O que é uma Ordem de Trabalho?

Uma ordem de trabalho é um documento autorizado emitido para tarefas de manutenção, reparação ou operações, especificando os detalhes do trabalho, os recursos necessários e as instruções para a sua conclusão. É uma ferramenta essencial para gerir, atribuir e acompanhar as actividades de manutenção, garantindo que as tarefas são executadas de forma eficiente e eficaz, em conformidade com os objectivos operacionais.

As ordens de trabalho são uma parte fundamental das suas operações de manutenção e, quando bem executadas, ajudam-no a si e à sua equipa a manterem-se organizados, a estabelecerem prioridades de forma eficaz e a realizarem o trabalho de forma suave e eficiente. As ordens de trabalho são uma autorização para a realização de trabalhos de manutenção, reparação ou operações. As ordens de trabalho podem ser geradas manualmente através de um pedido de trabalho apresentado por um membro da equipa, cliente ou inquilino, ou geradas automaticamente através de um software de gestão de ordens de trabalho ou de um programa de Manutenção Preventiva (PM). As ordens de trabalho também podem ser geradas através do acompanhamento de inspecções ou auditorias. O eMaint CMMS ajuda a simplificar o processo de ordens de trabalho para operações de manutenção.

Porque é que as ordens de trabalho são importantes?

As ordens de trabalho (WOs) são vitais para manter as operações de fabrico a funcionar sem problemas e maximizar o tempo de atividade. Se forem bem executadas, as ordens de trabalho permitem planear e programar eficazmente a manutenção para aumentar a fiabilidade e a esperança de vida das máquinas. Uma ordem de trabalho deve incluir todas as instruções necessárias para completar uma tarefa de manutenção dentro de um prazo especificado, incluindo todas as peças e mão de obra necessárias.

A utilização de um software de gestão de ordens de trabalho CMMS para acompanhar o seu histórico de ordens de trabalho permite às equipas de manutenção manter registos precisos sobre os seus activos, acompanhar os custos de mão de obra e de inventário, acompanhar as tendências de avarias de equipamentos, estimar custos e, em última análise, permitir-lhes gerir os seus equipamentos de forma proactiva, captando informações sobre todos os seus activos. Estas informações permitem ainda às equipas de manutenção diagnosticar rapidamente os problemas, identificar a origem do problema e determinar as acções necessárias, quando são necessárias e a que custo.

Esta documentação também cria um registo em papel para avaliações de desempenho e auditorias internas ou externas para garantir a conformidade e a responsabilidade no local de trabalho.

Miniatura de demonstração da ordem de trabalho

Digitalizar Ordens de Trabalho para Melhorar a Eficiência

As ordens de trabalho criadas manualmente há muito que fazem parte do mundo da manutenção. Embora as ordens de trabalho em papel sejam fáceis em alguns aspectos, não funcionam tão bem como uma solução a longo prazo ou em grande escala. As ordens de trabalho em papel podem também resultar em atrasos de comunicação, custos adicionais (tanto em tempo como em dinheiro) para a entrada de dados, e muito mais. No actual mundo da manutenção de ritmo acelerado, as ordens de trabalho em papel são ineficientes - para não falar de não serem amigas do ambiente.

Os Sistemas Informatizados de Gestão de Manutenção tais como o eMaint CMMS ajudam as organizações a abraçar o poder do software de encomendas de trabalho em linha baseado na nuvem e a pôr fim a repetidas chamadas telefónicas, notas pegajosas e papelada em falta. Centralizar e racionalizar o processo de ordem de trabalho melhora a clareza e faz com que mais trabalho seja feito a tempo.

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A diferença entre uma ordem de trabalho e um pedido de trabalho

Existe uma distinção subtil mas importante entre ordens de trabalho e pedidos de trabalho (WR). Um pedido de trabalho, também conhecido como um pedido de serviço, refere-se normalmente a uma situação em que um funcionário que não é da equipa de manutenção ou um cliente apresentou um pedido de manutenção. Uma ordem de trabalho refere-se a uma tarefa de manutenção que foi autorizada a ser executada pela equipa de manutenção.

Os pedidos de trabalho têm funções diferentes, mas também têm um aspeto um pouco diferente. Por exemplo, um pedido de trabalho normalmente descreve brevemente o problema (trabalhos de jardinagem, fugas nos tubos, mudanças de instalações, etc.) para marcar o início de um fluxo de manutenção. Um pedido de trabalho é normalmente classificado pelo tipo de indústria, negócio ou prioridade, por exemplo, chamar uma emergência se for detectado um derrame de produtos químicos.

Entretanto, uma ordem de trabalho só é emitida após a aprovação de um pedido, em que o orçamento existente, a criticidade e a idade do ativo são tidos em consideração antes do início do trabalho. As ordens de trabalho podem enquadrar-se em algumas categorias diferentes, incluindo manutenção preventiva, inspeção, eletricidade e rotas de segurança.

Etapas de uma ordem de serviço

Existem cinco etapas no processo de criação e aprovação de uma ordem de trabalho:

1. Identificar a tarefa

O processo de ordem de trabalho começa quando há uma tarefa que precisa de ser concluída. Isto pode ser desencadeado por problemas imprevistos, como um novo pedido de serviço ou uma emergência (manutenção não planeada). No entanto, também pode ser desencadeado por actividades predefinidas, como tarefas de manutenção preventiva ou inspecções de rotina (manutenção planeada).

2. Criar um novo pedido de trabalho

Uma vez identificada a tarefa, é apresentado um pedido de manutenção à equipa de manutenção. Se uma máquina se avariar inesperadamente, por exemplo, será apresentado um pedido de trabalho à equipa de manutenção para a reparar. Se houver uma tarefa de manutenção planeada, um CMMS como o eMaint pode emitir automaticamente uma ordem de trabalho no momento adequado.

3. Dar prioridade ao trabalho 

Quando os pedidos são apresentados, cabe à equipa de manutenção determinar a urgência do pedido. Alguns pedidos serão mais sensíveis ao tempo do que outros, dependendo dos seus impactos a jusante. Um CMMS facilita a avaliação da prioridade das suas ordens de trabalho com base na carga de trabalho da equipa e no impacto do problema na produção e, em seguida, programa as suas tarefas de manutenção em conformidade

4. Concluir e documentar o trabalho

A ordem de trabalho é então atribuída a um técnico para atuar. O técnico conclui a tarefa e documenta o que fez nos registos do ativo.

5. Analisar os resultados
Não fique por aqui. O seu historial de ordens de trabalho oferece informações valiosas sobre o seu equipamento e os seus processos existentes para promover a melhoria contínua. Certifique-se de que mede e ajusta conforme necessário.

Como preencher uma ordem de serviço

O formulário-tipo da OT deve conter os seguintes campos

  • Nome do serviço requerente
  • Descrição do tipo de falha
  • A data de cumprimento
  • Peças e ferramentas necessárias
  • Horas de trabalho previstas
  • A quem é atribuída a tarefa?

Por último, o seu programa de ordens de trabalho deve respeitar as directrizes estabelecidas para garantir a coerência com as normas de conformidade relevantes em caso de auditoria.

Melhores práticas de gestão de ordens de trabalho

Estabeleça os seus objectivos de manutenção e KPIs. Estes objectivos e indicadores de desempenho fornecem uma estrutura para avaliar as suas ordens de trabalho. Ajudam a definir a estratégia de manutenção da sua organização e a manter a sua equipa no caminho certo.

Definir claramente as funções e responsabilidades. Ter funções claras no seu processo de ordens de trabalho pode ajudar a garantir uma execução de tarefas mais eficiente e precisa. Ao esclarecer quem está autorizado a criar, atribuir, priorizar, concluir e revisar ordens de serviço, evita-se a duplicação, o trabalho não autorizado e a falta de comunicação.

Escolha os accionadores certos para automatizar as suas ordens de trabalho. Os accionadores comuns incluem avarias, accionadores baseados no tempo, baseados em eventos, baseados na utilização e baseados em condições. Utilize um CMMS para automatizar as ordens de trabalho com base nestes accionadores. Por exemplo, o eMaint permite programar automaticamente as ordens de trabalho com base nos dados de estado do equipamento, para que possa resolver os problemas atempadamente - antes que estes conduzam a uma avaria.

Analise e melhore continuamente o seu processo de ordens de trabalho. Lembre-se, a gestão eficaz de ordens de trabalho não é uma tarefa única. É um processo contínuo de aperfeiçoamento e adaptação, que pode ser facilitado com a utilização de um bom sistema de gestão de manutenção computorizado (CMMS). Isto ajudará a sua equipa a aderir aos PONs estabelecidos e às melhores práticas, aumentando a produtividade e os resultados da manutenção.

Aplicativos de Ordem de Trabalho

Uma aplicação de software de ordens de trabalho, também conhecida como CMMS móvel, é a versão para smartphone ou tablet de um software de ordens de trabalho, tornando a manutenção no local mais acessível do que nunca. As aplicações de software de ordens de trabalho permitem que os técnicos introduzam dados a partir de dispositivos móveis à medida que completam as ordens de trabalho. A utilização de uma aplicação CMMS móvel também pode poupar tempo e esforço. Por exemplo, algumas aplicações de software de ordens de trabalho podem preencher automaticamente os dados, poupando tempo em comparação com o preenchimento manual.

Para o planeamento e programação de tarefas de manutenção preventiva, os técnicos podem utilizar um telefone ou um tablete para acompanhar as ordens de trabalho em curso, bem como os bens que ainda precisam de ser reparados. O aplicativo também lhes fornece informações sobre o desempenho histórico e registos de inspecção na ponta dos dedos, permitindo-lhes ajustar as definições ou fazer reparações atempadas.

As vantagens do software de ordens de trabalho digitais

O software de ordens de trabalho digitais, como um sistema de gestão de manutenção computorizado (CMMS), aumenta significativamente a eficiência do fluxo de trabalho, reduz os erros, aumenta a visibilidade e a perceção e, em última análise, ajuda a manter as operações de manutenção a funcionar sem problemas.

Por um lado, ao substituir os processos manuais e muitas vezes sobrecarregados de papel por fluxos de trabalho digitais automatizados, as equipas de manutenção podem simplificar e acelerar tarefas como a criação, atribuição e acompanhamento de ordens de trabalho. Além disso, as actualizações do estado em tempo real permitem que os gestores e as equipas respondam rapidamente às circunstâncias em mudança. Esta velocidade e flexibilidade melhoradas poupam tempo e recursos valiosos e podem ajudar a reduzir o tempo de inatividade inesperado ou prolongado.

Os sistemas digitais de ordens de trabalho também ajudam a reduzir os erros associados à introdução manual de dados. Dados exactos são cruciais para a tomada de decisões informadas e para a conformidade. Ao centralizar todas as informações numa plataforma única e de fácil acesso, um software CMMS garante dados consistentes e fiáveis.

Além disso, o software de ordens de trabalho digitais facilita uma melhor comunicação entre os membros da equipa. Com todos os dados armazenados centralmente e disponíveis em tempo real, as equipas têm acesso imediato a todas as informações de que necessitam para realizar o seu trabalho. Isto promove a transparência e a colaboração, permitindo uma resolução mais rápida dos problemas e evitando potenciais estrangulamentos. Além disso, ao permitir que as equipas comuniquem de forma mais eficaz, o software de ordens de trabalho digitais garante que as operações continuem a decorrer sem problemas e de forma eficiente, maximizando a produtividade e, em última análise, aumentando os resultados da organização.

O que é que uma ordem de trabalho faz?

  • Oferecer uma explicação do problema, reparação, ou instalação
  • Programar recursos e ferramentas necessárias para a manutenção
  • Fornecer aos técnicos instruções detalhadas sobre o trabalho a ser realizado
  • Documentar a mão-de-obra, materiais e recursos utilizados para completar o trabalho
  • Acompanhar todos os trabalhos de manutenção e reparação que tenham sido realizados em cada ativo

O que está incluído numa ordem de trabalho?

  • Quem está a pedir a ordem de trabalho
  • Quem está a autorizar a ordem de trabalho
  • Quem vai realizar o trabalho
  • Qual é a tarefa
  • Quando a ordem de trabalho precisa de ser completada
  • Onde a ordem de trabalho precisa de ser executada
  • Como completar a tarefa, incluindo as partes necessárias e outras notas
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Como Utilizar um CMMS para Gestão de Ordens de Trabalho

As ordens de trabalho são o cerne de um programa de manutenção. As ferramentas dentro de um CMMS ajudam as organizações a manterem-se actualizadas sobre mão-de-obra, projectos, e recursos. Um CMMS pode ajudar as organizações a assumir o controlo tanto do seu atraso de trabalho como dos trabalhos futuros, aumentar a produtividade, e gerir a conformidade. Existem algumas chaves para uma gestão eficaz das ordens de trabalho.

A gestão de ordens de trabalho refere-se ao processo de prioritização, conclusão e documentação atempada das ordens de trabalho de manutenção. Embora isto possa parecer simples, o processo é moroso e propenso a erros quando feito à mão. Por exemplo, as ordens de trabalho preenchidas em papel e arquivadas em gabinetes são fáceis de deslocar, e as folhas de cálculo manuais são lentas a serem actualizadas com novas informações. Em vez disso, o aproveitamento de um software robusto de gestão de ordens de trabalho, tal como um sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS), acelera e racionaliza este processo ao mesmo tempo que assegura uma documentação precisa e actualizada. Quando implementada eficazmente, esta abordagem pode ser acessível e escalável numa instalação, permitindo às equipas de manutenção reduzir o tempo de inactividade não planeado dos activos e poupar custos.

Processo de Gestão de Ordens de Trabalho

O processo de gestão de ordens de trabalho começa tipicamente com um gestor de manutenção que aceita uma ordem de trabalho e transmite o pedido a um técnico para cumprir. O formulário de ordem de serviço comunica a manutenção através de um ciclo de vida de seis etapas.

O processo de gestão de ordens de trabalho do software eMaint cmms tem um ciclo de vida de 6 etapas: identificação de tarefas, criação de ordens de trabalho, aprovação de ordens de trabalho, atribuição de prioridades, distribuição e execução, e documentação de resultados.

Identificação de tarefas: Identificar o que precisa de ser feito para resolver uma questão de manutenção.
Criação de Ordem de Trabalho: Preencher um formulário de pedido de ordem de trabalho para autorizar tarefas de manutenção.
Aprovação da ordem de trabalho: A gestão de manutenção decide se existe uma necessidade legítima.
Atribuição de prioridades: As ordens de trabalho são avaliadas considerando a urgência, o atraso existente, e a disponibilidade da equipa.
Distribuição e Execução: As ordens de trabalho aprovadas e prioritizadas são impressas e dadas aos técnicos para que estes possam executar a actividade.
Documentação dos resultados: Os trabalhadores documentam o que ocorreu de forma precisa e atempada.

A ordem de trabalho pode ser encerrada uma vez que todos os serviços tenham sido prestados e o trabalho esteja concluído.

Quais são os Quatro Principais Tipos Diferentes de Ordens de Trabalho?

1. Ordens de Trabalho de Inspecção

As ordens de trabalho de inspecção providenciam a vinda de um técnico para inspeccionar um determinado bem. Se for detectado um problema durante uma ordem de trabalho de inspecção, o técnico de manutenção criaria então uma nova ordem de trabalho para resolver o problema.

O que desencadeia uma ordem de inspecção dependerá da sua estratégia de manutenção. Por exemplo, se estiver a utilizar uma estratégia de manutenção preventiva, a sua fábrica pode exigir que os trabalhadores inspeccionem todo o seu equipamento a intervalos regulares, de tempo ou de utilização. Se estiver a utilizar uma estratégia de manutenção preventiva baseada em condições, o seu CMMS pode emitir uma ordem de trabalho de inspecção em resposta a uma alteração inesperada no estado da sua máquina em tempo real, tal como um aumento súbito da vibração.

2. Ordens de Trabalho de Manutenção Preventiva

As ordens de trabalho de manutenção preventiva são utilizadas para programar a manutenção de rotina de todo o seu equipamento e bens. Pode utilizar um software CMMS para programar automaticamente a limpeza de rotina, lubrificação e outras tarefas de manutenção preventiva numa altura que seja conveniente para a sua programação de produção e para a sua equipa de manutenção.

3. Ordens de trabalho de emergência

As ordens de trabalho de emergência são criadas em resposta a uma avaria inesperada. Estas ordens de trabalho exigem uma resposta imediata para evitar tempos de paragem dispendiosos. Ao responder a ordens de trabalho de emergência, os técnicos devem registar os motivos da falha do activo, o que foi feito para restaurar a sua condição normal de funcionamento, e recomendações para evitar que este tipo de falha ocorra novamente.

O seguimento das suas ordens de trabalho de emergência num sistema CMMS pode ajudá-lo a determinar onde a sua estratégia de manutenção tem espaço para melhorias: As mesmas máquinas continuam a avariar-se? Com que rapidez é que a sua equipa de manutenção aborda estes problemas? Quanto tempo passa entre as avarias? O seguimento e análise desta informação ao longo do tempo pode ajudá-lo a optimizar a sua abordagem de manutenção, reduzir os tempos de paragem não planeados e poupar nos custos de manutenção.

4. Ordens de trabalho de manutenção correctiva

São emitidas ordens de trabalho de manutenção correctivas para corrigir novas falhas antes que estas se tornem graves. Os técnicos podem descobrir a falha enquanto efectuam inspecções de rotina ao seu equipamento. Ou, se estiver a utilizar uma abordagem de manutenção preditiva, as suas ferramentas de IA podem diagnosticar uma nova falha no seu equipamento. Uma ordem de trabalho de manutenção correctiva pode incluir a reparação ou substituição de peças desgastadas ou danificadas no seu equipamento. Além disso, as ordens de trabalho correctivas podem ser programadas, ao contrário de uma ordem de trabalho de emergência.

Exemplos de ordens de trabalho de manutenção

Uma ordem de trabalho eficaz deve ser clara, específica e detalhada. Deve também ser redigida com precisão para evitar confusões ou interpretações erradas e para fornecer um rasto documental claro do historial de manutenção do bem.

As ordens de trabalho devem descrever o problema em questão e devem responder às seguintes perguntas:

  • Que bens precisam de ser reparados? Onde está localizado o bem?
  • Que partes, se existirem, precisam de ser substituídas?
  • Que ferramentas é que a equipa de manutenção precisará de trazer consigo?
  • Quantos trabalhadores são necessários para realizar este trabalho? De que tipo de competências necessitam? Necessitarão de chamar trabalhadores externos?
  • Qual é a cronologia para a realização deste trabalho? Trata-se de um projecto de manutenção preventiva que deve ser feito numa data fixa? Trata-se de uma reparação urgente de um bem chave que precisa de ser tratado imediatamente?
  • Que custos estão envolvidos neste trabalho?
  • Quem está a solicitar o trabalho? Quem autorizou o trabalho?

As ordens de trabalho também preenchem uma função de manutenção de registos. Os gerentes de fábrica podem olhar para as ordens de trabalho passadas para verificar com que frequência os activos necessitam de reparações, ou para avaliar o sucesso da sua estratégia de manutenção.

Quais são as Diferentes Abordagens de Gestão de Ordens de Trabalho?

As duas principais abordagens à gestão de ordens de trabalho são manuais (utilizando caneta e papel, folhas de cálculo, e/ou quadros brancos) e automatizadas (utilizando um software de gestão de ordens de trabalho para automatizar a criação de ordens de trabalho e fluxos de trabalho de documentação).

Os métodos de ordem de trabalho manual foram outrora a norma e ainda podem ser eficazes para organizações mais pequenas que lidam com um baixo volume de ordens de trabalho. No entanto, um CMMS é o sistema mais fiável que facilita a priorização das ordens de trabalho, a sua distribuição automática aos técnicos disponíveis e a actualização instantânea dos registos de manutenção com a informação mais actualizada.

As empresas devem aderir às melhores práticas de gestão de ordens de trabalho para terem mais controlo sobre as suas ordens de trabalho. Isto significa empregar um modelo adequado para gerir grandes volumes de pedidos em vez de depender apenas de um CMMS para realizar o trabalho.

eMaint Work Order Management software screenshot

Gestão de Pedidos de Ordens de Trabalho

Nem todo o trabalho pode ser planeado antes do tempo. Para trabalhos correctivos ou necessidades do cliente, existe um sistema de pedidos. Os gestores de manutenção podem adaptar os processos de fluxo de trabalho para apresentação de pedidos, aprovação, rejeição, e conclusão às necessidades específicas da sua organização. A identificação de um processo de fluxo de trabalho assegura:

  • Os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) são seguidos por todos os usuários
  • O trabalho passa por um processo de aprovação
  • As áreas de responsabilidade e expectativas são claras para os utilizadores
  • É realizada uma auditoria periódica dos processos
  • Os dados válidos estão sendo inseridos em um CMMS
  • Fluxo de comunicação eficiente

eMaint Work Order Management software screenshot

Com eMaint, as organizações podem escolher entre três opções de submissão de pedidos de ordem de trabalho:

  1. Os solicitantes de trabalho recebem um login de utilizador eMaint que lhes permite submeter pedidos e ver o histórico e estado dos seus pedidos
  2. Os solicitantes de trabalho enviam um e-mail para um endereço de e-mail designado que é convertido em uma solicitação de trabalho eMaint
  3. Os solicitantes de trabalho submetem pedidos a eMaint através de um formulário web personalizado incorporado no website ou intranet de uma empresa

As ferramentas de pedido de trabalho num CMMS reduzem os erros de comunicação. As organizações podem enviar aos solicitantes alertas electrónicos automatizados quando um pedido de trabalho é aprovado ou rejeitado, seguido de um alerta electrónico automatizado com um inquérito de satisfação uma vez terminado o trabalho.

Com as modernas soluções CMMS móveis, os solicitantes podem apresentar pedidos de ordens de trabalho sempre e onde quer que utilizem o seu dispositivo móvel. Os solicitantes podem anexar fotografias às suas requisições, incluindo fotografias de equipamento a necessitar de reparação.

O que é Software de Encomenda de Trabalho?

O software CMMS torna fácil para as organizações aumentar a conclusão do trabalho a tempo, melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, acompanhar as datas de vencimento dos projectos, e muito mais.

Imagem de ecrã do software de programação de ordens de trabalho CMMS

  • Atribuição de ordens de trabalho - Utilizando recursos como as ferramentas de programação de manutenção do eMaint, os planeadores e programadores de manutenção podem atribuir directamente ordens de trabalho ao pessoal, empreiteiros ou vendedores para dias, horários e locais específicos. As ordens de trabalho atribuídas e não atribuídas também podem ser visualizadas numa visualização de calendário, e o trabalho pode ser facilmente reatribuído quando necessário.
  • Calendário de Programação - Ver um calendário por dia, semana, ou mês com todos os recursos de mão-de-obra e ordens de trabalho em aberto, ou ajustar as vistas do calendário e filtrar o trabalho por empregado, tipo de ordem de trabalho (tais como horários de Manutenção Preventiva ), e muito mais. As organizações também podem usar a função de Projecção PM para planear trabalhos futuros e assegurar que as peças, mão-de-obra e ferramentas correctas estão disponíveis.

Software de pedido de trabalho personalizável CMMS dashboard para relatórios

  • Relatórios & Painéis - Relatórios de Alavancagem & Painéis de A lavancagem para se manterem actualizados Categorizar as ordens de trabalho por tipo, técnico, departamento, ou qualquer outro campo definido pelo utilizador.
  • Manutenção móvel - Utilizando serviços móveis de manutenção CMMS, tais como o MX Mobile do eMaint, as organizações podem aceder a dados em tempo real e executar funções em todas as suas instalações e na estrada, incluindo submeter e aprovar pedidos de trabalho, assinar e encerrar ordens de trabalho, e muito mais.

Projectos de Rastreio

Os grandes projectos de revisão e renovação podem ser uma dor de cabeça, mas o processo de gestão não precisa de ser. Com as ferramentas de gestão de projectos do eMaint, as organizações podem facilmente criar projectos e atribuir e acompanhar ordens de trabalho desde o início do projecto até à sua conclusão. Um CMMS organiza os dados num local central. Activos, inventários, e acções com impacto nos objectivos operacionais podem ser todos tratados a partir de uma plataforma.

Com os Gráficos de Gantt, os utilizadores podem obter uma compreensão visual clara das taxas de conclusão da ordem de trabalho em comparação com a data de conclusão de um projecto.

O que é uma ordem de serviço de manutenção?

Uma ordem de trabalho de manutenção é uma diretiva formal que autoriza tarefas de manutenção específicas em equipamentos ou instalações. Detalha a descrição do trabalho, os recursos necessários e as etapa