.
3. Dar prioridade ao trabalho
Quando os pedidos são apresentados, cabe à equipa de manutenção determinar a urgência do pedido. Alguns pedidos serão mais sensíveis ao tempo do que outros, dependendo dos seus impactos a jusante. Um CMMS facilita a avaliação da prioridade das suas ordens de trabalho com base na carga de trabalho da equipa e no impacto do problema na produção e, em seguida, programa as suas tarefas de manutenção em conformidade
4. Concluir e documentar o trabalho
A ordem de trabalho é então atribuída a um técnico para atuar. O técnico conclui a tarefa e documenta o que fez nos registos do ativo.
5. Analisar os resultados
Não fique por aqui. O seu historial de ordens de trabalho oferece informações valiosas sobre o seu equipamento e os seus processos existentes para promover a melhoria contínua. Certifique-se de que mede e ajusta conforme necessário.
Como redigir uma ordem de serviço - Redação, criação e preenchimento
O formulário-tipo da OT deve conter os seguintes campos
- Nome do serviço requerente
- Descrição do tipo de falha
- A data de cumprimento
- Peças e ferramentas necessárias
- Horas de trabalho previstas
- A quem é atribuída a tarefa?
Por último, o seu programa de ordens de trabalho deve respeitar as directrizes estabelecidas para garantir a coerência com as normas de conformidade relevantes em caso de auditoria.
A redação de uma ordem de trabalho implica a descrição pormenorizada da tarefa específica de manutenção ou serviço necessária. Comece por identificar o requerente e fornecer informações de contacto. Descreva claramente o problema ou a tarefa, incluindo pormenores relevantes, como a localização e o equipamento envolvido. Especifique o nível de prioridade para ajudar as equipas de manutenção a dar prioridade ao seu volume de trabalho. Inclua quaisquer anexos necessários, como fotografias ou diagramas, que possam fornecer contexto adicional. Por fim, atribua os recursos, como pessoal e materiais, necessários para concluir a tarefa. A utilização de um formato estruturado garante que todas as informações essenciais sejam capturadas, facilitando a execução eficiente e eficaz da tarefa.
Melhores práticas de gestão de ordens de trabalho
A gestão eficaz das ordens de trabalho envolve várias boas práticas. Em primeiro lugar, certifique-se de que as ordens de trabalho são detalhadas e completas, fornecendo todas as informações necessárias para a execução da tarefa. Utilize um sistema centralizado, como um CMMS, para acompanhar e gerir as ordens de trabalho, garantindo visibilidade e acessibilidade. Dê prioridade às tarefas com base na urgência e no impacto nas operações. Rever e atualizar regularmente o estado das ordens de trabalho para manter todas as partes interessadas informadas. Promover uma comunicação clara entre as equipas de manutenção e os requisitantes para responder prontamente a quaisquer questões ou alterações. Por fim, analisar os dados das ordens de trabalho para identificar tendências e áreas de melhoria nos processos de manutenção.
Estabeleça os seus objectivos de manutenção e KPIs. Estes objectivos e indicadores de desempenho fornecem uma estrutura para avaliar as suas ordens de trabalho. Ajudam a definir a estratégia de manutenção da sua organização e a manter a sua equipa no caminho certo.
Definir claramente as funções e responsabilidades. Ter funções claras no seu processo de ordens de trabalho pode ajudar a garantir uma execução de tarefas mais eficiente e precisa. Ao esclarecer quem está autorizado a criar, atribuir, priorizar, concluir e revisar ordens de serviço, evita-se a duplicação, o trabalho não autorizado e a falta de comunicação.
Escolha os accionadores certos para automatizar as suas ordens de trabalho. Os accionadores comuns incluem avarias, accionadores baseados no tempo, baseados em eventos, baseados na utilização e baseados em condições. Utilize um CMMS para automatizar as ordens de trabalho com base nestes accionadores. Por exemplo, o eMaint permite programar automaticamente as ordens de trabalho com base nos dados de estado do equipamento, para que possa resolver os problemas atempadamente - antes que estes conduzam a uma avaria.
Analise e melhore continuamente o seu processo de ordens de trabalho. Lembre-se, a gestão eficaz de ordens de trabalho não é uma tarefa única. É um processo contínuo de aperfeiçoamento e adaptação, que pode ser facilitado com a utilização de um bom sistema de gestão de manutenção computorizado (CMMS). Isto ajudará a sua equipa a aderir aos PONs estabelecidos e às melhores práticas, aumentando a produtividade e os resultados da manutenção.
Aplicativos de Ordem de Trabalho
Uma aplicação de software de ordens de trabalho, também conhecida como CMMS móvel, é a versão para smartphone ou tablet de um software de ordens de trabalho, tornando a manutenção no local mais acessível do que nunca. As aplicações de software de ordens de trabalho permitem que os técnicos introduzam dados a partir de dispositivos móveis à medida que completam as ordens de trabalho. A utilização de uma aplicação CMMS móvel também pode poupar tempo e esforço. Por exemplo, algumas aplicações de software de ordens de trabalho podem preencher automaticamente os dados, poupando tempo em comparação com o preenchimento manual.
Para o planeamento e programação de tarefas de manutenção preventiva, os técnicos podem utilizar um telefone ou um tablete para acompanhar as ordens de trabalho em curso, bem como os bens que ainda precisam de ser reparados. O aplicativo também lhes fornece informações sobre o desempenho histórico e registos de inspecção na ponta dos dedos, permitindo-lhes ajustar as definições ou fazer reparações atempadas.
As vantagens do software de ordens de trabalho digitais
O software de ordens de trabalho digitais, como um sistema de gestão de manutenção computorizado (CMMS), aumenta significativamente a eficiência do fluxo de trabalho, reduz os erros, aumenta a visibilidade e a perceção e, em última análise, ajuda a manter as operações de manutenção a funcionar sem problemas.
Por um lado, ao substituir os processos manuais e muitas vezes sobrecarregados de papel por fluxos de trabalho digitais automatizados, as equipas de manutenção podem simplificar e acelerar tarefas como a criação, atribuição e acompanhamento de ordens de trabalho. Além disso, as actualizações do estado em tempo real permitem que os gestores e as equipas respondam rapidamente às circunstâncias em mudança. Esta velocidade e flexibilidade melhoradas poupam tempo e recursos valiosos e podem ajudar a reduzir o tempo de inatividade inesperado ou prolongado.
Os sistemas digitais de ordens de trabalho também ajudam a reduzir os erros associados à introdução manual de dados. Dados exactos são cruciais para a tomada de decisões informadas e para a conformidade. Ao centralizar todas as informações numa plataforma única e de fácil acesso, um software CMMS garante dados consistentes e fiáveis.
Além disso, o software de ordens de trabalho digitais facilita uma melhor comunicação entre os membros da equipa. Com todos os dados armazenados centralmente e disponíveis em tempo real, as equipas têm acesso imediato a todas as informações de que necessitam para realizar o seu trabalho. Isto promove a transparência e a colaboração, permitindo uma resolução mais rápida dos problemas e evitando potenciais estrangulamentos. Além disso, ao permitir que as equipas comuniquem de forma mais eficaz, o software de ordens de trabalho digitais garante que as operações continuem a decorrer sem problemas e de forma eficiente, maximizando a produtividade e, em última análise, aumentando os resultados da organização.
Para que serve uma ordem de serviço?
As ordens de trabalho são utilizadas para formalizar e acompanhar as tarefas de manutenção, reparação e assistência numa organização. Fornecem instruções pormenorizadas e atribuem recursos para tarefas como a reparação de equipamento, a manutenção preventiva e a conservação das instalações. As ordens de trabalho ajudam a garantir que as actividades de manutenção são executadas de forma sistemática e eficiente, reduzindo o tempo de inatividade e aumentando a fiabilidade operacional. Também servem como documentação para o trabalho concluído, apoiando a conformidade com as normas de segurança e regulamentares. Ao utilizar ordens de trabalho, as organizações podem gerir cargas de trabalho, dar prioridade às tarefas e manter registos precisos das actividades de manutenção.
- Oferecer uma explicação do problema, reparação, ou instalação
- Programar recursos e ferramentas necessárias para a manutenção
- Fornecer aos técnicos instruções detalhadas sobre o trabalho a ser realizado
- Documentar a mão-de-obra, materiais e recursos utilizados para completar o trabalho
- Acompanhar todos os trabalhos de manutenção e reparação que tenham sido realizados em cada ativo
Que informações devem ser incluídas numa ordem de serviço
Uma ordem de trabalho deve incluir várias informações importantes para garantir clareza e eficácia. Os elementos essenciais incluem o nome e os dados de contacto do requerente, uma descrição detalhada da tarefa ou questão e a localização do problema. Além disso, especifique o nível de prioridade, o que ajuda na programação e priorização de tarefas. Inclua detalhes sobre os recursos necessários, como pessoal, ferramentas e materiais. Anexe quaisquer documentos ou imagens relevantes que possam ajudar a compreender a tarefa. Por fim, forneça uma data de conclusão prevista para definir as expectativas e ajudar a gerir as cargas de trabalho.
Como Utilizar um CMMS para Gestão de Ordens de Trabalho
As ordens de trabalho são o cerne de um programa de manutenção. As ferramentas dentro de um CMMS ajudam as organizações a manterem-se actualizadas sobre mão-de-obra, projectos, e recursos. Um CMMS pode ajudar as organizações a assumir o controlo tanto do seu atraso de trabalho como dos trabalhos futuros, aumentar a produtividade, e gerir a conformidade. Existem algumas chaves para uma gestão eficaz das ordens de trabalho.
A gestão de ordens de trabalho refere-se ao processo de prioritização, conclusão e documentação atempada das ordens de trabalho de manutenção. Embora isto possa parecer simples, o processo é moroso e propenso a erros quando feito à mão. Por exemplo, as ordens de trabalho preenchidas em papel e arquivadas em gabinetes são fáceis de deslocar, e as folhas de cálculo manuais são lentas a serem actualizadas com novas informações. Em vez disso, o aproveitamento de um software robusto de gestão de ordens de trabalho, tal como um sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS), acelera e racionaliza este processo ao mesmo tempo que assegura uma documentação precisa e actualizada. Quando implementada eficazmente, esta abordagem pode ser acessível e escalável numa instalação, permitindo às equipas de manutenção reduzir o tempo de inactividade não planeado dos activos e poupar custos.
Ciclo de vida de uma ordem de trabalho: Processo de gestão de ordens de trabalho
O processo de gestão de ordens de trabalho começa tipicamente com um gestor de manutenção que aceita uma ordem de trabalho e transmite o pedido a um técnico para cumprir. O formulário de ordem de serviço comunica a manutenção através de um ciclo de vida de seis etapas.
